高校后勤物资采购管理

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作为高校后勤总公司的重要组成部分，配送中心既要做好经营与发展，又要搞好服务。如何在新形势下，做好物资采购配送工作，尽一切可能降低进价，降低配送成本，是摆在每个配送中心员工面前的问题。一年多来，我校后勤总公司配送中心在后勤物资采购的全程管理方面，进行了一些探索，供大家探讨。

一、目的与意义

集中配送的目的是把原来分散在各个部门、各自采购的人和事，集中到一个部门来办，便于集中管理这方面的工作，同时使配送的量增大，以求降低进价，降低经营成本，增加规模效益。另一方面也是为了增加工作的透明度，便于监督。

二、物资采购全程管理的内容

高校后勤物资采购的全程管理，我们归纳采购之前、采购过程、采购之后的管理。

1、采购之前的管理

（1）采购之前的主要工作是做好市场调查，了解价格信息，包括品牌、规格、质量、型号、价格、货源及供应商的情况，必要时还要对供应商进行考察，了解生产流程、生产规模、厂方实力、管理水平、经营状况等，这些都是做好采购工作要掌握的信息。为掌握市场信息，我校后勤总公司配送中心专门设人负责此项工作，定期进行市场调查，中心负责人和总公司分管副总经理也参与调查或抽查，做到心中有数。配送中心还定期或不定期地对所需物资进行市场调查，如蔬菜类、水产类、蛋类每周一次，维修材料、文印纸张、耗材、清卫用品、干货等其他食品原料不定期进行市场调查，还与兄弟院校进行沟通，互通信息，为采购工作提供依据。

（2）供应商的选择

综合供应商的实力、信誉、服务能力，所提供商品的质量、价格等各方面的情况来确定供应商，对于招投标所采购的商品，还要对厂家进行实地考察，以确保质量。为保持其相对的稳定性，采用签合同、收取质量押金的办法，合同一年一签，定期考查，实行优胜劣汰。在供应商的选择中，还引进竞争机制，在确保质量的前提下，谁能提供更优惠的价格和服务，就让谁做；引进约束机制，只看价格和质量，不看生人和熟人，堵住关系生意，以确保商品的质量和进货渠道。我们在主要货物如粮、油、燃料、肉、豆制品等物资采购方面，在招投标采购的物资方面，供应商基本上是厂家或主渠道商家，各类物资的进价在高校中保持在较低价位。

2、采购过程的实施

物资采购分成两部份，一是委托采购，就是和供应商签定合同后，由供应商送货上门，配送中心主要起到监督、管理作用，定期了解商品的质量和商家的服务状况；一是自行采购，象蔬菜、干货、零星设备、低值易耗物资等。在采购过程中，配送中心根据各部门的定单，分门别类来整理，统计好所采购的数量，到市场两人一组进行采购，根据物品质量、价格，通过货比三家来确定。在采购过程中，还要查验商品生产期、保质期、厂名、厂址等，以确保不购入“三无”产品。

物品采购后，严格按物资验收手续，进行质量检验、数量核对，收取相关证明等。

3、采购之后的管理

保管员要严格进出库手续，做到物资先进先出，防止过期变质。库存物资做到分类有序，摆放整齐，做好日常卫生工作，做到库房洁净无杂物，杜绝鼠患。管理人员要经常到物品使用部门了解情况，征求意见，了解物资供应情况，包括：计划验收、物资到位时间、物资数量与质量、包装回收、服务态度等方面的情况，若出现差错，要求及时补偿，并追究责任，限时整改。

对采购员实行限额领用支票制度和限时报帐制度。采购员当天领用的支票需当天交回；核算员要每天检查支票领用和报销情况；要严禁公款私用。为杜绝公款私用，配送中心未领用备用金，由采购员垫付，办妥所有手续后再报帐。

