预算管理系统

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摘要：全面预算管理系统，通过编制准确高效的财务预算、投资预算、经营预算，并提供全面的预算编制、审批下达、网上报帐、执行控制、预算调整、预算分析和绩效考核为一体的闭环管理，从而有效地建立起完整的预算管理控制体系，力求通过IT支撑，协助企业的组织经营活动，能沿着预算管理轨道科学合理地进行。

为顺应建立现代企业制度，全面建立科学、高效、有序的预算管理体系，从而合理配置企业资源，强化内部控制，提高管理水平和经济效益，增强企业整体实力和竞争力的需求，企业有必要引入“制度规范、流程顺畅、编制科学、执行严格和调控有力”的全面预算管理系统。企业的全面预算管理工具必须借助有效的信息化手段才能充分发挥它在战略与执行之间的连接作用。一个优秀的全面预算管理系统需要构建在多维数据模型的基础之上，并能够充分整合企业现有的各种实际数据资源。本文从全面预算管理系统的必要性及全面预算管理系统面临的技术挑战、全面预算管理建设的要求、应该注意的问题待方面进行分析，促进企业全面预算管理系统的应该。

关键词：预算管理系统分析应用

一、全面预算管理系统的作用

全面预算管理信息系统可以帮助企业克服预算编制的繁琐、预算控制的乏力、预算分析的滞后，以及预算决策的失灵等诸多问题。

新的一年开始了，去年的预算还未调整彻底，今年的预算工作却已提上日程，以期指导企业实现战略目标。上至企业高层领导，下到车间员工，都在为预算忙碌着。在这样一种全体总动员的工作氛围中，预算管理人员却没法高兴起来，因为他们仍然面临着这样或那样的问题：

“每年从10月份折腾到第二年的3月份，其中仅是收齐各部门的预算就需要两个月的时间。”

“初次汇总的结果中资本开支往往超过集团规定的合理范围，运营开支也一般都会高于保证公司预算指标完成的上限。”

“财务部门不易判断具体业务需求，预算调整经常要花费大量时间。

“预算编制以及差异分析等工作没有信息系统支持，手工操作耗费大量人力，且不能及时发现业务运行中的问题。”

财务部门与业务部门都是平级部门，在业务部门各自争取资源时，也需要耗费精力来协调。”

为了解决预算管理人员所面临的问题，建立预算管理信息化平台成为企业的必由之路。

全面预算管理系统应用价值：加强基于活动的预算管理提高预算执行的事前、事中、事后控制；提供便捷的网上报帐管理；提供方便灵活的工作流审批平台；提供强大的数据分析平台；与现有的SAP/WFS帐务系统进行无缝连接，实现预算的一体化闭环管理。

二、全面预算管理面临的技术挑战

1．相对静态的预算流程

在没有信息化手段支持的全面预算管理过程中，预算数据编制、汇总的手工工作量较大，预算管理人员的主要精力都耗费在数据的收集、检查、审核、汇总等繁琐工作中，工作效率较低。由于这种大量低效细节工作使得很多企业的全面预算管理变成了一个相对静态的管理过程，每年的年度预算确定后，在预算执行过程当中，很难有精力和时间来根据实际情况的变化对预算做出调整，滚动预算、弹性预算等预算管理方法也很难派上用场。难以满足快速变化的外部市场环境对企业应对速度的要求。

2．控制能力差

全面预算制定过程本质上是一个企业有限资源优化配置的过程。现实情况却是:预算确定后，缺乏有效的手段进行预算执行的事前控制，全面预算管理的资源优化配置和控制作用难以发挥，导致预算和实际执行成为互不关联的两张皮。

3．协作困难

手工全面预算管理环境下，缺乏一个统一的数据共享的工作平台。数据缺乏有效的组织，散落在各业务部门，难以有效地加以组织利用，数据版本容易发生混淆，这些都给企业的全面预算管理带来较大的工作量和管理难度。同时，由于缺乏有效的沟通协调平台，各级部门在预算的申报、审批、下发等管理流程中的横向、纵向沟通效率较低。

4．分析、调整能力不足

在预算的执行过程当中，由于实际执行的发生数据分散在企业现有的各个业务系统之中，在没有专业信息化工具支持的情况下，手工从这些业务系统中将实际发生数据准确提取、汇总出来的工作是非常繁重的。预算分析的周期很长，难以满足快速变化的外部市场环境对企业应对速度的要求。由于预算分析的周期过长，也使得滚动的预算调整成了空谈。

三、全面预算管理建设的要求

全面预算管理信息系统在功能上需要覆盖完整的预算管理循环，如下图所示，一个完整的全面预算管理信息系统从模块上应划分为：预算编制、预算控制、预算分析及管理驾驶舱四个主要的功能模块。在管理流程方面，全面预算管理信息系统应该支持灵活的预算方案定义，同时提供预算编制、审批、控制、分析、调整等全过程的流程支持

1、预算信息系统要建立在多维数据模型之上

全面预算管理的特点决定了全面预算信息化系统是一个面向分析的管理系统，而不是一个单纯面向交易的业务系统。在面向分析的管理系统中，数据是由多个维度（角度）描述的，如下图所示，销售收入的数据是由产品、时间、渠道、客户、区域、部门、人员等多个角度进行定义的，在对销售收入的预算或实际发生数据进行分析的时候，分析人员可能会关心按产品、渠道、客户等各维度汇总的销售收入，或者按照不同的维度组合进行数据查询，这些都要求面向分析的管理系统建立在一个多维度的数据模型上

