商务信函礼貌表现探讨论文

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摘要：本文通过系统分析和大量实例的比较，论述商务英语信函应坚持的礼貌原则，归纳出当代商务英语信函中的礼貌表现。

关键词：礼貌；商务信函；表现

商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。

一商务英语信函的写作原则

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的句子。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚地了解您想说什么。一般的。商务信函有以下几个方面的写作原则：体谅原则，完整原则，清楚原则，简洁原则，具体原则，正确原则，礼貌原则。而其中，礼貌原则是在商务英语写作中最需要重视的基本原则。

二商务信函中礼貌用语的重要性

随着全球经贸一体化的不断推进，国际贸易的竞争日益激烈。礼貌用语在国际商务活动中起着重要的作用，它能营造一种尊重对方、寻求合作的气氛，使对方乐意与我们合作，从而有助于在竞争中占据一席之地。随着中国市场经济的不断深入，商业信函已经成为人们在经济交往中不可缺少的一种手段。人们只有在商业信函中使用一定的礼貌策略，才能在商业交往中成功地达到交际的目的。

三商务英语信函中合理表达礼貌应注意的几个方面

(一)注意保持交际双方地位的平等

在商务英语信函中，交易双方的谈判应尽量建立在平等互利的基础上，为表示礼貌而过分谦卑的话会适得其反，令对方对你的能力产生怀疑。

(二)注意话语的选择是否具有亲和力

每一封信函的往来，都是您跟收信人彼此之间的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里体现感性的一面。然而很多人都有一种误解，以为写作商务信函就应该用一种特殊的“生意腔”，干是把一封本来应该是热情而友好的信函写的呆板而死气沉沉。其实我们简单的来理解一下，每次信函的往来不就是跟对方进行了一次交谈吗?不过是把交谈的内容写到了纸上而已。多用一些简单明了的语句．这样才能让我们的信函读起来热情、友好，就像两个朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。

(三)注意话语中的各种信息在不同人文背景下的解读

在商务英语信函的写作过程中，不仅要灵活运用各种礼貌原则，提高礼貌的表达手段和技巧，还要仔细考虑各种国际商务交往中的特定语境因素，合理运用各种语用策略，使礼貌的表达更加贴切得体，从而使贸易活动得以更顺利地进行。

四商务英语信函中的礼貌表现

(一)商务信函中的积极礼貌表现

积极礼貌策略就是说话人为了满足听话人对积极面子的需求而采取的措施。积极面子是指希望得到别人的肯定和赞许。为保住对方的积极面子不受损坏，说话人有必要使用积极礼貌策略，千方百计让听话人得到尊重。为此，说话人可以通过迎合听话人心意和取悦听话人的语言的运用，让听话人感到自己的行为获得了华人的承认和赞美。在商务英语信函中积极的礼貌表现主要体现为4种策略：赞美、展示人情味，避免不和与声称关系亲近

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1赞美

赞美策略是一种满足听话人面子需求的积极策略，是一种“社交催化剂”。它是利用夸奖、恭维话来满足对方的虚荣心里，以引起对方的注意和兴趣的方式。在不同的场合使用恰当的赞美语可以给人们的生活带来愉悦和满足感，使人际关系变得和谐融洽，起到润滑油的作用。在商务英语信函中，经常夸赞对方是很有必要的，但千万别变成一味奉承、吹捧。即使对方的商誉、产品、技术等方面确实值得赞许，也要注意把握尺度，不可滥用溢美之词。所以，在写作信函时，既要遵循礼貌原则中尽量多赞誉对方的赞誉原则，又要做到恰如其分地夸奖对方。下面就是一个在自然而不夸奖的语气中透出赞美之情的好例子：

Wefindbothqualityandpricearesatisfactoryandwearepleasedtoplaceanorderwithyouforthefollowing：(经检查，贵方产品的质量和价格都是我方很满意。因此，决定向贵方订货，具体的款项如下：……)

2展示人情味中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达关切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人想收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。如：

Weacknowledgereceiptofyourlet-terdatedthe3rdthismonthenclosin~thereprography0ftheinsurancepOHCytweareregretforyourloss．(本月3日来函和保险单印件已经收到，我们对责公司所遭受的损失深表同情。)

这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了一方对对方遭受的损失的同情和美心，充分体现了写信人具有人情味的一面。

3避免不和避免不和在商务信函写作中，主要体现为当写信人不同意对方的观点或不愿意满足对方的要求或请求时．为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

AccordingtOourrecords．youhavenotyetsettledyouraccountforelectroniceqnipmentsuppliedtoyouonlOthDe-cemberand20thJanuarythisyear．(根据我方存档．贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。)

作者借用accordingt0ourrecords这个间接和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。

特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点．但注意要讲究理解礼貌．避免用冒犯性的语言。

4声称关系亲近

在商业信函中，如果写信人与收信人之间非常熟悉，当写信人向收信人提出要求或建议时，写信人可以通过声称自己与对方有密切关系，或从对方的立场考虑某一建议来向对方传递友好之情，这种方式就是。声称关系亲近”策略。

上述例句中通过“咱们”的运用，表达了写信人视收信人为伙伴之意，这种亲善的言语在极大程度上就可以维护收信人的面子，又可以帮助交际的双方实现互利的目的。

(二)商务信函中的消极礼貌表现

消极面子指不希望别人强加于自己，自己的行为不受别人的干涉、阻碍。消极的礼貌策略主要是说话人意欲部分地满足听话人的消极面子而采取的措施。比如当一方提出请求、命令或建议时，对方的私人空间就受到了侵犯，这时．说话人就应该采取一定的措施去维护听话人的面子。消极礼貌表现在商务信函中主要体现在以下几个方面：减缓语气、表示歉意、道歉。

1减缓语气

减缓语气策略指的是当写信人向对方提出建议、要求或批评时，写信人运用一定的表达方式来减缓语气，使言语的强制力变小，从而减弱对对方消极面子的成胁的方法。

2表示歉意

表示歉意的策略指写信人运用谦卑的语言来减低自己或抬高对方的身价使收信人和自己的差异得以显露，从而体现出写信人对收信人的尊重。写信人通过抬高对方的身份，降低自己的身份，表明自己对对方消极面子的维护和尊重，从而避免与对方潜在的冲突，实现与对方成功交流的目的。

3道歉

道歉策略指的是当交际中的一方冒犯了另一方时，冒犯方向被冒犯的一方赔礼道歉表示歉意，以此来维护被冒犯一方的面子并且弥补冒犯的后果进而恢复双方之间的和谐关系的方式。道歉主要有两种方式：直接道歉和间接道歉。

(1)直接道歉

为了维护对方的面子，并且弥补对对方冒犯的后果，道歉者可以直接向抱怨者道歉(说“抱歉”、“对不起”、“深表歉意”或“请原谅”之类的话)承认自己的过失，请求对方谅解，并表示愿意进行赔偿，进而促使双方步入正常的交际轨道。一般地，使用这种方法的信函都是投诉处理函(表接受)。

(2)间接道歉

间接道歉指的是道歉者向对方道歉，承认自己的过失，但倾向于降低己方的过失程度或提供理由说明过失并非是故意的，以减轻责任。与第一种方式不同的是写信人在维护收信人的消极面子的同时，也对自己积极的面子有所照顾。

不管是哪一种道歉的方式，都是因为某种语言行为违反了商业常规(不管这种违反是真实的还是潜在的)，收信人的个人权利受到了威胁而采取的措施。因此，写信人通过言语或行为向收信人道歉以维护收信人的面子，从而有助于改善买卖双方的贸易关系，把双方的损失降到最小。