医院会计电算化发展

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【摘要】医院会计电算化是医院实现现代化管理的一个重要手段。本文通过分析当前我国医院电算化的问题,结合其发展的趋势,提出了一系列完善措施。

一、当前我国医院会计电算化过程中存在的问题

(一)医院对会计电算化工作重视程度不够

我国财政部明确规定到2010年,全国要有80%以上的基层单位基本实现会计电算化,但在有些地区医院,目前会计电算化开展的程度非常低,究其原因,其中一个重要因素是单位部门领导和会计人员对会计电算化工作的重视程度不够。部分领导存在着一种“重硬轻软”的思想,重视对硬件的投资而忽视对软件的投入,甚至有些单位使用盗版的财务软件。部门会计人员也认为会计电算化是一个形式,以至于有些医院花钱买了软件却没有真正使用好。事实上,实现会计电算化不仅仅是记账技术的革命,而且对于会计学科本身也是一次大的革命,可以使会计人员能从繁琐的记账、算账、报账的苦海中解脱出来,将更多的时间和精力用于资金管理、资金分析、资金评测中,进一步深化会计职能。

(二)财务软件没有体现内部控制观念

现行的财务软件虽然具有操作员权限限制功能,但是可以设置几个不同的操作员,通过转换操作员姓名来进行不同的会计操作,从而使得权限管理形同虚设。例如,记账凭证录入人员可以通过改变操作员姓名对凭证进行审核,使审核功能流于形式。另外,各功能模块之间缺乏牵制,即使“明细账”和“总账”不符,也依然可以报出财务报表这样轻则易造成财务信息错弊,重则会造成违反财经法规现象的发生,给医院经济管理带来隐患。

(三)数据的保密性和安全性差,存在许多安全隐患

目前,我国医院会计电算化面临以下风险:1.实际操作中存在风险。主要表现在制订措施不全或缺乏有效监督,导致玩忽职守的现象时有发生;2.计算机维护过程中存在风险。如缺乏必要的防病毒意识和措施,对利用计算机犯罪知之甚少,缺乏相应的控制措施;3.会计档案形成和保管过程中存在风险。如没有及时备份、或备份数据没有定期检查,凭证、账簿没有及时打印等。

(四)财务信息网络化使得利用计算机犯罪成为可能

实行网络管理后,单位会计资源实现共享,这就给予某些通晓网络知识且别有用心的人利用计算机犯罪提供了机会。再则,计算机对磁场、灰尘、过高或过低的温度十分敏感,可能会因此导致计算机出现错误,出现丢失或破坏数据的现象。如果不对计算机系统实施特别的安全监控措施,会计数据的可靠性和完整性就无从谈起。

(五)缺乏合格的会计电算化专业人员

由于会计电算化是一门融计算机学、管理学、会计学、信息学于一体的边缘学科,虽然大多数会计人员已接受计算机等级培训,但与实际应用还有较大的距离,具体表现在以下几个方面。1.复合型人才欠缺。目前既懂医院会计又熟悉计算机的人员相当少,这势必会影响我国医院会计电算化的进程。2.会计电算化培训内容滞后。计算机的发展可以说是日新月异,在短短的几年时间内,硬件和软件操作系统都发生了质的变化,而目前的教材却是几年前的,会计人员通过培训所学的知识回去后却无用武之地。3.会计人员的后续教育中缺乏会计电算化内容。会计人员的后续教育中,并没有将会计电算化作为一项内容来培训,致使会计人员缺乏再培训和定期考核的机会。

二、医院会计电算化的发展趋势

网络会计将是未来医院会计电算化发展的方向。所谓网络会计是指在互联网环境下对各种交易和事项进行确认、计量和披露的会计活动。它将以其先进性和对环境的适应能力,成为医院会计电算化发展的必然趋势。

第一,会计数据的载体由纸张变为磁介质和光电介质载体,从根本上消除了信息处理过程中诸多分类与再分类的技术环节,利用同一基础数据可实现信息的多维重组,从而为会计数据的分类、重组、再分类和再重组提供无限的自由空间。

第二,会计数据处理工具由算盘、草稿纸变为高速运转的计算机,并且可以进行远程计算,使医院的会计人员从传统的日常业务中解脱出来,进行财务数据的深加工,注重信息的分析,为医院经营管理决策提供高效率和高质量的信息支持。

