高校会计电算化管理

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【摘要】笔者结合高校实行电算会计管理的实际，分析高校实施会计电算化管理中存在的不足，提出了完善会计电算化管理的几点建议。

【关键词】高校；会计；电算化管理

会计电算化是指将计算机技术应用于会计工作领域，用会计软件指挥各种计算机替代手工或手工很难完成、甚至无法完成的会计工作的过程。计算机技术的发展，高校理财环境的变化，对财务管理工作提出了更高的要求，计算机技术在高校经济管理和财务管理中的运用越来越普及。目前，高校已基本实施会计电算化，并逐步向财务网络化、财务管理信息化迈进。但是，由于会计电算化管理在科目核算、项目辅助核算、往来款核算、固定资产核算、年末结转等方面存在着不足，一定程度上制约了高校财务管理信息化的进程。

一、会计电算化管理系统的特点

根据《事业单位会计准则》和《高等学校会计制度（试行）》，结合会计核算实际，高校适用的会计核算软件一般具有完整的会计核算功能，特点是以会计科目为中心，实现对部门（项目）经费、往来款项、固定资产等进行辅助核算和管理。

在会计电算化管理中，横向以传统手工会计核算模式下的科目核算为中心完成账务处理；纵向以“项目管理”为中心实现对部门经费、科研课题经费、专项经费、代管款项等经费的核算，实现对各类经费的管理、分析和控制。以科目核算为主线完成账务处理过程，以项目管理、往来款管理、固定资产管理等为辅助核算手段，为加强预算管理、往来款项管理、固定资产管理等财务管理方面提供更为准确、及时的信息。

二、会计电算化管理系统的变化

传统的手工会计管理模式，会计核算具体反映会计科目之间的关系。高校会计核算主要反映资产类会计科目、负债类会计科目、净资产类会计科目、收入类会计科目以及支出类会计科目之间的关系。

会计电算化管理模式，会计核算一方面反映会计科目之间的关系；另一方面也要反映各会计科目与项目、往来款项各科目与往来款项责任人、往来款项各科目与往来款项项目、固定资产各科目与项目等方面的关系。它们之间的关系如下：

项目辅助核算的会计科目余额累计

=所有项目余额累计；

应收款项会计科目余额累计=所有项目应收款项余额累计；

应收款项会计科目余额累计=所有应收款项责任人余额累计；

应付款项会计科目余额累计=所有项目应付款项余额累计；

应付款项会计科目余额累计=所有应付款项责任人余额累计；

固定资产会计科目余额=所有项目固定资产余额累计。

三、会计电算化管理中存在的不足

由于受传统会计管理模式的影响，高校使用会计电算化系统进行会计管理的经验欠缺，使得高校在会计电算化核算和管理中，在初始化处理、往来款管理、固定资产管理、年终结转处理、与其他管理系统信息共享等方面存在不足，在一定程度上制约了财务管理电算化的实施，影响了财务管理工作的效率。

（一）初始化处理

传统手工会计管理，重会计科目核算，轻项目核算，难以提高管理水平。会计电算化系统初始化处理主要包括参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。在会计电算化初始化处理中，部分高校存在重参数设置，重科目余额与手工账务（或以往电算系统）科目余额核对相符，轻科目余额与项目余额勾稽、往来款科目余额（分责任人）与项目勾稽、固定资产会计科目余额与项目勾稽等问题，不能通过会计科目和项目核算实现二维核算或多维核算，不利于加强内部考核和管理，也不利于提高内部管理效率和水平。

（二）往来款项管理

高校往来款管理，重责任到人。责任人设置主要以内部职工或学生为分户辅助核算对象。在电算会计核算方式下，通过编制记账凭证录入科目、金额和责任人信息这种简单的内部责任人分户核算的模式进行管理。该模式不利于往来款管理按部门（项目）责任考核，难以进行账龄分析，难以实现向实质责任人进行催款和核对，易形成呆账和长期挂账，资金使用效率低。

（三）固定资产管理

固定资产管理，包括价值管理和实物管理，其载体分为总账、明细账、辅助账和卡片账。财务部门一般进行固定资产价值管理，资产部门和使用部门进行固定资产实物管理。在会计电算化管理方式下，财务部门通过编制记账凭证录入科目、批固定资产金额记账后形成固定资产总账和明细账，反映批固定资产价值，但不能反映单件固定资产价值和固定资产购置资金来源；资产部门填制固定资产卡片，通过卡片信息录入形成固定资产辅助账；使用部门使用固定资产，根据固定资产卡片信息形成本部门固定资产辅助账。财务、资产和使用部门没有实施定期账账核对、账实核对、账卡核对以及固定资产总价值和单件价值、总价值和分类价值、总价值和部门（项目）价值、实物总量与单件数量、实物总量和分类数量、实物总量和部门（项目）数量核对相符。这种管理模式，使得资产管理信息不准确，家底不清，难以实现资源共享，资产使用效率低下。

（四）年终结转处理

高校事业结余包括经常性结余和专项资金结余两部分。经常性结余按规定提取福利基金和转入事业基金；专项资金结余，已完成的项目，应结清账务，并将结余资金先转入经常性结余，再转入事业基金；尚未完成项目的资金，结转到专项结余中继续使用。在会计电算化管理方式下，按收支科目进行年终结转，只能反映学校总结余，不能反映各部门（项目）结余，不利于对各部门（项目）进行绩效考核和分析。

