会计电算化网络发展

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摘要:文章分析了我国高校会计电算化、网络化对传统财会工作的影响及其发展中存在的问题,提出了发展高校会计电算化、网络化的途径和对策。

关键词:会计电算化网络化

随着高等学校资金筹集渠道的多元化和经济活动的日趋频繁,高校会计核算已经进入了电算化、网络化时代。自20世纪80年代以来高校会计电算化经历了从无到有、从小到大的发展过程。据估算目前全国大约有90%以上的高校实现了会计电算化并逐步进入网络化。会计电算化是指以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务的简称,是以电子计算机代替人工,实现记账、算账、报账、查账以及部分需由人脑完成的对会计信息(数据)的统计、分析、判断乃至提供决策的过程。作为一个以提供综合经济信息为主要手段的控制系统,高校电算化会计将会在未来高校经济发展和财务管理中起到举足轻重的作用。

一、高校会计电算化、网络化对高校传统会计工作的影响

会计电算化、网络化的推行,是高校会计工作方式的革命,也是高校会计工作的一次飞跃,它给会计工作提出了新的要求,同时也对传统的高校会计工作产生了较大的影响。

1.传统的会计工作方式发生了根本变化。会计实行电算化以后,会计核算工作脱离了手工操作状态,从凭证录入、账务处理到报表制作,完全由计算机完成,这是一次质的飞跃,大大提高了会计工作效率。

2.高校会计网络化实现了会计信息资源的共享。高校通过校园网和互联网建立了一个相对开放、实时、快捷方便的双向多媒体信息交流系统,为高校内部各单位之间、高校与外界之间信息交流提供了便利。校内各单位可以通过网络查询部门账务,实现会计信息资源共享。高校信息网的建设还使会计信息收集、加工处理和综合利用的手段发生了变化,从广度和深度上极大地扩展了会计报告的信息内容,会计作为控制系统的本质日益显现、会计信息的利用效率极大地提高。

3.进一步规范了会计工作程序。推行会计电算化以后,各高校重新制定了会计核算、财务管理的规章制度,进一步对会计人员、财务管理人员的权限以及会计工作程序和会计档案、资料保管等作出明确规定,比传统会计工作更加严格,标准更高。

4.会计电算化、网络化改变了传统的高校内部控制制度和方式。在传统的会计方式下,由于其数据处理工具主要是算盘或计算器,大部分工作由手工来完成,因此,其内部控制工作主要是放在对人的控制上。如通过定期会计检查来监督和考核会计人员的工作绩效,这些制度和方法对保证会计工作质量起到了一定作用。会计电算化改变了传统的手工记账方式下的数据处理手段、数据储存载体和岗位间的制约方式。手工记账方式下的各种处理步骤不复存在,审查、复核控制机制随之削弱,会计电算化使内部控制越来越依赖计算机系统。会计事项处理的无纸化和电脑操作的无形化使会计信息的真实性风险加大,所有这些由于会计实行电算化带来的影响要求我们必须加强和重视会计电算化系统下的内部控制,除了对人员的控制外,还要对电算化会计核算进行内部控制。

二、高校会计电算化、网络化发展中存在的一些问题

高校会计电算化的发展是高校管理现代化与高校会计自身改革和发展的客观需要,是时展的必然。但是我们必须看到,目前我国高校会计电算化、网络化中尚存在着一些不容忽视的问题,对于这些存在的问题如何认识并逐步解决,直接影响着高校会计电算化、网络化的进程,需要引起我们的高度重视。

1.会计数据载体的管理与保护问题。网络时代的高校会计电算化,会计数据的载体由纸张变为磁介质和光电介质载体,毋庸置疑,对于数据的备份和数据存储载体的保护是我们必须要解决的首要问题。原始凭证的数据转变成磁性介质后,能否保证数据原件的真实性,法律能否接受计算机记录的会计数据作为有效证据,以及会计手续中电子签字如何认证,都是一个不容忽视和需要在实践中探索和解决的问题。

