会计电算化影响管理

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摘要:在信息技术日新月异的今天,会计电算化已成为会计工作发展的必然选择。本文就电算化会计与手工会计在核算方法上进行了比较分析,简要分析了两者之间的差异,重点阐述了会计电算化对会计核算方法的影响和变革。

关键词:会计电算化;核算方法;影响

前言

随着经济业务的发展,企业内外的信息使用者对会计信息的需求不仅在数量上有了大幅度的增加,而且在质量上要求有更高的精确度,并对会计信息的正确性、相关性、适应性和及时性提出了更高的要求。显然手工条件下的会计处理已无法适应现代企业发展的要求,此时,会计电算化也就应运而生,并得以迅速发展。计算工具、存储介质和工作模式的转变,对传统会计工作带来了深刻的影响,并改变着传统的会计工作。虽然目前会计电算化在我国企业中已经得到普及,而且在一些大中型企业中“网络财务”的应用已十分成熟。但是,也还有相当一部分会计人员对电算化工作还只是停留在感性认识上,被动地实施着各项操作,造成了许多会计人员对电算化业务处理方式产生疑惑。

会计电算化是以计算机为主要工具,把当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称,是用计算机替代人工记账、算账、报账以及部分替代人脑完成对会计信息的分析、预测和决策的过程。由于会计电算化的实施,对手工条件下的会计核算方法、会计组织方式、内部控制等方面都产生了较大的影响,本文仅就会计电算化对会计核算方法的影响做一探讨。

1会计电算化对会计核算方法的影响

会计核算方法,是连续、系统、全面地综合反映会计对象所运用的察观、计量、记录的方法,包括设置账户、复式记账、填制与审核凭证、登记账簿、成本核算、财产清查、编制会计报表等一系列专门方法。以下将分别论述实行会计电算化后对会计核算方法的影响。

1.1会计电算化对会计科目设置的影响

手工会计条件下,我们用到哪一个会计科目,直接写出该会计科目的名称即可,对科目代码的要求并不是很严格。但是,实行电算化后,无论凭证的录入、账簿的登记,还是对账、证表的查询,凡是有会计科目的地方,我们就会使用科目代码来代替科目名称,从而使电算化会计中的会计核算体系较之手工会计核算更方便、更合理。因此可以说科目编码方式的变化是会计电算化以后对会计实务最直接的影响之一。

另外,在电算化会计系统中,不仅会计科目要用到编码,对操作人员、往来账单位等也会用到编码,更利于核算、查询等工作的开展,从而利于管理人员的管理。例如电算化会计下,对往来辅助业务核算时,系统会依据往来单位的代码进行勾兑,并可勾稽有关会计科目的相互关系。这样就可以减轻会计人员的劳动强度,从而使会计人员有充分的时间考虑收账、付款等策略,提供有用的信息给经营管理者。

1.2会计电算化对填制与审核凭证的影响

会计凭证是记录经济业务和明确经济责任的书面证明,是记账的依据。手工条件下,会计凭证按照填制程序的不同分为原始凭证和记账凭证两种。记账凭证根据审核后的原始凭证编制,实行会计电算化后,这一基本程序仍不会改变,会计人员仍然是根据审核后的原始凭证将有关数据输入计算机,完成记账凭证的填制。但是,电算化的实行对手工条件下凭证的填制与审核产生了影响,表现在如下方面:①原始单据承载的信息量加大。在手工方式下信息的提供可以从不同的途径获得,而在计算机系统中,原始单据将成为资料的惟一入口。原始单据的录入,将满足各层次信息需要者的要求,这就要求原始单据中,承载更多的信息量。②记账凭证添加了“科目代码”栏。手工条件下,编制记账凭证时直接写出科目名称即可,而在向计算机中录入凭证时可以直接录入各个科目的代码,计算机根据代码自动产生相应科目的名称,这就大大提高了录入速度。另外,电算化条件下,凭证要素和格式都是由会计人员事先按会计制度设定好,只要与制度不符合的凭证,计算机就会拒绝接受,这样会促使会计凭证规范化程度得以进一步提高。③凭证中各数据项根据类型、范围和勾稽关系可以进行有效控制,从而使一些不合规范的录入不能输入到计算机中。如会计分录中的会计科目必须在设置的会计科目表中已经存在并且是最底层的明细科目,与手工会计条件下相比,更有利于会计科目规范化,更符合国家统一会计制度规定,根据当前科目的属性确定是否具有某些项目,如往来单位、结算单据号码等,这些辅助项目都可在记账凭证中反映出来,与手工条件下记账凭证相比,可以更方便的查询有关辅助项目。在电算化条件下,凭证借贷方金额必须相等才能保存,在初始化设置中应事先确定凭证中供方或贷方必有或必无科目、非法对应科目等,编号可以自动连续,日期可以限制顺序等。通过这些,在电算化条件下对于会计凭证的填制与审核,可以使会计凭证更加规范化,同时也可以降低会计凭证的差错率。④手工条件下,会计凭证的生成都是由人工书写来完成的,在电算化会计中会计凭证输入模块中一般的凭证处理都是由人工录入来完成的,类似于手工条件下的处理。但是,大多数会计核算软件都提供自动转账功能,即由计算机根据程序设计可自己生成所需凭证,它主要用于定期结转损益、结转有关税金的账务业务处理。⑤在记账凭证发生错误时,两种条件下的处理也有所不同,结账前的处理类似,没有太大的区别。在结账后,手工条件下可采用划线更正的方法,并需使原有字迹仍可辨认。在电算化条件下,有些核算软件提供了反结账的功能,可对已发生的错误凭证进行修改,并能删除原错误凭证,或采用补充登记法或红字冲销法进行修改,我们提倡使用后面的两种方法进行修改,而一般情况下不使用反结账的方法修改。⑥键盘操作较之手工处理的“笔误”更容易发生“误操作”,因而“凭证填制”在操作功能上分为“填制”、“修改”、“删除”等步骤以进行正确性控制。⑦填制好的凭证同样需要审核。由于在电算化会计中凭证是全部资料的惟一入口,即一般情况下只要凭证输入正确,账、表资料则一定正确对待,所以对于凭证的录入、审核就显得非常有必要。

