教学秘书管理方法初试
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摘要：中国现代教育家蔡元培先生谈到：教育的根本目的是育人而不是制器。现代的教育理论也谈到教育的本质就是“育人”，是优秀的文化来培育，使人终身追求真、善、美、知、情，成为一个健全的人。“教育即有意识的以影响人的身心发展为目标的活动”（叶澜《教育概论》）“教育”在于“育”，而不在于“教”。从教育管理的角度上说，“管理”的目的在于“理”，而不在与“管”。我们可以看出，现代教育更重视受教育者自身的自觉地接受教育，培育受教育者创新性的学习，这也是教师教学能力的最高境界。
教育家孔子在《论语》中说：学而时习之，不亦乐乎。学习的过程在于温习，在于自己融会贯通，接收的过程。“而在当今的知识经济时代，工作学习化，学习工作化，已成为一种终身的生活方式”［2］。教学管理更不能用制度来约束和管住人，而是叫人们知道应该怎样做，不应该怎样做。在长期的教学管理过程中，大家都在摸索科学的、符合人性化的管理方法，形成了一种共识，就是现代的高等院校的教学管理在于“理”而不在于“管”。
管理本身并不是目的，他只是实现目的的手段。著名管理学家杜拉克指出：“每一个管理的成功都是管理者的成功。每一次失败都是管理着的失败。进行管理的是人，而不是武力或事实。管理者的眼光、奉献精神和诚实决定了是否管理恰当或管理不善。”他对一个管理者所做出的评价是如此的恰如其分。管理者的奉献精神和诚实的态度，以及管理者的眼光，这些是管理者的职业道德、管理者的素质以及管理者的卓越的知识才华的一个完美体现。这本人曾从管理者的角度，撰写过《试论教学秘书的职业精神》、《试论教学秘书的工作原则》的文章，从思想理论方面肤浅地讨论了上述深层次问题；今天从管理方法的角度讨论一下怎样管理，目的也是使我们的管理工作行之有效，管理更适合现代高校发展的需求，最终使我们高校培育的人才经得起社会实践的检验。
高校中的教学管理人员在教学管理环节的过程中，担任了一个较为重要的工作，如果教学秘书在管理环节中能有条不紊、合理安排每个环节的教学工作，能科学的提高管理效率，能在管理环节的过程中摸索出一套适合现代管理理念和管理方法，这就要求教学管理人员具有强烈地学习意识、竞争意识、责任意识、服务意识，以及质量意识和法律意识。在教学管理过程中认真做好“理”重于“管”；“做”重于“说”。
在教学管理过程中，工作也可以说千头万绪，纷繁复杂，始中有终，终中有始，循环更迭，没完没了。但是教学管理工作也不是“无舵之舟，无衔之马”人们在教学管理中以探索了很多值得人们学习的方法和经验。英特尔公司董事长葛鲁夫说过：“华人对财富有一种与生俱来的创造力，但对组织的运做似非缺乏足够的热情和关注。”国内成功管理的经验有意或无意证明了中国人同样具备对组织的运作和管理，葛鲁夫先生对中国的了解已停留在过去。但是在管理上，我们既要学习西方管理的先进理念，又不能生搬硬套一些与自己实际不结合的东西，既不能跟着西方人的屁股后面亦步亦趋缓慢前进，也不能不承认我们在人力资源管理、信息管理、时间管理和环境管理等等方面与西方管理理念和运作存在着差距。总之，建立符合自己国情的管理的理念和方法，努力的缩短与发达国家的差距，这才是我们必须努力和奋斗的目标。
教学管理在于“理”不在于“管”，哪么“理”些什么？按《辞源》解释：“理”有“治理”和“顺”的意思。众峰耸立，必有主峰，万里江河，也有源头。教学管理在于‘理’，在管理事务中，把纷繁复杂、众多事情，理清上下之间的联系，弄出轻重缓急的关系；理清事理，在于认真落实完成，分清缓急，在于解决问题时间的主次。在整个教学管理的过程中，既要宏观管理和微观管理相结合，又要目标管理和过程管理相结合。教学管理又要重在机制的建设、激励与约束并举，又要注重以人为本，关键在育人的原则。
教学运行的每一个环节，能按照学校制度的要求，认真组织落实完成，这就在实施过程管理；完成学校制定的教学计划和培养目标，就是实施目标管理的过程。作为教学秘书一定要执行学校制定的计划，完成整个教学工作的目标。学校性质与定位，学校的发展目标，学校办学理念以及教学计划的重新修订，教学质量的监控，学生的毕业论文实施等等，这些是学校站在整个教育、教学发展角度进行的宏观和微观的管理。这些管理思想和理念，教学秘书也应该知晓明白。从管理的规范性和科学性上讲，教学管理有是在学校综合管理的全盘棋上，学校制定了一系列学生学籍管理文件、教学常规管理管理文件、教学事故处理细则等。这些必不可少的制度和措施，可说是学校教育质量、教学制度最强有力的保证。教学制度必须健全常规管理，必须制定严格的规章制度，教学秘书必须自觉遵守和执行上述原则，教学质量是学校的生命，教学质量的提高不仅从教师的授课质量抓起，也必须从管理人员——教学秘书的素质和管理方法和手段抓起。
目标管理和过程管理是教学秘书管理环节中具体工作。作为教学秘书，不仅清楚目标管理与过程管理之间的关系。关键在于完善落实目标管理运行中的过程管理。在过程管理中也有目标管理，在具体执行和完成某一项任务，也要有一个目标，也需达到一个什么样的目的和要求。