2.电算化基础管理工作薄弱、内部控制制度不完善、会计信息质量有待进一步规范与提高。在高校的会计电算化中,存在管理制度的充实和完善慢于会计电算化特别是网络化发展进程的现象。内部控制制度滞后和不完善导致对会计电算化中问题的发生缺乏预见性和预防性。有的高校在制定管理制度时只重视对计算机硬件或纯软件使用方面的风险,忽视了内部人员对会计数据的非法访问、篡改、泄密和破坏及外部不法分子恶意入侵等方面的风险,致使会计信息质量下降。随着网络时代电算化会计的发展,计算机舞弊手段和犯罪现象与日俱增,会计电算化对会计信息质量的真实性和安全性提出了新的挑战,如何加强内部管理、建立完善的内部管制制度、防范和制止计算机舞弊、保证会计信息质量的真实、准确和完整是网络时代高校会计电算化面临的重要任务和难题。

3.会计软件功能的设计与拓展。随着信息技术的发展和会计电算化、网络化的深入,会计核算软件规模也越来越大,内容越来越复杂,要连接的系统越来越多;同时软件支撑环境,如操作系统、数据库类型、开发工具、软件结构、网络技术等发展很快,而这些新技术应用发展又不平衡,出现了技术应用上的多样化。目前,我国会计软件如:科发、用友、安易、浪潮、金蝶、新大中等一大批优秀的会计软件已经被用户接纳并具有良好的售后服务,我国的商品化软件市场已初步形成。会计软件虽然品种众多,但功能多仍以核算为主,各子系统之间又彼此分隔,缺乏会计数据传输的实时性、一致性和系统性;缺乏一些能满足市场经济下高校实行决策分析和会计核算分析需要的、通用性和灵活性强、具有综合管理功能的会计软件。

4.会计人员素质的强化与提高。会计电算化、网络化的发展需要大批复合型的会计人才,既懂会计又懂管理;既熟悉会计电算化知识,又熟悉网络知识;既懂会计业务操作,又能解决实际工作中存在的问题。而目前相当一部分高校会计人员的专业知识薄弱,计算机技能偏低,常常出现虽然计算机技术不断升级而会计功能徘徊不前的尴尬局面。人才因素在一定程度上成为制约我国高校会计电算化、网络化发展进程的重要因素。

5.会计分析、管理电算化差距较大。目前,大多数高校的会计电算化主要局限于会计核算方面,而在会计分析和财务管理电算化方面尚未充分发挥作用,不少会计人员对会计核算和财务管理之间的本质不了解,重会计核算、轻会计分析和财务管理的现象较普遍。高校会计电算化要彻底实现会计工作由“核算型”向“管理型”的转变,需克服财会人员传统的理财观念,对新形势下的会计工作进行研究和探讨,腾出更多的时间和精力进行会计信息分析并针对分析中发现的问题给管理者提出意见和建议,帮助其正确地进行决策、当好领导的参谋。

三、发展我国高校会计电算化、网络化进程的主要途径

1.重视组织管理,完善内部管理规章制度建设。随着我国加入WTO,会计制度完全与国际社会的接轨已成为必然的趋势,高校的各级领导都要高度重视,这也是实现会计电算化、网络化的重要前提。高校的管理部门要具有长远意识和现代管理意识,根据本单位实际情况不断完善会计电算化的配套法规,建立健全一整套电算化模式下的内部规章控制制度,使高校会计电算化、网络化工作有章可循,依章办事,走上规范化的发展道路。其中应包括:(1)建立健全会计电算化人员岗位责任制、明确各岗位的职责范围,实行不相容岗位分离制度。(2)完善日常操作管理制度、明确各人操作权限,对操作密码严格指定专人管理并定期更换。(3)建立计算机硬件和软件管理制度,配专人进行软、硬件管理和维护,制定防病毒措施。(4)建立电算化会计档案管理制度,存储在计算机硬盘和磁盘中的会计数据等会计档案应指定专人负责,谨防外部因素对会计档案的破坏。(5)建立定期检查管理制度,检查会计数据是否按时备份,各种账簿是否按时打印,明细账与总账的各会计账户余额是否平衡等。(6)建立会计各岗位的定期轮岗制度,加强各岗位间的制约和监督。

