电算化会计

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摘要：新一轮的科技产生始终脱不开计算机的发展。自从中国加入世贸以后，无论是文化还是经济都受到外国的“侵略”，一些公司或企业时不时要注意市场的变化，还要提高自己的产品效率与质量。面对新一轮市场浪潮的冲击，人与电脑化的模式应运而出。特别的会计是一个比较多工作的职业，如果会计能通过电算化处理，保证会计信息资料真实、合法、完整，公司的效率将会事半功倍。

关键词：电算化，会计，电算化

引言：本文首先引入电算化会计信息的某些概念，通过对**市通顺工贸公司会计系统改进提出几点要求，对电算化会计信息系统内部控制的特点的分析，初步探讨了其主要内容和可能存在的问题，并对如何加强和完善电算化会计信息系统的内部控制提出了建议。

**市**工贸有限公司是一家综合性的企业集团，是集生产、经营多位于一体的大型公司。为了发展生产、拓宽经营领域，现广泛联合有识之士，联营合作！电算化会计信息系统：是由计算机硬件、软件、电算化管理制度、财会及计算机人员组成，是一个组织处理会计业务与会计数据，为企业内外有关人员提供会计信息并辅助管理的人机系统。所以要加大对电算化信息系统的投入和改进。

过去，人工会计系统的内部控制形成了一整套行之有效的方法和制度，然而，随着现代信息技术在财会领域的广泛应用，使得原有的会计内部控制制度和方法在各方面都受到了挑战。笔者认为，与手工会计系统的内部控制相比，电算化会计信息系统有以下几方面的特点：

1、会计系统的内部控制是指为了保证业务活动的有效进行，保护资产的安全和完整，防止、发现、纠正错误与舞弊，保证会计信息资料真实、合法、完整而制定和实施的政策与程序。

2、控制面广；由于计算机是高速度运行的。计算机系统建立与运行的复杂性，要求内部控制的范围相应扩大，其中包括一些手工系统中没有的控制内容，如对系统开发过程的控制、数据编码的控制以及对调用和修改程序的控制等等。

3人机组合。在计算机系统中，原有的手工控制手段有些仍然保留，但需要增设一些存储与计算机程序中的程序化控制。会计信息输出的控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制、系统的安全控制等方面，控制的要求也更加严格。当然随着计算机应用的程度不同，程序化控制的范围也会有所不同。一般来说，计算机应用的程度越高，采用的程序化控制也就越多。

**市**工贸有限公司要实行电算化的好处：

一、可以通过控制环境

内部控制的环境是控制系统中其他要素的基础，控制环境是各种因素共同作用的结果，可以增加或减少具体控制政策和程序的实施效果。换言之，控制环境决定着组织的整体风格，左右着组织中各成员的控制意识。例如对诚信的原则和道德价值观、雇员品质和能力保证、管理哲学和经营风格、组织结构、董事会和审计委员会、责任分配与授权、人力资源政策和程序。

二、通过评价风险；

1.显示明确系统目标。电算化会计信息系统的目标服务于企业整体目标，包括营运目标—包括绩效和获利目标及资产保全目标；财务报告目标—防止报送不真实的财务报告；并可以通过一定的函数放映公司今年来的催势。

2.可以分析现状。由于以前的人工化没有什么效率并且没有什么质量，所以对于公司的前景不能得出号的方法，而电算化能通过人机结合，通过机器提供的数据和人员的分析得出每年的销售和经营状况。它们都是用来预防、发现、纠正系统所发生的错误、舞弊和故障，使系统能正常运行；是提供可靠和及时的信息保证。

3.等应对瞬时环境，系统外部经济、产业以及管理等控制环境随时都会发生变化，系统内部软件、硬件、人员等要素也后发生变化，当这些变化发生时，会计信息系统的活动应随之进行改变。因此，风险评估中最关键的步骤就是确认内部和外部变化的情况，并及时采取必要的行动。

三、控制自我评估和他人评估。

控制自我评估是组织的管理部门和职员共同进行定期或不定期对会计信息系统的内部控制进行评估，评估内部控制的有效性及其实施的效率效果，以期能更好地达成内部控制的目标。控制自我评估是为提高组织内部控制的自我意识所作的努力，这种活动经常以研讨会的形式进行。

1.可以更清晰的认识到自己，哪个是勤奋的，哪个是不用功？那样公司就能把握到更多员工的信息。

2.通过自我评估可以使审核部门的人员认真的对待，比如说，有些部门就是因为怕实行了电算化会导致审核变得马虎，其实通过了自评和他评，可以看出一个人的素质高低，那样有针对性的对部分审核进行调查。

但电算化也存在一些问题：

1.由于运用了点算化，很多资料和有形记录较手工会计系统大为减少，账务处理结果及数据文件都存储在计算机或磁盘等电子介质上，不像手工会计系统那样直观，另外数据易更改，而在计算机内部，会计数据无论是形态还是结构却发生了变化，如果执行员品德不好很容易摄取资料，那样，一个公司的安全性会受到威胁。

