电子商务介入展览业

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“忽如一夜春风来，千树万树梨花开。”以此来形容电子商务的发展毫不为过。短短几年间，电子商务风靡全球，渗入到包括展览业在内的各个行业之中。那么，电子商务对展览业有何影响？展览业界如何应对电子商务的挑战？一、电子商务介入展览业的因由电子商务正在全面影响展览业。电子商务能在展览业中实现是由展览业自身的特性所决定的。首先，多数展览会发起的缘由是促进商品流通，以此为目的的经贸展览会在展览会中占据重要地位，这些展览本身就是商务活动。电子商务是商务活动的电子化，因此，电子商务在展览活动中实现是自然而然的事情。其次，组织运营展览活动大多是以盈利为目的的商业活动。展览组织者在运作过程中采用具有高效、快捷、方便等优点的电子商务是实现利润最大化的手段之一。最后，展览在其本质意义上说首要功能是传播信息，电子商务最拿手的恰恰是对信息和数据的传递、交换和处理等。因此，电子商务与展览业一拍即合，展览业成为电子商务可大显身手的舞台。二、电子商务全面介入展览业电子商务按商业活动运作方式可以分为完全电子商务和不完全电子商务。电子商务对于传统展览业的影响主要表现为不完全电子商务，即在展览运作过程中部分地借助于电子商务。展览业自身的特点使得电子商务较为容易地介入其中，电子商务对展览业及展览活动的影响主要表现在以下几个方面：1．电子商务手段的全面引入。虽然只有几年时间，电子邮件、企业网页、电子支付手段和服务、网络身份的安全认证技术、信息和数据的网上传播和自动化处理、网上商品交易系统等电子技术都已随着电子商务设备特别是网络的扩展、延伸而参与到展览业中。2．电子商务在展览活动的各个环节中得以实现。在展览项目宣传在展出项目的选择及参展商与组展者之间的多种契约和业务往来发运人与承运人之间的联系和约定、参展商与海关之间的联络中，互联网络承担了大量数据和信息的传播功能；在展出过程中运用智能卡收集观众和客户资料，对来访客户和观众统计和分析；可以说，展览活动中凡是涉及展出、展品和展出活动参与人的信息和数据的收集、传递、处理的环节都是电子商务的用武之地。3．电子商务使得展览活动工作效率提高，一些环节被简化。电子商务具有方便、高效的特性，组织、参加展览的各个环节上信息收集、传递、处理的电子化和自动化都使展览业务处理效率空前提高。一些展出项目的上网，使得组展者与参展商的联系更为直接，从而避免一些中间环节及由这些环节产生的错误和时间耗费。4．电子商务降低了展览活动的业务费用，有助于经济效益的提高。一方面，组展者、参展商、观众之间的联络手段从传统的高收费的电话、传真、信件中解放出来，使得业务费用降低；另一方面，电子商务使得展览项目宣传更为广泛，组展者、参展商和观众可获得比以往更为丰富、深入的信息资料，从而避免选择项目时的盲目性及由此带来的经济损失。另外，电子商务使信息反馈、收集、处理、统计等自动化程度提高，工作效率提高即意味着经济效益的提高。5．电子商务促使展览事务处理走向程式化，展览的组织、参加过程逐渐标准化，这将促进展览组织管理水平的提高。目前还没有一套关于组织、参加展览会的标准程式规范，但每个组展、参展主体都在借助电子商务手段积累信息，总结形成一些程式化的业务处理流程，对流程中的各个环节提出一些服务标准，并在业务实践中不断增补流程环节、修订业务内容的标准，从而促使展览的组织管理走向最优化。电子商务中信息资源的可存储、可再用特性是使展览事务处理程式化和业务流程标准化的技术基础。6．电子商务促成展览运作、服务规范化，促进展览业协调管理的科学化发展。