企业会计电算化

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论文关键词：会计电算化；系统功能；问题

论文摘要：文章论述了企业推进会计电算化应注意的问题。

1在实行会计电算化之前应注意的问题

客观分析评价企业目前的会计工作现状。事物的现状一定程度上决定其发展的未来，会计工作同样如此。如果目前会计工作无章可循，随意性较大，科目设置不符合会计制度，相关数据之间不吻合，内控制度不健全，会计人员素质低下，这种现状，就很明显地说明该企业缺乏实施会计电算化的基础。因为实行电算化，相关的运行环境至关重要：科目设置不符合会计制度，数据不准确、不吻合，无法完成初始化工作；人员素质低下无法完成人机对话，日常工作将受影响；工作无章可循，随意性大，内控制度不健全，容易导致工作的无序，核算的脱节，出现漏洞，滋生贪污舞弊行为。所以在实行电算化之前，要客观地评价会计工作现状，找出差距，奠定必要的基础，待符合运行的环境后再考虑实行电算化。

分析本企业财务工作的特殊性。如果经过第一步的分析评价后，认为企业已具备了实行电算化的环境，接着就要对企业本身会计工作的特殊性进行分析。每个企业都有其自身特殊的管理要求，有些是会计制度本身既定的，有些也可能是制度没有细化但是属于企业工作迫切需要的，目前商品化的会计软件，都是按国家现行制度编制的，普遍性的要求一般能够满足，并且对于一些特殊要求多数软件留有自由定义的空间，而有些软件不一定具备对本企业会计工作特殊性核算、特殊性分析的功能，为了满足企业自身这些特殊的需要，就要判断所选择的软件对我们会计工作的支持程度。比如，有些企业要求本公司在统一核算的基础上，进一步对各部门进行分别核算和考评；有些企业在“库存商品”设置上，要求按部门，按品名规格，按存放地点，按进货渠道等设置明细账；有的企业是集团公司，要求在能完成公司本身核算、对外报表的前提下，对集团下属的报表留有汇总、合并的模块。

要考虑所选软件的前瞻性和成长性。事物是不断变化发展的，我们的企业在逐步地壮大，业务在多方位地延伸，同时国家会计制度也随着国情的变化而处于不断的变革和完善之中，今后随着具体会计准则的相继颁布，将逐步取消现行行业会计制度，改为执行具体的会计准则。此外，我国已经加入WTO，与国际会计惯例接轨工作正逐步进行，那么选择软件时，除要满足上述分析的特殊性要求外，还要考虑所选择软件的前瞻性和成长性，以满足未来企业发展和会计制度更新的要求，避免因更换软件而使企业增加额外的经济负担对会计工作的连续性造成不必要的麻烦。

价位等因素的考虑。企业目前的会计工作现状、本企业对财务工作的特殊性以及所选软件的前瞻性和成长性是实行电算化之前应首要考虑的，但可以根据企业自身情况确定不同的侧重点。此外，一些常规的问题，如人员的培训、软件价位的高低、软件公司是否在企业所在地设立分支机构、售后服务质量问题等等，也是必须认真考虑的因素。

2在实行会计电算化之后应注意的问题

在初始化之前要制定具体的实施方案。在确定准备使用的软件后，便要在符合会计政策、会计原则的前提下，根据企业自身的需要进行系统初始化设置，然后将期初数据录入，这个过程就如同我们选购新房后，在不改变房屋结构的基础上，根据个人需求、喜好进行内部装修，布局计划，一切就绪后才搬入家具正式入住。但有个别企业在初始化时对于核算的内容缺乏周密的考虑，或者对于财务管理的框架缺乏妥当的构思便草率行事，由此招致以后工作上的麻烦，使得定义过的软件不断进行“修修补补”。所以在初始化之前必须要根据业务特点、核算内容、管理要求制定具体的方案，经过多方面的讨论通过再予执行，同时对录入的期初数据要由专人进行复核。转

