档案信息化建设中档案信息服务浅析
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摘要：信息技术与档案管理相结合，能大大提高档案管理的效率，提升档案管理的科学性以及合理性，推进档案管理的现代化进程。当下档案管理最主要的问题是档案信息服务水平低，阻碍了档案信息化建设的进程，本文将指出这些问题，并为解决这些问题提出建设性建议。
关键词：档案信息化；建设；档案信息服务
档案管理在科技急速发展、信息化时代到来的背景下已经进入到一个新的阶段，传统的档案管理方式较为落后，造成了一定程度上人力和物力资源的浪费。将信息技术融合在档案管理中，促使档案管理走向信息化是当下档案管理发展的大趋势。
一、档案信息化建设的意义
目前我国进入到一个大融合的时代，任何一个行业的发展进步都不仅仅限于行业本身，其与社会的其他行业、其他方面都会产生很大的关联，档案信息化也是如此。其不仅仅包含行业本身，而是与经济、政治、文化相融合之后的档案信息化，与社会交流领域有着很大的关系，正是因为这种行业融合性在当下社会发展中越来越频繁紧密，因此档案信息化建设不仅是档案管理行业的内部要求，更是社会发展的客观要求。档案管理部门要提高档案信息化建设水平，促使档案信息服务更好地发展，就要跟随时代发展的趋势，确保自身发展的科学性、合理性以及智能化。档案管理与社会相融合，意味着档案管理会受到市场以及发展环境的影响，也就意味着，档案信息服务是档案管理中不可或缺的一部分，相关人员要以用户的需求为指向，以档案信息服务水平提高为目标，不断优化档案资源配置，创新档案管理模式，不断推进我国档案管理行业的现代化进程。
（一）信息化水平低
档案信息化建设的起步时间较晚，同时行业内部的机制以及员工思想存在很多问题。在档案信息服务这个过程中，一方面因为缺乏与计算机相关的人才，档案管理的信息速度跟不上计算机的发展速度，另一方面因为档案信息服务是近几年新兴的一种服务，行业内部并没有健全的制度体系，因为制度缺失，体系不完备，使档案信息服务过程中出现了一系列问题。
（二）档案信息服务意识淡薄
档案管理行业在过去属于“文化”行业，大部门档案馆都采取传统纸质管理方式，不受市场的制约，与其他行业之间也没有太大的联系，档案管理人员的观念较为传统和落后。尽管档案信息化建设是当下档案信息管理的趋势，行业性质也发生了一定的变化，但是部分档案管理人员一时间难以适应这种转变，在档案信息服务过程中存在着态度不端正、服务意识淡薄的问题。
三、提高档案信息化建设中的档案信息服务的策略
（一）完善制度体系
档案管理行业尽管是我国一直存在的行业，但是新的时代，行业需要迸发新的活力，需要建成新的、完备的档案管理体系。过去的档案管理以行业本身需要为出发点，工作内容呈横向趋势，虽然工作量较大但是工作形式单一，并不牵涉其他方面，也不受市场的控制。但是当下的档案管理行业工作内容呈纵横发展的趋势，从横向上来讲，档案管理人员的工作量不降反升，这是因为当下的档案管理行业趋向边缘化，专业的档案管理人才越来越少，行业需要发展，就需要少量的人才承担起大量工作。从纵向上来讲，包含以下两个方面：1.档案信息化。建设对于档案管理人员提出了新的要求，过去的档案管理以纸质档案为主，档案管理人员的工作内容主要以归档、查找为主，但是档案信息化建设，档案管理人员除了需要具备专业的档案管理能力之外，行业发展对档案管理人员的信息技术运用能力也提出了新的要求。2.因为时代发展的要求，档案信息。化建设成为档案管理行业发展的必由之路，档案管理行业的发展开始与社会的多方面融合，受市场的制约，档案信息服务就是这个过程中最显著的表现，新的发展形式和发展趋势就需要新的制度、新的体系。档案信息服务除了档案的准确性、简洁性之外，最重要的就是档案的保密性。尤其在当前背景下，档案管理开始与市场挂钩、与用户挂钩，要更好地建立服务体系，档案管理部门就必须要保证用户信息的隐秘性。体现在制度上，就需要档案管理部门在员工入职时就与其签订保密协定，并在日常工作中反复强调这一点，最大程度地保障用户的信息安全。同时要建立完备的档案信息服务体系，就必须要建立统一的档案信息平台。平台设置应当包含多个方面，档案管理部门只有拥有大量的档案数据，才能建立起信息平台。这个信息平台的建立要以小单位开始，之后到市到省进行汇总，最后建立成一个全国性的档案管理信息平台，确保档案信息服务项目能更好地开展。
