企业实施ERP外部环境及风险

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一、引言

ERP(EnterpriseResourcePlanning，企业资源计划)是一种基于计算机信息管理系统的现代企业管理模式，它致力于在企业管理的各个活动环节中，充分利用现代信息技术建立信息网络系统，使企业经营管理活动中的物流、信息流、资金流、工作流加以集成和综合，实现资源的优化配置，加快对市场的反应速度，从而提高企业管理的效率和水平，并最终提高企业的经济效益和竞争能力。近十年以来，发达国家的很多企业都在原有的MRP／MRPⅡ系统的基础上采用了这一管理模式，取得了很好的效果。我国企业从改革开放以来也在不断地寻求提高企业管理水平的方法和工具，其中采用MRPⅡ和ERP管理系统是一个很重要的途径。特别是随着我国市场经济体制的逐步建立和加入WTO，我国各行各业的企业均面临着愈加激烈的国内外竞争。这更突出了企业通过利用信息技术和企业管理信息化来增强竞争力的紧迫性。很多企业已经在这方面进行了探索和实践，但是，到目前为止，ERP在我国实施的成功率不是很高，没有达到预定目标的屡见不鲜。而企业实施erp需要投入大量的资金、人力和时间，如果项目实施不成功，会给企业带来很大的风险。这使得ERP的实施成为一个敏感话题。为什么我国企业在ERP的实施中会遭受如此多的挫折?会遇到什么样的风险?如何对应和化解这些风险?企业成功实施ERP的条件到底是什么?这是一个值得认真研究的问题。

企业成功实施ERP的条件可以分为两大类：外部环境条件和企业内部环境条件。前者指企业所处的社会环境和实施ERP所需的外部资源环境(软件供应商和咨询服务提供商)，后者指企业内部的管理基础、人力资源基础、项目实施能力以及集成管理能力。与发达国家的企业相比，我国企业实施ERP所需的这两大类条件都有其特殊性。本文将以企业实施ERP所需的外部环境条件为重点，分析我国企业实施ERP的外部环境条件的特殊性，所面临的来自外部环境的风险及其相应的风险对策。

二、我国企业实施ERP的背景的特殊性

我国企业实施ERP的背景不同于西方发达国家实施ERP的背景。这与我国还没有实现工业化、却又面临信息化挑战的大背景是一致的。

MRP／MRPⅡ／ERP管理模式产生于市场经济高度发达的西方资本主义国家。20世纪60～70年代，由于市场竞争的加剧和计算机技术的发展产生了MRP，由于同样的原因MRP到了80年展成为MRPⅡ。到了90年代，经济全球化和计算机／互联网技术迅猛发展，以跨国集团为首的全球竞争的参与者们在快速变化的环境下，需要更加迅速地响应客户需求、缩短产品上市时间、降低产品成本、提高客户满意度以增加利润，需要加强跨企业的供需链管理(SupplyChainManagement)，重新整合供应商、制造商和分销商之间的业务关系，从而又促进了ERP的产生和发展。应用ERP是跨国公司、西方发达国家企业在不断探索更好的管理方式的过程中产生的自然需求，该需求同时也是ERP技术产生和发展的原因和动力所在。对于发达国家的这些企业来说，它们经历了长期的市场经济的锤炼，享受了近百年来管理上的创新成果，从20世纪初就开始致力于企业内部管理水平的不断提高，陆续采用了泰勒的科学管理法、质量统计控制方法、库存控制方法、生产计划和作业排序的优化方法、全面质量管理等一系列科学管理方法，企业内部已经建立了较强的管理基础。从外部环境来说，社会化分工协作体系和行业供应链结构也已经经历了一个长时间的合理化重组的过程。在此基础上，信息技术和MRP／MRPⅡ／ERP管理模式的引入如虎添翼，很快就见到了成效。因此，西方国家的企业应用ERP的外部环境和内部环境似乎都是“水到渠成”。