必须建立严格的内控制度。基本的内控制度应该包括会计人员权限的合理设置，人员之间的明确分工，相互之间的配合与制约。通过内控制度的有效实施，防止舞弊行为的发生，避免给企业在工作上造成不必要的推诿和扯皮，在经济上造成不必要的损失。手工作账时要考虑不相容职务的分离、分设。同样，在实行会计电算化以后，不相容职务也不能由一个人承担，应根据每个人的工作内容赋予相应的权限。一般情况下，应设置系统管理员、数据管理员、档案管理人员、复核人员、核算人员、出纳、财务主管等岗位，每个岗位既互相牵制，又层层负责，日常工作职责明确，一旦发现问题责任界限清楚。笔者所在的企业在电算化过程中曾经历过这样一件事情：由于软件本身具有结账前预览打印报表的功能，但这一功能只是为管理需要而设，对外报表时不应在些操作，企业月度中间因贷款需要，为银行提供一份会计报表，于是会计就打印了一份未结账的当月报表，月末又因贷款需要向银行提供了已结账的当月正式报表，没多久银行找上门来，认为企业提供了虚假的会计报表，并当即停止了贷款谈判。最后才搞清了原因，原来是前后两次提供的同一月份报表截然不同，这件事给企业敲响了警钟，随后便制定了严格的岗位责任制，增强了工作的的严谨性。

关键性名称、代码的前后输入要完全一致。电脑与人脑的区别在于：电脑是根据规定的概念进行逻辑分析判断，而人脑在对事物进行判断时，既要考虑既定的概念，又注意一些随意性的东西。比如，在设置客户往来时，“山西省财政厅”与“山西财政厅”在手工作账时知道是同一单位，而电脑却认为它是完全不同的两个单位，会分别列账，造成数据不准确；又比如外贸企业，习惯以出口发票号反映应收出口退税额，如果提取出口退税时与退回时稍有差别，它会认为这是两个完全不同的发票而分别入账，应退、已退没有对应起来（比如，V02/01与V0201）。所以同一内容的东西在前后输入时要绝对一致，不能有丝毫差别。这样才能真正发挥电算化输出结果的快捷、准确性。

一定要采用机内逐张审核签字办法。有的软件允许逐张签字与一次性签字自由选择，如果采用机外审核、机内一次签字，在中间会形成漏洞，一旦制证人员已打印出的正确凭证在机内再修改，进行舞弊操作，审核人员从凭证上难以发现，给不法人员造成可趁之机。此外，实行会计电算化以后，每个操作人员的口令要绝对保密，要定期对软硬件进行维护、保养，定期备份财务数据，财务主管定期查看上机记录，定期上机检查账务，将纠错防弊贯穿于始终。

3要完善会计电算化的系统功能

一般来说，充分降低会计电算化的门槛，使其技术性、繁杂性减少到最低程度，才有助于消除“科技恐慌症”。但起点过低，会带来会计电算化进程延长，长期在低水平状态徘徊的问题，这样又会有违会计电算化的初衷。“低起点”与“高标准”之间必须要有一个合理的过渡和技术上的铺垫，事实上，这也是每个企业发展会计电算化的必由之路。会计电算化起步后，电算化系统要尽快从原来单纯的会计核算进一步开发成具有支持经营控制和管理决策的高级财务管理信息系统，必须注重扩展会计电算化的系统功能，同时要综合考虑以下一些因素：

应考虑企业信息系统的整体性，不能单纯从会计子系统的目标出发，应当充分考虑到不同的管理职能之间的内在联系和规律，并尽可能利用其他行业乃至于国外的成功经验，拓展会计电算化系统，以适应企业经营控制和管理决策的需要。

改进以计算机技术人员为主的习惯，主张以会计人员为会计电算化系统的主导。会计人员掌握着绝大部分的经济信息，又能够熟练地对这些信息加以分析和利用，因此，应当将精通理财和管理技术的会计人员联合起来共同开发会计电算化系统。从目前已实行会计电算化的企业来看，外购的商品化软件或由企业自身的计算机人员开发的会计电算化系统，其实际的运行效率和效果都不能令人满意，个中原因，就在于计算机人员对会计知识和管理知识方面的陌生。