网络项目信息管理

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国际工程承包市场的竞争是成本、进度、质量的竞争，是信誉、品牌、人才的竞争，是技术、资金、管理的竞争。如何及时有效捕捉各类项目信息，迅速对项目信息作出反应，充分、正确掌握在建项目的计划、进度、质量控制和资源配置使用状况，实现实时远程全方位监督和控制，对提高承包施工企业整体项目管理水平、降低项目成本，提高企业竞争能力，预防和防范各种经营风险具有现实和重大的意义。

随着各种网络通讯技术及项目管理软件的迅猛发展，从技术角度为实现国际工程承包企业网络项目管理信息系统的应用提供了可能和保障，应用的关键是企业必须改革原有的管理模式和制度，技术手段与管理制度双管齐下，达到提升国际工程承包企业管理水平的目的。

一、网络项目管理信息系统建立的必要性和可行性

在项目的实施过程中，有项目的实施等诸多方面的工作，还有众多的参与部门和单位。每时每刻都产生各种信息，这些信息在项目部与总公司之间，项目部与业主监理之间，项目部与其它单位和机构之间，项目部内部各部门之间，本地与外地之间进行沟通、反馈、协调等不间断的流转，而目前这些大量和信息被分散保存在各自的计算机之中，或是被锁在桌子或文件柜中，有的甚至还存在员工的头脑之中。由于信息的独立存放而不能方便迅速的流转与查询，从而形成一个个的“信息孤岛”，使得沟通和协调的工作困难，而国际工程承包企业经营的大范围、地域的大跨度，使企业的决策层不能及时全面地了解项目的必要信息和相关数据，不能及时准确地作出决策。在竞争激烈的现代社会，能否及时获得信息并迅速做出反应，已成为衡量一个企业竞争能力强弱的重要标志。因此，传统的工作方法已经显得越来越吃力，急需寻找新的方法和工具。

随着信息网络技术的发展，对社会产生巨大的影响，给建筑业带来革命性的变化。建立在计算机网络技术上的过程重建、学习型组织、知识管理等新思想被纷纷应用到实践中，同时我们利用各种方法和工具把零散无序的信息有序化，组成易于存取便于共享交流的信息结构，大大提高信息沟通和采集的效率。管理思想和新技术、新工具的有机结合给企业创造了一种新的不受地域、时间和计算机本身约束的信息交流、共享和协作方式，这种新方式给企业带来了新的机会和挑战。它不仅仅意味着企业办公自动化程度的提高、管理费用的降低，实际上它带来的是企业内部及企业与市场之间信息交流的重大变革，这些变革应用于企业经营的核心环节，给企业业务流程、管理模式、组织结构乃至整体的发展带来新的机会。

二、网络项目管理信息系统具有的特点

1.集成性：

从其它系统中可以看出，集成是优化的基础，在工程项目管理中要实现。时间最短，成本最低，质量最优，采用集成的思想构造项目全生命周期的信息系统一定要达到以下要求：要求各阶段各侧面信息系统之间集成，无缝连接，构成一个整体，实现信息的互通和共享；实现纵向集成，使其在工程管理的决策层、管理层和操作员之间实现自上而下和自下而上的集成；实现业务流程的集成，从可行性研究、招投标到设计、施工等项目实施过程的集成。

2.分布性：

信息流动在项目全生命周期的各个阶段、各部门、各单位之间，体现于项目管理的各个方面。因此时间分布和地域分布都是网络项目管理信息系统的重要特征。

3.系统性：

构成信息系统的目标就是接通“信息孤岛”。要达到各个管理过程的有机集成，对信息系统的管理需要系统地规划、系统地设计，包括各单元系统的开发和运行都需要在一个有准备的系统或平台上进行；在保证各单元系统之间接口具有一致性标准的前提下，保留各单元系统的独立性，留有单元系统升级发展的空间；各单元系统应最大限度地使用先进和成熟的计算机技术，减少数据采集和操作环节，保证数据的准确性和一致性，进而提高系统的实用性；各单元系统还应有较强的安全性和保密性。

三、网络项目管理信息系统的实现要求

1.电子化：

计算机作为一种工具首先要求人们工作电子化，数据要存储在相应的数据库中，文档采用Office系列软件编写，图纸、图片等以电子数据形式存在，只有资料的电子化才能为网络项目管理信息化系统提供前提。

2.网络化：

在网络化环境中计算机才能发挥无穷的魅力，在网络中用户可以方便的沟通共享数据库与文档，如Weh系统、E-Mail系统，文件传输系统等，把各个系统联成一个大的系统，使用户时间与地域的限制降低。

