英语商业书信撰写原则

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摘要：文章首先从我国进一步扩大对外开放的形势，说明英语商业书信在对外商业活动中的极其重要性，然后提出撰写英语商业书信应注意的问题，最后反复强调商业英语书信的撰写原则的重要性，务必很好地掌握和运用它。

关键词：商业书信；撰写原则

一、前言

随着我国对外开放政策的进一步贯彻，我国的对外经济交往和贸易业务必将有更大的发展。在这些活动中，电子通信是一种先进的手段，管理信息系统为企业内部管理创造了良好的条件。但书信往来仍不失为一个重要的工具。

商业英语书信（BusinessorCommercialEnglishCorrespondence）有时只称为Correspondence，是指交易时所用的通信。在美国，常用BusinessWriting，它包括书信，电报电话、电传、报告书、契约书、明信片、回忆录，只要以商业英语表达的，均包含在内。商业英语书信，以常用英语为基础，加入商业术语以及商业习惯用语所组成。要熟练商业英语通信，通常从研究商业书信开始，依次研究其他文体。本文以此为主题来探讨其撰写原则。

二、英语商业书信的撰写原则

（一）正确无误

商业书信必须写得正确。正确不仅仅是指英语语法、标点符号、拼写等正确。商业信件的内容叙述得正确，既不能有遗漏，也不能言过其实。商业贸易离不开数字，对商业信件中的数字的正确性要特别加以注意。商业书信中常常离不开商业术语。一般常用的商业术语用字简洁，意义明确。使用得当，工作进行的顺利；使用不当，就会引起误解，造成混乱，甚至产生不必要的纠纷。因此，必须正确理解和运用商业术语，力争商业信件正确无误。

（二）内容完整

一封信必须要绝对的完整确实。当答谢来信时，最好提及那封信的日期、主要内容，甚至于编号。同时回答来信所提出的全部问题及要求。重要信更须注意完整和严谨。例如，接受对方的报盘时根据是什么（如报价单，信件等），因为这种信实际上已是成交的合同，此信发出后，对方收到，即对双方都有约束力。如果不完整，有漏洞，就有可能引起不必要的纠纷。例如：

Thegoodsyouorderedhavebeenready.PleaseletusknowwhenwecanexpecttoreceivethecoveringL\C，uponreceiptofwhich；wewilleffectshipmentwithoutdelay.（你方订购的货物已准备好了。请告知我们什么时候能收到该订货的信用证，我们收到信用证，就会立即装运）。

（三）生动具体

信要写得生动、具体和明确。特别是要求对方做出明确反应的信，或是报盘承诺等，避免含混模糊、笼统和抽象。不过，并不是所有的商业信件都要具体。在某些特定的情况下，不但允许一般化，而且笼统些反而更适宜。有时，由于手头没有确凿的事实和数字，但为了“外交”、“策略”或交易的需要，也可以避免太具体。有时，为了有意识地让对方发表或形成他的意见，或者这些具体事实或数字是否列明都无关紧要，也可以不必具体。总之，该具体的具体，不宜具体的就笼统些，看需要而定。

所谓生动，就是将书信中要阐明的问题，活泼地表达出来，给看信者留下深刻难忘的印象。如何给读者好的印象，设身处地为读者着想：他需要些什么？他希望些什么？他的利益何在？以及他的问题核心是什么？总之抓住对方的中心问题，把握对方的心理，且尽可能强调对方的重要性，说服对方，达到通讯的目的。

