环境会计信息管理

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摘要:文章对网络环境下的会计信息系统的本质进行了探讨,指出会计信息系统体现出的各种技术特征,为提高会计的运行效率与管理水平,提供了坚实的技术基础。

关键词:网络环境会计信息系统运行效率

我国的会计软件起步于20世纪70年代末,20多年来,企业会计信息化在政府、企业和会计软件开发商等的通力协作下,得以不断的发展进步。会计软件开发经历了从自主开发、委托定点开发到标准化、通用化、商品化、专业化阶段。会计软件应用从过去的单项业务处理到核算管理一体化,从事后记账(反映、分析)到事中预警、控制、事前预测,管理模式由分布式向集中式发展。早期的会计软件是账务和报表处理软件,主要解决记账和报表处理效率问题。到1993年发展为包括账务处理、报表处理等模块的核算型财务软件。1996年提出“管理型”会计软件的概念后,会计软件结构发生了变化,从原来的各子系统单一的核算功能,扩展到整个总账、报表、工资、固定资产、应收账款等功能系统的数据集成、管理集成。系列会计软件从部门级应用到企业级应用,实现企业的会计、业务一体化和事中预警、控制、事前预测的管理要求。随着网络技术应用的普及,我国会计及企业管理软件企业纷纷“触网”,从产品、服务、运营等方面全面向因特网和电子商务应用转型。我国会计及企业管理软件进入新的发展阶段,会计软件网络体系结构随着网络技术的发展,从文件/服务器(F/S)结构到二层客户机/服务器(OS)结构,发展到现在的多层客户机/服务器结构,以至最新的浏览器/服务器(B/S)结构,并采用如SYBASE,INFORMIX等大型数据库。由于其具有高达TB级的数据处理能力,大大改进了海量数据下读取的性能和安全性能。网络延伸会计及企业管理范围,提高会计信息系统的通信质量和运作效率,降低经营成本,实现资源共享,并使会计信息系统获得了更为宽广的发展空间。因此在网络环境下,会计系统以网络技术等新型的信息处理工具置换了传统的纸张、笔墨和算盘。这种置换不仅仅是简单工具的变革,也不再是手工会计的简单模拟,更重要的是对传统会计理念、理论与方法前所未有的、强烈的冲击与反思。那么,网络环境下会计信息系统具有哪些本质呢?

一、会计与相关者协同化

网络环境下,网络使得会计与企业内部各部门协同、与供应链协同、与社会有关部门协同,使得会计系统不再是信息的”孤岛”,真正体现了”数出一间,数据共享”的原则。由于企业间、企业同客户间的物理距离都将变成鼠标距离,不仅要求企业内部网上采购、销售、考勤预算控制、资金准备等协同,企业与供应链的协同(网上询价、网上催账、网上定票、网上生产计划等),而且要求企业与工商、税务、金融、保险等发生着频繁联系的部门,可以在网上实现(如网上银行、网上保险、网上报税)协同。会计与相关者协同化,使得会计管理能力能够延伸到全球的任何一个结点,可以顺利实现远程报账、远程报表、远程查账和远程审计,也会很方便地掌握远程仓库、销售点的库存销售等业务情况。这不仅可以降低企业采购成本,提高资金周转率,而且还可以降低整个社会工作成本,从而使社会经济生活将更加高效有序。

二、会计信息处理系统整合化

网络环境下,会计信息系统不再是独立的、封闭的,它与企业内部生产系统、管理系统以及企业内外部信息资源等其他信息子系统相整合,构成企业营运管理的”数字神经系统”,使生产系统、管理系统形成内联网。企业的内联网通过公共接口,与外部有关系统(如客户、供应商、银行、证监会等)相联接,建立外联网。这样,会计信息系统就在一个整合的环境下,与企业内外部系统实现了信息同步交流和信息共享,提高了信息的使用价值。

