会计电算化控制制度管理

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在会计电算化下,内部控制的基本目标与传统的手工会计一样,没有发生变化,但内部控制的方法与技术却发生了很大的变化。传统的手工会计系统的内部控制,着重于责任分工以及书面凭证文件的相互验证等。在会计电算化下,内部控制除了一些规章制度以外,大部分的控制措施都是以程序的形式建立在计算机系统中。因此,内部控制的功能是否恰当有效,直接影响系统输出信息的真实性、正确性。另外,由于会计电算化系统运行的高效性、处理的重复与连续性,如果程序中的控制不当、无效,将会比手工会计系统产生更为严重的后果。因此,必须对会计电算化下的内部控制特别是程序化控制进行审计。

一、会计电算化下内部控制的含义

内部控制包含两个方面:内部管理控制和内部会计控制。会计电算化下的内部控制是内部会计控制的一种特殊形式。财政部颁布的《内部会计控制规范一一基本规范(试行)》中指出“电子信息技术控制要求运用电子信息技术建立内部会计控制系统,减少和消除人为操纵因素,确保内部会计的有效实施。”随着电子技术特别是以万维网为代表网络技术的发展并广泛运用,会计电算化既给企业带来了巨大的效益,也使内部会计控制出现了一些新的问题和挑战。

二、会计电算化下内部控制的分类

按照一定的标准对会计电算化系统的内部控制加以分类,有助于对其理解、审计与评价。依据控制的范围,可分为一般控制和应用控制。应用控制是针对具体的功能模块及业务处理过程各环节的控制。一般控制是应用控制的基础,应用控制是一般控制的深化。依据控制的预定意图,可分为:预防性控制,检查性控制和纠正性控制。预防发现已发生的损失和影响而设置的控制。依据控制所采取的工具或手段,可分为手工控制和计算机程序控制。一般控制大部分是手工控制,应用控制大部分是程序化控制。由于会计电算化系统是一个人机系统,因此,内部控制既有手工控制,也有程序化控制。依据控制实施部门的不同,可分为电算化部门控制和用户控制。电算化部门控制是指由电算化部门人员或计算机程序实施的控制,用户控制是指会计数据使用部门对计算机数据实施的控制。

在利用计算机技术进行审计方面,审计机构和审计人员已开发出了计算机辅助审计技术。在电算化系统中,许多数据资料是人眼无法直接审查的,因为它们大都存在于磁性介质中,只有通过计算机才能读出。另外,会计电算化下,会计人员由核算型向管理型转变,如不加强内部控制,将会大大增加出现错弊和舞弊的可能性。

三、会计电算化下内部控制制度审计方法和步骤

(一)对内部控制进行描述记录和描述

记录和描述电算化系统内部控制制度的方法有三种:

1.书面说明法

书面说明法是将调查得到的内部控制制度记录下来,并用文字详细叙述的方法。运用这种方法时,审计人员往往是按着主要经济业务的运行顺序,或每一经济活动的流程环节向有关人员一一询问并予以记录,最后整理结合,形成文字说明材料。书面说明法的优点是可以根据实际情况灵活地选择内容,并且能做出较深入和具体的描述。但这种方法也有局限性,针对经济业务复杂、经济活动环节较多的企业,用书面说明难免冗长。

2.调查表法

调查表法是指审计人员将那些与保证会计记录的正确性和可靠性以及保证资产的完整性有密切关系的事项列作调查对象,设计成标准化的调查表,交由企业有关人员填写,由审计人员根据调查结果自行填写,然后统一将问题归纳整理。调查表的优点是调查范围明确,省时省力,可以提高审计工作效率;审计人员通过调查表可以抓住企业内部控制中的强点和薄弱环节。但这种方法也有局限性,如果调查表的问题设置不当,就不能客观全面地反映内部控制制度的情况。

3.流程图法

流程图是指用特定的符号和图形来描述某项业务的整个处理过程,用图解的形式将主要经营环节和凭证,记录传递关系直观地表达出来的一种方法。流程图的优点是,可以把文字叙述减少到最低程度,形象直观,能帮助审计人员较快地发现控制系统的薄弱环节。其缺点是,绘制流程图技术不过关,就不能准确地反映被审计单位的内部控制制度,就会影响审计工作质量。

(二)对内部控制进行初步评价

审计人员在完成内部控制制度的描述之后,应根据取得的资料对被审计单位的内部控制制度进行评价。

首先,要评价内部控制的健全性。评价内部控制的健全性既要从总体的一般控制来评价,又要从具体的应用控制来评价。一般控制是会计电算化系统有可能安全可靠地运行和处理的前提。如果没有恰当的控制环境,没有强有利的制度保证,不管系统设计的如何好,程序和数据也会被篡改,整个系统的安全就没有保证。因此,一般控制如有缺陷,将对整个电算化系统产生普遍的影响,即使应用控制很强,也难以发挥其功能。同样,如果应用控制有缺陷,则会直接影响到数据输入、处理和输出的正确性。

其次,要评价内部控制的合理性。评价会计电算化系统内部控制的合理性,主要考虑的布局是否合理,有没有不必要的控制,评价时要特别注意会计电算化系统应用控制中的程序化控制。

(三)对内部控制的执行进行符合性测试

即使再健全的的内部控制,在实际会计业务处理过程中也不一定被认真执行,所以,对其实际执行情况还要进行符合性测试。符合性测试的几种方法:

1.检查证据法

通过对有关会计资料和文件的审查,来确定内部控制制度是否被遵循以及遵循的程度。

2.重新测试法

审计人员选择某一项经济业务,按照内部控制制度规定的业务处理程序重新实做一遍,来审查被审计单位进行的业务处理程序是否达到理想的效果。

3.实地观察法

审计人员到业务处理现场实地观察,来考核内部控制的执行是否良好。

(四)对内部控制进行总评

主要是指,在初评的基础上,根据符合性测试的结果,评价内部控制系统的可靠性,主要内容有:

一一经过初步评价,内部控制中有哪些满意或不满意的控制?

一一经过符合性测试,各项控制是否按规定发挥作用,其符合程度如何?

一一各项控制是否仍然可以依赖?其可靠性如何?

一一最后,审计人员作完总评工作后,要编制内部控制总评表。

(五)内部控制坪审结果报告

对于内部控制评价和测试情况,审计人员要撰写内部控制报告,表达审计意见,并对存在的问题和错弊,提出改进意见和建议。