轨道交通工程档案管制的概念

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作者：曹友民上海申通地铁集团有限公司

一、本市轨道交通建设的基本情况

上海地铁建设，始于1990年开始建设的轨道交通1号线工程。经过十几年建设发展.现已建成8条轨道交通运营线路，分别为1、2、3、4、5、6、8、9轨道交通线路，运营线路总长度达到234公里，共计有地铁车站161个。上海申通地铁集团有限公司是承担上海轨道交通投资、建设和运营的大型企业集团，其前身是由上海申通集团有限公司与上海地铁建设有限公司于2《X抖年8月合并而成。为了配合上海轨道交通建设，申通地铁集团公司非常重视档案工作，将工程档案管理纳人工程建设的全过程，加强项目文件材料的形成积累和收集归档。目前保存工程档案19525卷，为轨道交通建设、运营、管理和改扩建等工作提供了重要依据。

二、轨道交通工程档案管理的方式

轨道交通工程是一项技术性强、专业面广的综合工程，为了确保工程档案的完整、准确和有效利用，我们根据工程建设特点，形成一套切实可行的建设项目档案管理体系。我们的做法是:1、制定档案规章制度，明确档案管理要求为了进一步规范轨道交通工程档案的管理，申通地铁集团公司除了严格执行国家和本市有关档案法律法规和档案业务规范标准之外，结合公司管理的实际情况，制定了《轨道交通建设工程竣工资料归档范围》、《轨道交通建设工程竣工资料整理统一要求》、《轨道交通建设工程竣工图的编制要求》和《轨道交通工程竣工档案验收及移交办法》等一系列管理规章制度，对竣工文件的归档要求，档案的分类、组卷、编目、装订，以及竣工档案的验收移交等方面作了明确规定，使轨道交通工程档案管理有法可依、有章可循，确保了轨道交通工程档案的完整、准确和系统，为轨道交通建设和管理提供了有效服务。2、建立档案管理流程，纳入工程管理程序为了确保在建工程项目档案的完整性、系统性、准确性，申通地铁集团公司制定并颁发了《建设项目档案管理工作流程》，主要内容是:(l)建立建设项目档案管理体系和网络，明确建设项目档案管理责任人，落实各阶段、各单位工程档案管理责任人。(2)严格贯彻并执行国家、地方和本公司有关档案管理的法律、法规、规章制度和标准亡(3)档案管理责任人负责对建设项目立项阶段有关归档文件和资料的收集、整理等工作(4)在建设项目设计阶段档案管理责任人负责在设计委托合同中明确设计技术文件的归档要求，并督促设计单位及时提供需归档的设计技术文件和资料。(5)在建设项目施工阶段档案管理责任人负责组织对施工单位、监理单位档案管理工作交底;在工程实施阶段对施工单位、监理单位档案编制工作进行检查，对检查发现的问题在原因分析的基础上，采取相对应的措施如培训等，并通过中间检查或验收验证实施措施的有效性〕(6)在建设项目竣工阶段档案管理责任人负责组织工程预验收前竣工档案的预验收工作，对竣工档案预验收中存在的问题，整改销项的落实情况进行检查;负责组织工程竣工验收前的竣工档案的验收工作，并取得档案管理部门的认可证明;对已竣工的各单位王程的竣下资料进行排列组卷;收集、整理并汇总竣工验收文件(7)对建设项目档案统一整理和汇总，并负责交付至集团公司档案室、城建档案馆及运营接管单位r从上可以看到，申通地铁集团公司的《建设项目档案管理工作流程》，大致是由“人、制度、责任、交底、检查、培训、验收、归档”八个环节组成，每个环节环环相扣贯穿整个项目工程，确保了档案与工程同步二工程竣工，档案完成收集、编制、组卷，L程与档案一并进行竣工验收，决不留下隐患与尾巴。这样，就从根本上保证了建设项目档案的完整、准确、优质3、加强过程监督指导，提高文件归档质t轨道交通工程具有投资规模大、建设周期长、专业构成复杂、参建单位和管理部门多的特点。因此，在工程建设过程中，我们始终将“完整、准确、系统、安全”作为对轨道交通建设工程竣工档案质量的基本要求“完整”是要求轨道交通建设的竣工文件、图纸内容齐全，真实地反映轨道建设工程全过程;“准确”是要求文件及竣工图应与工程实际及竣工实貌相一致;“系统”是要求文件及竣工图的分类、排列、组合具有逻辑性和整体性，并保持相互间的有机联系;“安全”是要求档案的制成材料要有利于相对延长档案的使用寿命。为保证上述要求的贯彻和执行，我们采取以下几方面的具体措施:(l)制度保证措施。通过加强与技术、质监部门的联系，以取得他们的支持。由于技术人员精通专业，我们在制定归档范围及评分标准时，广泛听取他们的意见，使制定的文件、标准更符合轨道交通建设的专业特点:准确、合理、操作性强。(2)培训措施。创造条件，使各级档案人员(兼职)能有机会参加各种形式的业务培训。这些业务培训，除了有市档案局、城建档案馆、市政工程局举办的档案业务知识培训外，还有市政质检站举办的‘•质量保证资料培训班”、上海及本集团公司举办的各种档案知识讲座。通过这些业务培训，扩大了各级档案人员的视野，对于保证工程档案的编制质量，很有益处(3)常效检查措施。将施工文件材料的指导、检查贯穿于工程全过程。工程开工时，我们即下工地进行档案管理交底。在建设过程中，我们又不定期地下去做好检查、指导、督促工作。我们还与质监部门一起参加工程的中间交工检查和质量大检查。通过经常性地指导、检查，我们就能及时解决施工单位在编制竣工材料过程中遇到的问题，纠正错误做法，使编制质量在施工过程中即达到有关文件的要求，避免有些问题因得不到及时发现而导致最终无法整改的后果。(4)层层把关的控制措施。保证竣工档案的质量，需要层层把关。地铁工程档案的专业性强，单靠档案人员的检查，经常有许多问题不可能被及时发现。我们就充分发挥监理、现场项目组的作用，在施工单位材料编制完成后，先要通过监理、现场项目组的检查，方可进行档案预验收。(5)验收评定措施。成立竣工档案联合验收小组，对每一个已竣工的单位工程，共同做好竣工档案的验收工作。联合验收小组由市档案局、城建档案馆、监理单位、现场项目组、质监站及档案人员组成。进行共同检查但又各有侧重点，以此来确保整套竣工档案，从专业技术到文件材料整理、竣工图绘制的标准化、规范化、科学化等各方面都检查到位。再汇总检查意见，统一评分及评定竣工档案等级。(6)经济制约措施。所谓经济制约，就是施工单位在办理工程合同销号手续，提取工程尾款时，必须有档案部门签证。对相关材料不符合要求，未通过档案验收的工程，档案部门有权拒绝签字，并督促施工单位抓紧整改，以期确保档案的质量。4、强化中间交工档案的验收.提高项目档案管理水平由于轨道交通工程建设周期长，项目大多分期完成。为了把好各个单位工程(单项工程、标段工程)的质量关，工程建设项目一般采取中间交工验收的方式。为此，我们将单位工程(单项工程、标段工程)档案验收也纳人到中间交工验收范围。通过成立竣工档案验收小组，采取初验和终验等形式，对每一个单位工程(单项工程、标段工程)档案进行评分验收。凡验收不合格的，不能与工程同步竣工，不具备建设工程竣工备案条件。以此，来督促施工单位及时做好竣工档案的整改工作，从而提高竣工档案的质量，为整个建设项目档案的验收，奠定扎实的基础。