从学生进校学习到毕业，学生在四年中经历了不同阶段的学习，从课程的学习到整个专业课程计划的完成；从课堂作业到毕业论文的设计的完成；从教学的见习到教学的实习；从专业的学习开始到审视自己对专业知识掌握的熟知程度。每一个学生完成每一个环节的任务，都与教学秘书完成过程管理的任务紧密联系的。专业课程考试、公共课程考试、英语四级考试、计算机考试、普通话考试、教学实习、毕业论文答辩、实践环节中的各种考核，都需要教学秘书在整个教学环节中理清这些工作在哪个时间段来落实完成。每学期开始，就要有学期计划，学期计划就是在开学前对该学期工作的一个思考。在学期计划的每项工作前，我们事先也要周密地思考每个环节中的细小事情，事前不进行仔细认真的考虑，往往在细小的事情上出现大的麻烦和问题。这是任何一个管理工作者深有同感的。仅以期末考试为例，我们事先要通知老师期末试题出题的具体要求，制定出期末考试安排概表，报送教务处期末考试形式统计表、期末考试安排详表、（时间、地点、科目、年级、专业等）制定本单位期末考务组织机构和管理部门职责，制定监考教师职责和阅卷要求、教学办公室试卷保管职责和收发试卷职责、办公室收取试卷、成绩册和试卷分析职责等。事先必须“理清”每一个细小环节的工作，真正做到“兵马未行，粮草先行”。其他工作同样如此。
天下之事，必做于细，只有理清细节才能取得好的成效。才能在细致入微的工作中使社会放心，使学生安心。理顺教学管理环节中任何一个环节的工作，这是教学秘书责任，因此，要想具备细节意识和细节观念，首先必须树立教学秘书工作责任心。只有理清小事做好小事，才能真正发现细节、注重细节。小事不能小看，细节方显魅力。
确定目标，理顺每一项工作。每个人心中有目标，每个人肩上有担子，自然大家都会认真工作，都会尽心尽责朝着这个目标努力。求得社会、学生和学校领导的认同。每个教学秘书潜意识里都会有自我实现目标的愿望，同时，实现自己树立的工作目标也是发挥自己潜能、提升自己工作能力的重要途径。
理清工作运行程序，分清工作轻重主次，理顺工作逻辑关系，目的是在有限的时间内，人手比较少的情况下是非常必要的。管理只是实现目的的手段，目的是完成工作。理清和理顺工作关系是为了按质、按量地完成工作进度。在理顺工作过程中也是思考的过程，只有在思考的过程中找到科学、合理的工作方法，提升自己完成工作的能力。如果一味地按照上面布置的任务进行工作，不结合本单位、本专业的实际情况认真思考分析，往往上级的决策变为不切实际的计划，有时候工作起来也会陷入盲目，甚至会造成教学单位与主管部门在工作上不协调，配合不默契。我们在思考本单位工作目标和计划时，我们会认真的思考：上级有哪些这方面的文件，文件精神体现在哪方面，本单位的专业特点以及实际情况怎样，另外从管理学的角度还会思考以下几个问题。
1、目标的定向功能。目标的定向功能是指目标能使人们的行为按照一定的指向进行。我们在完成过程管理的工作时，拟定一个计划和任务，就要根据上级文件和学籍管理文件精神确定这个目标。目标确定具体的事情就好办些。学生有了目标，便能按照目标的要求，集中自己的精力和智力去达到这个目标。比如我们在《本科毕业论文指导安排和要求》中强调，按照学籍管理规定：毕业班学生必须认真撰写毕业论文，参加毕业论文答辩，成绩合格才能毕业，学生都会花很多的时间在图书馆和院级资料室去查资料，主动征求指导老师的建议和意见，结合自己所学的知识，认真撰写毕业论文。如果不作这方面的要求，一部分学生就会投机取巧在网络上下载别人的论文。
2、目标的激励功能。目标除了定向和控制作用，还要考虑目标的鼓舞和激励的作用。同样我们在强调毕业论文要自己撰写，要真实、可信。具有一定的学术水平的论文，不光评定成绩为“优秀”外，我们还要推荐为优秀毕业论文，还可作为学校优秀论文集出版。学生完全可以通过自身的努力达到这一要求。学生毕业论文是学生综合素质的反映，甚至有些毕业生就是通过自己的毕业论文和毕业设计，而找到理想的工作。
3、计划的可实现性和操作性。我们在给学生制定计划和要求时，往往从事情的难易度上要考虑，这样的计划可以考虑大多数人能完成。时间上也要有具体的要求，如果一个计划没有时间的考虑，要落实这个计划是不现实的。甚至在考虑时间和进度上，我们又做了具体步骤安排。如《毕业论文撰写和答辩日程安排》中我们规定在什么时间进行资料的查找，什么时间完成初稿，什么时间在老师的指导下完成定稿，什么时间举行毕业论文的答辩工作。学生完全可以按照我们制度的计划有时间，有目的，有步骤一步一步地完成或提前完成自己的任务。
俗话说：工欲善其事，必先利其器。任何事情要作好，必须有好的工具和方法。前苏联生理心理学家巴甫洛夫谈到：“科学随着方法学上获得的成就而不断跃进。方法学每前进一步，我们便仿佛上升了一个阶梯，于是，我们就展开了更广阔的眼界，看见从未见过的事物。”我们在教学管理过程中努力地探索好的管理方法，比死死的、不变的管理方法，它所产生的工作效果将更好，更完善。
参考文献
1.陈合宜.秘书学.暨南大学出版社，2002
2.钟仕伦,李树勇.人才培养与教学改革：反思与实践.中国文史出版社，2005
3.朱永新.管理心理学.高等教育出版社，2003
4.东南大学陈怡教授.关于教育本质、课程体系和通识教育的思考
