事业单位档案信息化建设浅议

前言：本站为你精心整理了事业单位档案信息化建设浅议范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

摘要：随着事业单位档案信息资源的不断丰富，档案数量与类型的日趋复杂多样，海量档案信息被汇聚在一起，加强档案信息化建设，可减少档案检索中的时间消耗，适应快节奏环境下档案管理的需求，方便工作人员及时地定位档案数据信息，保证档案数据信息的共享应用。

关键词：事业单位；信息化建设；优化措施

采用信息技术进行档案管理可以减轻工作人员压力，提高档案数据信息的处理效率，满足不同种类档案的应用需要，符合标准化进行档案管理的需求。信息化方式还可以激发档案员的创新意识，促进档案员不断创新档案管理方式，在减轻档案管理人员工作压力的同时推动事业单位档案管理向着科学化方向发展。

一、档案信息化建设的特点

（一）知识高度密集

事业单位人才普遍以高学历技术人才为主，具体从事科学研究与专业领域公共服务工作，可以实现对知识的不断创新。因此，事业单位档案的精密度更高，知识含量更丰富，涉及到某一领域的重要数据信息，是指导社会公共建设、促进社会经济发展的重要历史资料，不仅要做好常规收储工作，还要做到挖掘档案信息潜在价值。

（二）专业性日益增强

档案信息化建设集中于某一领域、某一门类档案信息的处理，使得档案管理工作的专业性更强。一方面，档案信息化建设不仅需要采用常规的信息技术手段进行档案管理，另一方面，要从专业背景出发，强调构建符合专业特色的档案数据库，重视广泛收集、整理、共享某一类档案信息，这样才能降低档案管理的成本。

（三）采用智能化方式

档案管理具有智能化的特征，需要借助信息技术有效降低档案员的工作压力，不断创新档案运转的方式，警示并控制档案应用中的风险，保持良好的档案服务秩序，日益满足用户个性化的档案使用需要。尤其在大数据与云技术的快速发展背景下，通过信息技术挖掘档案的潜在价值，构建便捷的知识服务体系。实现档案管理的智能化，推动档案服务科学化，才能满足新时代档案应用需要。

二、档案信息化建设的基本原则

（一）规范化原则

事业单位是按照国家法律规定，在上级行政机关指导下为公共提供公共服务的机构。不仅事业单位从事的公共服务需要遵守国家法规，而且档案管理工作也要按照既定的标准进行。档案管理信息化应当按照既定的目标和方案进行，强调有效突破管理混乱的问题，制定统一的规范制度，使用兼容性较高的软件，规范基本的操作流程，建设专业管理平台，实现国家机关、事业单位、社会服务对象的有效衔接。

（二）拓展性原则

档案信息化建设需要持续加大软硬件的投入力度，从而推动档案管理信息化深化进行。为此，事业单位应当清理档案管理工作现状，明确档案管理的基本要求，由纸质档案管理向档案信息化建设转型出发，优化档案管理模式，持续更新技术设备，并重注重提高档案管理改革的效率。事业单位还要加大力度获得外部资源支持，获得资金、设备与人才支持，基于技术更新不断展示档案服务的效能，体现档案信息化建设的重要意义。

（三）安全性原则

事业单位在加快推动档案信息化的过程中还要保证原始档案的安全，重视大力提高档案信息系统的安全防护能力。例如，有效降低档案数据信息丢失，重视加强档案信息的安全维护。合理划分档案应用权限，明确阶段性的档案管理安全工作重点，围绕着档案传输、存储、校对和汇总工作需要制定不同的档案管理安全工作要求等，从而有效减少外部环境因素干扰，提高档案管理的整体质量水平。

（四）专业性原则

档案信息化建设的关键在于开发优质的档案数据库，投入使用满足用户需要的档案管理软件系统，打造专业的档案服务平台。这一过程的实质是档案技术与档案管理任务相结合的过程。随着事业单位知识密集性提高，档案管理也应当保持良好的专业性，基于国家的技术规范、基本制度要求加强档案管理人员的培训。因此，档案管理人员要掌握正确的档案管理方法，熟悉档案信息技术以外的专业背景知识，保持对档案管控的专业敏感度，从而提高档案服务的质量。

三、档案信息化建设的影响因素

（一）思想观念落后因素

理念直接影响档案管理工作的成败，一些事业单位目前对档案管理信息化还存在一定的误区。例如，有些事业单位领导认为将较多的经费投入档案管理系统没有必要，或者缺乏档案技术设备更新的梯度，造成了档案管理设备资源浪费的情况。还有的事业单位不注重建设规范的管理系统，不能将档案管理系统与办公自动化系统衔接，不能充分地挖掘重要档案信息。有的事业单位档案建设存在重管轻用的思想，不关注档案管理的长期受益，更重视档案管理眼前利益，导致档案信息化建设的后劲不足，档案信息化管理的整体水平不高。

