会计信息化管理
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【摘要】本文提出了有限闭环价值链的基本概念,指出价值链会计管理信息化是实现价值链会计管理的重要环境和技术基础,研究和分析了价值链会计管理信息化的十大变革,即目标定位的提升、技术平台的变革和提升、业务流程的变革;内涵
的提升:从AIS到ISCA模型;标准体系的扩展;价值链会计管理重点的变革;价值链会计管理计划和会计控制作用的提升;价值链会计管理审计体系的变革;财会人员职责的提升。
【关键字】有限闭环价值链价值链会计管理价值链会计管理信息化
自1985年哈佛商学院的迈克尔.波特教授首次提出价值链的概念后,国内外学者已有不少论述,本文在诸多论述的基础上提出了狭义价值链和广义价值链的概念。狭义价值链泛指单体企业和企业集团内部的价值链或被称为纵向价值链;而广义价值链包含两个内容,其一是指以某一核心企业为主体的外部价值链或被称为横向价值链;其二是以多个核心企业为主体的有限闭环价值链或被称为社会价值链。
多核心有限闭环价值链指的是由于以某一核心企业为主体的价值链,其上下游企业也可能存在以其自身为核心的外部价值链,这样就形成了多个横向价值链互相叠交的局面。外部价值链的普遍存在,理论上讲它可以无限地延伸到整个社会,但其已失去了价值链管理的意义,为此应对多核心价值链作某些限定。多个核心企业为主体的有限闭环价值链定义为:加入该价值链的核心企业间应存在着较强的关联性,所谓较强的关联性是指核心企业间对事先给定的目标函数其相关系数应不小于事先给定的固值。其中目标函数为价值链中各核心企业产品、市场、财务等指标的综合评估函数集;或值为事先指定的检测数值集。用这种评估体系,将使有限闭环价值链中的核心企业间存在着较强的关联性,而那些虽然仍有某些业务联系而对设定的关联性检测不强的企业被排除在外,构成了价值链的有限闭环性。称由有多个具有一定相关性的核心企业及其上下游企业构成的企业问的价值链为多核心有限闭环价值链。
价值链管理实质是一种集成的管理思想和方法,它注重价值链上企业间的合作,把不同企业的人、财、物和市场等要素集成起来以使整个价值链的价值得到提升。价值链管理把企业资源的范畴从过去的单个企业扩大到整个价值链的企业群。企业关心的将不再仅仅是企业自身,而是它所置身其中的整个价值链的集成利益和发展能力。与此相适应价值链会计管理将突破传统会计管理的范围,而价值链会计管理信息化作为实现价值链会计管理必备的环境和技术基础要发生重大变革。
一、价值链会计管理信息化目标定位的提升
企业信息化初期,传统的会计信息化(电算化)所建立的会计信息系统独立于其它业务系统而存在,因此它的建设目标只是为了在财务部门实现会计核算的自动化,提高财务部门的财务业务核算、管理和决策的能力。到了20世纪90年代后期,我国部分企业信息化进入了中期发展阶段,即企业实施在诸如ERP应用系统环境下的企业管理整体信息化的阶段。它的主要特点从管理变
革视角出发实现了财务与业务一体化的管理,从应用信息技术视角出发实现了企业内的信息和过程的集成。会计信息化是企业整体信息化的一个部分,会计信息化的主要目标是:面向企业整体管理的需求,不仅要提高会计事务处理的自动化和效率,还要从各业务处理中实时和自动地提取出有效的会计、财务、业务等综合管理信息以支持企业各层管理特别是高层决策的需求,从而提升企业内部会计管理工作的价值。到了21世纪,由于企业面临全球市场经济和网络时代,价值链管理和价值链会计管理模式的产生,为了提升整个价值链企业联盟的全球竞争能力,价值链会计管理信息化的出发点一定要打破企业分割的局面,应从整个价值链企业联盟整体和长远战略和策略发展的需求出发,实现企业间信息和过程的集成。