3.业务化：

计算机是一个工具，能让它发挥作用必须和具体的业务、管理相结合，不同行业和领域的软件就不同，起到的作用也不同，因此每个单元系统采用专用软件与具体的业务和管理紧密联系起来，来完成业务和管理工作。

4.规范化：

计算机要求业务管理必须是规范化的，包括标准的数据格式、用语、业务流程等，否则计算机无从处理零乱的数据。零乱的数据存在计算机系统中只是垃圾数据，不能起到应有的作用。

5.编码化：

项目确定后要及时建立项目编码体系。可参照本公司标准的编码系统，根据项目具体情况加以修订，编码应根据“工作分解编码（WBS）”、“组织分解编码（OBS）”、费用编码体系和档案编码体系。工程分散编码中土建要分解到工序，设备要分解到零件，在此基础中实现进度、资源、费用、质量、合同的有机统一，同时满足单项管理特点，使各单元系统之间相互交流成为可能。

四、网络项目管理信息系统的组成

1.集成办公系统：

办公信息系统基于项目的日常办公应用、综合办公事务处理规范，用于提高日常办公事务的效率，内容包括领导信息查询、公文管理、公共办公、个人事务等，可采用Lotus/Notes群件系统等软件，如公文管理包括：收文、发文、签报、办公传阅件、信访、档案管理等功能；公共办公包括：公告栏、会议、日程安排、网上请假、督查、图书期刊、学习园地、外事等功能；个人事物包括：今日工作、人员外出、个人文档等模块。

2.合同管理系统：

合同管理作为项目管理的起点，它控制并制约着计划管理、成本管理、质量管理等，是项目建设的关键和保证企业利益的重要环节。主要功能包括：合同通用文档资料管理；全部经济合同台帐及合同附件数据库的建立与维护；合同履行过程中的数据管理；合同终结、工程竣工价格结算信息的维护和管理；各类合同台帐及附件资料的输出处理等功能，如Expedition和Prolog等软件。

3.工程财务管理系统：

面向工程项目，以会计财务系统为核心，实现适应工程项目管理的需要按项目核算和按部门核算，实现与合同管理、设备管理、材料管理的信息接口。主要功能包括：建帐、制单、记帐、查询、出纳、数据交换、汇率管理等。

4.工程项目管理系统：

项目管理系统贯穿整个项目，以特定的项目为目标，为日常的办公、管理和运营系统有紧密的联系。项目管理是一个全生命周期的过程，包括设计、施工、制造、安装、调试、运营等过程，涉及办公、合同、财务、设备、物资、计划等环节，是一个需要企业各部门密切配合的系统工程。项目管理系统一般可分成计划系统和控制系统，计划系统将项目的时间、费用和其他性能数据转化为结构化的、适时准确的信息，控制系统使用这些信息来辅助项目的决策；控制系统用来管理与界定组织、质量、费用和时间相关的计划并进行数据控制，以协调人力资源、工程设计、材料采购和财务等部门。

5.投资控制管理系统：

该系统实现对项目的投资总量和规模总量的动态分析和把握，通过把建设项目细化成一系列预算，再把这些预算投资情况进行动态的、实时的、定量的分析汇总，实现对项目投资的控制、核算。主要功能包括：编制工程预算、编制现金流计划、编制现金流实际、系统查询报表等。

6.质量控制管理系统：

该系统建立行业质量验评规范、规程和标准光盘数据库，建立与验评标准相应的验评表数据库，方便工程项目的验评，方便总公司远程质量监控、行业质量标准升级和质量验评统计汇总。主要功能包括：建立工程信息、质保体系、验评范围、质量纪录、验收项目、竣工报告和查阅标准等。

7.资源综合管理系统：

资源综合管理系统以财产管理为核心，以市场为导向，对企业项目经营活动所需的人、财、物等资源进行管理控制；加强设备、材料供应全过程的科学化、规范化管理，以节约资金、减少浪费、提高项目的综合经济利益，为工程质量和工程进度提供有效保证。主要功能包括：库存管理、机具管理、计划管理、合同管理等。

8.综合文档管理系统：

主要用于管理项目从立项到建设、材料采购、工程进度、工程质量、竣工申请等与项目有关的全部文档信息，实现了建设项目文档电子化。按档案标准进行文档整理、组建、归档和检索，做到管理的高效有序。主要功能包括：项目信息的录入、开工报告、设计变更、施工记录、质量评定、观察记录、事故处理、竣工验收、档案登记、文档检索等。