电子商务信息的广泛传播将加剧展览业界的内部竞争，由于信息资料的有效积累及电子技术本身的标准化最终将促成运作流程的标准化，因而电子商务将促使展览活动操作走向规范化，这是电子商务发展的客观要求。同时，展览业的协调管理机构是在掌握大量信息和数据、在多个组展单位及其项目中选优汰劣的基础上开展工作的，展览业流程的标准化和展览运作规范化都将使展览协调管理机构有据可依，从而为其进行科学化管理奠定基础。7．电子商务促进展览业的全球化、国际化发展。以互联网络为代表的电子商务使得展览项目、组织机构的对外宣传面向全世界进行，在世界各地的各个角落，只要你具备上网条件，都可以很方便地获得较为充分的展览信息；展览信息从定向走向非定向，对展览会的宣传挣脱了地理位置的束缚。有了电子商务，国际范围内的展览业竞争将成为活生生的现实。三、网上展览会——电子商务在展览业中实现的特殊形式网上展览会是对现实展览会的虚拟，展览的组织、展出及展览活动的各个环节都实现了电子化，组展者、参展商和观众之间的交流通过计算机和互联网络进行。网上展览属于完全电子商务的范畴。对网上展览会和传统展览会加以比较，可以发现网上展览会的特质。总体上看，二者在以下方面有所差异：（1）组展手段不同。网上展览会（以下简称“前者”）主要依靠在网上信息，辅以在其他媒介上进行宣传；传统展览会（以下简称“后者”）主要依靠对企业和参展者的针对性宣传，主要手段是文件、传真、电话等，辅以电子邮件和互联网络。（2）展出场所不同：前者创造虚拟空间，后者使用实实在在的场地。（3）展出手段和内容不同：前者展示的是文字、图片、声音、动画等，通过逻辑说理宣传企业形象和产品形象；后者展示的是实实在在的产品，以直观的形象展开对外宣传。（4）参展费用不同：参展商参加网上展览会仅需支付远程登录费；参加传统展览会时需支付展品运输费、场馆租金、施工费用、人员费用等。（5）展出期限不同：前者一般有开始展出的日期，而没有确定的结束时间，展出从理论上说可以无限期地进行下去；后者一般有固定展期。（6）观众范围不同：前者面向的是广大网民，网民遍布世界各地；后者面向的是特定区域或特定专业的人士，有的只面向专业贸易观众。（7）观众搜录目标展商的方式不同：前者主要借助计算机和鼠标点击到达包含参展商信息的网页；后者要靠走路，在展出场地中按照产品分类、展馆和摊位编号等查找目标。（8）交流方式不同：前者依靠电子邮件、聊天室等完成彼此间的交谈、磋商；后者为展览活动参与者提供面对面交流的空间和机会。（9）契约方式不同：前者依赖数据信息、电子文件等完成组展者、参展商、观众之间的约定和责任规范；后者主要依靠书面材料证明契约的达成和执行。由于网上展览会是对传统（现实）展览会的虚拟，其组织运营的各个环节与传统展览会基本上是相似的。网上展览会出现时间不久，还不成熟和完善，但与传统展览会相比已表现出一定的优势：低成本，高效率，展出时间长、增加贸易机会，展出空间无限广阔，经营规模不受场地限制，观众的广泛性，及时反馈，自动统计和评估。网上展览会发展迅速，而且正借助多种手段加以完善，但它具有一些与生俱来的缺陷：展出范围受到限制、展出信息的不完整性、观众的不确定性、信息统计上的偏差。而且人们需要面对面的情感交流。人们参加和参观网上展览会时，面对的总是冷冰冰的计算机屏幕，与观众或参展商交流时要获得反应需要等待一段时间，感觉上总是不如面对面感受对方的喜怒哀乐来得痛快直接。网上展览会的上述缺陷很难用技术手段加以弥补，这注定了它不可能替代传统展览会在展览业中唱主角。网上展览会的发展需要依附于现实展览会特别是定期举办的展览会，组展者可以把参展商的资料放到互联网络上加以广泛宣传，这也将成为传统展览会组办者吸引参展商和观众的必要手段之一。