而对于我国企业来说，当ERP管理模式出现在我们面前时，我国大部分企业刚刚脱离计划经济的襁褓，还没完全建立起符合市场经济要求的现代企业制度，甚至还没有树立起市场导向的观念和运作体系。我国国有企业更是普遍面临着更新观念、产权变革、产品结构调整、技术改造、加强基础管理等多重任务。就应用ERP的内部管理基础而言，中国大部分企业缺乏科学管理基塀，羈多基本审理䕰据尚不齐备，业务流程混乱，没有一套完备的规章制度和实时管理报表，更谈不到数据共享、系统间集成等问题。因此，从整体上讲，我国企业的管理基础以及ERP的应用基础与西方发达国家的企业相比，有一定的差距。从宏观上讲，我国整个社会还没有建立起比较完善的社会主义市场经济体制，市场对资源的配置还处于初级阶段，与市场经济要求相适应的法律体系还很不健全，各行各业的社会化协作分工体系和供应链结构尚存在很多不合理的地方，实施ERP所需的软件供应商，项目实施咨询服务提供商等外部资源尚显不足。

因此，如果说西方国家的企业应用ERP是企业内部产生的自然需求、且已经具备相应的内外部应用环境的话，我国企业应用ERP则大部分是由于这样一种新型管理模式摆在了眼前，试图强制性地将其“搬过来”，实现跨越式的发展。这样在我国就产生了ERP与内外部环境条件的适应性问题：

一方面，我国企业希望通过ERP管理模式的应用来提高企业内部管理水平、增强企业的竞争力，

另一方面，对我国企业而言，内外部环境条件与ERP的应用之间存在着一定距离。这就形成了我国企业应用ERP的特殊背景。

三、我国企业实施ERP的外部环境及其风险分析

企业实施ERP所需的外部环境条件包括社会环境条件和实施ERP所需的外部资源条件。社会环境条件一方面指企业所处的宏观经济环境，另一方面，更重要地是指企业所处的行业环境。外部资源条件是指，企业实施ERP项目所需的外部软件资源供应商和项目实施咨询服务提供商。企业在实施ERP过程中，首先面临着来自外部环境的风险，以及企业对应这些外部环境条件时可能遇到的决策风险。这些外部环境的特点及其所存在的具体风险如下。

1．社会环境条件及其风险社会环境条件的首要含义是指我国企业所处的宏观经济环境。如上所述，其最大特点是市场经济体制尚不健全，各项法规尚不完善，企业与企业之间的无序竞争、不正当竞争尚大量存在。其次，是指实施企业所处的行业环境。实施企业所处行业的供应链结构和规范程度的好坏在很大程度上会影响企业ERP项目实施的结果。供应链上游的供应商的可靠程度，供应链下游的需求信息的可靠程度和及时程度，都会影响ERP实施企业运行ERP的效果。而企业所处的供应链上下游节点的好坏主要取决于这些节点上的企业的管理水平与信息技术的利用程度。例如，一些管理专家和业内人士普遍认为和光(沈阳和光电子股份有限公司，简称和光)ERP实施成功的一个重要原因是和光的主要合作伙伴之一是IBM这样的规范的国际化企业。爱芬食品(北京)有限公司是位于北京的外商独资企业，它的ERP运行良好，其主要客户是象沃尔玛、家乐福、普尔斯马特等这样的跨国连锁超市，由于这些超市运作规范，爱芬食品中国有限公司的需求预测就比较准确，其ERP运行的外部条件就有了一定的保证。因此，企业在考虑引入和实施ERP之前，需要对所在行业的这些特点进行深入的研究，考虑相应的对策。否则的话，来自外部的这种风险就会很大，即使企业内部的管理很规范，也难以发挥ERP应有的威力。

2．外部资源条件及其风险外部资源条件是指企业实施ERP项目所需的外部软件供应商和项目实施咨询服务商。企业引人ERP管理模式需要两种外部资源：ERP软件供应商和项目实施咨询服务提供商。ERP软件供应商提供企业所需的ERP信息管理系统，而项目实施咨询服务商则帮助企业分析ERP的具体应用方式，改变原有的不合理的业务流程，并协助ERP系统的安装使用或从旧系统到新系统的切换。因此，ERP实施企业，ERP软件供应商和项目咨询公司在ERP项目的实施中通常会形成一个由三方构筑的合作环境。其中来自每一方的风险都存在，而来自任何一方的风险都有可能使一个ERP项目遭至失败。

