外贸英语信函文体风格

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【摘要】文章根据作者讲授外贸函电的经历，探讨了外贸函电的文体特点。外贸函电应准确，简明，扼要。礼貌和体谅也是商务信函书写的重要原则。同时应用主动句，少用被动句，信要写的自然，避免使用陈旧的语言。

【关键词】英语信函；文体特点；礼貌体谅；主动语态

外贸英语信函作为外贸英语的一个重要组成部分,受其行业特点的影响,具有其特有的文体风格。

在外贸业务中，每笔交易的达成，多与买卖双方的共同努力，相互协作密不可分。同时，为了搁置各自利益，买卖双方存在激烈的竞争。这种竞争中要有合作，合作中竞争的行业特点必然给外贸英语信函赋予鲜明的行业特点。

外贸英语最显著的文体风格之一是用语礼貌。礼貌的用语会给买卖双方的合作创造一个良好的氛围。友好的气氛是顺利进行业务交往的前提，即使交易不成，也会起到“买卖不成人情在”的效果，为以后再次交往打下良好的基础。

一、措词用语礼貌客气

言语是表达情感的重要手段。礼貌客气的措词用语首先就在买卖双方之间创造一个友好的气氛。

1．对对方的一切友好表示，如询盘、报盘、订货等不管接受与否多要表示感谢

WethankyouforyourletterofOct.27andshouldliketodiscussthepossibilityofexpandingthetradewithyou.

感谢你方10月27日来函，并希望同你方讨论扩大贸易合作的可能性。

WearepleasedtoreceiveyourinquiryofJanuary10thandencloseourillustratedcatalogandpricelistgivingthedetailsyouaskfor.

很高兴受到你方1月10日的询价。根据你方要求，现寄上带插图的目录及明细价格单。

WethankforyourquotationofMarch3rdandthesamplesofsockssenttous.

谨对3月3日的报价及寄来的袜子样品表示感谢。

2．提供令人满意信息时，要用语客气

WehavethepleasuretoinformyouthattheshipmentperS.S“NanFang”hasgoneforwardandhopethatitwillarriveatthedestinationinperfectcondition.

欣告你方“南方”轮已顺利装载，希望到达目的港时货物良好。

Muchtoourdelight,ourmanufacturersarepreparedtorearrangetheirproductionforyou.

令我十分高兴的是，厂家为您重新安排生产。

3．提供令人不满意的信息或向对方表示不满时，更要注意措辞

Pleaseacceptourapologiesforbeingunabletoentertainyourcounter-offer.

不能考虑你方还盘，甚歉。

Muchtoourregret,theL/CforyourorderNo105hasnotreachedusuptonow.

令我非常遗憾的是，贵方105号订单直至目前尚未到达我处。

Itisregrettabletoseeanorderdroppedowningtonoagreementonprice;however,wewishtorecommendyouanotherqualityatalowerpriceforyourconsideration.

很遗憾，因为无法就价格达成协议，失去了一个订单。但我们仍建议你们考虑较低价格的另一品级。

4．向对方提出要求，也要讲究礼貌客气

Yourearlyreplytoourrequestwillbehighlyappreciated.

如蒙早日答复我方要求，我将不胜感激。

Welookforwardwithkeeninteresttoyourpunctualshipment.

我殷切希望贵方准时交货。

二、避免消极否定的语气

1．尽量避免使用具有否定含义的词语

TheshipmentwillnotarriveinBostonuntiltheendofAugust.

这句话强调了装载的货不能早来这样一个不祥的事实，如反过来用积极肯定的语气表达，效果就不同了，看了令人鼓舞。

TheshipmentwillarriveinBostonattheendofAugust.

再看下面这个句子：

Yourordercannotbefilledunlessyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

这句话不仅强调了什么不能做，而且还有指责对方的口气，不易为人所接受。最好改为：

Yourordercanbefilledifyourequestaminimumquantityof1,200pieces.

再如：Weareholdingbackyourshipmentuntilwereceiveyourpayment.应改为：

Wewillforwardyourordertoyouassoonaspaymentisreceived.

2．防止“冷漠”和“不必要条件”

YourcarwillbepickeduponTuesdayatnoon.

本句并无语意毛病，但如采用较积极说法，效果则更好。

YourcarwillbewaitingforyouonTuesdayatnoon.