因此,会计管理信息化的目标应具有双重性:一方面不仅要提高所有各联盟企业内部会计管理、控制和决策能力,另一方面还要从价值链企业联盟的整体价值管理活动(例如,价值链的成本控制活动、物流控制活动等)出发,提升整个价值链会计管理工作的监管、分析和决策能力。并按事先规定的法则,在联盟企业有关业务发生时,提取相应的价值链会计管理的会计、财务、业务、市场、客户和竞争对手等综合信息以支持价值链企业联盟综合管理、监控和高层决策管理的需求,从而提升价值链企业联盟整体会计管理工作的水平和价值。
二、价值链会计管理信息化信息技术平台的变革和提升
为了支持价值链企业联盟间的会计管理信息化战略目标的实现,价值链企业联盟的信息技术平台特别是网络平台必须由分散的各企业内部网络系统提升到由互联网技术支持的各联盟企业的内部网(Intranet)和企业间的外部网(Extranet)协同工作的网络平台;应用系统的结构也应从C/S结构提升到B/S结构。
信息技术平台变革和提升使价值链会计管理信息系统具有如下特点:
1.价值链会计管理信息系统(AIS)分布能力的提升。由于价值链会计管理信息化目标具有的双重性,即一方面要提升企业内部的会计管理水平,另一方面同时要提升价值链企业群的整体会计管理能力,因此,企业联盟间协同工作的网络和数据处理平台应具有较强的分布能力,包括分布处理能力、分布存储能力和功能分布能力。只有在分布能力的支持下,信息技术平台才能同时分别地支持企业内部会计管理的局部应用和企业联盟间的协同会计管理的全局应用,使两者之间既有关联,又有独立的运行空间而互不干扰。
2.价值链会计管理信息系统支持异构环境能力的提升。价值链会计管理信息化技术平台是由不同企业的局域网、广域网连接而成,这些网络具有不同的网络硬件平台、网络协议、操作系统、数据库系统和应用软件系统,如何使这些异构的系统能够协同运行是该平台必须解决的问题,也是价值链信息平台必须具备的能力。
3.价值链会计管理信息系统的实时性、共享性、集成性、开放性、表示能力的变革和提升。由于信息技
术平台的提升,在由互联网技术支持的各联盟企业的内部网和企业间的外部网协同工作的网络平台下,使价值链会计信息的采集由集中、事后批处理方式向分散、实时和多元化方式发展,其中会计信息采集的多元化指的是采集空间、领域、时间的多元化;会计信息的传递由手工向自动化的网络传递发展;在计算机多媒体技术的支持下,会计信息的表示也具有多元化,即信息化系统除了提供数字化信息,也可提供图形化信息(如财务分析、预测的直方图、折线图)以及语音化信息(如有声财务分析报告)等;更在Internet技术和B/S体系结构的支持下,会计信息应用的共享性、集成性、开放性得到大大的提高。
三、价值链会计管理信息系统模式的变革
传统会计信息化(电算化)建立会计信息系统的模式是基于传统会计循环的手工系统的模拟,称为面向输出视角的模式,它使会计信息系统主要收集和存储的是各类会计报表需要的并利用会计科目进行分类的高度浓缩的价值信息,并不能满足不同信息用户的决策需要,使之成为“信息孤岛”。价值链会计管理信息化建立会计信息系统的模式因克服上述局限,使会计业务和企业联盟其它业务实现有机的集成和一体化。业务事件驱动模式将是实现会计业务和企业联盟其它业务集成和一体化设计的有效模式,它的核心思想是:在充分理解企业联盟的环境和目标的基础上完成业务流程重组或优化及会计业务与其它业务的整合后,再依次完成如下工作:考察联盟企业的与整体价值链管理有关的所有业务过程,识别业务事件(含一般业务事件、会计事件和信息事件);识别事件资源、参与者和地点;识别事件、资源、参与者和地点的相关行为、特征及属性;识别并记录资源、事件、参与者和地点之间的直接关系;识别控制和决策事件和控制规则;识别各事件的触发机制,含触发者、触发时刻、触发后的响应操作等。依据业务事件模式的上述分析,可得到业务事件驱动的会计信息系统的框架结构。
