探求企业科技档案管理的提升

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一、科技档案管理存在的突出问题

（一）完整性欠缺

在实际的归档收集过程中，由于归档管理人员理工科与工程技术背景知识的欠缺，以及对归档项目整体了解的不足，往往使其在归档中不能很好地把握归档文件的完整性，特别是科研项目形成立项阶段的反映项目需求和来龙去脉的专业性很强的技术文件。这就导致归档文件不少，技术类文件有遗漏，最终使得所归档文件不能反映科研项目的技术全貌、进展过程，甚至造成技术路线的模糊与不连续。

（二）管理模式落后

很多企业档案部门在科技档案管理上局限于科技档案实体的收集、整理、保管和利用，而对科技档案的数字化、网络化管理则很少涉及，没有认识到科技档案信息化管理的重要性、必要性和紧迫性，以至于企业科技档案管理多年来停滞不前。在知识经济和信息时代，随着科技档案类别、内容、载体、信息的不断增加，传统的科技档案实体管理模式已经不能适应新形势下科技档案信息化管理的需要。

（三）服务手段滞后

由于档案管理涉及软、硬件的投入，因投入不足而导致在科技档案管理上只能简单地编制科技档案案卷目录、专题目录，不能运用现代化计算机网络通信技术进行科技成果转让和信息交流，影响了企业科技档案信息资源的开发和利用。

二、加强科技档案管理的举措

（一）高度重视科技档案技术文件材

料的系统性和完整性档案管理人员要了解课题（项目）的技术方案、技术路线，懂得课题（项目）各种技术文件的内在联系与因果关系，切实为科研人员提供归档指导，使归档文件材料能完整地反映科研人员的研究思路和实现意图，能够客观地描逑该科研项目的进行过程，并能够客观、全面地反映出科技项目的主要内容。要注重归档项目中系统（课题）、分析系统（专项、子系统、子课题）组成与它们之间的内在技术联系，按照技术专业体系形成归档文件体系，避免归档文件材料的杂乱无章堆积。为了确保归档技术文件材料的系统性和完整性，档案人员应当采取前端介入、过程控制的方法。只有这样，才能从根据上保证科技档案技术文件材料的系统性和完整性。

（二）大力推进科技档案的全面质量管理

全面质量管理是提高科技档案工作的质量的重要手段。因此，在科技档案的形成、积累、收集、整理、保管鉴定、统计、提供利用以及技术文件材料的接收、装订、分发、入库等环节中必须把科技档案的质量要求贯穿于科技档案工作的全过程，同时要研究那些影响档案质量的因素并探讨如何来控制他们，这就要求抓好各个环节各个过程的质量管理；同时，建立一整套保证档案质量的工作体系，把科技档案工作纳入生产、技术和科研等管理制度．纳入生产、技术和科研计划，纳入专业科室和技术人员的职责范围并构成一个整体，融会贯通，互相补充，从各条途径来保证科技档案工作的开展。

（三）加强科技档案的开发利用

合理地利用科技档案可以产生巨大的社会效益和经济效益，能有效地提高效率、增加收益、节约资金。在科技档案的开发利用上，以科学发展观为指导、坚持全面协调可持续发展是档案事业发展的必然要求。为了更好地利用科技档案、发挥档案价值的作用，必须提高档案的利用功能；同时，为了保守企业秘密，必须加强法律意识，建立严格的保密措施。利用和保密是辨证的关系，强调一方面而忽视另一方面都是不允许的、不科学的。要转变思想、更新观念，改变传统的”重保密、轻利用”的观念，统筹安排好各环节工作，正确处理好利用和保密的关系，使两者和谐共存。在开展科技档案利用工作时，要依法规范利用，积极、慎重地制约人们对科技档案的利用行为，维护企业合法权益，确保企业秘密的安全。

（四）加强科技档案信息化建设

加大投入，解决好科技档案信息化基础设施建设等关键性问题，应用现代化计算机网络信息技术，对科技档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务，使科技档案管理模式由传统的档案实体保管，逐步转变为现伐化的档案实体的数字化、网络化信息管理。

（五）进一步提高档案管理人员素质

知识经济、信息时代为档案管理工作提供了发展的空间，同时也带来了严峻的挑战。档案管理队伍素质的高低，决定着档案事业发展的成效。要进一步加强档案工作者的继续再教育，有计划、有重点地抓好学习、培训，从而使档案人员在业务技能和服务方式跟上企业发展的需要。总之，科技档案工作作为企业管理的重要组成部分，对企业的技术创新、管理创新有不可替代的作用。企业只有高度重视并不断加大科技档案的管理力度，才能把科技档案的现代化管理事业提高到一个新的水平。

作者：王日光单位：山东省威海市供电公司