管理信息系统在企业建设期的应用

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摘要：分析了大型工程项目在建设期的特点，提出了大型工程项目管理信息系统的构架，采用多个展现层面设计，包括企业项目管理框架体系、业务处理、流程控制、信息和数据收集及处理、信息门户五个层面，阐述了系统的主要模块和功能，最后指明系统的应用价值.

关键词：大型工程项目；建设期；管理信息系统

大型工程项目管理信息系统是基于管理学和项目管理理论，利用现代通讯和网络技术，为满足项目型企事业单位和大型工程项目管理需求而研发的综合管理信息平台.欧阳真在《工程项目管理信息化系统现状和发展趋势》中提到，工程项目管理信息系统是根据工程项目的各个阶段开发而产生的[1].需要项目各阶段、各流程，项目参与方和政府投资项目部门等多方之间的信息进行数据共享和交换，否则将形成项目单位内部管理的“信息孤岛”群以及外部管理的“信息孤岛”群[2]，从而造成大量人力物力的浪费.刘永刚，宣云干在《建设工程信息化与生命周期管理》中提到，工程项目管理需要从思想上、组织上进行变革和创新，从而提高质量，降低成本[3]，信息技术正是行之有效的方法与手段.

1大型工程项目特征及能满足的需求

（1）大型工程项目在建设过程中，时间、经费、人员、管理等因素构成一张庞大的控制网络，制约着工程项目的建设，其特征具体表现为：（a）大型工程在建设期间，人员多来自五湖四海，对于业务流程和管理规定的理解和认识不同，各部门之间的协同需要磨合；（b）建设期投资大，对于资本支出和进度的监控要求高；（c）建设期过程中管理琐碎、工期紧，紧急业务多，人员工作负荷大，管理难度大大超过运营期，因此管理的精细度要和实际条件能达到的水平匹配；（d）从建设期到生产期的过渡对后续生产至关重要，管理的变化越小越好.由于大型工程项目建设多面临多项目、多管理层次协调及沟通的巨大压力，许多非正式的沟通方式削弱了正式信息沟通方式的效用[4]，因此急需通过信息化建设来寻求解决方案，减轻管理负担，提高管理效率和效益.大型工程项目建设过程中的风险比一般系统更为复杂，常见的一些多方合作管理模式，如伙伴关系管理模式，虽然在一定程度上可以降低成本、缩短工期[5]，但不适用于大型工程项目的建设.

（2）对于建设期的大型工程项目管理信息系统，一般需要满足以下要求：（a）集成的系统：集成资金流、物流和信息流，提高部门间的协同；通过固化的统一的流程来进行管理；（b）完善商务管理：合同数量大，种类多，金额大，需要统一管理；采购过程需要严格监管；工程进度与付款严格匹配；库存管理抓住重点；（c）财务预算管理：建设期的投资巨大，需要严格控制各子项目的预算；合理运用资金能够大幅度降低财务费用；（d）与生产期管理衔接：尽量使用相同的管理系统平台，管理规范与系统能够合理延续.面向固定工艺流程和内部可控资源管理的企业经营管理系统，无法解决一次性、动态性、跨组织协作性、资源分散性、系统整体性为特征的大型项目管理业务需求.一般的MIS系统、OA系统更不能满足需求.项目管理的组织结构是项目管理取得成效的前提和保障[6].唯有按照项目管理理念建设的项目管理信息系统，在研发和使用过程中要求各个部门将各项内容有效的联系起来，形成一个全方位的工作环境[7]，才能满足大型工程项目建设需求.

2大型工程项目管理系统架构

2.1大型工程项目管理信息系统的框架体系

大型工程项目管理信息系统需要建立并关联工程项目生命周期的全过程中的各管理体系，包括项目组织分解结构体系EPS、项目工作分解结构体系WBS、组织和责任分解结构体系OBS、资源分解体系RBS、费用分解体系CBS、企业知识和文件分类体系KBS。项目组织分解结构（EnterpriseProjectStructure，EPS）是根据承发包模式、组织结构形式、项目标段划分等对项目群进行有序分解.WBS是工程项目管理的核心，信息都集中到每一层次的WBS节点上，WBS作为管理控制单元，细化项目的综合计划，提供综合衡量和评价指标.OBS反映了项目管理组织层次和结构，是对EPS、项目和WBS的责任人的分组和责任人数据查看和访问进行严密的权限控制.RBS可对项目将使用的资源进行分配，按种类和形式进行划分层次结构.CBS用于对项目群的费用控制，可统一管理和统计分析企业、多项目的费用.

2.2业务处理

大型工程项目建设期实施的项目管理信息系统，主要业务处理包括：（a）以计划为龙头，统筹协调各项业务，工程投资、合同支付、质量、HSE等随着工程计划变化动态调整.（b）工程投资和工程合同与计划关联实现动态投资控制和合同执行控制，并以费用工作表为中心集中管理概预算、投资计划、合同、支付、变更，并提供时时对比分析报表，支持决策（.c）所有各项业务数据集成到WBS的各层次（.d）所有业务表单和文件能够与计划进度工序关联，在统一流程体系下进行有源和有序沟通管理（.e）所有业务模块的文件集中管理，在项目管理过程中协助进行竣工资料整理和电子档案管理.

