商务英语信函写作礼貌原则

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[摘要】随着社会经济的迅猛发展，商业信函逐渐成为人们在经济领域内的一种重要的交际手段，通过它人们可以交流信息、联系业务、商谈贸易、磋商、处理问题、传递友谊等。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌策略的表现。商务英语信函是国际贸易双方进行书面商务信息沟通的重要手段,其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。可见，礼貌在商务信函中的作用不容忽视。

[关键词】礼貌原则商务英语信函写作

随着改革开放的深入和全球经济贸易一体化过程的不断推进，我国对外经济贸易得到了很大的发展，国际商务交往越来越频繁。在国际商务交往中，书信则是最重要的书面交往方式。在书信往来沟通中，双方极有可能不曾谋面，而只是以信传情达意。在以信传情达意中，双方应该努力塑造良好形象，争取并保住新老客户，以取得更好经济效益。礼貌是商务信函的重要语言特点。在礼貌原则指导下的信函能够给企业树立良好的形象．进而促进商务活动的顺利展开。

一、商务英语信函的写作原则

写作商务信函并不要求您使用华丽优美的词句。您需要做的就是，用简单朴实的语言，准确的表达自己的意思，让对方可以非常清楚的了解您想说什么。一般地，商务信函有以下几个方面的写作原则：

1、礼貌原则(courtesy)

礼貌不仅仅是指有礼而已,并不是简单用一些礼貌用语比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以，它是从一个“您为重”(You-attitude)的角度考虑问题。为了使商务英语文书更具礼节,撰写者还应避免过激、冒犯和轻视的用词。

2、体谅原则(consideration)

体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时,要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中,寻找最好的方式将信息传递给对方。

3、完整原则(completeness)：在信函写作中,信息完整很关键,所以商务信函中应包括所有必需的信息。

4、清楚原则(clarity)

清楚是商务英语信函写作最重要的原则.一封含糊不清、辞不达意的书信会引起误会与歧义，甚至会造成贸易损失。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构。一般地，商务文书的撰写者必须将自己的意思清晰地表达出来,以便对方准确理解。

5、简洁原则(conciseness)：要求我们用最少的语言表达最丰富的内容。在写作中,我们应当用简短、易懂、直接、朴素的英语,要避免重复、罗嗦,不要将读者的时间浪费在你那难懂的字眼上。

6、具体原则(concreteness)：使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。

7、正确原则(correctness)：正确原则是指不仅是语法、停顿和拼写正确，也指语言标准、叙述恰当、数字精确、以及对商业惯用语的正确理解

二、礼貌原则在商务英语写作中的具体应用

1、运用礼貌语言

在商务英语书信交际中，经常使用的尊称语，亲呢语、祝颂语乃至含蓄委婉语等都体现了礼貌原则。礼貌语言的使用，不仅能传递给对方高兴、感激、愉悦等积极情感，同时还可以委婉的提出进一步的要求，这样可以对商务合作的成功起到积极的推动作用。

试比较：

a)YourorderNO．85forl00，000yardsofCottonPrintsArt．NO．1002isrejected．我们拒绝了你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。

b)WeregrettoinformyouthatwehavebeenunabletoacceptyourorderNO．85for100，000yardsofCottonPrintsArt．No．1002．我们遗憾地通知你方我们已不能接受你方85号关于订购货号1002号印花布十万码的订单。后一句比前一句恰当，因为后一句比较含蓄，前一句则比较直接、生硬。因此，后一句就是礼貌用语。

另外，我们还可以使用虚拟语气来使要表达的令人不快的意思显得间接委婉。试比较：

a)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedoccurs,itwillbeveryembarrassing．如果订货样品与收到的货物不符的情况再发生的话，会令人十分b)Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur，itworldbeveryembarrassing．第二个句子比第一个句子更婉转，因此，它就较为礼貌。

2、突出对方本位(Youattitude)

在商务英语书信中，我们切记，无论是给谁写信，我们都应从对方的角度来看问题，考虑对方的处境，明白对方的难处，站在对方的立场上。采用你方观点（You-attitude）写信，说明我们理解对方、体谅对方。因此，为了体现礼貌原则，在商务英语信函写作中。人称尽量不使用I或we开头而应采用用第二人称you或其物主代词或者your．以突出Youattitude。译汉时多使用谦辞．称对方为“贵方”．而称自己为”本公司””我方等。例如：