下面再看“不必要条件”措词的不足之处。

a.Ifyousendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

b.Bysendusacheckfor$1,200rightaway,youwillbeableto---

a句中含有对方可能不会寄交支票来的言外之意。把“if”至于句首，则更强调了条件限制。而b句虽表达同样意思，却无上述否定可能性的言外之意。

3．要采取对方立场

作为一个交际者，面临的最大挑战是如何使对方感到自己的重要性受到尊重。对方会原谅你的无意疏忽或模棱两可的态度，却受不了你的轻视鄙薄。

高明的交际者采取对方的立场，使对方感到自己的重要性受到尊重。他们在书面交际中，推敲词句，尤为注意采取对方的立场。请看下例：

WehaveaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

上面这句话本身没有什么问题，但写的角度侧重了发信人而不是收信人。如将上述句子改写如下，则效果更佳：

YoucanchoosefromaverygoodselectionofwinterclothesinthespringattheHuaLiangClothingStore.

这个句子强调了有各种各样的冬季服装可供收信人挑选，强调了收信人的利益。同时，用“Youcanchoose”更显得亲切、直接。

在撰写说服性信件时，采取对方立场尤为重要。因为如要说服对方购买一件商品或采取一项行动，对方必然先考虑是否对自己有利。请看下面两例：

Weadviseyoutoorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

Tohaveagoodsupplyofshoes,pleaseorderatonceasourstockwillsoonbesoldout.

第一句只表明“你的需要”，而第二句则把读者的需要和利益考虑进去了。

以下两例因考虑了对方的立场，句子得到明显改进：

（1）WewilldelivertheorderbyFebruary10.

YouwillreceiveyourorderbyFebruary10.

（2）Wecanallowyouhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

Youcanpayonlyhalfoftheinvoicedamountforpackingifyoureturntheemptycrates.

以礼貌客气求合作只是问题的一个方面，问题的另一个方面则是激烈的竞争。常言道：Nobargaining,nobusiness.在激烈的竞争和讨价还价中，还必须讲求策略。讲究谋略的手段之一就是巧用委婉模糊表达。因此，委婉模糊的表述也是外贸英语的重要文体之一。所谓委婉模糊表述，就是把有些词汇的有限外延巧妙结合起来，使其内涵的可塑性和外延的模糊性有机地融为一体，隐其真情于字里行间，寓其实于“弦外之音”,把自己真正的意图用委婉模糊的方法表达出来。常见的方法有以下几种：

1．迂回表达，声东击西

Wehaveconcludedsubstantialbusinesswithmanyotherclientsatalowerpricethanyours.

我方已与其他许多客户以低于贵方的价格大量成交。

这里并未直接指出对方价格偏高，只是委婉地用“其他许多”这种言彼指此的迂回方法把自己的态度明确地暗示出来。“其他”指谁？“许多”是多少？单从语义上看很不明确，但是，言者的明朗态度正是寓于这种模糊之中。

2．讲究分寸，留有余地

Weshallseeourwaycleartomakeshipmentasearlyaspossible.我方将设法尽早交运。

“设法”并非承诺，尽早亦无时限，只是一种意向，既不卑也不亢，这就给自己恰当处理问题留有余地而争取主动。

3．措词模糊，亦此亦彼

Whatyousaidyesterdayinconnectionwiththequestionofagencyhashadourattention.

你昨天所说与有关的问题我已予注意。

“已予注意”并没有明确的概念，进可攻—同意，退可守—拒绝。内涵可塑，需对方揣摩，外延无限，便于回旋。

4．笼统委婉，推诿搪塞

Wehadbetterputthematterasideforfurtherdiscussionsometimelater.

最好把此事留待以后进一步讨论。

用“留待以后”这种回避目前，着眼未来，表面肯定，实际否定的委婉方式，来推托一时难以回答的问题，不仅能照顾对方的感情，还能维护双方的业务关系。

总之，在实际对外贸易业务活动中，只要根据其行业特性充分考虑外贸英语信函的文体风格，是会达到预期效果的。

【参考文献】

[1]戚云方.外贸英语函电与谈判[M].杭州:浙江大学出版社,1998.

[2]Holt,R.InternationalBusinessCorrespondenceHandbook[M].ForeignLanguageTeachingAndResearchPress,1999.

[3]ShirleyTaylor.ModelBusinessLetters-mails[M].PearsonEducationPublications,2004.