（五）信息共享性差

高校管理信息使用，涉及教务管理、工资管理、人事信息管理、固定资产管理、学生管理、收费管理等部门。为提高管理工作效率，各部门应利用网络技术在同一平台基础上实现信息共享。但长期以来，存在部门各自为阵，各使用一套管理软件，数据接口不开放，甚至财务管理部门内部会计核算管理、工资管理、固定资产管理、收费管理等系统都不能实现信息共享，造成重复劳动，效率低下。

四、完善电算化会计管理的建议

高校电算化会计管理中存在不足，有多方面的原因。重核算轻管理、重科目轻项目、重分配轻考核等传统管理思想，很大程度上制约了电算化会计管理。部分会计人员的专业知识和结构单一，计算机使用技能较低，财务管理中习惯通过重复劳动和简单劳动完成工作，制约了工作效率和管理效率；现行会计规章制度，对于电算化会计管理中如何设置会计科目、如何进行年终结算和结账等方面缺少相关规定，高校在进行电算会计核算中没有统一的处理方法，使会计信息的真实性和可比性受到影响，制约着高校会计电算化、网络化的发展进程。因此，需要采取多种措施，完善高校会计电算化管理。

（一）准确处理初始化数据，为二维、多维核算奠定基础

高校会计电算化要实现由核算型向管理型转变，会计人员需要对本单位的会计工作进行研究和探讨，分析本单位财务管理的特点和需要，熟悉电算会计核算方法和程序，选用能满足单位决策分析和财务管理需要、通用性和灵活性强、具有综合管理功能的会计软件。清理、核对和结清原系统账务，形成电算化会计系统初始化基础数据，结合财务管理需要进行参数设置、科目余额、项目余额、往来款余额初始化等。电算会计数据初始化完成，应确保科目余额与原系统科目余额核对相符，科目余额与项目余额之间、往来款科目余额（分责任人）与项目之间、固定资产会计科目余额与项目之间等勾稽平衡，提供准确初始化数据，为实现会计科目和项目核算二维核算或多维核算奠定良好的基础。

（二）加强往来款项管理，提高资金周转和使用效益财务利用电算会计系统进行会计核算和审核，应同时提供往来款项管理相关信息。编制记账凭证时一次录入科目、部门（项目）、债权债务确认时间、责任人、实质责任人、当笔经济业务还款情况、经济业务性质等相关信息，为往来款项管理提供准确信息，以做好账龄分析，及时向实际债务人进行催收和核对，及时清理往来款项，以提高资金周转和使用效益。

（三）完善固定资产管理，实现家底清楚和动态控制

为提高管理工作效率，财务部门、资产部门、使用部门应利用校园网络技术，统一使用管理软件，在同一平台基础上实现数据和信息共享。在固定资产分类信息和部门信息共享的基础上，对经专家组已验收的资产，由使用部门在终端录入资产相关信息，形成资产部门待提交验收和登记数据；资产部门按权限进行实物验收和登记固定资产卡片，形成财务部门待入账数据；财务部门进行账务处理、价值核对、登记入账，形成固定资产总账和明细账。资产变更、调剂、报废、减少等数据和信息变动，程序相同。通过建立新型的资产管理体系，运用先进的管理手段，实现数据及时更新，对资产实行从形成、使用到处置全过程的实时管理和动态控制，定期进行资产盘点，适时进行资产价值和实物账账核对、账卡核对，保证账实相符，学校资产和部门资产、总资产和分类资产家底清楚。

（四）年终结转分项目处理，有利于部门考核和分析

高校进行年终结转，在年终清理结算的基础上，应编制科目余额表和科目项目余额表。试算平衡后，各收支科目余额按规定的年终冲账办法，分项目办理结账转冲。经常性结余和专项资金结余按规定分项目结转分配，结清旧账，记入新账。年终结转分项目进行，既反映学校收支结余，也反映各部门（项目）收支结余；既反映学校结余分配，也反映各部门（项目）结余分配，有利于学校、部门收支执行情况分析，实施部门（项目）绩效考核和分析。

（五）开放交流部门数据，实现管理信息共享

高校应根据管理需要，对各部门管理软件进行统一规划，避免部门管理软件和数据接口混乱，使数据信息在部门之间实现交流共享。电算化会计管理要充分利用校园网，建立一个相对开放、实时、快捷方便的双向信息交流系统，将往来款项、工资、公积金、部门创收、项目经费收支、学生交费、欠费情况等管理信息归集上网，设置网上查询系统，实现无纸化办公。为内部各单位之间信息交流提供便利，以提高会计信息收集、加工处理和综合利用速度，从广度和深度上扩展会计信息内容，提高会计信息的利用效率，避免校内各部门因信息获取滞后而造成的工作拖延和矛盾冲突，减少会计人员重复处理数据和传递信息的工作量，提高工作效率。

会计电算化和网络化是高校财务管理发展的必然要求。高校应采取多方面措施，确保会计电算化管理系统信息及时、准确、有效，以充分发挥会计电算化对高校经济活动的预测、决策、控制功能，促进高校财务管理信息化，促进高校健康发展。

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[3]高等学校会计制度讲座编写组.高等学校会计制度讲座[M].北京：中国人民大学出版社，1998.