首先，关于来自软件公司的风险。目前在中国市场上的ERP系统主要有两大类：由国外软件厂商开发的系统和由国内软件厂商开发的系统。国外的ERP软件在一些发达国家已经经历了一个较长的开发和使用阶段，因而在软件功能对企业需求的满足程度、系统的集成性、软件的成熟性和稳定性上表现比较理想，但存在本地化不够的问题，对企业的内部管理基础和数据基础要求甚高，实施难度大，刚性强，且费用也非常可观。而国内的ERP软件一般都是从财务软件扩展而来，在符合中国会计制度上占有一定优势，但除财务核算以外，生产计划和制造管理、订单管理、分销配送管理及集成化等方面的功能尚不够完备，功能间集成能力较差，对企业的普适性尚待提高。也有个别软件公司为抢占市场，过于迁就ERP实施企业提出的不合理要求，在程序设计中固化了企业原有的落后流程。此外，目前我国的ERP供应市场还呈现一种无序的、不成熟的市场竞争状态。当一家企业想上马ERP项目时，许多软件供应商不管自己软件的功能和规模是否符合企业的需要，一涌而上，褒己之长、贬人之短，搞得实施企业无所适从，难以作出正确的选购决策。个别软件供应商为了单纯追求利润，不管其产品是否适合买方的实情都拼命推销给用户，不负责任地达成合同，从而有可能给用户带来实施困难、投资回收期长、效果不佳、甚至后续实施工作无法进行等风险。

其次，来自项目实施咨询服务公司的风险。企业在实施ERP项目时通常都要用咨询公司，其原因主要有两个，一是企业安装、配置ERP系统、系统的客户化开发以及从旧系统到新系统的切换都非常复杂，需要有技术专家；二是对于ERP实施企业来说，都把ERP的实施看作进行大规模的组织结构和管理方式变革的机会，因此需要借助管理专家或者说外部的力量。但现在，我国的管理咨询机构不健全，水平也参差不齐。一些咨询公司所谓的咨询专家经常是一些实践经验和理论水平都不高的人员，缺乏深厚的管理知识和背景，他们在项目实施过程中往往会趋向于回避管理上的变革甚至业务流程的重组。此外，咨询公司的人员流动性也非常大，咨询专家象走马灯一样，在咨询公司间穿梭，哪里薪水高就往哪里去，这样很难培育出一批像样的专家。咨询公司更缺乏合格的项目经理人员。还有不少咨询公司的信用意识和战略合作意识较差，只要合同一到手，就急于甩手和交工，缩小项目范围尤其是涉及企业管理变革方面的内容。与这样的咨询公司合作，实施企业要承担很大的风险。而在咨询公司的选择上，用户往往是弱者：选择了软件后，无多少选择咨询公司的余地。企业看中的咨询公司不做你选择软件的实施，做你选择软件实施的咨询公司又缺乏高水平的管理专家，少数既有高水平管理专家又做你选择软件实施的咨询公司要价又特别高，使企业望而却步。

3．企业与外部资源提供商的合作风险合作风险是指ERP实施企业与软件供应商、咨询服务提供商在ERP项目实施期间以及以后的支持期间三方合作方面所产生的风险。

任何合作都有风险。一般而言，合作时间越长合作风险越大；因为保证合作方长时间积极合作的共同利益基础不易建立。对于ERP项目，加剧合作风险的因素有：合作目标难以明确界定、项目合同约束力弱、无行业标准与第三方监理、不可控因素多、国内企业的信用状况和战略合作意识较弱等。