2会计电算化对账簿的影响

在手工会计登账时,总账由一名会计人员根据凭证汇总进行登账,明细账由另一名会计人员根据凭证平等登记入账,月末检查两者是否相等。由于两名会计在登记入账时有可能发生错误,平行登账就可以检查错误。但在电算化会计中,总账与明细账均来源于记账凭证,其他的处理均由计算机内部来完成的,而计算机的内部运算一般情况下是不可能发生错误的,所以在电算化会计中总账恒等于明细账,平行登账的校验功能在电算化会计中失去了在手工体条件下所起的作用,取而代之的是对数据输入阶段的控制,以保证数据处理的结果是正确可靠的。

2.1会计电算化对明细账的影响

手工会计时,由于手工会计凭证查询的单一性,所以采用复式记账法,将会计资料进行分类、归集,设置了明细账,以便可以分账户查询凭证。明细账实际上就是将手工凭证按照科目重新将分录录抄写一遍,既麻烦又可能出错,而目的是为了核对和查询方便。在电算化会计中凭证的查询可以提供多种条件组合条件,且计算机处理快速准确,实行会计电算化后,消除了手工处理过程中重复抄录、容易疲劳、易出错、传递缓慢等不利条件,从而可以大大提高会计数据处理的效率和质量。

2.2会计电算化对账簿的查询的影响

使用计算机处理会计业务后,日常查账工作变得易如反掌。一般的会计软件都提供了强大的账簿查询功能,用户可以根据需要输入查询条件,计算机会迅速地调出符合条件的账簿资料在屏幕上显示出来,这里的条件可以是一个,也可以几个条件的组合。相对于手工会计条件下的查账工作而言,用计算机查账的工作量变得微乎其微,而查账的效率和质量则是与手工条件下查账工作是不可同日而语的。

2.3会计电算化对科目汇总与记账凭证汇总的影响

科目汇总、原始凭证汇总的主要目的是减轻工作量和便于试算平衡。实行会计电算化后,登记账簿之前可以“汇总”而是必须汇总。电算化系统可根据需要随时对任意范围的凭证进行汇总,汇总速度较快且准确,计算机不会因疏漏出现总账与明细登记结果不一致的情况,因为在记账之前系统已自动进行了“试算平衡”。

此外,原手工会计下,记总账与记明细账是分开进行的,主要目的是通过总账与明细账的相互核对以发现手工记账或汇总过程中出现的差错,电算化后,计算机记账与汇总是不会发生差错的,因此,电算化对于凭证的汇总主要目的是察看一下哪些凭证是否已经经过审核,是否已经记账这样一些工作,而不像手工会计条件下那样起到核对的作用。

3会计电算化对对账工作的影响

手工会计核算的对账工作,一般可分为账证核对、账账核对、账表核对和账时核对四个方面。在电算化条件下除账实核对以外,其他三个方面的核对要求及核对方式都发生了变化:

3.1账证核对,需进一步加强

记账凭证和原始凭证的账证核对应进一步加强,这是由于从原始凭证的归集、整理、审核到填制记账凭证,这一系列过程不是依靠人的处理来完成的,因此差错必须会出现。同时由于计算机对资料的自动处理和共享调用,使记账凭证向计算系统的录入近乎是会计核算的惟一数据输入环节。它的正确与否决定了后续其他各环节。另外,由于记账凭证录入后的其他各环节是自动完成的,就使人们对这些账目资料失去了直接接触的机会。所以,对于账证核对应进一步加强,加大核对力度,以保证记账凭证的处理是准确的。

3.2账账核对基本可以取消

对于录入到计算机的记账凭证进行总账、明细账、日记账的登账,因为这些工作是由计算机程序自动完成的,它们之间的资料是一致的,所以以核对为目的账账核对已经失去了原来的意义。

3.3账表核对要区别对待

因为报表也是由计算机生成的,所以从理论上说一张报表设计并经过检验后应该是准确无误的,自然也就是没有必要进行“账表核对”了。但是,由于各单位的业务情况是千差万别的,各单位会计科目的设置也是有所不同的,这些因素使得报表填列公式缺乏规范性;还有报表公式编辑的完整性没有绝对保障,所以对于账表核对应区别对待:对于业务较稳定,电算化水平较高的企业账表核对也失去了其最初的设置目的,反之,则仍有必要进行账表核对。

4会计电算化对报表输出的影响

在手工会计条件下,对于报表中的资料,一部分是财务人员从账簿、其他报表上获取,然后手工填入报表;还有一部分是根据基本资料进行计算,然后将结果填入报表,当报表中的一个数据出错,整张报表都需重新计算,然后再填写,手工条件下,编写报表是一件费时、费工、费力的事情。

电算化条件下,一般的会计核算软件中都有两种编制报表的方法:一种是利用报表模块编制,计算机利用已定义好的报表格式,取数公式自动的从账务核算系统或其他会计核算系统中采集资料,生成所需的报表。另一方法是用户可以自己定义报表格式、报表中的取数公式等项内容,这些资料也由计算机从账务核算系统中取数,也由计算机来完成所需的报表编制工作。