高校办公室人员素质养成

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摘要：高校办公室人员素质的养成既是办公室人员自身成长和发展的需要，也是提高学校管理水平的需要。高校办公室人员的素质成长包括思想素质的提高、业务能力的增长和管理水平的进步三个方面。因此，树立终生学习的理念和加强针对性的培训将是促进校办公室人员素质成长的基本方法和途径。

关键词：高校办公室；人员素质；成长

过去一般认为，高校办公室是组织实施学校领导决策的部门，按照学校领导的意图开展具体的工作。“办公室必须按照上级的政策和领导的决策贯彻执行，协调解决本部门和其他职能部门及基层在执行过程中出现的问题，从这个意义上来讲，办公室的工作性质是被动的。”办公室人员往往成为抄抄写写的工具，是整个学校运行机器上的一个螺丝钉，这其实是长期以来忽视办公室工作人员主动性的一个结果。随着办公室自动化程度的提高，我们认识到硬件建设确实能为办公室工作提供更多的便捷，提高办公效率，但是在办公室工作中起决定作用的还是软件建设。能否积极发挥人的主体性的作用，将是做好办公室工作的关键。

在中国高等教育快速发展的今天，高校管理水平的提高成为高校可持续发展的一个关键。办公室工作是高校管理工作的一个重要方面，越来越多的高校把办公室管理的改革看成是提高工作效率的重要途径。加强办公室人员的培养，尤其是提高办公室人员的素质已引起学校管理者的高度重视，办公室人员素质的成长也正逐渐成为一个热门的话题。

一、办公室人员素质成长过程

办公室人员素质成长过程主要包含三个方面的内容：

1.思想素质的提高

高校办公室对外是学校的窗口，对内是学校管理的缩影，所以办公室工作人员的言行举动对外将会影响学校的声誉，对内将影响学校工作的正常开展，办公室工作人员思想素质的提高是做好办公室工作的前提和基础。

办公室人员必须具备较高的政治素质，坚持四项基本原则，这是对每个人的最根本的要求，不需赘言。由于办公室是一个特殊的管理机构，处于领导和群众的中间，是协调各项工作的枢纽，平时接触面比较广泛，需要和方方面面产生联系，所以加强办公室人员自身的道德修养非常重要，如遵章守纪，克己奉公，坚持原则；如待人接物时，和蔼礼貌、热情周到等等。在现代办公室工作中，尤其要重视以下两种素质意识的培养。

一是服务意识。“服务是办公室的宗旨，办公室的基本职能就是做好服务”。要改变旧的思想观念，破除“官”本位的意识，深刻认识到办公室的工作本质在于服务。办公室事情繁杂，小到收发文件、送往迎来，大到起草文件，参与政务，为领导出谋划策，其根本目的都是服务。办公室只有充分发挥出为领导服务、为基层服务的功能，只有端正心态，摆正位置，才是做好办公室工作的前提。

二是协作能力。现代管理学认为协作互助能力是办公室工作人员的重要素质之一，只有协作互助的群体才能发挥出个体的能量，提高工作效率。办公室是决策执行的转换中介，是管理者与群众之间的纽带，因为事务性工作头绪繁多，所以协作的能力显得更为重要。每个办公室人员要提高工作的情商指数，在办公室这个集体中要互助友爱、融洽相处、加强配合、合作共事，才能保质保量完成工作任务。

2.业务能力的增长

以往在看待办公室人员的形象时，往往把他们定位于“协调员”这类角色，办公室人员的专业方向和业务能力往往被忽视，仿佛办公室人员就是“跑跑腿”的，办公室是每个人都能胜任的简单工作。其实不然，办公室工作也是一项专业性很强的工作，人员的业务能力也要与时俱进，逐步提高。作为一个综合性的部门，办公室人员至少要在以下几个方面努力提高自己的业务水平。

一是公文写作能力。一个合格的办公室人员必须通过不断的学习，了解不同类型的公文格式，掌握一定的公文写作技巧，能比较熟练地进行公文写作。

二是档案管理能力。收发各类文件和平时工作中材料的积累是学院办公室工作任务之一。办公室人员要时刻做一个有心人，各类上级来文和下发文件都需要及时分门别类，进行归档整理，以方便领导及时查阅。同时，学校的有关材料，如每次的党政联习会记录、学校每个人的奖惩情况等，办公室人员都要及时了解信息，要做到合理取舍，进行归档整理。

三是公关礼仪知识。接待是每个办公室人员都要碰到的工作，如何热情周到同时又耐心细致地做好接待是一门学问，所以公关礼仪知识的学习非常重要。合适得当的接待不仅展现了办公室工作人员良好的素质，同时也是学校形象和精神面貌的展现。

