档案管理在现代企业管理中的创新

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企业档案是企业在生产、经营、管理等活动中形成的全部档案的总和。企业档案管理是现代企业管理中的地基部分，也是维护企业的经济利益和历史真实面貌的一项非常重要的工作。为能充分地发挥企业档案工作的积极作用，最大限度地为企业提高经济效益服务，企业档案工作人员就必须创新工作思路，努力地探索档案管理的新路径，更新档案管理工作的观念、改进机制和提高管理能力。档案工作者就是舵手、是领跑者，只有档案管理人员具有相应的素质和能力才能拉动企业的发展，因此，档案工作者更应该要主动迎接挑战，尤其在如今这个信息化时代，企业档案工作要想与时俱进、就必须开拓性的工作、创新性的思维、才能与时代的步伐一致，才不至于落伍、不至于被淘汰。只有这样才能使企业档案适应新时期企业快速发展的要求和促进它良性生存。

一、观念创新，提高对企业档案管理工作重要性认识

1.强化档案是基础的观念。

企业档案客观地记录了本企业的历史情况，是最可靠、最为直接的信息，是企业各职能部门在经营、生产、管理等活动中直接形成的，而非编造和加工的，是第一手信息。从档案的本形态来看，它保留着最真实的历史痕迹，为后人提供了重要的依据。就说文书档案在按件装订、分类、编号、编目、装盒排架等基础工作中，每一份批示单、正本、附件、发文稿、有关人员修改的手稿等等都是构成元素的原貌，是最基础的，也是最重要的，同时也是后人的参照物。这些档案收集的工作是企业生产、经营、科研等活动中的真实记录，是企业信息产业的组成部分，相当于树的“根”，房屋的“地基”，在现代化企业管理的过程中起到至关重要的助推作用。正因为档案是根基、是参照物，这更要求管理者要有很强的管理意识和责任感。只有这样才能保证资料的原始性，以及复核的准确性和查证的正确性。严格按照《档案法》的相关规定执行，根据国家档案局的相关管理办法及其他有关档案管理工作的规定，结合企业实际进行归档工作。档案管理是现代化企业的管理基础工作的重要组成部分，是促进企业各项事业科学发展和维护企业及职工根本利益的一项十分重要的工作。

2.强化档案是企业资产的观念。

在现代化企业中，无论是文书档案、科技档案还是专门档案，都是全体成员从事生产、经营、管理等活动的劳动累积和智慧结晶，是企业发展历程中的真实凭据。日积月累的档案一旦丢失，后期就会动用许多人力、物力、财力去寻找或补救相关事宜。从经济观的角度来看，这些时间成本和经济成本都是非常重要的，所以档案是企业的财富、是非常重要的资产。只有认识到这点，我们才会更认真的去收集、整理、保护、利用这些资产，才会用心做好档案管理工作。

3.强化档案在现代企业建设中具有唯一性的观念。

企业档案真实地记录着企业从事生产经营管理、科技创新和企业文化建设的全部情况，映证了企业成长的历程。企业档案从企业的创建开始产生，通过真实的记录、收集（有缺陷的尽快修订），耐心的整理，精心的鉴别、安全的保存，才达到有效的利用。这些是独一无二的，唯一性的原始记录为今天的企业建设起到更好的凭证支撑和信息支撑作用。假如不收集、不整理、不防火、不防盗、不防潮、不保密等，任其流失在市场中，那企业的损失是无法估测的，又何谈建设、发展？

4.强化档案具有实用效益的观念。

每份档案都是有价值的，只有精心整理好档案资源，才能更好地利用。只有认真的“收”、科学的“管”才能有效的“用”。曾经有人说档案是真金白银，我觉得很有道理，因为从中查找的某一个数据可以为企业节约很多资金，减少很多不必要的环节……因为它的存在，就避免再投资大量的时间和资金等，无形中高效的参与了企业新的建设，其实用性更体现其经济效益。

二、体制创新，才能适应现代企业的高速发展

只有对企业档案管理工作的机构、制度和机制更新才能适应现代企业的发展。

1.扩大企业档案工作内涵深化外延。

企业要发展，档案工作就的调整思路，加快步伐跟上节奏。档案资源的建设和整合工作需要开拓新思路。必须加快落实最新的国家档案局10号令，明确归档范围和期限，以及对照片、光盘等实物的归档……争取达到与时俱进，在实体整合的基础上向信息整合转变。整合不同的资源、资料、信息等等，采用现代化的管理手段，使档案能灵活的、高效的利用。

2.制定完善企业档案管理制度、创新机制。

企业要发展，就需要建立和完善适合本企业的档案管理制度。集中保管档案，明确管理职责。制定档案工作流程，使其操作规范和安全。有了相关的制度的规范和约束，才能健康而有序的发展。明确档案管理的职能部门和管理人员，制定企业文件材料归档的基本要求、归档范围、归档期限、归档时间等，并依据制度对其他部门进行指导和监督，以达到对档案目录汇集和使用调控。充分调动大家的工作积极性，这样有利于提高职工的档案责任意识和义务意识，确保档案的完整、准确和安全。促使办公有序化、以便于文件材料的形成、积累、管理、归档良性运行，才能给企业创造最大的经济效益。

三、管理创新，提升企业档案管理水平

企业在发展，企业的档案管理工作也必须跟上节奏，档案管理要与发展保持步调一致。要尽快适应国家档案局新的规定，并应用到工作中。这就需要提高企业所有人员的意识，加强档案业务知识的培训，确保意识的一致性，和全民的参与性。领导重视、员工配合，从积累-移交-接收，真正达到“由分散到集中，集中统一管理”。统一领导、上下一致，健全的机构体制、合理的监督和指导。只有形成这样的合力、向心力和凝聚力。管理水平才能有所提升、才能上台阶、才能与企业共发展。信息化服务也是档案管理发展的趋势，是现代企业发展的助推器。档案管理部门应该正确定位自己的职能角色，充分发挥企业信息中心的优势，找准工作方向、利用计算机等工具检索为企业生产、经营、科研工作提供及时准确的、高效便捷的档案信息服务。管理者就必须加强自身基础建设，不断学习新的专业知识和理论。要根据企业实际情况制定一个详细的工作计划，安排收集资料、归档具体时间，在收集的时候要尽可能完整，做到不漏收。提高工作效率和档案的质量。同时，完善档案目录的编排和存放，从细处着手，保护好档案，以便日后利用信息资源来助推企业的发展，有利于企业的做大做强。综上所述，企业档案工作要适应现代化管理的需要，档案工作人员要时刻学习新技术、新知识，敢于创新、敢于开拓，才能与企业的建设发展同步，最大限度地发挥企业档案在现代企业管理中的重要作用，进而促进企业的健康发展。

作者：鄢琼 单位：成都建工路桥建设有限公司