高校办公室管理研究

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编者按：本论文主要从高校二级学院管理及其发展趋势；校园管理方面的不和谐问题；高校院系办公室职能及其工作现状；院系办公室和谐工作探讨等进行讲述，包括了高校二级学院内部组织功能、二级学院的办学自主权、二级学院管理模式的发展趋势、校园管理、学术风气、思想道德建设、院系办公室职能、工作特殊性等，具体资料请见：

【摘要】学院制是我国高校在不断的改革发展中,自我优化结构、强化功能的现实选择,高校实行学院制适应经济社会发展的需要,有利于高校改革的不断深入及健康、持续、稳定的发展。本文从院系办公室职能的角度出发,通过对校园和谐、院系办公室工作职能及工作内容的分析,研究其和谐工作对院系、对学校的重要作用。

【关键词】高校院系办公室和谐工作

当和谐理念成为当今众多高校建设与发展的指导思想与价值目标,以管理和谐促进高校教学、科研与人才培养的和谐发展,就有了十分重要的基础意义。而逐步形成的具有高校特色的校院(系)两级管理运行机制,使得承担上通下达、统筹协调任务的院系办公室的管理工作成为谐成高校和谐管理的逻辑起点。如何赋予二级学院权力,形成制度化管理模式,更好地发挥二级学院在教育、科研及社会服务中的积极作用,是我国目前高校改革、发展中的重要问题。

一、高校二级学院管理及其发展趋势

1、高校二级学院内部组织功能

(1)学院层面。高校实行学院制后,学院是承上启下的机构,对外向学校负责,对内管理下属的系、所、办、中心。因此,学院成为学校领导下的一级行政管理实体,“各个学院构成了大学内的一个个管理中心”。运用帕森斯的组织机构层次理论分析,学院就是中间层的“管理系统”,其主要功能是“协调组织和任务环境之间的关系”。在此,二级学院的任务环境主要是指控制组织内部事务的系统,这个系统包含学院层面的学院党政联席会议、院党委、院行政班子、院办、教授委员会、学术委员会、教学指导委员会,以及学院下属的系、所、办、中心和对外服务机构等。学院层次的核心管理任务是协调学院层面各部门的工作活动和平衡属下各系、所之间的相关任务,根据规划指导系、所、中心的资源配置,协调开展教学科研、学科建设与人才培养工作。以上管理活动的目的是确保学院层面成为一个完整的工作体,达成组织的目标。

(2)系、所层面。系、研究所和中心是隶属于学院的基层学术单位,由教授、副教授、讲师、助教、教辅人员等组成,是“某一学科组织教学与研究的实施机构”。系、所和中心是大学教学科研和人才培养的主要环节,是学校的活力之源,它们运转的质量关系学校总体的教学质量、科研水平,直接影响学院及学校的人才培养质量。系、所层面可以归入上述帕森斯划分的“技术体系”。“技术体系”的主要任务在于处理组织的实际“产品”,如实验室的科学家、教室的老师等。

2、二级学院的办学自主权

(1)学科建设及科研管理权。即学院有权以学科建设为龙头,统筹全院的科研与科技开发,根据优势学科、特色学科组建起一级学科或学科大类下的跨系、跨专业研究机构,具体抓好科研开发、成果鉴定、社会服务等工作,推进“产学研一体化”,加速科技成果转化同时,加强学院内的联系,创造各种机会和条件,增进不同学科领域之间的交往,促进多学科的联合与交叉,推动相关学科的优化组合与融合,培育学科新的增长点,促进特色学科和优势学科的建设与发展。

(2)教学管理权。即有权统一组织和协调学院内部教学管理、人才培养等方面的工作,包括教学计划管理、教学过程管理、教学质量管理等权力,学院有权统一负责全院课程的调整和设置,有权根据社会的需要设置招生的种类、专业和规模,有权与各行业、各部门开展联合办学与交流合作,及经学校授权后,可直接与国内外高校或企业集团开展学术交流和国际化教育等。