2、预算编制对信息系统的要求

预算编制是预算得以实施的前提条件。在这个过程中，预算管理人员将会面临各种各样的问题，对信息系统的要求也各有不同：

全面预算管理涉及到企业全面的业务逻辑，从销售、生产、采购、财务、费用分摊、成本计算，涉及到企业的方方面面。因此，信息系统要能够灵活的建立复杂的业务和财务模型。

企业业务逻辑经常变化，并随着企业的管理水平不断精细化。因此，信息系统建立的预算模型要能够适应不断变化的管理需求和业务逻辑，系统的模型能够随着企业的管理水平不断精细化。

全面预算要求各业务单元广泛参与，各单元的业务分工不同，各自处理相应的数据。因此，信息系统要具有完善的权限管理功能，能够设定数据权限（单元格级），以保证企业的数据安全。

企业各业务单元的地理位置可能相距很远，因此要求信息系统具有较强的可扩展性，适应不同的网络环境，使本地用户和外地用户都能方便的参与预算管理过程。

预算的组织协调难度很大，数据审核、汇总的工作量大。因此，信息系统要能够提供预算管理的流程、自动的数据分发、汇总支持，提供预算流程管理的效率。

全面预算最终要体现为财务预算，预算编制过程中有大量的财务规则和财务计算，如成本费用分摊、根据销售和回款计算应收账款等。因此，要求系统能够提供财务智能工具，减少公式、规则的定义工作量，提高编制效率，主要功能包括：快速录入、修改预算数据；提供业务预测功能；能够自动生成预算财务报表；支持自定义的财务模型（如应收、应付计算，费用分摊等）；利用内置的财务功能，尽可能减少预算公式设置。

预算编制、调整过程中会产生一系列的版本，容易造成版本管理的混乱。因此要求系统具有较强的版本管理功能，保存不同版本的数据。

四、主流全面预算管理系统介绍

目前市场主流的全面预算管理系统主要可分为Excel、ERP系统的预算管理模块、基于多维数据模型的专业预算管理软件三类。

1、Excel：Excel以方便、灵活、购置成本低廉、提供大量计算工具等优势备受财务人员推崇，也是普及范围最广的一种软件。但它与生俱来的局限性也使其无法满足现代企业开展预算管理的要求，如：Excel针对个人使用，很难作为多人协同工作的平台；二维表格体系，数据管理散乱；缺乏对业务、财务模型的支持，需要定义大量公式；预算模型调整工作量大；无法自动获取实际数据；工作效率低。

2、ERP预算模块：ERP预算模块能够提供多人协调工作的平台；业务、财务逻辑，公式定义较为直观；与财务、业务数据紧密集成；预算控制能力强大等，一定程度上弥补了Excel的局限性。但其不支持或有限支持多维数据模型；预算模型受限制于ERP的基础数据；与业务操作集成紧密，实施复杂、周期过长；更多专注与业务操作层面，宏观分析能力不足；与不同厂商数据集成能力弱等缺陷也使它不能满足企业的预算管理需求。

3、基于多维数据模型的专业预算软件：基于多维数据模型的专业预算软件所具有的优势包括：模型定义、编制、分析效率很高；提供业务、财务模型，减少公式定义；专业的数据集成工具可以有效整合现有系统的数据。其强大的功能，为企业固化预算管理流程，构建从业务到财务一体化的预算模型奠定了基础。当然，我们在运用该专业预算软件的同时，需要同其它系统配合使用，避免其没有事前控制功能的局限性，更好的发挥它在企业全面预算管理过程中多作用。

五、全面预算管理中应注意的问题

1、避免目标置换

预算目标从属于、服从于企业目标，但在企业活动中常常会出现严格按预算规定，始终围绕预算目标，而忘却了首要职责是实现企业目标的状况。究其原因，一是没有恰当掌握预算控制力度，二是预算指标没有很好地体现企业目标的要求，或是经济环境的变化造成预算目标和企业目标的偏离。为了防止预算控制中出现目标置换，一方面应当使预算更好地体现计划的要求，另一方面应适当掌握预算控制力度，使预算具有一定的灵活性。

2、避免过繁过细

有些企业认为，预算作为管理和控制的手段，应对企业未来经营的每一个细节都作出具体的规定，实际上这样做会导致各职能部门缺乏应有的余地，不可避免地影响企业运营效率，所以预算并非越细越好。究竟预算应细化到什么程度，必须联系对职能部门授权的程度进行认真酌定，过细过繁的预算等于让授权名存实亡。

3、避免因循守旧

预算制定通常采用基数法，即以历史的情况作为评判现在和未来的依据。如职能部门用以前年度的日常支出作为预算编制标准，职能部门就有可能故意扩大日常支出，以便在以后年度获得较大的预算支出标准。因此，必须采取有效的预算控制措施来避免这一现象，如通过详尽报表内容，健全报表体系等方法减少人为因素，提高精确性和科学性。

4、避免一成不变

预算制定出来以后，预算执行者应当对预算进行管理，促进预算的实施，必要时可根据当时的实际情况进行检查、修订和调整。尽管我们在制定预算时预见了未来可能发生的情况，并制定出相应的应变措施，但预算一方面不可能面面俱到，另一方面情况在不断变化，总有一些问题是不可能预见到的。故预算管理不能一成不变，要对预算进行定期检查，如果情况已经发生重大的变化，就应当调整预算或重新制定预算，以达到预期目标。

参考文献：

1、《新理财》2006年第一期

2、殷建红，孙玥璠：《预算管理信息化六要素》

3、余绪缨：《管理会计学》，中国人民大学出版社，

4、李天民：《管理会计学》，中国广播电视大学车板社，

5、李寿文：《知识经济与成本核算》

6、《从超越预算看我国预算管理》中华财税网

7、郭道杨：《二十世纪管理会计产生与演进》