四、价值链会计管理信息化业务流程的变革
为了实现价值链会计管理信息化,首先应实施所有业务流程包括会计和财务管理流程的优化或重组。业务流程的优化或重组的原则是:以流程为中心,将企业管理由过去的职能导向型转变为流程导向型。会计管理流程也将与其它的业务处理流程进行整合,它不再是基于传统的会计循环,而是基于业务活动的“业务过程/业务事件”来建立会计业务流程。新会计业务流程的特点:由封闭到开放、由滞后到实时。同时为了支持价值链会计管理
,则应根据价值链会计管理需求,定义相关的会计控制规则。例如,定义价值链的成本控制规则、物料控制规则、资金流控制规则等(有关论述请参阅本课题的其它论文)和相关的信息规则,再依据本文有关价值链会计管理信息系统模式变革中论及的观点,可将这些控制规则和信息规则集成到业务流程中去,实现价值链业务流程、价值链会计管理控制和信息流程的集成,以支持价值链会计管理信息化。
五、价值链会计管理信息化内涵的提升:从AIS到ISCA模型
由传统会计信息化(电算化)发展到价值链会计管理信息化,其内涵和体系结构将更趋于完备,作者曾撰文提出了会计信息化的体系结构:ISCA(InformationSystem,ControlandAuditing)模型是AIS(AuditingInformationSystem)的扩展。ISCA模型由三要素组成,它们是:AIS、AIS的控制制度和AIS的审计体系。目前,多数企业在实施传统的会计信息化(电算化)时,只关注对AIS的建立和使用,而忽略了后两项工作。由于价值链会计管理信息化的平台是各联盟企业内部网与企业联盟间的外部网(Extranet)协同工作的网络平台,基于上述网络平台的信息系统具有更大的安全风险。不加控制的信息系统将可能存在很多的安全隐患,例如,会计信息会很容易地被毁损、失窃和失真而导致不正确的决策;对会计信息系统的非法访问、未经授权拷贝、黑客的闯入和病毒的侵入等,从而使会计信息系统受到严重的损害。这些现象的出现,不仅会影响对信息技术使用的质量、效果,同时会影响会计人员使用信息技术的信心和会计信息化的深入发展。由此可见,在价值链会计管理信息系统成功建立以后,建立一套有效的控制制度和审计体系对价值链上的AIS实施内部控制和定时审计是十分必要的。
六、价值链会计管理信息化标准体系的扩展
“技术标准已经成为产业特别是高技术产业竞争的制高点”,这种对标准体系的赞誉并不算过分。传统的会计信息化(电算化)对标准体系的建设集中在会计核算软件的功能结构和会计电算化实施中用手工帐等标准的制定上,它们仅是会计信息化初级阶段的一些实施标准,远不能满足价值链会计管理信息化的复杂需求。特别是会计信息化由单个企业发展到价值链企业联盟时,更需要完善的标准体系来指导和约束价值链中各企业会计管理信息化的建设和实施。笔者认为价值链会计管理信息化标准体系的建立应参照软件工程的相关标准体系并考虑价值链会计管理信息化的固有特点。价值链会计管理信息化标准体系应包括如下内容:价值链财会信息表达形式(元数据)的标准,它包括价值链会计信息的准人标准(元数据的定义)、中间过渡和终极输出标准,包括凭证、账簿和报告的输出标准、表外披露项目的标准、重点财务管理指标的标准、非财务信息标准等;价值链会计信息分类和传送(XBRL)的标准;价值链会计信息数据交换(接口)的标准;价值链会计信息系统安全控制的标准;价值链会计信息系统软件开发标准;价值链会计信息系统的测试标准;价值链会计信息系统的性能和质量控制标准;价值链会计信息系统的评估标准;价值链会计信息系统的内部控制制度标准;价值链会计信息系统的审计制度标准等。价值链会计管理标准化体系的建立和实施将大大有助于价值链会计信息化有序和稳健的发展。