此外,学院还应有学生管理权,即学院可根据学校授权对学生进行奖惩、考评和处分等,管理学生的日常学习和生活学院办学自主权的落实,有利于大学学术事业的发展遵循教育发展和科学发展的规律,增强学院的活力和社会适应性,从而提高大学管理的效率和质量。学院可成立由学科带头人组成的院学术委员会,负责学术事务管理,并建立院行政与院学术委员会相互协调、分权治院的管理机制,充分重视学术委员会在专业设置、教学计划、课程内容及学科建设等方面的决策作用。

3、二级学院管理模式的发展趋势

从世界教育发展角度看,放权的二级学院管理模式是发展趋势。目前世界上教育比较先进的国家,学校的职能机构都非常少,法国大学主要有三个职能机构组成:行政委员会、科学委员会、教学与大学生活委员会,美国、日本等国校级职能部门都在十个以下。这样一来很多日常事务都由学院进行管理,并且一些学科建设发展规划、人才招聘、职称评定等都由二级学院完成,而学校在这些管理中仅起到协调和监督的作用。

二、校园管理方面的不和谐问题

1、校园管理

首先是办学缺乏科学决策,许多高校在发展过程中,不尊重教育规律,在涉及学校的发展和规划等方面不能做到理论联系实际,存在着盲目追求发展目标的现象,忽视客观条件的约束,发展目标定位过高。其次是民主作风不深入,密切联系群众不够,教师队伍除了整体素质不能完全适应外,教师的数量也急需增加,很多教师是超负荷上岗,不利于教师的身心健康和教学质量的保证。再次是体制改革滞后,经费投入跟不上规模发展,有些学生甚至抱怨大学校园的学习条件还赶不上高中校园,影响了教学的正常开展;最后是高校校园腐败潜滋暗长,校园腐败的表现形式多种多样,它们与构建社会主义和谐社会、和谐校园的要求格格不入,如不采取有效措施加以规范和整治,必将危及科教兴国的大局以及先进文化的生成与传播。

2、学术风气

首先,学术风气在市场经济的冲击中有下降趋势,学术抄袭、学术敷衍、教学敷衍以及滥编书、滥出书等现象己经到了积重难返的地步。其次,“官本位”意识对高校学术风气形成不断的侵蚀,普遍缺乏一种对科学与学术的敬畏之心和虔诚之心,取而代之的是对“行政权威”羡慕,而在一个崇尚“官本位”和树立“行政权威”的大学里,不可能出现良好的师风和学风。最后,学术标准的严重缺位,评奖本身也可纳入这一自然过程,但问题是许多评奖活动必要的人力和经费投入的代价太大,以致根本无法操作,仅凭印象、杂志级别、出版社级别、是否是名校、甚至人情因素等非学术因素来定夺,在一定程度上引起了学术的混乱局面。

3、思想道德建设

首先是诚信体系受到很大的威胁,近年来,大学生诚信观淡漠,诚信行为缺失,其境况令人担忧,己成为大学校园中不和谐的杂音,为和谐校园建设设置了巨大的障碍。主要表现在学生学习行为中的诚信缺失、学生经济行为中的诚信缺失等几个方面。

三、高校院系办公室职能及其工作现状

1、院系办公室职能

(1)服务职能。服务是办公室工作的主要职能,应遵循构建和谐院系中的整体性原则,即为领导服务、为教师服务、为教学、科研服务。院系办公室是院系领导对学院进行教学、科研、行政管理的管理机构,是教师处理日常事务的办事机构。院系办公室的日常性事务包括:组织会议、处理信息、内部协调、公关接待和信息等和人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作。

(2)协调职能。协调是办公室工作最能够体现动态性原则的一项重要职能。在实际工作中,院系与学校其它各部门之间、领导之间、领导与教师之间以及教师与教师之间会不断的产生不同的矛盾与问题。办公室作为管理系统的中枢,必须通过有力的措施协调各种动态性的关系,解决组织中部门与部门、个人与部门、个人与个人之间的矛盾,加强管理过程中各要素、各环节间的相互配合,消除各种不和谐现象,从而使系统内各部分的活动协同一致,保证整个院系工作的顺利开展。(3)管理职能。院系办公室是行政管理的办公机构,承担着主要的基层管理职能,要遵循不断优化的院子。包括各种信息的传递与交流、经费管理、办公用品及办公设备的采购、执行人事考勤制度、日常维修的协调工作、以及院系领导临时安排的事务性工作等,要在工作中不断完善、优化与创新。

