教学档案与教学评估的关系及教学档案信息化建设

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档案是国家机关、社会团体及个人在社会活动中直接形成的，作为原始记录保存起来以备查考的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。教学档案是学校在教学实践和教学管理过程中形成的各类具有保存价值的文字、图表和声像等教学信息载体。教学评估是对各个学校办学水平和办学质量的考核和评价，对这项工作来说，教学档案信息支撑着学校教学评估指标体系和评估观测点的自我评述和评价。

一、教学档案是学校教学质量评估的基础和依据

教学档案承载着学校教学实践和教学管理的发展过程和教学成果，反映学校教学和教学管理工作的真实面貌和经验成果，是全面了解学校教学和教学管理工作发展历史及教学成果的重要依据和窗口。不论过去和现在，学校教学和教学管理过程中各类教学和教学管理信息在教学档案信息中得以真实反映，教学实践和教学管理活动都可看作是教学档案的形成过程，教学档案管理建设规范与否，集中体现着学校的教学质量和教育水平。学校提供的教学评估材料是教学评估的重要依据，是讦估了解学校教育发展历史和现状主要途径之一。它们既有学校档案管理部门集中管理的教学和教学档案信息，也有学校各处室分散管理的教学档案信息。这些教学档案信息收集全面、层次分明、过程连续、查询便捷、规范统一、保管得当，共同对教学评估指标体系和各观测点的内容提供全面、准确、详实的佐证，也是对学校自述性评估报告自我评价的真实反映，是支撑教学评估报告文件材料的基础。因此，教学档案管理作为学校教学管理和学校档案管理的重要组成部分，其管理水平和质量高低与否必然会对教学评估工作产生重要影响。

二、教学评估促使学校重视教学档案的建设

虽然教学评估指标体系和观测点并没有对教学档案管理工作做出具体的建设要求和标准，对学校教育教学和教学管理工作的规范化、制度化提出更高的要求。但在客观上会促使学校和相关管理部门改变过去重教学管理、轻档案建设的片面思想，更加重视教学档案和其他业务档案的管理工作，使得各学校改变过去存在的被动接收、管理脱节、教学档案搜集不全面、管理不规范等客观现状。采取基层档案管理专职与专业化、教学档案管理即时化、网络化，走上档案建设信息化的道路。目前，许多学校在着手学校数字档案建设，将档案内容信息化，可以将档案人员从日常业务中解放出来，同时也可以大大减少纸质档案占用面积，仅仅将现有的纸质档案进行数字化转换以后压缩保存就可以节约库房面积三分之一以上。这样的保管方法也方便了档案用户的利用，促进了档案信息化的发展。例如：评估一个学期的教学质量需要动用的人力除了了大量的学生还有教师本人。从班级到年级，形成的文字材料更是量大。所耗的时间也是按月计算。可是通过信息化建设，从在校园网络上通知到收齐材料，到数据统计及公布也就一个星期，大大提高了效率，达到了比过去更完整的数据和最佳的效果，而且能详实完整的获得档案材料，节约了库房的占有。

三、教学档案信息化的意义

随着时代的进步，计算机和网络技术迅猛发展，纸质档案已经不能完全满足人们的利用需求，信息的获取和传递方式也随之发生了重大的变化，档案信息化开始走进人们的视野。档案信息化的基本内涵包括：档案信息利用网络化、档案信息存储数字化和档案信息管理标准化。它的基本特征是传输网络化、档案数字化和管理智能化。档案信息化背景下的档案信息利用是有别于纸质档案的，它的方便快捷，也促进了自身的发展。传统的纸质档案内容比较庞杂，且有特殊的保存方法，从全宗到案卷实行层级式管理，给人们的利用带来了诸多不便。以我校为例，由于学校办学规模不断扩大，由此产生的学生学籍档案、教学档案、基建档案也在迅速增多，但与之不相称的是档案保管空间、档案管理员的数量却没有相应的增长。档案数量的激增不仅带来了存储问题，还带来了档案库房的管理问题、档案人员的配备问题。所谓档案建设信息化，就是指用计算机对档案文献进行收集、筛选和不同层次的加工，使之转化为计算机软件形式的二次文献信息供人们利用的过程。随着社会科技进步，档案信息电子化管理，已是新世纪档案事业发展的重要方向。其意义在于：（1）可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。目前，大多数单位对计算机的应用单一，开发功能简单，有的仅仅用于档案著录或文件打字贮存，利用效率造成极大浪费，使现代化设备不能尽其用。（2）缩短二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。手工信息加工工作时间长，造成信息失效，严重影响了档案信息的应用价值。档案信息电子化，编者可直接利用电脑的功能完成信息加工程序，快捷地出版二次文献。（3）档案信息电子化，可一次投入多次产出，改变信息加工工作受经费限制的局面。（4）档案信息电子化，信息成果可以多份拷贝，将拷贝送到各部门，拓宽服务范围，发挥档案信息的利用价值。（5）档案信息电子化，可使档案信息顺利与最新国际技术接轨。

四、实现档案信息化管理注意的问题

1、档案软件开发具有信息管理功能的通用性。

开发的软件既要适用于文件检索，又要可用于档案信息计算机管理系统，利用计算机完成信息管理工作。开展基于移动终端、3G技术、云计算和下一代互联网的网络教学、虚拟实验、电子书包和移动学习等信息化教学和学习。建立一个数据交换的机读目录档案系统，档案系统和计算机管理系统具有规范性、开发性、服务性、共享性的功能，达到档案信息资源共享的要求，加快档案信息化的管理。

2、加强电子文件归档标准化、规范性的管理。

借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线，由计算机信息管理部门负责归档，档案部门负责规划统筹。各业务职能部门把具有保存价值的电子文件，按照信息管理部门的统一要求进行电子文件格式转换，保证数据可靠性和通用性，将数据传输到计算机信息管理中心。计算机信息中心接收这些数据后，进行集中处理，经汇总的数据通过信息中心输送至各业务管理部门共享。随着每年数据的更新，过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求，进行鉴定，编目整理，通过网络传输移交给档案部门保存，或直接存入光盘，定期归档。

3、档案管理信息化对档案信息管理人员的素质提出了更高的要求。

一是需要新的知识和技术手段，要培训和更新计算机和网络通讯方面的知识。其次还应具备整理档案信息的能力。通过网络系统，把分散的档案信息组合整理，提供给师生利用。最后，需具备开发网络档案信息的能力，真正提高网上档案工作服务水平，适应网络化发展要求。教学档案信息管理是教学和教学管理工作的基础工作之一，积极采取有效措施，推进和加强教学档案建设，促进教学档案管理工作啊信息化目标大力推进。

作者：郭丹 石玉蓉 单位：武汉市东西湖区城市管理委员会