英语商业信函剖析

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[摘要]中国入世以后，英语商业信件在对外贸易中起着越来越重要的作用。然而，从文体学的角度系统地去研究它的语言及文体特征还是一个比较新的领域。本文采用现代文体学理论，从字位、词汇、句法、语境四个层面对英语商业信件进行了分析，并对未来英语商业信件的语体发展趋势进行了预测。

[关键词]商业信件语言描述语境因素

随着中国的改革开放及中国加入世界贸易组织的成功，国际贸易受到人们越来越多的重视。在国际贸易中，信息的交流是必需的，而信件是信息交流通常采纳的一种形式。即使在人们成功地使用电报、电传之后，信件仍用于确认是否收到了电报、电传。现在，传真、E-mail比信件、电报、电传受到更多人的欢迎，而传真、E-mail通常采纳信件的形式，因此，传真、E-mail也可看成是商业信件的一种变体。从这一意义上来说，信件仍然是现代交际的主要方式。英语，作为一种全世界通用的工作语言，自然也就成为商业信件的主要语言。所以，本文讨论的将是英语商业信件。

为便于分析，也为了增加分析的真实性，我们选了美国一家公司的经理发给河北某企业集团的五封信。本文拟从两个角度对所选信件进行文体分析：语言描述和语境因素分析。在语言描述当中，我们采用文体标记系统给语言特征进行分类。在文体学中一般把语言特征分为四个层面：音系、字位、词汇、句法，商业信件是一种书面语言，音系文体标记不具有文体意义。我们只分析字位、词汇、句法三个方面。对一语篇的彻底理解也取决于它所存在的语境。语境可分为两类：语言语境（linguisticcontext或co-text）和情景语境（extralinguisticcontext或contextofsituation）。在讨论商业信件时，我们将从情景语境的组成部分，即语言使用者的特点，语言使用的目的，主题，交流媒介，角色关系五个方面对商业信件的语境因素进行分析。

一、语言描述

字位文体标记：英语商业信件采用的是书面语言，目的是为了让收信人获取某种信息，或采取某种行动，无意于达到音系的效果。因此，音系文体特征在这里并不显著。我们将从字位文体标记开始，着重讨论以下几个方面。标点:逗号和句号是人们最常用的两种标点，它们的用法因而常被忽略。但在英语商业信件中，它们的用法很值得讨论，因为多数语体常使用各种各样的标点以达到自己独特的文体风格，而商业信件经常采用逗号和句号。逗号，在商业信件中，主要用于把状语从句与主句分开，或者把表示过渡性的短语与句子其他部分分开。大写：是英语商业信件的又一重要文体特征。与其他语体中的大写不同，商业信件中的大写字母主要用于专门术语或固定词组的缩略。随着经济步伐的加快，为了节约时间和金钱，更多的表示缩略语的大写字母将出现在商业信件中。段落：在文学作品中，意义相关的句子常组成一个段落。而在商业信件中，段落是作为一种使信息更易读懂的方法而存在的。因此，商业信件的段落很短，以留出更多的空白来吸引读者。

词汇文体标记：商业信件受其特定的目的、主题和读者的影响，词汇的选择有下面几个典型的文体标记。简单、专门、具体的词汇：鉴于商业信件的目的、主题和读者的影响，许多商人提出了商业信件的写作标准，即七个C：完整（completeness），简洁（conciseness），体谅（consideration），具体（concreteness），清楚（clearness），礼貌（courtesy），正确（correctness）。在七个C当中，简洁、具体、清楚、正确要求词汇表达准确无误，这对商业信件的独特风格的形成有重要影响。借词：商业信件从普通词汇中借用大量词汇，再赋予新的特殊的含义，这种特殊词汇已经成为商业信件的典型特点。动态动词：动态动词与状态动词不同，它能够赋予句子生命，使读者注意该动词表达的动作，从而说服读者采取某种行动。因此，商业信件尽可能地大量使用动态动词以达到其目的。数词：为便于读懂，商人遵循“新闻工作者的十原则”，即10以及10以下的数字用英语单词拼写，10以上的数字用阿拉伯数字写出。用这种方式来写数字，便于校对是否符合要求。这一原则的例外是日期的写法，日期通常采用基数词（1，2，3等），而不用序数词（1st，2nd,3rd，等）。另一特点是数字的大量使用，这与商业信件的主题有关，因为商业信件经常谈到价格、规格、货物的数量、日期。缩略词和简写：在商业信件中，普遍使用缩略语来代替商业术语。特有词汇：商业信件有其独特的使用频率极高的词汇，这已成为这一语体的典型特征。