虽然说合作风险很大一部分来自外部，即来自软件供应商和咨询服务提供商，但从实施企业的角度来说，可以说一部分合作风险是企业的选择风险，即软件选择风险和咨询公司选择风险，另一部分是下述的错位风险。(1)软件选择风险。软件选择风险包括软件功能风险、软件支持风险、软件实施难度风险、软件费用风险等。这个风险在目前还是很突出的，一个主要原因是企业在软件选型中存在一些“误区”：首先，企业只针对各家软件功能上的优劣进行比较，而不是针对企业现有的需求进行分析；其次，往往以软件最大、功能最全、价格最高为选择标准，认为“反正这是世界目前最先进的软件，选择不会有太大的差错……”，但是其软件的部分功能可能根本用不上，或者所选软件与企业所处行业地位不匹配，造成实施失败和效果不佳的风险；再次，企业上马ERP的立足点不正确。有些大型企业的老总在提出要求实施ERP系统时，原因仅仅是“其他很多像我们一样的大企业已经用上了某某ERP软件……”；最后，少数高层领导出于各种私利，诸如：同行业竞争者有我就要上的“面子”问题，上级公司要求，级别晋升、出国机会等等原因，而不是真正从提高企业的经济效益和市场竞争力出发。

即使企业在软件选择中首先克服了以上误区，也仍然会存在一些其它选择风险。例如，即使企业已经意识到首先需要清晰地定义自己的需求，但是相当多的企业在清晰阐明自己的具体需求、全面评估和匹配软件上缺乏经验。很多企业在挑选ERP系统时，往往会邀请一些大学和科研院所的专家对市场上的主要软件产品进行评估。这些专家们具有相当专业的软件技术知识，但不一定了解企业的业务特点和管理上的真正需求；也有的企业在软件选择过程中往往仅由内部信息主管和技术人员负责，缺乏实际业务人员和高级管理人员的参与，这种做法同样会带来只从技术的角度而不是从业务流程和管理的角度来选择的问题。最后，还需要指出的是，在个别企业，由于参与软件选择的人员的营私舞弊，收取不正当的软硬件回扣，也会给企业带来选择风险。

(2)咨询公司选择风险。咨询公司选择的影响虽然没有软件选择的影响那么长远，但是对项目实施却有决定性的作用，对系统切换后至少一年内的支持影响巨大。咨询公司对客户的长期和短期态度、对实施软件的掌握、对管理的驾御、对行业的熟悉程度、项目经理和实施顾问的人员素质、经营的稳健度等都应该是咨询公司选择中要考虑的重要问题。由于利益驱使，ERP实施企业的合作者，尤其是咨询公司有这种倾向：把潜在客户当作伙伴却不把现有客户当作伙伴。只要合同一到手，得到首批预付款后，对客户的重视度就开始减弱，甚至如上所述，只要合同一到手，就急于甩手和交工，缩小项目范围尤其是涉及企业管理变革方面的内容，企业在项目实施过程中尤其要提防这种问题。

(3)错位风险。错位风险是指实施企业在实施ERP的过程中误以为项目的合作方——软件公司和咨询公司是项目主角，自己站错了位置，因而表现不出应有的积极性和主动性而引起的风险。

错位风险源于这样的背景：ERP实施企业往往以为，在ERP项目的实施上，企业花钱买了软件、请了咨询专家、上了项目，就该等着享受项目的成果。但是，ERP项目不同于管理咨询项目，管理咨询项目最后的结果是咨询报告，它只是指出企业所存在的问题，并提出建议方案，至于其后行动与否、怎样行动取决于企业。但是对于ERP项目，如果过分地依赖服务商，往往会造成就软件而软件、就计算机系统而上计算机系统的“IT主导”的结局，而不是从企业的业务需要出发、以业务为主导。此外，ERP系统往往十分复杂，涉及到大量的专业知识，企业要想应用这种模式需要在项目实施过程中进行大量的学习，服务商的主要任务应该是帮助企业实现这种知识的转移，培养企业自己的专家。而如果在实施过程中企业过多地依赖合作方，合作方做了过多的事情、承担了过多的责任，实施企业就可能对实施过程不清楚，培养不了自己的人，自己解决问题的能力得不到提高。更有甚者，如果所选择的合作方不负责任，急于甩手或交工，这种错位还有可能给企业带来只要合作方一撤出，系统的运行就出现问题，甚至项目流产的风险。