3.管理水平的进步

一所高等学校办得好坏,不仅取决于各种硬件条件,而且也取决于管理水平的高低。学校办公室是一个综合管理部门，既为教职工解决现实问题，又要为领导出谋划策，做好服务工作。从横向方面来看，还要处理好相联系部门的关系，是否能及时保质地完成任务将直接反映出办公室的管理水平。

现代管理学认为，管理是通过计划、组织、领导、控制和创新等职能的发挥来分配、协调包括人力资源在内的一切可调用的资源，以达成组织既定目标与责任的动态创造性活动。办公室的管理主要是通过做好一系列的基本工作，即运用管理职能，以达到最终目标。我们可以以一次学术会议的举办为例，具体来看管理的过程：（1）计划：会议的策划考虑，包括确定会议召开和会议名称主题和具体议程，会务礼仪、接待等工作培训，会议宣传和气氛渲染，会议通知起草、发送，费用预算，会议发言稿、议事规则等文件起草。预先要制定详细计划。（2）组织：包括确定具体会场，购买或借用会议用品，会议接站与礼仪、住宿服务，报到签到、会前文件发放，会议召开过程中具体事项。合理使用人员配置，组织实施工作的进程。（3）领导：管理者靠前指挥，利用职权和威信施展影响，指导和监督各类人员的工作状态和工作进展情况。（4）控制：确立控制标准，及时发现问题并采取实施。包括场内负责（调试机器、发放资料、提供办公用品），场外负责（传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早，会议记录：录音录象、会议记录，媒体应对和会议新闻稿纲要提供，会议简报、纪要等文书起草），会议结束后，返程差旅票证服务，报销、结账，会议文书归档、会务总结等等。所以一场学术会议的安排就是一项系统工程，仔细考虑每个细节，做好完整的会议预案。办公室人员只有系统学习现代管理学、系统论等方面的知识，不断提高自己的理论修养，同时要在不断的实践中积累工作经验，才能不断提高自己的管理水平。

二、办公室人员素质成长的发展策略

如何增强办公室人员素质，促进办公室人员能力的发展，笔者认为这种成长过程是个体与环境积极主动的互动过程，是内外诸因素综合影响并发挥作用的过程。

1.个人要树立终生学习的理念

从内部看，每个人能否成长，关键取决于个人的自主意识，“内在进取”、“自我更新”，是促进成长的根本。法国成人教育家保罗·郎格朗在1970年出版的《终生教育导论》中对终身教育作了进一步说明，他指出：“教育和训练的过程并不随学校学习的结束而结束，而是应该贯穿于生命的全过程。这是使每个人在个性的各方面——身体的、智力的、情感的、社会交往的方面，总之，在创造性方面——最充分地利用其禀赋和能力的必不可少的条件。”他认为：“必须把教育看作是贯穿于人的整个一生与人的发展各个阶段的持续不断的过程。”办公室人员素质成长是一个不断积累知识、增长经验、提高专业能力的过程，是终生教育的过程，这既是办公室工作发展的需要，也是学习社会化的客观要求。每个办公室人员必须意识到知识更新换代的必要性，树立终生学习的理念，有意识地选择内容进行系统的学习研究，不断提高自身的素质。

2.学校要加强针对性的培训

从外部看，学校要采用“外在引导”模式，侧重于通过针对性的培训，为办公室人员的成长创造良好的平台。学校领导要深刻认识到办公室工作的复杂性，既具有综合性又具有专业性的特征。需要办公室人员不仅要具有横向广博的知识面，更要有纵向深厚的专门业务知识的功底，即所谓的T型复合人才。在社会现代化水平高的今天，尤其身处在高校这样一个高科技、知识密集型组织中，办公室的管理方法和手段也在不断地更新和提高，只有不断地汲取新知识、新技术的营养，做到“知识新、头脑灵、思路清、专业精、手脚勤”，才能充分发挥办公室的功能和作用。所以学校应该制订周密的培训计划，安排合适的培训，积极实施培训措施，切实提高办公室人员的素质能力。

对学校而言，办公室人员素质的成长直接影响着管理质量，影响着学校的社会声誉及学校发展的后劲；对办公室人员自身而言，个人素质制约着其职业生涯的发展进程和水平，它对自身潜能的挖掘、自我价值的实现、职业乐趣的体验产生重要影响。因此，研究办公室人员素质的成长，是办公室人员自身成长和发展的需要，是开发人力资源的需要，也是提高学校管理水平的需要，理应引起学校管理者和办公室人员的共同关注。

参考文献：

[1]袁浩明．浅谈办公室工作的服务特征[J]．南京理工大学学报，1995，（6）．

[2]王继英．高校办公室管理工作浅议[J]．机械高教研究，1996，（55）．

[3]顾明远，孟繁华．国际教育新理念[M]．海口：海南出版社，2001：21-22．