浅谈中学会计管理档案工作分析
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摘要：随着我国中小学教育事业的不断发展，许多中学的办学规模都在不断地扩张，就读的学生人数也在逐年增加，学校各项管理活动的工作量加大。伴随着这个过程，学校的经费来源渠道更趋多元化，会计管理工作也更加复杂化、精细化，这就对中学会计工作提出了新的要求。尤其是会计档案管理工作，作为学校管理体系中不可或缺的一部分，要充分利用信息化技术，努力做到精细、高效、科学，彻底改变传统的粗放型会计档案管理模式，为中学教育教学活动的正常开展提供保障。
关键词：中小学；会计档案管理；管理意识
进入新的发展时期，会计档案管理已经逐渐成为企事业单位经济管理活动的一个重要组成部分，是对单位的各项经济活动所产生的会计凭证、账簿、报表等会计资料进行收集、整理、归类、保存的工作过程。近年来，我国的各级中学办学规模都在不断地扩张，学校的各项活动都更加繁多和精细，经费的收支管理工作更趋复杂。因此，新形势下中学加强会计档案管理工作就显得尤为重要。
一、中学会计档案管理工作的重要作用
中学会计档案管理工作是学校财务管理的重要组成部分，这些档案信息详细记录和反映着学校所有的经济活动以及活动所产生的收支效益状况。会计档案管理工作的好坏，直接影响着学校财务管理工作的顺利开展。因此，中学会计档案管理工作必须做到全面、客观、准确，才能真正发挥会计档案管理工作的重要作用。通过科学、翔实的会计档案管理工作，依据丰富的会计档案信息资料，学校管理层可以很方便地对各项业务的开展进行研判、监督和决策。充分利用信息化来加强会计档案管理工作，能够增加会计档案管理的精细化程度，从而能够为学校各项工作提供更加坚实、全方位的支持和帮助。
二、中学会计档案管理工作中存在的问题
目前，为适应学校发展的需要，我国的中学都在不断强化学校的财务管理工作，会计档案管理也逐渐成熟。然而，由于会计档案管理工作长期受不到应有重视，各项基础设施、制度和管理还存在着这样或那样的不足，需要档案管理人员进一步改进和完善。
一是会计档案管理人员管理意识差，档案资料得不到充分利用。很多中学领导和财务人员都对会计档案管理工作有着认识上的偏差，重视度不够，应付思想严重。会计档案管理人员基本上都是按照学校领导的指示进行工作，临时性比较强，缺乏科学的管理意识。部分学校领导过于注重教学管理，而忽视了学校会计档案管理的重要性，认为就是简单记账、管账工作，不需要投入太多的精力、时间和资金，导致会计档案管理工作无法与时俱进，档案管理设备无法得到及时升级换代，会计人员知识体系落后，缺乏上进心，工作局面混乱。因此，非常多的档案资料无法发挥其应有的价值，有的甚至被责任心差的会计人员随意存放，致使部分档案资料丢失、遗弃，在一定程度上影响了学校各项工作的正常开展。
二是会计档案管理人员业务水平低，工作能力有待提高。有些中学单位的财务档案管理人员是纯粹的会计出身，没有档案管理方面的知识和经验，对财务档案管理中的规范、流程、内容不清楚，主次不分，眉毛胡子一把抓。有的工作人员缺乏会计档案管理的政策和法规知识，工作过程中经常出现违规行为，给学校的管理工作带来很大影响。同时，由于对档案管理软硬件设备了解不够，难以熟练、充分利用先进的设备和技术来促进会计档案管理工作，档案管理方式、方法陈旧、僵化、低效。这样档案管理工作质量差，档案内容往往缺乏完整性和连续性，档案信息保存存在很多漏洞，安全性问题不断涌现。再加上部分会计人员缺乏良好的职业操守，责任心差，在工作中甚至出现利用档案信息违规操作的行为。
三是会计档案管理缺乏约束机制，管理工作不规范。由于在日常工作中，部分中学对财务档案管理不重视，并没有制定相应的规章、制度、标准来规范财务档案管理工作。会计人员在进行档案管理过程中，随意性比较大，资料整理、装订、封存都不严谨，经常出现资料信息不完整，内容断层。各种票据没有正确归类，资料遗失现象经常出现，随意存放堆置的档案受潮或发霉损坏。同时，会计档案管理各个环节相互脱节，严重影响了中学会计档案管理的质量。四是会计档案管理信息化进程缓慢，管理手段不灵活。受传统思想的束缚，部分会计档案管理人员还没有正确认识和掌握信息化条件下档案管理的方式、手段。档案管理计算机网络设备陈旧，运行性能差，经常出现各种问题，并得不到及时的维修和维护。有的虽然配备了新的设备，但是档案管理人员对信息化设备操作能力不够，致使设备闲置，无法发挥其功能。