四、企业实施ERP项目的风险对策

以上分析了企业实施ERP项目时所面临的外部风险以及在对应外部环境时所产生的决策风险。既然知道了风险，就可以针对性地考虑风险对策。

从广义上来说，企业实施ERP项目所面临的一部分外部风险，如上述的社会环境条件风险需要从国家和全社会的角度来考虑对策，例如，国家应该下大力气从政策、法规、基础设施的建设等方面改进企业应用和实施ERP的大环境，需要致力于清理调整一些陈旧的、不利于企业应用实施ERP的政策规定，明确相关的优惠扶持政策，催生国内龙头软件企业，整顿和规范咨询机构，加强对这些机构的培育和从业人员的培训。但是，更重要的是ERP实施企业如何对应外部环境，分析外部环境，根据所处环境的具体特点来考虑如何防范和化解以上这些风险。

1．软件选择风险的应对策略企业在进行软件选型时首先需要立足于自己的实际需求和自己的实施能力之上，明确自己的业务需求到底是什么，想利用ERP解决的主要问题是什么，企业内部的管理水平与拟选择的ERP系统要求的管理水平是否存在差别，差别多大，在此基础上再考虑选择什么样的软件。这是需要企业自己把握的问题，因为在很多情况下，即使软件供应商或者咨询服务提供商看到了这些问题，他们为了不丢掉合同也不愿意主动地说。其次，企业在选型时既要立足于当前的需要，更要放眼未来。由于企业的管理方式受到一定的社会环境、企业内部人员素质和信息技术应用水平的影响，因此企业在选择软件时要考虑到发展的需求，用发展的眼光来考察所选择的ERP软件系统是否适合。再次，了解整个ERP软件供应行业的情况，对重点厂商全面考察，不能只关注其产品本身。企业需要把ERP软件的选择作为一次战略选择，未来的软件厂商应该符合作为战略伙伴的条件，并且要有与实施企业进行战略合作的意愿，而不仅仅是将产品卖出了事。对于国外软件厂商，更需要了解其进入国内的时间，有无成功案例和升级准备以及提前公布新版本功能的信息。最后，企业有必要提防和避免该过程中的腐败行为。

2．咨询公司选择风险的应对策略对咨询公司的选择，由于国内到目前为止这个行业刚刚起步，实施企业往往没有太多的选择余地。一个建议是，即使费用比较高昂，也宁可选择既懂管理又有能力进行选定软件实施的咨询公司，也就是说，不能怕花钱。麦肯锡的一份分析报告显示，在一个ERP实施项目中，企业所付出的总费用中，往往是咨询公司所得到的比软件公司所得到的还要多，这从一个侧面说明了选择一个好的咨询公司的重要性及其价值所在。在具体选择上，企业应重点考察咨询公司对于合作的观念和意识，考察其以往的项目实施情况以及人员素质。在人员素质的考察上，尤其应重视其人员从业的经验和相对稳定性。

3．合作风险的应对策略对于合作风险，最根本的一条是通过提高思想认识来增强企业主体意识，坚决防范和尽早消除错位风险。

只有增强企业主体意识，企业才能在三方合作的项目实施过程中保证合作的方向，发挥合作中的主体作用，领导项目的实施，在项目中积极学习与转变，致力于自身能力的提高。只有坚持合作中的主体地位，才能充分调动合作方的积极性与热情，也只有坚持合作中的主体地位，才能给合作方以压力和驱动力，更好地促进知识转移，保证实施企业的长远利益。企业必须正确把握咨询公司在ERP项目实施过程中的作用。咨询公司的专家在企业ERP项目实施过程中的主要工作应该是辅助实施，主要职责是知识转移，即把咨询公司所掌握的ERP理论，ERP系统的流程和操作，分析问题、解决问题的方法以及在这个领域的其它有关知识都通过ERP的实施过程，逐步转移到企业中，使企业自己的人员融会贯通，使企业能够在合理时间期限内摆脱对外部资源的依赖，达到最大限度的独立。

在有些情况下，错位风险会因为下列因素而减弱甚至消除：(1)合作方负责任地唤起了实施企业的主角意识；(2)在项目推进的过程中，实施企业不得不承担起责任，并逐渐意识到自己的角色；(3)在项目交付后，实施企业被逼着成长。但是，与其这样被动地化解风险，毋宁及早意识到风险并防范风险。

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