七、价值链会计管理重点的变革
在我国,目前多数企业的会计管理信息化受系统集成度和管理理念的影响,使会计管理重点仍停留在对财务会计的管理上。价值链会计管理信息化环境下,会计管理重点将有所突破。1986年,全美会计师协会提出管理会计应实现以下两个目标:“为管理和决策提供信息;参与企业的经营管理”。为了实现管理会计的上述目标,不仅要依赖相应的数学模型,同时利用企业联盟间的网络平台,
在企业业务数据发生时,按照事先的规则定义,可以进行在线实时的信息采集,同时形成财务会计、财务管理和管理会计等所需要的核算、管理和分析信息,再利用电子计算机的高速和高精度的计算能力,使管理会计等的众多数学模型在AIs中得以实现和应用,最终提升AIS提供管理和决策信息的能力。
与管理会计等有异曲同工之妙的是从20世纪80年代兴起的数据仓库、数据挖掘、OLAP等技术的应用。在价值链会计管理的企业联盟中存在着现实和历史的大量会计管理和业务信息,对他们亟待进行进一步的加工、综合查询和使用.而数据仓库、数据挖掘、OLAP等技术的应用使信息系统很容易得到面向各种管理主题的、集成的、随时间不断变化的统计分析信息和决策支持信息。例如,对价值链上的各利润中心、成本中心、物流和资金流控制中心等建立各种面向主题的信息集市和分析模型,以支持有关分析和决策的需求。例如对资金流控制主题设计如下的内容:跟踪和反馈价值链上资金流,了解整个价值链中资金流的流量、流速和瓶颈,从而对内外部各不可控的裂变因素加以预警和控制。因此在开展价值链会计管理信息化的工作中,应逐步地、稳定地使用上述技术,使价值链会计管理信息化环境下的会计管理重点由财务会计提升到会计和财务管理工作的方方面面。
八、价值链会计管理计划和会计控制作用的提升
价值链是由具有不同产权主体的企业构成的企业链群,是一个开放的动态系统。这个系统中的各个企业之间是一种竞争.合作关系(Co-opetition),这些企业联合起来,追求一套达成一致的目标,同时仍然保持各自的独立性。在这种情况下,要真正实现价值链的管理,控制是必不可少的。价值链管理的主要对象是业务流程,管理的结果需要由企业的财会信息和业务信息反映,显然会计信息是最综合和全面的,也是最具可比性的。因此建立和完善会计控制,保证财会信息的准确、真实、完整变得尤为重要。
计划是控制的前提,也是管理的重要环节。在对价值链这样一个松散的、动态的企业链进行管理时,计划管理无疑是重要的管理方式和途径之一。计划是协调的结果,也是各企业具体经营的目标,它使链中各企业明确自身具体目标的同时,了解整个价值链的总体目标,并明确了解自身对价值链的价值贡献,这在一定程度上有利于激励企业追求价值链的总体价值,使各企业的追求趋于一致,从而实现价值链管理的根本目的。
为了实现整个价值链的计划和会计控制的动态管理,其最重要的技术前提是能否及时收集和反馈价值链上企业群计划管理和会计控制的大量信息,并能作出快速调整、控制和响应。无疑实施网络环境下的价值链会计管理信息化是实现价值链的计划管理和会计控制的重要环境和技术基础。其一是在信息系统环境下不仅能自动处理大量而复杂的信息,支持整个价值链企业联盟业务的急剧增长和动态变化,从而有效地规避各种风险。其二在信息
