成人教育教学档案管理研究

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摘要：成人高等教育教学档案具有来源广、层次多、形成复杂等特点，目前在成教档案管理中存在着不受重视、档案管理人员素质有待提升和信息技术应用有待提高等问题，针对这些问题要从管理层和档案管理人员素质提升入手加以解决。

关键词：成人教育；成人高教；成教档案；档案管理

教学档案是在教学实践和教学管理活动中直接形成的有价值的历史记录，包括教学实践活动中形成的材料和教学管理工作中形成的材料。教学档案反映学校主要职能活动情况，是学校档案的重要组成部分。成人教育教学档案是指在成人教学活动、教学研究和管理中直接形成的上述材料。做好成人教育教学档案管理对于提高成人教育质量、改善学校管理水平具有重要的理论与实践意义。

1成人高校教学档案的特点

成人高等教育与普通高等教育比较起来具有其特殊性，其产生的档案也具有不同于普通高教的特点。

1.1成人高等教育办学形式多样

成人高等教育以学历教育为主，学员大多为在职人员，学习方式多为自学，并辅以集中面授。另外还有各种形式的短期培训进修班等。唐山师范学院与唐山市教育局对师范类本科生教育实习进行了创新改革，将本科师范生顶岗实习与农村中小学教师培训工作融合成一个整体，在师范生下点顶岗实习的同时，被顶替出来的农村中小学教师来校接受为期一个月的专业培训。成教管理部门对顶岗实习的教师建立了培训档案，对教师晋职晋级起到了凭证作用，对今后继续进行类似培训有着重要的参考价值。学校也因组织师范生顶岗实习和农村中小学教师培训工作成绩突出获得了2009年唐山市科学发展创新集体二等奖，成功经验受到教育部相关领导的高度重视。

1.2成人高等教育办学时间存在差异

成人院校脱产高起专和专升本的学生学制两年，高升本的学生学制为四年，函授和业余形式在相应层次上的学生学制为两年半或三年。唐山师范学院还与泰国皇家清莱大学合作办学，定期接收学习期限为一学期的泰国留学生来校学习汉语，其档案更是严格。此外还有农村中小幼教师脱职培训、省市级骨干教师培训、中小学教师国家级培训计划，虽然都是短期培训，最多一两个月，少则十几天，但也要形成规范的学员学习档案，为将来教师评职、评先提供有力的依据。因此，成教学籍档案在形成时间上存在差异性。

1.3教学档案系统性强

系统性主要表现在从每个学生入校到毕业离校，都要经过一套系统的程序。整个程序的教学档案包括招生指标、招生简章、入学成绩、录取底册、培养方案和教学大纲、毕业论文或毕业设计、学籍表、学位评定表等一套系统完整的材料。

1.4教学档案具有复杂性

成人高校的生源复杂，学员一般都是在职人员，其社会背景相对复杂，职业涵盖范围广，本身就具有一套完整的档案材料。从学员构成情况看，其初始学历各不相同，年龄也存在很大差异，但同时参加成人教育学习，因此造成了成人教育学籍档案具有复杂性。因此必须建立一套严格的规章制度，才能保证工作质量。成人教育教学是一个复杂的教学实践过程，从长远来说需要有一个综合的方法来评定其教学活动的有效性。成人教学档案不仅能够满足这一需求，而且还可以为教学奖励、评估提供可见的事实依据。同时对从事成人教育教学的教师来说，建立教学档案，一方面可以展示其教学实力和教学成就；另一方面也可通过交流，促进其不断进行业务提高。

2成人高教档案管理存在的问题

2.1管理层对成教档案工作不重视

全日制院校办成教，领导往往对全日制教学非常重视而对成教则相对放松，对成教档案工作更不够重视。其结果就是各级部门对成人教学档案的轻视，缺乏管理意识和管理制度，工作上也敷衍了事，档案材料没有系统，甚至残缺不全。

2.2档案管理人员专业技术人员短缺

高校成教部门因为编制数量的限制很少能配备专职档案管理人员，都是由从事其他工作的人员兼任，这些人员有自己的本职工作，所以不能全力以赴地从事成人教育档案管理工作，造成档案管理队伍不稳定，流动性强，工作效率低下，质量不高。