2、工作特殊性

(1)工作涉及面大。院系是相对独立的教学和科研单位,办公室要面向院系的党政领导、全体师生、院系的党团组织、学校的各职能部门。在高校不断深化改革与事业不断发展的形势下,院系逐步成为相对独立的教学和科研单位,一般由院系领导层、教研室、科研所和学生工作组等基层组织构成,院系办公室工作已逐步拓展到学校机关和党政各职能部门等各个领域。

(2)工作内容复杂。从教务管理、教学管理到对外联络、后勤管理等,大量的协调和督查事务。在现行的高校管理体制中,学校行政机关与二级学院的工作联系是通过院系办公室开展起来的,主要包括每天事务的安排,一些重要和重大事情的布置、催办与落实,各种信息的上传下达,与外部各方的联系沟通以及人事、行政、教务、科研、财务等方面的日常管理工作等等。可以说,院系办公室承担的工作任务千头万绪,琐碎繁杂,且许多院系办公室在规范化建设上还比较欠缺,工作无序、随意性的现象并不少见。

(3)工作要求高。院系高校办公室是高校的基层组织机构,发挥着承上启下,协调左右、联络内外的中心枢纽作用。工作必须主动思考,具有前瞻性,成员间既要独立完成工作又必须相互配合。高校院系办公室是高校基层组织的日常事务具体管理和办事的综合性机构,发挥着承上启下、协调左右、联络内外的中心枢纽作用。另外,办公室的主要服务对象——教师,往往带有一种“清高”思想,以教学、科研为核心,上课来下课走,缺少对学校、学院、系部、教研室等建设与发展的关注,对学校事务的参与度也不高,这与从事协调工作、管理工作的办公室行政人员产生了一种观念上的冲突。因此,由于两类不同岗位人员的工作性质、工作观念的差异,办公室工作的开展具有一定的难度。尤其对于教师数量较多的院系,由此带来的矛盾多、是非也多,众口难调。

(4)工作受重视较少。现实中,高校二级学院行政人员大部分不是行政专业出身,平时大量的事务性工作使得他们不得不放弃所学的专业,而从事行政岗位又很难升到高级职称,不受重视或缺少关爱。尤其是他们具备了一定的组织、协调及处理事务能力之后,渴望得到更好的发展空间。

四、院系办公室和谐工作探讨

1、职能的重要性

(1)院系和谐发展的表现。院系和谐发展是构建和谐校园的重要内容和基础。主要表现为:组织结构要素的和谐、教育环境的和谐、人际关系的和谐、群体组织关系的和谐、学院与社会之间的和谐、规模结构质量效益之间的和谐等等。院系和谐发展基本要求是教学、科研、学科建设、行政管理、党务工作、工会工作、学生工作的各个方面有机结合,工作上相互配合、相互支持、相互促进、协调一致;制度上相互配套、相互补充、完整统一;人力资源配备上合理优化;教育资源占用上人人共享,机会均等;人际关系上,相互尊重、民主平等、和谐融洽。基本目标是实现人与人、人与制度、人与资源、人与文化之间的和谐,以达到全面、协调、持续、高效发展之目的。

(2)院系和谐的基础。高校院系办公室是在院长领导下,为全院教学、科研、后勤等服务的综合管理机构,是院系领导以及学校有关职能部门命令的基层执行者,也是联络校内外以及全院师生员工的枢纽,院系的许多管理工作必须通过办公室主任来组织和实施。因此,和谐的院系办公室工作室是营造院系和谐的基础。

2、和谐工作探讨

(1)和谐管理。院系办公室要根据学院工作内容及特点对原有的各项常规工作的规章制度不断进行修订和完善。首先保证办公室工作的规章制度与规范要围绕院系主体工作目标的实现来建立。在不违反国家法律和学校有关规定与规范的前提下办公室工作的各项工作制度都必须以有利于院系整体工作目标顺利实施的原则。要通过规定岗位职责,实行目标管理,形成分工合理、职责明确的运转机制,用规章制度和岗位职责引导各项工作在规范的轨道上流畅运转,既可大大提高办公室的整体运行效率,也可有效避免闲时无所事事、忙时手忙脚乱的现象。院系办公室管理任务繁杂,必须建立一套科学的管理方式和工作手段,科学分工,使办公室组织内部的融合力大大提高,形成一个高效运转的系统。