三、轨道交通工程档案管理的体会

回顾这几年上海轨道交通工程档案的管理，我们感到，作为一项重大建设项目，档案管理是项目管理的重要基础。只有按照国家和本市有关重大项目档案管理规范标准，结合本项目档案管理的实际，制定切实可行的规章制度，并纳人工程管理的程序，建立工程项目档案管理的机制，才能确保工程档案规范、有序地管理，提高工程管理的水平。具体而言，我们主要从抓规范、抓过程、抓效果着手，来提高档案的管理水平。我们的体会是:第一，建设项目档案产生于工程建设的全过程，是工程建设的真实记录，也是全面鉴定工程质量的重要依据。要建立一套完整、准确、系统的建设项目档案，首先，档案部门应明确建设单位和各项目参建单位档案管理的责任，加强竣工文件形成积累、整理归档的指导;其次，档案部门应与工程建设同步，做好竣工档案的审查和验收。只有这样，才能确保项目档案的完整、准确和系统，为工程建设和管理提供有效服务。第二，建设项目档案的管理是建设项目管理的重要内容，档案工作者不仅要懂得档案管理的知识，也要了解一些工程管理的基本知识。因此，要做好重大工程项目档案管理，首先要建立以建设单位档案人员为主，各参建单位资料员参加的档案管理网络;其次要加强建设项目档案管理人员的培训，以明确竣工文件的归档要求和档案整理方法。只有这样，才能确保竣工档案的规范管理。综上，做好轨道交通工程档案管理，是一项功在当代，利在千秋的重要工作，也是我们档案工作者的职责所在。