三、会计信息处理实时化

在网络环境下,会计信息系统一改传统会计事后的静态核算。企业的生产、销售、人事、仓储等各个业务部门,借助于网络将各种信息实时传输到会计部门,发生交易的数据通过网络传递直接下载到会计应用程序中去,会计部门及时处理后并将相关信息反馈回去,从而使各个部门信息处于随时的沟通之中,最大限度地发挥会计的反映与控制各类交易的职能。至于对外公布,企业可通过防火墙(Firewall)及相关的加密过滤技术,将动态数据库内容在Intemet上实时传送给税务、审计、统计、证券机构等外部信息使用者,各种信息使用者从自己的实际利益出发各取所需,搜寻出及时性、相关性较强的信息。这种实时化不仅可以使会计信息系统通过内联网、外联网直接采集有关数据信息,实现会计和业务一体化处理。还可以使会计核算就从事后的静态核算转为事中的动态核算。极大地丰富了会计信息的内容,提高了会计信息的质量和价值。使得从原始单据到生成最终会计信息的过程瞬间就可以完成,所需的会计信息随时都可获得,会计信息的搜集、输入、处理和提供实现了实时化。尤其会计核算数据在互联网上的传递与传统会计信息披露方式相比,是没有时间和空间的限制,因为电子数据在网络上是以光速传送,几乎可以看作是没有时间差。只要给网络内输入会计信息,任何地点的信息使用者在任何时候都可以在网上查询到相应的会计信息。因而,日常会计信息的披露将变成现实,极大地增强了会计信息披露的时效性,能够满足决策者的及时需要。

四、会计信息管理模式智能化

网络环境下,企业的管理将变成以知识和信息为核心的管理,这就要求企业信息高度集成,会计信息资源高度共享,而网络技术的发展正为这种信息集成提供可能。因为在网络环境下,会计信息系统采用在线管理和集中管理模式。为了适应这一要求,由过去的会计人员都是独立的封闭的工作单元,改变为会计信息系统的有关人员都在一个开放的网络上进行工作。如网上会计审批、会计制度在线更新、在线服务支持、在线会计岗位教育、在线调度资金(异地转账)、在线证券投资(外汇买卖)等均可以在线实时处理。由于网络会计信息系统实现了会计信息的网上,投资者及其相关利益集团可随时上网访问企业的主页,以获取企业最新的及历史的财务信息,从而减少了外部信息使用者的决策风险。也由于管理信息系统最大的子系统———会计信息系统实现了实时跟踪的功能,从而使管理者可以及时了解最新的情况,管理决策效率极大地提高。网络的出现使得集中式管理成为可能,企业的规模越来越大,为整合企业会计资源,加强对下属机构的财务监控,采取集中式管理,这不仅消除了物理距离和时差概念,高效快速地收集数据,并对数据进行及时处理和分析,而且还能够实现业务协同、动态管理、及时控制、科学预测,使企业实现决策科学化、业务智能化,使企业充分利用信息,提高投资回报率,保障企业在有序的智能化状态下高速发展。因而,实现降低运营成本和提高效率的目标。

五、会计信息传递电子化

网络环境下,随着Internet的发展,出现电子单据(从传统纸质的发票、结账单据变成电子单据),电子货币(可以网上支付、结算,提高结算效率,加快资金周转),网页数据(纸质页面数据—硬盘数据—网络页面数据,显著增强了信息时效性)等,电子单据电子传递,使无论身处何处均可与世界各地的商品生产、销售、消费者进行交流、订货、交易,实现快速准确的、双向式数据信息交流。由于支付手段的高度电子化,商品交易的资金支付、结算在网络上实现,资金活动相应地变为信息的流动。在企业集团内部,母公司与子公司的会计数据传递也实现了网上传递。企业内部网络结构的建立,使得企业业务流程中产生的各种书面凭证都被电子凭证所替代。总之,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质。会计信息传递电子化,不仅极大地提高了信息提取的实效性,而且还能提高会计信息系统运作的速度和效益。