2.加强网络安全防范,保障系统正常运行。会计核算系统的可靠性、会计信息的安全性及信息处理的正确性均依赖强有力的安全控制。影响系统安全的因素有火灾、水灾、地震等自然因素,也有利用计算机舞弊或犯罪的人为因素。系统的安全控制就是指防止这些因素危及系统安全,发现影响系统安全的问题,并解决这些问题使系统尽快恢复正常的所有措施。加强对电算化系统数据输入、处理、输出的控制,明确管理员、操作人员、维护人员的职责范围。尽可能地选用安全等级较高的操作系统产品,并经常进行版本升级。同时,必须从计算机资源授权控制、会计数据资源控制、系统开发控制、系统维护控制、防病毒、防“黑客”等多方面入手,设置多级保密措施,提高数据的标准接口技术,加强网络安全防范。

3.加强“会计—计算机—管理”型复合人才的培养。我国会计软件开发早期主要以计算机人员为主。由于他们对会计、审计、财务管理等方面知识了解较少,因而开发后期则是以计算机人员和会计人员相结合为主要开发力量。在这种情况下,虽然使会计电算化系统开发人员的知识结构大大改善,但仍不能满足实际需要。尤其是我国已加入WTO后,高校涉外经济业务也出现并日渐增多,财务信息的报送范围日益广泛。这就要求财务会计人员不仅熟悉中国国情、还应了解国际惯例;具有较强的竞争观念和风险意识,具备丰富的创新精神;精通财会业务,熟练掌握外语和计算机技术。培养一批具有多学科知识,综合理论功底,精通会计与计算机理论与实务的高素质、复合型人才。各级会计人员管理部门要经常性地对电算化会计管理人员、会计人员、系统维护人员按不同要求、不同内容进行培训,同时应积极吸纳高校会计电算化专业人才进入高校会计行列。高校现有的会计电算化工作者,应努力提高自身素质,学习各项业务知识,积极推进高校会计电算化工作更快更好地向前发展。

4.拓宽视野,进一步扩展会计电算化的网络功能。目前,许多高校的校园网建设已初具规模,财务系统要充分利用校园网接口,将应收、应付款项的管理信息生成文件、传送到各院(系)、部门催收或报账。并将工资、公积金、各单位创收、各单位经费开支状况、学生交费、欠费情况的查询系统放于网上,实现无纸化办公。避免校内各部门间因信息获取滞后而造成的工作拖延和矛盾冲突,大大减轻财会人员查账和到各部门传送信息的工作量,提高工作效率。各高校间、高校主管部门间通过国家教育科研网实现会计电算化联网,既为校际间协作打好基础,主管部门也可以随时掌握所属高校的经费预算、决算、经费收支、政策执行等情况,高校也可以通过网络及时请示、汇报工作,真正发挥网络的信息高速公路的作用。

5.加强高校内部审计监督职能,实行有效监督和指导。内部审计既是内部控制系统的重要组成部分,也是加强单位内部控制的一个有效手段。在会计电算化系统中,由于是“人机”对话的特殊形态,因而对内部审计提出了更高、更严格的要求。笔者认为,高校的内部审计必须包括以下几个方面:(1)对会计资料定期进行审计,检查电算化会计账务处理是否正确、真实,审核费用签字是否符合本单位内控制度要求,凭证附件是否规范完整;(2)审查机内数据与书面资料的一致性,如查看账册内容,做到账表相符,对不妥或错误的账表处理应及时调整;(3)监督数据保存方式的安全、合法性,防止发生非法修改历史数据的现象;(4)对系统运行各环节进行审查,防止存在漏洞;(5)检查和监督内部会计控制制度的建立和执行情况。为方便审计人员对财务的监督和指导,可以在财务部门计算机局部网中,为审计部门设置计算机终端,严格控制使用权限,使财务和审计相互配合、相互促进,使财务管理工作水平进一步提高。高校会计电算化、网络化是高等教育发展和会计制度改革的必然要求,高校的领导者应及时转变观念积极支持会计电算化的发展;高校的财务管理和从业人员要主动适应新形势,更新认识、更新知识、积极参与会计电算化工作,充分发挥会计电算化对高校经济活动的预测、决策、控制功能,迅速、全面、准确、综合地反映学校财务活动状况,为领导决策提供快捷、准确的信息反馈、使高校的会计电算化事业蓬勃发展。

参考文献:

1.岳和平.网络化对未来会计工作产生的影响.太原科技,2003(3)

2.姬雪梅.高校会计电算化的现状、问题及对策分析.财会研究,2005(1)