三、创新中学会计档案管理工作，提高管理水平
适应中学教育教学管理活动的不断发展，中学会计档案管理工作也要紧跟时代的步伐，努力创新档案管理制度、方式、方法，提高档案管理水平，为学校的管理工作提供强有力的支持。
第一，提高认识，统一思想，加强领导。中学管理层必须积极转变思想，把对学校会计档案管理工作的认识提升到一个新的高度，明确会计档案管理工作是学校各项管理活动重要的必不可少的组成部分。财务档案资料是学校整个教育教学管理活动最翔实、丰富的反映和记录，能够为学校各项工作的顺利开展提供科学依据和参考。在学校内部积极宣传会计档案管理工作，统一教职工的思想观念，树立坚实的档案管理意识，为学校会计档案管理工作营造良好的氛围和环境。
第二，建立健全会计档案管理制度，依法严格会计档案管理。为适应新的发展形势，各个中学必须建立完善的财务管理体制度系。会计档案管理工作要在一定的制度规范引领和制约下才能够有序展开，否则就是一盘散沙，混乱不堪。近年来，国家已经相继出台了一系列如《中华人民共和国会计法》《会计档案管理办法》等财务管理和会计档案管理的法规制度，是每个单位都必须严格遵守的，各个企事业单位会计档案管理工作实施细则的制定和完善都要在国家法律法规的大框架下进行，紧密结合，因地制宜。因此，中学会计档案管理制度的制定和完善必须严格依照国家相关规定来进行，结合学校档案管理实际，建立起一套标准、规范、实用的特色制度体系，指导学校会计档案资料收集、整理、归档、保管、安全、保密、移交等工作的开展都能够有法可依，有章可循。
第三，规范、协调会计档案管理工作各个环节。中学会计档案管理工作具有连续性的特点，由诸多环节相互配合来完成。在加强管理过程中，要明确各个环节的责任和义务，把工作落到实处，确保每个环节都能够按时、保质保量地完成本职工作，为下一个工作环节的展开提供方便。会计档案资料收集要真实、客观，杜绝虚假信息，实事求是；档案立卷必须要使用规范的装订材料和正确的装订方法；归档要按照严格合理的顺序，方便以后查阅；档案保管要由专人利用专业的防潮、霉、盗、蛀等等的储存设备来进行，不能随意存放，防止档案损毁；档案移交必须面对面，尽量保持装订册的完整性；档案销毁要由会计档案管理人员和财务领导按照严格的手续共同来完成。
第四，加强对会计档案管理人员的培训，完善知识体系，提高职业技能。随着中学会计档案管理工作的复杂化，需要有更加专业的高素质管理人员，就要不断加强中学会计档案管理人员队伍建设。根据工作需要，招聘引进工作经验丰富、理念新颖的档案管理人才，不断向中学会计档案管理人员队伍输入新鲜血液。同时，对现有的会计档案管理人员定期进行行业法律规范和专业知识的培训，增强他们的法律意识，提高他们档案管理专业技能。同时，引导会计档案管理人员充分利用网络等多种途径进行自主学习，提升自己的计算机信息化操作技能，娴熟掌握大数据条件下的档案管理设备使用、升级、维护、维修综合知识，确保会计档案管理做到高度专业化、信息化、现代化。
第五，努力促进会计档案管理信息化应用，提高档案管理工作效率。信息化已经在我国各行各业得到广泛普及，而且实践也证明信息化作为一种新的生产力，已经显示出了其强大的活力和生命力。因此，信息化进程是中学会计档案管理工作发展的必由之路。学校要加大投入力度，购置或更新会计档案管理信息化软硬件设施，根据工作需要科学配置计算机、打印机、扫描仪等现代化办公设备，同时，引进和更新会计档案管理软件。教育会计档案管理人员熟练掌握各种软硬件设备的使用，具备良好的维护意识和技能，确保所有设备都能够得到充分、合理使用。要利用现代化的网络技术构建会计档案信息查阅平台和安全管理系统，合理设置阅览和管理权限，既能够保证档案资料价值的正常实现还能够确保信息安全。总之，加强中学会计档案管理工作，通过管理制度和工作方式、方法等的不断完善和创新，各种档案信息的真实性、准确性、安全性将大大提高，能够更好、更有效地服务于学校的各项活动。随着学校会计档案管理工作越来越受到重视和关注，这势必为档案管理工作带来非常好的发展机遇。因此，中学会计档案管理工作要紧跟时代脚步，在改革和创新过程中，立足实际，坚持循序渐进的原则，以提高会计档案管理人员的专业素质为中心，理论和实践紧密结合，做到物尽其用，人尽其才，最终实现中学会计档案管理水平不断提升。本文深入浅出地分析了我国中学会计档案管理工作面临的机遇和挑战，结合档案管理工作发展趋势，提出了意见和建议，希望能够为中学会计档案管理工作的创新提供智力支持。
作者：金莉 单位：盘锦市高级中学