(1)Ifyouareinterestedinanyoftheitems，pleasedon’t?hesiratetotelIUS如果贵方对任何产品感兴趣请告知我方。

(2)TomeetyourrequirementWearewilingtomakesomeconcessionstocut3％ofourpriceifthequantityofyourindividualpurchaseisnotlessthan50tons为满足贵方要求，如果贵方每次购买不少于5O吨的话，我方愿意做出一些让步，降价3％。从以上例子我们不难看出，不管你的目的是提供信息、说服别人还是增进友谊，最打动人的词就是”you”和”your。

3、使用委婉的语气

在商务交流中，双方难免会有分歧．为了不因直接话语而冒犯他人，建议在商务英文信函写作中尽量使用温和、委婉的语气。要想表达委婉的语气在商务英文信函写作中可以适当的使用语义模糊的词汇如Imafraid，Ithink，Ibelieve”或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：

(1)Imafraidwecantaccept”CashAgainstDocumentonarrivalofgoodsatdestination”．我方恐怕不能接受货到目的港后凭单付款的支付方式。

(2)CouldyoumakepaymentbyirrevocableL／C。贵方可否用不可撤消信用证付款。除了以上几种表答方式以外，情态动词、条件句、被动语态过去时的使用也可以起到缓和语气的作用。委婉的语气可以避免对对方的直接命令或指责，易被人接受，对商务沟通起到推动作用。

4、展示人情味

中国人很重感情，人们互相关心，互相理解。尤其当对方发生了不幸或不愉快的事情时往往会向对方表达亲切或同情之意，并且会表示一定的理解和美好的祝福，这种写信人向收信人表达关心、理解或同情的方式我们称作“展示人情味”策略。谚语说得好：“患难的朋友才是真正的朋友”。此话道出的真谛同样适用于商业伙伴之间的相处。当朋友遭遇不幸时，恐怕没有什么能比表示深切慰问的信更能让人感激，更彰显礼貌了。例：Weacknowledgereceiptofyourletterdatedthe3rdthismonthenclosingthereprographyoftheinsurancepolicy，weareregretforyourloss.(本月3日来函和保险单复印件已经收到，我们对贵公司所遭受的损失深表同情。)这是一封与遭受损失的公司就交货期限进行磋商的信函，信中表达了己方对对方遭受的损失的同情与关心，充分体现了写信人富有人情味的一面。

5、避免不和

避免不和在商务信函写作中，主要表现为当写信人不同意对方的观点或不愿满足对方的要求或请求时，为了不造成对对方的直接否定，维护对方的积极面子，在回信时写信人要避免直陈不同的意见。

①Wesincerelyrecommendyoutoacceptourproposalasourstocksaregettinglowerandlowerdayandday,andweareafraidweshallbeunabletomeetyourrequirementsifyoufailtoletushaveyourconfirmationbyreturn.(我们真诚地劝告贵方接受我们的建议,因为我们的库存逐日减少。如果贵方不立即确定,我们恐怕将无法满足贵方需要。)在此句中，如果把recommend该为advise的话，就会不妥。因为advise有一种居高临下的涵义，好象非接受我们的建议不可，其实对方接不接受得由自己作主，别人无权干涉。

②Accordingtoourrecords,youhavenotyetsettledyouraccountforelectronicequipmentsuppliedtoyouon10thDecemberand20thJanuarythisyear.（根据我方存档，贵方尚未还清我方今年12月10日以及1月20日向贵方提供的电子设备货物的资金。）作者用Accordingtoourrecords这个间接缓和模糊限制语来缓和对方未付款的事实。特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。

三、结语

在商务交往中商务信函不仅是用来沟通的媒介。更是建立友谊、吸引客户的手段。商业信函的特点和功能决定了商业信函中必须注重礼貌原则，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。因此，在日常的商务活动中．我们应注意商务英语写作中礼貌原则的运用，这样才能更好促进商务合作的顺利进行。