三、集中配送所带来的效益

由于把所有的物资集中在一个部门操办，采购量相对较大，所带来的效益也比较明显，许多物品的价格都呈下降趋势，如肉类，光我校本部的餐厅，与去年相比，全精肉下降0.20元/斤,夹心精肉下降0.30元/斤,肉末下降0.40元/斤,大排下降0.70元/斤,杂排下降0.40元/斤膘油下降0.45元/斤,椐统计，光肉类一年就降低进价四万多元。

还有清卫用品，常用的扫帚、纸箩、簸箕、拖把、水桶、橡胶手套、垃圾袋等,在去年的基础上，又全部降了价。后勤总公司住宿公司在今年九月开学时进的一批清卫用品统计，比原先降低成本近二千元。

味精，集中配送前，每箱100元，现在每箱82元，后勤总公司饮服公司每年要用1500箱，一年能降低成本27000元。

还有招投标采购的新生床上用品，每样用品都有不同程度的下降，每套下降27元。今年我校的新生床上用品(不含钱江学院)比去年降低八万多元。分体式空调，在去年的基础上，今年又每台降低100元，今年购买的空调比去年省下近三万元。而空调的价格与市场价相比，每台要差1000元左右，这类物资的采购更能体现集中采购的优势。

集中配送的优势还体现在，许多客户愿意和我们做生意，因为和一个校区做，很有可能和7—8个校区做，不用再化精力去谈生意。进货量大后，虽然价格有所下降，但薄利多销，商家还是有利可图。而从我们的角度来说，谈生意的客商多了，选择的余地就大，也能迫使商家让利，降低进价。

几点思考：

1、要做好配送工作，必须有一套规范的、完整的制度。一项好的制度，可以约束人的行为,可以避免金钱和物质的诱惑,可以抵御拜金主义、享乐主义等腐朽思想的腐蚀。采购工作中，不能单独谈业务，不能单独采购。现在社会上比较流行的做法是：当客户谈定价格，买好物品后，开发票时会问你，发票怎么开?这是相当大的一个诱惑,发票开高的余额就用现金返还给你，就可以作为个人的不当得利。而单独谈业务，尤其是大宗物品，猫腻更大,也更易出问题。我校也好，其他学校也好，都有过这方面的教训。因而在制度中要明确规定，不能单独谈业务，不能单独采购。各级领导和各个部门要对此进行监督，发现苗头，要及时予以制止，也可列入后勤总公司监控范围。在采购发票中也可签上二个人的名字，注名是采购员或经办人。

2、与经济工作打交道，不但要有一套好的制度，更要有一支思想健康、作风过硬的队伍。制度和人是事物的二个方面，相辅相成。好的制度如没有人去执行也是一句空话。党和国家在选拔干部时，历来强调德才兼备，把德放在第一位是很有道理的。有一套好的制度，而管理者不执行，我行我素，自行一套，结果犯了不该犯的错误。在有一套完整的制度的前提下，人就是最重要的因素。优秀员工要优先选派到该部门，以优化该队伍的素质。

3、集中配送是后勤总公司领导的一个重大决策，要集中配送也是由多种因素促成的。在经过一年多时间的操作后，配送中心感到成本过大，主要原因在于我校校区小而散，形不成规模效益。集中配送除其他因素外，经济效益也是应该考虑的一个因素。但目前在实际操作中，许多零散的、少量的物品都由配送中心操作，而且要分送各个校区，有时物品的成本还不如运费高，如不送去，又要考虑到及时率，尤其是维修及时率。有时一点点东西送过去，可能使用部门也有想法，这么点东西用车送一趟一点都不讲成本核算，真浪费。有时，配送工作处于两难之中。一个较好的做法是抓大放小，统一核算。即大的、数量多的物品由配送中心集中购买，其他小的、零散的物品由各部门自行操作，到配送做帐。餐饮、住宿的所有物品，物业的纸张、清卫用品、灯泡、日光灯管纳入可以配送范围，其他纳入自购范围，由各个部门自行操作，到配送做帐，配送起到监督作用。