第三,会计信息输入输出模式由慢速、单向高速、双向转变,使得双向输入输出成为可能,而且能适应网上交易的需要,实现适时数据的直接输入输出。

三、完善医院会计电算化的对策建议

(一)单位领导提高对会计电算化的认识

会计信息系统是一项需要长期的不断投入和支持的软件工程,并不是有钱、有软件就行了,而是要符合医院运行规律的管理思想,需要医院领导的直接参与,全体职工的配合和病人的理解,只有这样,整个工程才能够顺利地进行下去。

(二)加强医院会计电算化系统的内部控制

会计电算化的应用使会计核算和会计管理的环境发生了变化,给医院的内部控制带来了许多新问题,因此,建立一套适应医院会计电算化系统的内部控制制度势在必行。可以把医院电算化内部控制分为管理控制和日常控制。

1.管理控制。管理控制主要是对计算机会计系统涉及的各个部门和人员而言的,通过管理控制,可以使各个岗位各司其职,协调和理顺他们间的关系,使舞弊和犯罪的几率减少到最低。它包括:(1)建立科学完善的内部组织机构,如:可设置会计主管、微机操作、审核记账、系统维护、数据分析等岗位,形成相互稽核、相互监督、相互制约机制;(2)完善系统操作控制,如:建立完善的计算机操作管理制度,明确职责、操作程序和注意事项,以保证系统的正常运行;(3)加强系统安全控制,如强化密码机制、制定防病毒措施、认真做好数据备份等等;(4)对会计电算化系统应开展全程内部审计。

2.日常控制。日常控制是指会计电算化系统运行过程中的经常性控制,目的是最大限度地保证医院财产物资的安全完整,使反映的经济活动情况准确可靠,达到预期的管理控制目标。它包括:(1)采用的会计核算软件应具有防范会计数据输入差错的功能,能够通过平衡关系控制、科目对应关系控制、凭证连续编号控制等来自动检测数据的准确性;(2)系统要有数据必须经审核后才能登账的控制能力,要有防止或及时发现在处理过程中数据丢失、重复或出错的控制措施;(3)采取各种输出控制及审批措施,保证打印输出的账本、会计报表及其它会计资料准确无误;(4)妥善保管存有会计信息的磁性介质或其他介质,存放地点应防高温、防漏、防尘、远离强磁场,并定期进行检查和复制,坚持双重备份制度,防止会计档案丢失。

(三)提高会计人员业务素质,完善各项规章制度

实行会计电算化,对会计人员的业务素质提出更高要求,除有较高的专业知识水平外,还要熟练掌握计算机基础知识并正确规范地运用于日常的会计事务中。在实行会计电算化之初,为确保系统安全有序运行,充分发挥计算机的潜能,我们把提高会计人员的计算机水平作为工作的重中之重,制定具体措施,根据岗位分工情况、会计人员掌握计算机知识层面情况,分层次针对性地进行系统培训,在规定的最短时间内取得软件使用上岗证,会计人员都取得中级以上计算机应用能力考核证书,使之成为既精通会计又精通计算机的复合型高素质人才,确保了会计电算化工作的正常运行。同时制定了一系列的会计电算化规章制度,保证硬件、软件的安全运行。

(四)医院会计人员与管理者应积极寻求与网络会计的发展趋势相适应

我国加入WTO后,医院面对日趋激烈的国际化竞争,必将迫使会计人员和医院的管理者以开放的眼光来构架新一代的医院会计电算化系统和现代医院的管理信息系统,并为适应网络会计的需要打下坚实的基础。而医院参与竞争所发展的网上医院和远程医疗服务将更多地依赖于虚拟的网络,这对医院的会计电算化提出了更新的要求。它将促使会计人员必须懂得信息技术、网络技术、软件开发与设计和软件操作等一系列新的技能和知识。不仅要掌握国际会计理论和方法,而且要有较高的外语水平;不仅要具备有关预测、决策的基本知识和方法,而且应具有较强的逻辑推理和分析判断能力。

(五)充分发挥审计人员的监督作用

查错防弊一直是审计工作的一项重要职能,电算化会计信息系统提高了审计人员的工作难度,传统的工作方式已不适应需要。建议审计人员对付计算机舞弊可以从两个方面着手:一是根据财经法规,通过对会计资料的直接审计查出会计信息错弊;二是通过审核和评估内部控制系统,对数据处理的重要环节和流程进行检测,发现系统的弱点和不足,提请被审计单位改善,同时通过完善内部控制系统来预防、查处计算机舞弊活动。