六、会计信息提供多元化

网络环境下,会计信息使用者需要的信息多样化,使得会计信息的提供必须多元化。首先会计理论多元化,为会计信息提供多元化奠定了基础,使得会计理论、内容、目标呈现多元化特征。会计假设得到扩展,多主体、多币种、不等距会计期间成为可能和必要,计量属性多样化,权责发生制与收付实现制并存,历史成本与重置成本并存,记账方法采用多式记账法。其次会计方法多元化,为会计信息提供多元化提供了保证,计算机强大的运算功能及网络技术的发展,使得会计核算能多种方法并用,以满足不同使用者对信息的要求。最后网络技术提供了多元化会计信息的功能,使得多元化会计信息真正成为现实。企业不仅可以提供规范的标准会计信息,而且还可以提供所有可能的会计方法为基础的会计信息。此外,还能通过对这些所有可能的会计方法的多种组合,推出自己的信息产品。具体来讲,包括收集与提供信息的多元化,处理信息方法的多元化和提供信息的空间多元化等。

七、会计信息监督及时化

网络环境下,会计信息系统,使得大量的数据通过网络从企业内外有关系统直接采集。特别是企业外部的各个机构、部门可根据企业授权,通过在线访问的形式进入企业内部,直接调阅会计信息。瞬间沟通使得会计信息系统由封闭走向开放,由数据的微观处理,逐步登上宏观数据运作的殿堂。会计信息透明度的增强,有效地避免了会计处理的“黑箱”操作,有利于对企业会计信息系统的社会监督和政府监督。一方面,利用网络所特有的实时传输功能和日益丰富的英特网服务项目,我们可以实现原始交易凭证的第三方监控,即网上公证。另一方面,在网络环境下的会计信息系统内分出操作与监控两个岗位,对每一笔业务同时进行多方备份。当会计人员进行账务处理时,其操作和数据也被同步记录在监控人员的机器上,由监控人员进行即时或定期审查,一旦出现数据不一致便进行跟踪调查,以实现有效会计控制。再者,在线测试的实现使软件内部可能存在的漏洞能够得到及时解决,提高会计信息系统的安全性。这样,不仅使会计信息披露更真实,而且使会计信息监督及时化。

八、会计信息核算动态化

网络环境下,企业主要在网上进行交易,出现了电子单据、电子货币等多种交易方式,也使电子结算成为可能。由于电子计算具有强大的运算功能,从会计凭证到会计报告全过程的信息处理都是由计算机来执行,人工干预大大减少,客观上消除了手工方式下信息处理过程的诸多环节,如平行登记、错账更正、过账、结账、对账、试算平衡等。相对手工会计而言,大幅度地降低了计算复杂程度。也由于各种数据实现在线输入,电子货币自动划转,业务信息实时转化,自动生成会计信息,省却了手工方式下将业务资料输入到会计账簿的过程,使得会计核算从事后核算变为实时核算,静态核算变为动态核算,会计信息管理实现在线管理。会计信息收集处理的动态化使得会计信息的和使用能够动态化。会计信息生成后,将通过会计软件实时反映到企业公共信息平台上,或直接送到有关用户的电子信箱中去。这样,信息使用者可以随时了解企业的信息,及时作出决策。

九、会计信息获取直接化

网络环境下,一方面不仅使管理者获取信息直接化。企业通过内部网将其各个管理子系统的信息采集起来,并通过外部网与有关外部系统(如银行、政府、投资者等)相联系,将所有信息集成于企业信息系统中,这样企业所能提供的信息就是相当十分全面的。而且使企业外部的各个机构、个人可根据授权,通过Internet进入企业内部,直接调阅信息。这样,信息使用者就能够在网上直接获得日常信息,如实时信息,并可从中提炼出自己需要的相关信息,而不只是从信息提供者那里获得现成的信息,那些现成的信息往往带有信息披露者的某些顷向。直接获取信息还对信息披露者的偏向起到制约作用。因为如果信息提供者进行带有某种偏向性的操作,往往需要对前期已公布的日常信息进行修改和调整,这必使其操作留下痕迹。另一方面使潜在股东获得信息直接化。传统会计信息系统目标仅注重现有投资者是其一大缺陷,因为资本市场的发展将使企业的股东结构日趋多元化,这就要求企业不但要考虑现有股东获得信息的便利,更重要的是将企业推向潜在的投资者,吸引潜在股东的注意,以扩大企业的资本规模,增强其发展潜力。网络使得潜在股东获得信息直接化。