2.3流程控制

在大型工程项目管理信息系统中，对各个信息流程的控制主要包括：“有源”的流程控制———有关的计划任务、记录表单和文档串联审批流转；规范企业管理行为，将企业质量管理体系规范通过系统来实现监控；具有良好的记录台帐、记录关联与状态控制体系.

2.4信息和数据收集及处理

大型项目管理信息系统中的信息和数据收集和处理主要包括：（a）整个平台架构在统一的框架体系下，所以能够提供多角度集成综合对比分析数据.有适合专业管理需求的编码体系，业务数据即可按项目与组织体系汇总分析也可按业务管理特殊的编码体系进行汇总分析（.b）用户能够针对不同模块设置统计周期，系统进行周期数据反馈控制（.c）利用项目管理信息系统设置费用、合同、赢得值、质量、HSE等有关时间、百分比、数量等监控值，系统自动在统计周期进行监控，并将生成的问题和警示发送到指定用户桌面.

2.5门户展示

通过门户展示系统，用户获取工作所需信息，并处理业务工作.门户展示系统包括公共信息（天气预报、新闻、电子公告等）、个人信息（邮件、会议通知、流转审判责任事项等）、各种汇总分析报表、关键文档、各类问题、模板与标准（标准制度、规范、规程、模版等）及其它信息.客户能够在平台上提取并展现几乎所有其权限范围内的信息，用户可定制其查看信息的方式和范围.

3大型工程项目管理系统功能

大型工程项目管理信息系统包含两个层面的功能：一是全局协调和信息协同层面，包括用于信息和沟通的协同平台，用于整体架构和目标控制的项目与组织模块，用于规范化和标准化管理的历程管理模块，用于最佳实践积累的模板与标准模块，用于多项目分析和监控的集成控制信息报表及问题管理系统.二是专业的模块管理层面，包括计划管理、进度管理、投资管理、合同管理、仓储管理、质量管理、HSE管理、采购管理、文档管理及综合管理等模块.

4大型工程项目管理信息系统的应用价值

大型工程项目管理信息系统运用项目管理的程序、流程和思维方式为信息增值.信息是一把指挥棒，它的作用完全取决于人们掌握和利用这些信息的方式.大型建设项目通过项目管理信息系统的实施，可达到系统管理、高效运作、完善体系的效果，从而取得以下系统目标价值：（1）形成一套比较完整的项目管理编码体系（基础数据库），如项目工作分解结构（WBS）编码、质量验收评定编码、费用科目编码（CBS）、设备材料编码、标准档案编码（ABS）、单位分类结构编码等；（2）建立完整的合同管理体系，控制和管理合同相关文档，并保留痕迹和日志；有效管理工程项目各个阶段产生的各种技术资料和图纸文档，在项目完工后能实现工程档案的电子移交；（3）实现工程物资从物资编码、采购计划、询报价、招投标、计划到货、到货检查、清点、出入库、领用、消缺补缺等全过程进行信息化管理，做到中间过程的追溯与控制；（4）建立完善的进度控制体系、适合项目质量和安全管理的体系，以及项目统一的项目费用分解结构，统一管理项目管理各阶段、项目各相关方，进行合理地成本控制分析，实现公司或项目管理层对项目的进度、成本、质量、安全等方面进行跟踪管理、统计和综合分析，为公司领导提供辅助决策支持.

5结语

综上所述，大型企业项目建设期存在业务复杂、沟通困难、管理繁琐、资本与进度的监控困难等问题.实施了集多种体系于一体的项目管理信息系统后，统一了管理架构，改变了沟通方式，充分利用信息辅助决策，提供了完备的工作平台，建立完备的项目管理体系，以计划为龙头，根据合同主线，重点控制费用，闭环监控投资，实现企业级专业项目管理信息平台，为大型项目的建设提供强有力的支持.

参考文献：

〔1〕欧阳真.工程项目管理信息化系统现状和发展趋势[J].有色冶金设计与研究，2011，32(1)：50-53．

〔2〕韩文．建筑工程信息化及其对策研究[J].企业科技与发展，2012(5)：1-3．

〔3〕刘永刚，宣云干.建设工程信息化与生命周期管理[C].第十届建设行业企业信息化应用发展研讨会论文集，2006.43-47.

〔4〕王丹.浅析建筑工程信息化存在的问题与改进措施[J].工程管理，2013，12(12)：56-57.

〔6〕虞泽，江新，等.工程项目管理的组织结构优化问题研究[J].建筑技术开发，2003(11)：77-79.

〔7〕樊在勇.企业信息化的影响因素[J].信息化建设，2009(8)：35-37.

作者：郑斌 单位：福建江夏学院 电子信息科学学院