系统的环境下,由于信息的采集、处理和传递过程由系统自动、有效的完成,减少了人工的干预,这种有效的信息反映及传递机制是实施有效的计划管理和会计控制的基础。其三信息系统环境还能改善和规范价值链企业联盟中“业务-计划管理-会计控制流程”,如本文三中所述,只需在实施业务流程优化时,将计划管理和会计控制流程嵌入到各有关的业务流程中去并使之有机地集成,便可在业务发生时,动态地实施强有效的计划管理和会计控制。其四在信息系统的环境下,信息系统的运行不仅需要清晰的操作规程、明确的岗位分工、严格的授权机制等,这些将使价值链企业联盟的管理流程得到规范,从而使计划管理和会计控制也得到有效的执行。
九、价值链会计管理审计体系的变革
价值链会计管理面对价值链联盟中的多个企业,因此对价值链联盟企业间的关联经济活动实施审计是十分必要的。价值链会计管理审计是价值链相关企业主体协商同意的前提下,共同委托专职机构和人员,依照价值链各方事先确定的各方经营管理活动应该遵循的标准对链中各相关企业主体在经济管理活动中执行规则的情况进行审查、评价,用以维护规则,提高价值链会计管理效益的监督活动。其中规则是指为了确保价值链会计管理的有效性,链中各企业协商确定和制定,并已承诺实施的各企业生产经营和会计管理活动应该采用或执行的各种目标、制度、指标等。价值链会计管理审计对象是价值链联盟中的关联经济活动;其审计目的是通过对价值链企业联盟在经济管理活动中执行由价值链协调机构代表各企业拟订并签署同意的各种协议的情况进行审查、评价,促使价值链的各种协调方案能够得到贯彻、执行,从而提高价值链会计管理的效益;其审计目标是对审计对象的评价,是审计实施前对每一个具体审计对象需要审查时,事前规定的应该达到的要求。
十、财会人员职责的提升
在价值链会计管理信息化的环境下,财会人员不仅是财会信息的提供者和使用者,同时还是各种价值链业务活动规则、控制规则、信息规则和审计规则的制定者和会计信息系统的维护者,财会人员职责将得到大大地提升,主要表现在如下几个方面:
1.科学使用价值链的财会信息。在价值链会计管理信息化的环境下,财会人员可以通过。Internet网按事先制定的价值链业务活动规则和权限控制从采购、仓储、生产和销售等所有经营环节实时采集到财会数据,此时客观上就要求财会人员能够准确地分析数据、提出科学的分析结论和决策方案,工作重心转移到对财会数据监控、分析和财务决策上。
2.制定各种价值链业务活动规则、会计控制规则、会计信息规则
和审计规则。为了使财会人员能科学使用价值链财会信息,一个重要的前提是在价值链会计管理信息化的实施中,财会人员应与业务人员协作共同完成业务流程的优化或重组,并根据价值链会计管理的需求制定各种价值链会计控制、会计信息规则和审计规则。
3.对价值链会计管理信息系统的维护。随着管理理念和信息技术的不断发展,价值链会计管理信息系统也应在不断地在维护中实现它自身的动态变革。与哪人员不同,财会人员对价值链会计管理信息系统的维护重点突现在如下几点:第一,根据价值链会计管理变革的新需求,提出对会计控制规则和会计信息规则变革的新需求;第二,协助IT人员正确理解、抽象和描述上述规则;第三,在IT人员完成规则变革的信息设计后,对价值链会计管理信息系统的新功能进行验收评测。
4.制定价值链会计管理信息系统的系统内部控制和审计制度。结合本文五中的观点,财会人员与IT人员协作共同完成制定价值链会计管理信息系统的系统内部控制和审计制度的建立和实施。
主要参考资料
杨周南,论会计管理信息化的ISCA模型:会计研究,2003年10月
杨周南,从会计电算化到会计管理信息化:会计师,2004年3月
阎达五等.2003.在十六大精神指引下,开创会计理论研究新局面——建立“价值链会计”的新思考.中国财经报,01—22
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