（二）提高员工服务能力
档案管理人员是档案信息化建设中最重要的一方面，只有档案管理人员具备良好的档案信息服务意识，档案信息服务能力才会有一个质的提升。1.从思想方面对档案管理人员进行培训，最主要的就是要摒弃传统档案管理行业的观念。过去档案管理人员只需做好档案的整理以及归档，必要的时候进行查档等工作。要转变档案管理人员的这种意识，特别是资历较老、年龄较大的档案管理员，一时间很难适应这种身份的转变，这就需要档案管理部门在思想上进行培训，使档案管理人员在档案信息化时代让自己适应从“文化”行业向“服务”行业的转变，培养档案管理人员的服务意识。培训形式可以以会议或者讲座的方式呈现。档案管理行业无论是处于过去的“文化”行业，还是处在当下的“服务”行业，都需要档案管理人员具备良好的保密意识，特别是在档案信息服务行业，“守口如瓶”是档案管理人员工作的基本宗旨。因此，保密意识也是档案管理部门需要着重对管理人员进行培养的，这不仅需要部门对相关人员进行定期培训，也需要部门在进行招聘的时候，多次进行筛选，选择出具有强烈的社会责任感以及职业道德素养较高的员工，避免因为档案管理人员的原因造成用户信息泄露的问题出现。2.档案信息化建设，要求档案管理人员不仅要具备良好的档案管理能力，还需要能更好地运用信息技术。对于老档案管理人员，档案管理部门要加大对其信息技术运用能力的培训力度，促使其能在最短时间内能将自己档案管理能力与信息技术完美融合。对于新补充的血液，因为这些新的档案管理人员拥有较为丰富的理论知识，但是实战经验欠缺，这就需要单位多进行档案管理培训，增加他们的实战经验。档案信息服务是近些年档案管理新兴的一个方面，对于新老档案管理人员而言，都是一个崭新的领域，老档案管理人员要将精湛的管理能力与服务水平更好地结合，创新自身的管理方式以及服务方式，促进档案信息化建设的进程；新档案管理人员要树立良好的服务意识，用自己的思想以及新颖的服务形式带动部门的服务气氛，促使档案管理行业更好地发展。档案管理已经进入到一个信息化时代，部门内部除了需要专业的档案管理人才之外，还需要专业的信息技术人才。同时精通这两方面的人才非常稀少，但是信息技术的稳定在部门正常运行中占据着非常重要的位置，当信息技术系统出现问题，比如系统漏洞、病毒入侵、信息缺失等问题出现的时候，如果数据不能及时恢复，会对档案管理部门产生很大的影响。特别是在档案信息服务方面，信息服务涉及的都是用户的隐私问题，如果用户的重要信息被泄露或者因为信息技术的缘故丢失，会造成档案管理部门的信任危机。
（三）拓宽服务领域
档案信息服务既然已成为当下档案信息化建设的重中之重，服务的人群就要从过去单纯的企事业单位转变为全社会，还可以向特定行业进行特定的项目服务，满足社会各方面人群对于档案信息的需求。同时，档案管理要发展，就必须进行革新。革新不仅仅体现在行业意识的转变上，还应该体现在产业意识的树立上。具体可以体现在档案信息服务为企业服务的时候，可以在信息服务之外帮助企业进行科技开发、技术引进等，将自身档案管理的能力运用到与企业的合作之中，促进双方合作的广度以及深度。当今时代是一个信息共享以及“信息爆炸”的时代，各个部门的管理都离不开档案信息，社会要突破行业局限，建立一个系统的、完整的社会档案管理体系，促使档案管理迈向一个新的阶段。档案信息化建设是档案管理行业进步的主要表现，其不仅是档案管理行业发展的机遇，同样也是档案管理行业发展的挑战。档案信息服务在如今的档案管理中占据着非常重要的位置，档案信息化建设要进入到一个新的阶段，就需要档案管理人员的档案信息服务的水平不断提高，这对档案管理人员的服务意识、服务水平以及档案管理行业的制度和体系都提出了新的要求。档案管理行业以及档案管理人员应当不断提高对于档案信息服务的重视程度，不断提高自身水平，加快推进档案信息化建设的现代化进程。
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作者:梁蓓兰 单位:福建省泉州第一中学