（二）设备兼容性待提高

档案管理软件与办公自动化软件的衔接较为紧密。可以说档案管理系统是档案控制的前端，办公自动化系统是档案管理信息化的前提，可以保证档案以规范的形式存储，有助于收集元数据信息，提高档案格式的规范性。但一些事业单位未能探索信息化与办公自动化衔接的正确方式，不能根据业务实际需要构建信息化的档案管理系统，造成档案管理系统的自动化程度较低。由于业务办理不及时，相关系统的兼容性差，导致一些电子档案未能有效识别，影响了档案服务水平。

（三）社会化档案管理滞后

基层事业单位档案是国家档案体系的重要组成部分，是珍贵的有关国计民生的信息资料。为此，事业单位不仅要提高档案自动化管理水平，还要保证电子档案数据的规范性。但是，有些事业单位档案管理未能与专业的档案馆保持紧密的联系，没能充分地重视自身的信息化建设。不注重得到专业档案管理机构的业务指导，也未能进行必要的人才交流，既不能参与到社会化档案管理协作体系当中，也不能充分的利用公共资源，档案管理工作存在信息孤岛现象，严重制约了信息共享性和服务创新。

四、档案信息化建设的优化措施

（一）制定档案管理的科学规划

为了促进档案管理事业的快速发展，解决传统档案管理工作方式存在的弊端，发挥信息技术在档案管理中的基础作用，要优化事业单位档案管理工作规划。首先，正确理解档案管理信息化的内涵，大力引进和升级现有技术设备，保证技术条件符合档案管理发展趋势。其次，更新档案管理理念，完善档案管理工作的思想方针，修订档案管理工作基本制度，细化业务流程，规范档案管理工作的方式。第三，拟定符合事业单位需要的档案管理计划，明确年度档案管理工作的重点，包括合理使用档案管理经费，自上而下开展档案管理宣传工作等。四是优化档案管理工作进程，加强档案管理工作审核监督，积极促进档案增量电子化，明确档案管理的重点，做到有针对性、有计划和有步骤地开展档案数字化建设。五是积极争取档案管理建设的资金投入，不断更新档案管理关键技术，依托档案管理计划拟定具体的资金预算，保证技术更新的有序进行。

（二）提高档案管理工作协调性

事业单位档案是重要的公共资源，在档案信息建设过程中应当协调好各方面的关系，积极发挥各方面的配合作用，构建档案管理信息化建设的良好氛围。首先，应当与主管局保持紧密沟通，积极申报档案管理信息化工作计划，进一步取得上级主管部门对事业单位档案信息中心建设、软硬件设备更新和人才引进的支持，并且围绕上级主管部门的工作需要积极提供优质档案信息的支持，让上级部门认识到加强事业单位档案建设意义。其次，事业单位还要与档案局或档案馆保持紧密的联系，进一步获得档案管理行政机关的业务指导。包括获取最新的档案管理政策要求，把事业单位档案纳入地方档案管理体系当中，彰显事业单位档案的社会影响力，在专门档案机构的技术支持下提高档案管理的水平。第三，取得第三方技术机构的有偿支持。由于事业单位档案技术人才有限，档案管理创新与技术更新能力不强，需要依托第三方给予有效技术支持，帮助事业单位开发档案管理系统，辅助完成档案管理工作。

（三）建设档案信息服务的中心

为了满足基层群众档案应用的现实需要，需要开发事业单位档案信息服务中心，促进档案信息资源的有效流转。重点把大数据、云存储技术纳入档案管理体系，提高专门档案服务机构的地位，强调积极开展档案服务应用创新建设，运用专业的信息技术平台满足个性化的档案使用需要，做到档案信息的全公开。重视创新档案服务方式，发展智能化的档案服务平台，在传统的PC端档案服务业务的基础上开发档案服务小程序，满足用户在移动互联网使用档案信息资源的需要。注重档案共享与档案供给的有效联系，事业单位应当与各专业档案馆保持紧密的联系，不断扩展档案服务的范围，实现事业单位与业务档案管理部门的紧密互动，通过数据共享降低档案信息化建设与服务的成本，满足用户随时调阅档案的需要。

[参考文献]

[1]黄凯.事业单位档案管理信息化建设存在的问题与解决方案[J].电子技术与软件工程,2018(14).

[2]王小红.浅析事业单位档案管理信息化的有效建设策略[J].经营管理者,2017(08).

作者:李宇红 单位:齐齐哈尔市机关事务管理局