（四）谦虚有礼貌

我们对外所写的商业书信要体现我国外贸政策，做到不卑不亢、得体脱俗、落落大方。既要遵守国际贸易习惯，又要维护我国利益。借以通过商业书信来往，发展与各国人民的友好关系，开展同各国的经济贸易。要谨防有意或无意泄露国家商业机密或其他机密。书信内容以写得有理、有利、有节为秒、注意礼貌，不要盛气凌人，避免强加于人。因此，要尊重对方，保持You-Attitude，多为对方着想。英语的礼貌用语有很多，如：Wouldyouliketo?Thankyoufor…值得注意的是，Wouldyouliketo引起的许多句子不是文句，而是一种很有礼貌的请求，所以后面不要问号。另外，礼貌也可说是一种策略。如要告诉对方好消息时，采用直接法，一开始就把好的消息写出来；如果要告诉对方坏消息时，采用间接法，开头说点别的，作为“缓冲”，然后才把坏消息以适度准确的语言表达出来。例如：“Thankyouverymuchforyourinterestinmywork；andalsothankyouforyourkindinvitation.IdobelieveIhaveanopportunityofvisitingandworkinginyourlaboratoryatanappropriatetime.IwouldmakeageneralplanafterIfinishmycurrentworkathand；andsendareporttomyinstituteifnecessary.Astoitsfeasibilityandfutureinformationinconnectionwiththejointresearch，Iwouldgetintouchwithyouassoonaspossible.”此信用缓冲手段作为礼貌策略来减轻拒绝的强度，使收信人感到写信人是周到而体贴的。

缓冲作为礼貌策略的另一种作用是通过作者谦恭的话语来强调团结合作，以显得不那么粗鲁、武断、自负、无所不知，这会使双方感到更亲近，有助于建立和维持和谐关系。如例句：“Tomaintainourplant’speakefficiency，wearecurrentlyreplacingsomeofourpasteurizingmachinewithnewermodels.Ifeelthattheprocessofmovingthisheavymachineryintoandoutoftheplacemayposeasafetyhazardtoanychildrenpresentatthetime”。

考虑对方的想法是对外贸易的重要原则之一。我们在对外商业活动中，既要考虑本身的利益，又要换位考虑；跳出自我的圈子，寻求既不损害我方的利益，又有利于对方的路子，这才是上策。在商业书信中要很好地表达这种观点。例如：

WethankyouforyourletterofJune18andhavepleasuretoinformyouthatthecatalogueyouaskedforhasbeenairmailedunderseparatecover.（你方6月来信已收到，谢谢。兹奉告你要索取的目录已另由航空寄发）。

WewouldlikeyoutoenquireintothefinancialandcreditstatusofafirminMilanonourbehalf.（请代为查询一下米兰一家商行的财务和信用情况）。

谦虚在书信交往中也很重要。谦虚会使你能委婉地推辞他人的要求，而仍然保持双方的友好关系，不影响日后的交易。尽快回复要答复的信件，如果你无法立即回复查询的信件，最好先将原因通知对方，且告诉对方何时才能有结果。此外，要尊重顾客的意见，即使顾客的建议非常愚昧，批评非常粗鲁，在回信时也不能“以牙还牙”，要控制自己的不良情绪，客客气气地回信。其实投诉者是朋友，一位“老商业”说，投诉对商业来讲是很好的礼物，有利于捕捉商机，改进产品，抢占市场的制高点。所以，要正确对待投诉，善待顾客。

（五）清楚简洁

清楚就是不含糊，能使对方一看就能完全了解你所要表达的意思，不致产生误解。切忌生涩难懂，也不要追求豪华、美丽、哗众取宠的词语。简洁是指简短利索，要长话短说，避免罗嗦和不必要的重复，用尽可能少的文字完整清楚地表达需要表达的意思。以下例句中的第1句中有许多无意义的词和句子，显得混乱不清，而第2句则紧凑简洁。

A1WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20，wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditionalninetydaystomakepaymentonyournote.

A2WearepleasedtoallowyouanadditionalninetydaystopayyournotedatedMarch20.

要写好商业书信，除上述各点外，撰稿人必须具有较高的政策水平，精通标准英语，通晓贸易理论和实务，通晓术语，有熟练的从业艺术。此外，在信写好之后，还应该认真地、仔细地审阅一遍，核查信件是否能符合上述所说的几方面撰写原则。

三、结束语

综上所述，英语商业书信是我们对外商业活动中极为重要的工具，务必很好地掌握它。因此，我们必须不断提高自己的外贸业务水平、英语写作水平，也要加强自己的理论、政策和思想道德方面的学习和修养，以适应我国深入改革开放的需要，较好地完成外贸方面的工作。

参考文献：

1、郝绍伦.商贸英语[M].电子科技大学出版社,1998.

2、王文贤.英文对外经贸业务函电[M].青岛海洋大学出版社,1997.

3、胡亦武.实用商务英语写作[M].华南理工大学出版社,1999.

4、连先.商务专题英语写作[M].北京外文出版社,2002.