2.3档案管理现代信息技术应用滞后，工作效率不高

以计算机技术和网络技术为标志的现代信息技术已广泛应用于教育教学和档案管理部门，但因为成教部门档案管理工作不被重视，造成信息技术设备配备较少，“也没有应用档案管理专用软件，加之没有配备专职档案管理人员，使得成教档案基本都是手工操作，教学档案材料基本上也都是纸介质，一些教学档案材料大部分是打印稿，有的还是手写稿，没有电子档案信息资料，照片、图片、多媒体教学课件和其他一些现代教学档案信息资料基本没有”。现代信息技术应用水平低直接关系到成教档案的管理水低，影响到档案的凭证作用和参考作用的发挥。

3提高成人教育教学档案水平

3.1管理层对成教档案管理工作的重视是提高水平的关键

成教档案管理工作是成人教育中的一项重要基础性工作，成教档案能够为成人教育教学工作提供凭证和参考价值，如唐山师范学院承担的农村中小学教师培训工作所形成的档案对今后继续开展此类培训工作可提供参考，在已有工作基础上进一步完善和创新，对已参加过此项培训的教师在其晋职晋升中可以提供凭证，这就是成教档案管理工作的意义所在。因此管理层要重视成教档案工作，把档案建设看成是教学管理工作的一个重要组成部分，把档案工作纳入成教的规划和管理制度中，应配备专职的档案管理人员，重视其档案学专业知识的学习、培训，提供条件外出进修或参加档案专业的学术会议以提高其档案意识和管理水平。

3.2提高档案管理人员的业务素质是提高水平的重要因素

档案工作既是一项政治性很强的工作，又是一项业务性很强的工作，对从业人员有着较高的素质要求，因此对档案管理人员除了要求具备较高的政治素质外，对其业务能力也有较高的要求。因此不论是专职还是兼职从事成教档案管理的人员都要采取多种方式学习档案学专业知识，对档案进行档案的科学化、标准化、规范化管理，在技术上做到精益求精，才能不断提高档案管理工作的服务质量。首先，树立正确的教学档案管理理念。宣传和贯彻《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，增强档案工作者和广大师生的档案意识，明确档案开发和利用工作的服务方向和服务思想，明确教学档案管理工作的内容，充分认识到搞好教学档案管理工作对提高教学质量、促进教学改革的重要地位和作用，重视教学文件资料的平时积累，杜绝敷衍了事、做表面文章、应付检查等错误做法。

强化档案意识，自觉积极、主动地将在教学及教学管理过程中形成的文件材料按时上交归档，为管好用好教学档案打下良好的基础。其次，更新观念，不断创新。要想改变当今档案工作局面，必须强化档案人员的创新意识、创新精神、创新能力。随着科学技术的发展，各部门工作需要的人员不断减少，但是工作量却不断的增加，档案工作人员面临的压力越来越大。因此，成教档案人员必须及时做出相应的调整，以新的思维方式做好档案管理工作。再次，档案管理人员要努力练就过硬的业务技能。档案工作既是一项服务性工作，更是一项业务性工作。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给专兼职档案人员提出了更高的要求。“这就要求从事档案工作的专兼职档案人员，既要有扎扎实实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。”

3.3积极应用现代信息技术是提高管理水平的保障

现代科学技术尤其是计算机技术和网络技术在档案信息资源管理领域的广泛应用大大提高了工作效率。成人教育的不断发展壮大，大大增加了成人教育档案管理人员的工作量，所以必须积极运用现代科学技术手段，实现教学档案的电子、网络化管理，把管理人员从繁重的手工操作中解放出来，使档案资源管理规范、利用方便，只有这样才能使有限的人力、物力、财力产生最大的效益。成教档案工作是一项重复性强的专业性工作，是一项不易获得成就感的工作，既需要耐心细致，又需要踏踏实实，这就需要成教档案管理人员有默默无闻的奉献精神和较强的政治责任感，树立有为的服务理念，为成教教学工作提供档案信息服务。

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作者：马蓉 单位：唐山师范学院