十、会计信息系统开放化

以电子计算机的发明为起点的现代信息技术的诞生,改变了会计系统用以处理信息的工具———纸张、笔墨和算盘,但并未触及会计信息处理的程序、方法和规则的变革。然而,以互联网络技术为代表的现代信息传输技术的革命,在客观上便提出了实现企业信息集成的要求。这种信息集成,一方面取决于企业其他生产与管理领域的自动化或信息化程度,另一方面也有赖于网络通信技术自身的发展。在过去100年的发展历程中,人类在这两个领域都已取得了巨大的成就。就制造业企业而言,人类不断解放自身劳动的过程,也是一个不断实现生产和管理自动化的过程。手工业时代的产品,是由生产工人亲手做出来的,我们称之为手工产品或手工艺品。工业革命把人类从手工劳动中解放出来,产品不再是由手工而是由机器来生产。工人只需要站在机器旁边,产品的加工制造便可以由机器来完成,我们称这类生产为机械化生产。由机器而不是手工生产出来的产品,我们称之为工业产品,计算机数字控制机床的出现和使用,第一次引入了生产自动化的概念。它不仅使得产品的生产过程变得更为简单和更容易控制,而且也使得产品的加工可以比机械化生产更为复杂和精确。但这时的自动化还仅限于单台的机器而不涉及企业的整个生产过程,所以,我们称这类生产为半自动化生产。数控机床和机器人技术的合并使用开始使得企业生产过程变得无人化,而网络技术在企业生产与管理领域的广泛渗透,则把企业的各个部分都集成为一个相互联系的整体,从而使得企业的许多甚至全部生产与管理工作,都可以在完全无人工介入的情况下完成,我们可以称这类生产为智能化生产。在智能化生产的环境中,产品几乎完全是由智能化的机器生产出来的,不仅生产工人已勿需站在机器旁边,而且,从理论上说,整个企业都可以实现无人化,尽管我们现在还不知道应当怎样来描述这类产品,但也许只有”知识产品”的称谓最合适,因为它是用人类既有的知识而不是劳动生产出来的产品,是用人类已创造的科学技术成果生产出来的产品。由于企业生产和管理的自动化或智能化,能够带给企业更多的生产成本节约和更高的顾客满意度,所以,它便成为追求利润最大化的企业所追求的目标,而企业生产与管理的不断自动化或信息化,难以避免地把企业的各种生产与管理活动集成在一起,通过信息这个神经系统来配置企业的所有资源(不仅仅是会计在一起,通过信息这个神经系统来配置企业的所有资源(不仅仅是会计资源)和协调企业各个方面的作业。因此,在这一环境下所构造的会计信息系统已不可能再是孤立的、封闭的信息系统,而是开放化的系统。

总之,网络环境下,会计信息系统可以理解为一个由人、电子计算机系统、网络系统、数据及程序等有机结合的应用系统。它不仅具有核算功能,而且更具控制功能和管理功能,因此它离不开与人的相互作用,尤其是预测与辅助决策的功能必须在管理人员的参与下才能完成。所以,网络环境下的会计信息系统,不再是一个简单的模拟手工方式的”仿真型”或”傻瓜型”系统,而是一个人机交互作用的”智能型”系统,它使会计工作由核算型向管理型转移,推动着会计职能向深层次延伸。而网络环境下的会计信息系统所表现出来的协同化、整合化、实时化、智能化、电子化、多元化、及时化、动态化、直接化和开放化等技术特征,为提高会计的运行效率与管理水平,提供了坚实的技术基础。通过网络,金融事务、会计往来将越来越频繁,单位内部的财务活动和跟单位外部的财务活动高效化、实时化,并对单位的经济运作、财务往来、会计核算等作全面、及时的监控,实现财务的静态管理为动态管理,提高企业整体效益。

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