句法/语法文体标记：从句法角度分析，商业信件的文体特征主要有以下几个方面。陈述句和祈使句比例较高：商业信件的主要目的是通知、劝说和否定，通知与否定的目的决定了事实性的叙述——陈述句。这是由于商业信件的劝说目的所决定的，因为祈使句可表达命令、请求、建议，它的使用可影响读者的行动。祈使句可用于第一人称、第三人称，也可用于省略主语的第二人称。商业信件多使用省略主语“you”的祈使句。简单句占据多数：由于商业信件的写作要求清楚、准确，所以信件中的句子通常很完整、简单。在私人信件中，简洁会被认为粗鲁无礼，但在商业信件中，简洁才像商人。但是，一系列较短的简单句在结构上平行，没有一个观点能引人注目。使用相对较短的句子：根据Dr.RudolphFlesch的TheArtofplainTalk，长度为17个词的句子具有较强的可读性。为使商业信件易懂，作者应在频繁使用短句的同时，注意变换句子的长度。这一现象表明商业信件的句子比其它语体的句子较短，而且句长也变化多端。句子结构的复杂程度能反映该语体的正式程度。短句的频繁使用说明该语体不太正式。

二、语境因素分析

语言使用者的特点：语言使用者的特点可以从他的年龄、性别、社会区域、种族、所受的教育反映出来。所有这些因素都会对语言的文体风格产生直接的影响。年龄对商业信件的影响并不明显。性别主要反映在称呼上，社会区域或种族背景对语言风格也有一定的影响。

语言使用的目的：根据WilliamJacksonLord，Jr.JessamonDawe的观点，商业信件的目的主要有三个：通知，劝说与否定。通知是为了让读者了解某事。为达到这一目的，作者使用了陈述句。劝说的目的是为了说服读者采取某种行动，因此作者会用大量的包含动态动词的祈使句。否定的目的是转达否定的信息，这种信息常会使读者失望，甚至会惹恼他。

主题：不同的主题需要不同的词汇。商业信件的话题是谈判双方为成交而就商品进行的讨论。这种话题可以是询盘、报盘、还盘、支付、装运，甚至索赔。正如前面所分析的，这种话题需要商业信件采用具体的词汇，动态动词，数词与商业术语等，简短的句子与段落。但是，同样的主题，由于其目的不同，语言也会有差异。因此，商业信件是因主题及目的而产生的变体。这两个因素与其他方面结合起来才能决定词汇，句法以及其他的文体特征。

三、结论

本文应用现代文体学理论，从语言描述和语境因素两方面分析了商业信件的文体特征。语言描述的分析表明商业信件使用了大量的逗号、句号、缩略、大写、短句、短段落、简单具体的词、部分多音节词、借词、动态动词、陈述句、祈使句、完整的简单句、一些固定句型。之后，我们又结合语境，从语言使用的角度分析了这些语言特征出现的语境根源。从这些分析不难看出，商业信件可以说已从过去的非常正式的语体逐步地向非正式语体过度。但我们有理由相信它永远也不会到达非正式这一极端，因为这是由它特有的语境所决定的。希望这种分析能为正在从事或准备从事国际贸易有关活动的人士提供一些语用指导，使他们能在商贸活动中更好的驾驭自己的语言，较好地进行信息交流，从而成功地完成商业活动。