2.由于电算化都采取了简单的数据记录，很多时候管理者不知是谁做的，谁管理的？例如，对****公司，如果每个操作员都设置有自己的口令和不同的工作权限，并且每个操作员都应保守自己的口令秘密。在电算化实践中，出现下面问题

（1）有的员工喜欢一人拥有几个ID，却往往是一个操作员身兼数职，可以以不同的TD进入系统进行不同的操作，这样，财务分工的控制就会搞乱。

（2）为了做好更多的工作，一些未经授权的计算机专业人员可以利用计算机技术和网络技术轻易地浏览各种数据文件，造成会计机密数据被泄漏。

（3）一旦出现什么停电，电脑里的资料就会变空了，什么也没有。那样资料很难在收集，例外，有一些资料室通过卡来存储的，但卡的技术不是很高，时不时会因为什么潮湿或什么的导致资料的安全性不高。

2.混乱，检查难。电算化系统数据处理自动化、集中化，再加上计算机运行的高速性、程序运行的重复性，使得处理结果一旦发生错误，就像编程那样很难检查出是哪里的错误，如果检查不出错误，错误往往就会在短时间内迅速蔓延，造成多种数据文件、账簿及整个系统的会计数据失真，并且可能使系统出现反复性差错。也就是说如果输入数据出错，以后的处理环节再正确，也只能输出错误的信息。特别的一些继承性的文件，如果上一个文件错了，下一个人必须重做第一个人的操作，那样我们要求的人员的技术要非常的高。

3.管理和监督的有效性差。，有些单位未完成这一环节、也未经审批，就直接实施了会计电算化。计算机代替手工记账的单位必须建立完善的电算化管理制度，有些单位虽然建立了内部管理制度，但徒有虚名并没有切实执行。例如，按职权分离原则，系统开发人员不应直接接触或者正式操作电算化会计系统，凭证的输入和复核人员必须由不同的人员执行，但有些单位系统开发人员则可以随时接触会计核算系统，甚至顶班操作；也有一些单位由同一个人按照不同的姓名口令进入系统去完成凭证输入和复核两项不兼容的工作

既然发现了问题，那该如何解决：

1.强化风险意识。

会计信息化是会计发展的必然趋势，与手工会计系统相比，电算化会计信息系统具有明显的优越性，但是电算化系统有不同于手工会计系统的特点及其风险，必须建立更加严密的、系统的内部控制制度。各级领导和财会部门、信息部门人员都应对会计信息化树立正确的思想认识，营造风险防范从我做起的氛围。目前，社会中计算机犯罪行为的增加，使我们更应认识到电算化会计信息系统加强内部控制的重要性。强化系统的内部控制，既是预防电脑犯罪的重要措施，也是减少差错的有效保障。

2.审批、评审和监督相结合。

审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。具体包括：审查机内数据与书面资料的一致性；监督数据保存方式的安全性、合法性，防止发生非法修改历史数据的现象；对系统运行各环节进行审查，防止存在漏洞等。各级财政部门和业务主管部门应加强审批的各项管理措施，以保证实现会计电算化的单位都具有良好的内部控制制度，特别是对于商品化的财务软件，要加强对软件的评审管理。评审的内容主要是针对软件是否符合国家统一的会计制度，软件的安全性、可靠性以及软件的售后服务功能等方面。验收工作主要是检查与软件相配合的运行环境和管理制度的建立情况。通过鼓励员工监督，并提出什么“报情”的有奖励。认真负责自己分内事，通过强指令的执行，就是说哪一个检查是不认真进行减少奖金的处罚。

4.加强内部审计。

由于审核部门是一个比较重要的部门，笔者认为要家多一个来管理，或且通过监督的方法来控制审核中的错选或不合格的想象想过关的念头。另外，会计人员不仅要具备财会知识和计算机知识，同时还要掌握一定的管理知识；最后，业务主管应当熟悉整个会计电算化处理业务，以便对系统会计工作流程进行监控和指导。

5.人员控制。

通过部门的设置、人员的分工、岗位职责的制定、权限的划分等形式进行的控制，建立恰当的组织机构和职责分工制度，以达到相互牵制、相互制约的目的；防止或减少错弊的发生。其中较重要的岗位有系统管理和审核岗位。大家都知道人员控制是电算化系统管理的根本，会计电算化人才的缺乏是制约我国会计信息化工作发展的关键环节。为此，要加强各种的培训，对他们的道德水平进行教育，提高他们的法律意识，通过奖励和惩罚制度。

总结：综上所述，电算化会计信息系统的内部控制是一个多要素的立体框架。特别的，随这科学的发展；随着人们观念的改变和市场的需求，会计电算化将得到更深层次的发展，电算化会计信息系统环境下，这些变革无疑也给内部会计控制带来了新的问题和挑战。因此要最大程度地提高会计工作水平和会计信息系统的质量，更好地为提高企业单位现代化管理水平和经济效益服务。电算化规范和完善电算化会计信息系统操作和管理章程，重视内部审计，增强数据安全意识。无疑，这是当前强化电算化会计信息系统内的一次重大变革。会计电算化信息系统的实施，必将为**公司今后的飞速发展打下坚实的基础。

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