(2)和谐观念。变被动的“办事”为主动的“参谋”,提高辅助决策水平,办公室工作不能只停留在办好领导交办的日常事务,还必须在学院的发展、建设、管理等方面进行思考,变被动为主动,主动为领导出思路、想办法,当好参谋和助手。办公室人员经常与各个层次、各个部门的人员相互联系、沟通,信息更灵敏,思路更加开阔,更有利于创新思维的涌现。办公室人员要充分利用这个优点,发挥主观能动性,有意识的广泛收集校内外各种动态信息,吸收他们先进的工作思路及做法,及时提供给领导参考。并结合实际,协助领导制定切实可行的方案,使各项工作得以顺利开展。此外,承担参谋、协调、服务及管理的院系办公室,其服务对象是教师,在知识密集、人才荟萃之地承担繁杂的服务工作,办公室主任及办公室工作人员应不断提高自己的政治素质、业务素质以及心理素质等。

(3)和谐关系。学院的领导在配备人员时,应持慎重态度,岗位的设置要合理,既不能出现一人多岗,又不能人员超编,人员上岗要通过竞聘方式产生。办公室要吸收具有专业知识水平和管理经验的人才,实现人尽其才,才尽其用,逐步建立科学、完善的用人机制。院系办公室是一个整体,是一个团队组织,不同的成员个体组成了这个整体。个体自身的和谐发展以及成员之间的和谐关系是和谐理念实施的现实基础。

(4)人文关怀。有些学校不允许行政管理岗位人员通过自己努力转换为教师岗或科研岗,这是一种人力资源的浪费,也扼杀了高校行政管理岗位人员的上进心,约束了高校行政管理人员的职业发展。这会导致学校缺乏向心力和凝聚力,工作效率降低。学校和学院应加强对行政人员的人文关怀,加强行政人员的业务水平,提供培训、指导等机会;对行政人员的工作成绩要充分肯定;对行政人员的成才定向给与指导;对有深造意向和能力的行政人员,鼓励其向高学历和高职称冲刺。让办公室等行政人员觉得在高校从事管理工作并不是低人一等,有来自周围的社会认同感。有了这一系列的人文关怀,承担繁杂事务性工作的办公室人员就会觉得“前途有盼头,工作有劲头”,而且能极大限度地挖掘行政人员的潜力,提高高校行政管理人员的知识水平和管理水平。

3、和谐管理目标

(1)提高管理效能。和谐的多元性、包容性决定了高校院系管理的复杂程度和运行难度。办公室处于诸多矛盾焦点和政务、事务中心,许多麻烦事、得罪人的事都难以回避。办公室成员要善于化解矛盾,避免冲突,既各司其职又互相包容,通力合作,提高管理效能。

(2)过程合一。院系办公室管理重在过程。管理的过程就是各个成员将学校各个职能部门的战略意图、规章制度内化为师生员工自觉行动的过程,这个内化的环境应是和谐的。管理的过程要体现人性化,对教师而言,切忌用命令主义的简单方式,对来访的学生则应诚恳相待,主动为他们服务。

(3)提升管理品位。管理与品位的结合,代表着管理的质量和水平。基于和谐管理,个体发展的和谐是不够的,更要求年轻的教育管理干部发展要个人目标与院系的管理目标相一致,最终实现与社会发展相和谐,与时展相和谐。工作中要妥善处理高校院系管理中的各种复杂关系,调整心态,为教师和学生的全面发展搭建宽广的平台。

总之,在院系办公室中,倡导和谐理念强调就是办公室管理者身体和心理的和谐,精神和身体的和谐,也就是人格的统一和谐。人格的和谐是人自身发展的动力,是每一个人所追求的终极目标;办公室管理者之间的人际关系的和谐,再到整个院系组织的和谐,是一个循序渐近的过程,后一个的和谐有赖于前一个层次的和谐。院系办公室管理者不断地拓展管理能力,和谐地发展自身,为所服务的对象—教师和学生建设一个和谐的环境,创造一个有利于学术和个性自由发展的平台,完成时代赋予高校基层管理者的光荣使命。