9.风险、索赔管理系统：

主要用于建立项目专用的风险、索赔管理模型和相关的数据库，用来收集和分析风险，及时做出处理方案；对索赔事件快速得出索赔解决方案，增强使用者的谈判和决策能力。

10.现场管理系统：

主要用于项目上人员的工作安排、设备的使用安排、制定现场的各项规章制度、操作手册、岗位职责，进行就餐、考勤、娱乐等管理，对现场安全、出入等进行管理。

此外，还有其它系统或可细分成许多系统，在这些系统中大多已有成熟的软件，有的在研究开发过程中。我们可以在项目的日常工作中保持一种系统工程的思想，利用现有的工具和技术来实现业务，在实践中不断地充实和改进。

五、网络项目管理系统的解决方案

1.计算机网络系统（Network）：

建立计算机网络系统，配备服务器和网络工作站等硬件环境，这是网络项目管理信息系统必不可少的物理环境。

2.计算机系统软件平台：

建立邮件服务器，数据库服务器，Intemet连接服务器，系统管理服务器，事务处理服务器，WEB服务器等平台。

3.项目数据管理系统：

对与项目有关的数据和与数据有关的过程进行有效地管理。项目数据采用集中与颁布式相结合的方法，建立总部项目数据库和各项目部门分布数据库。过程管理主要按照公司ISO9000体系的要求，管理好数据流动的过程，并与各单元系统进行有效地接口。

4.各应用软件平台：

基于Client/Server和Browser/Server模式配置各业务管理的单元系统，包括电子数据处理系统、信息专家系统、决策支持系统、智能支持系统等。

六、影响网络项目管理信息系统建设的因素

1.管理模式：

通过对信息系统建设成败的研究发现，管理模式是最主要的原因。项目的管理和运营需要设计、技术、施工、设备、物资、运营财务、市场等部门的密切配合，在原来部门管理模式下很难使信息顺畅流通。ISO9000、过程重建、知识管理等新的管理理念，在企业中大面积的应用，打破部门职能的界限，按照重新设计的工程流程，管理层次的扁平化改造，建立网络化的工作模式，为信息系统建设奠定了良好的基础。

2.人员素质：

企业的经营管理是以人为本的，员工的观念和素质，直接影响着管理模式的采用。在信息系统使用中，如果不经过长期耐心的培训，员工的计算机应用水平就很难提高，对新的观念就不可能很好的接受，致使好的系统、好的软件不能发挥应有的效用。

3.企业文化：

成功的信息系统，经过几年的建设，往往变成了企业文化的重要组成部分。信息对于企业来讲，只是基础的原料，知识才是企业的竞争资本，有没有对知识的重视，构成了信息系统成败的重要因素。知识存在于专家的头脑中，信息系统生存的基础是知识的共享和重复使用。专家的宝贵经验如果堆在档案室无法利用，或者随着专家的离去而带走，将导致信息系统的应用失败（没有达到预期的目标）。

4.对信息系统的认识：

由于信息技术是十分专业的领域，发展又非常迅猛，新的概念和技术层出不穷，企业的用户比较难于把握，往往是站在自己部门工作的角度，提出模糊的需求。然而，由于信息系统是一个整体，各部门之间必然有大量的信息需要交换和共享，因此，要根据业务的需求提出整体的框架，使用户达成共识，若有不同的看法，系统就很难建设，工作很难推进。

5.对计算机的看法：

对计算机的误解将导致在计算机管理方面付出代价。计算机管理系统的特点是高投入、高风险、高效益。由于信息技术的发展很快，企业每年的信息系统建设上的投资都不小，我们应该认真地分析工程管理和计算机的特点，不寄希望于计算机系统可以代替我们大部分的管理工作，也不要低估新的工具手段所带来的作用，应立足新工具对我们工作的改进，逐步使用户接受和产生新的思想。

七、对网络项目管理信息系统的管理

1.建立内部控制体系：

包括健全的组织模式，健全的人员制度，健全的内部控制体系，重要物品、数据的保护，经常性的检查等。

2.建立计算机系统管理办法：

包括微机管理策略，微机应用管理制度和规程，操作过程，操作手册等。

3.建立安全保障体系：

包括物理安全策略，访问控制策略，信息加密策略等。

现代信息技术与管理的有机结合将大幅度提高项目管理的水平，提高人员的整体素质，增强企业的竞争力。网络项目管理信息系统将使思想和概念交流的时间周期大大缩短，使费时费力繁琐的工作变成轻松，使地域的距离消失。工程承包公司总经理微移鼠标、轻敲键盘、电脑屏幕上各大洲几十个国家上百个在建项目的项目进度、质量、成本等各类信息汇总报表尽收眼底，项目管理现状、财务状况、发展方向以及风险等各类分析预测报告呈现在眼前，各职能部门在研究分析的基础上作出建议方案，公司决策层据此迅速作出决策，及时调整资源市场配置，确定调整市场拓展经营策略，加强财务管理监控等，一幅运筹帷幄，决胜千里的蓝图现在面前。