高校财务信息化管理

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【摘要】网络环境下,高校财务管理方式和环境都发生了深刻的变化,对高校现代化管理水平提出了更高的要求。本文分析了高校财务信息化的现状和存在的问题,提出了完善高校财务信息化建设的对策。

【关键词】网络环境;高校;财务信息化;对策

20世纪中叶以来,信息技术发展成为促进经济发展和社会进步的主导技术,人类迈入了全球信息化和知识经济时代,高校会计领域在网络环境下发生了深刻的变革,对财务工作提出了挑战。网络技术提供的巨大能量推动了现代财务事业的快速发展,研究网络环境下的高校财务信息化问题具有现实意义。

一、网络环境下的高校财务信息化

我国加入WTO后,高校对财务信息的要求越来越高,财务管理从会计电算化的核算型向管理型转变,对财务数据的处理提出了更高的要求,会计电算化向财务信息化的转变标志着会计领域新一场革命的到来。

高校财务信息化是随着现代信息技术的发展,高等院校根据自身需要采用先进的信息技术,以网络技术为手段,在互联网环境下实施的财务核算、分析、控制、决策和监督等现代的财务管理模式,它将现代网络技术与财务管理技术有机结合,是数字经济的产物。

目前,各高校都有财务内网和校园网,构建了一个全新的高校财务信息体系,信息化建设的发展速度之快有目共睹。网络环境中的财务信息化作为一种新的管理模式,其效益实质是网络技术效益和财务管理效益的双重效益,主要体现在节约资源和成本、扩展会计信息范围、提高会计信息质量、增强财务决策能力,从而完成学校的各项财务管理目标。财务信息查询系统的应用,可以支持高校校园网建设的发展,扩展学校的活动领域,增强学校的管理能力。网络技术知识的更新跟随时代的脉搏与时俱进,财务信息化的应用,促进了高校领域信息现代化的进程。

二、财务信息化建设对高校财务工作发展的推动作用

信息化建设在高校财务领域的广泛应用和不断渗透,进一步推动了网络环境下高校财务工作的不断创新,推进了信息现代化进程,促进了学校财务事业的改革与发展。

(一)更新了财务管理理念

财务信息化以信息管理的方法和现代信息技术进行财务信息处理,财务信息作为信息资源在高校内部及外部各相关信息系统被利用。

(二)加速了会计现代化进程

财务信息化简化了工作量,加速了会计现代化进程,会计人员工作重心转移到对信息的加工、再加工,由原先的“核算型”转向“管理型”,财务人员的地位也日益重要。

(三)提高了财务信息时效性

财务信息化有助于向使用者提供更为及时、充分的信息,会计的目的是向信息使用者提供决策的有用信息,财务管理信息化可以在业务发生的同时进行会计处理,高校已将信息集成一个管理信息系统,可随时向外提供信息,使用者可以随时到校园财务网查询所需要的信息。

(四)为决策提供依据

领导决策的主要依据是来自财务部门提供的财务信息,根据信息来决定是否采取某一行动或决策,财务信息化后使用者可以全面掌握最新的财务资料进行预测,便于作出正确的决策。

三、当前高校财务信息化存在的问题

高校财务信息化建设,是高等教育管理信息化的重要组成部分。加强高校财务信息化建设是时展的要求,是打造品牌高校、提高办学效益的必要条件。但是,财务信息化建设过程中又会产生一些新矛盾和新问题。

(一)财务管理者的观念制约

高校财务信息化实施过程中的主要障碍是缺乏科学有效的管理,而影响管理的关键因素是高校决策群观念的束缚。许多校领导思想中普遍存在“重核算,轻管理”的观念,凭借个人经验与能力决定资金的分配与使用,忽视了财务信息在财务管理决策中的作用。一方面,高校管理者对财务信息化了解甚少,惧怕系统实施不成功会给个人的职业生涯带来风险。另一方面,高校管理者没有看到财务信息化是教育信息化建设中一个重要组成部分,反而认为财务信息化会占用大量的信息资源,从而与教育信息化发生冲突。这些陈旧、错误的观念导致高校决策群不愿意对财务信息化投入太多人力、物力和财力,制约了高校财务信息化建设进程。

(二)财务信息化系统的安全风险

1.信息安全风险。在网络环境下,财务信息的保密性与财务信息公开性特征相矛盾。网络是一把双刃剑,高校在利用网络共享实施财务管理的同时,也将自己暴露于风险之中。财务部门员工和外部用户通过网络对数据进行非法篡改和破坏,财务信息泄密和被删除,造成整个财务系统瘫痪,无法运行、数据丢失等,给学校造成较大损失。2.非法入侵风险。在网络环境下,电子符号代替了会计数据,磁介质代替了纸介质,在这个环境中一切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们在物理上断开链接。因此,财务部门在实现网络化管理的同时,很难避免非法侵扰,计算机系统感染病毒的机率增大,一旦出现故障,财务系统恢复处理的成本很高。

(三)财务信息化对高校内部控制的冲击

高校财务信息化后,财务内部控制的范围和内部控制的重点发生了变化。计算机和网络技术的引入,给财务工作增加了新的内容,改变了原有的授权与批准制度。传统内部控制对象是处理会计业务的财务人员,只要制定了相应的岗位责任制和内部牵制制度,就可以保证会计信息的正确性和学校资产的安全完整。而在网络环境下,还需增设对网络系统开发员、网络系统维护员和网络系统管理员的控制。网络环境下,财务内部控制由原来的会计职能为主,转移为会计职能和计算机数据处理职能为主,将控制重点放在信息的数字化控制、信息的输出控制、人机交互处理的控制、计算机系统之间连接的控制等方面。授权方式与内部控制重点的改变给高校内部控制带来了冲击。

(四)财务信息化专业人才短缺

财务信息化成败,人才是一个关键因素。我国高校财务信息化人才的缺乏主要表现在两个方面:

一方面,缺乏符合财务信息化管理要求的领导者。实现财务信息化需要调动各种资源,使高校财务部门形成一个高效率的团队,发挥每一名财务人员的积极性和特长,与学校信息化目标保持一致。这些需要财务领导者有较强的协调能力、创新能力和洞察力,然而这样的财务领导人才正是目前高校所缺乏的。

另一方面,高校实行财务信息化后人员技术知识呈现两极分化状况,即懂计算机的人,财务管理知识比较缺乏;有财务管理经验的人,计算机技术又不够强。加上许多高校往往将财务信息化简单地看成是一个计算机工程,更多地引进了计算机人才,造成了工作人员技术知识脱节,从根本上限制了财务信息化的前进速度。要想进行深层次的财务信息化,就要引进既懂计算机又懂会计的复合型人才。

(五)软件功能不足给财务网络化工作带来挑战

财务软件是高校网络财务发展的基础和前提,现行的财务软件如天大天财、金碟等财务软件都是以SQLsever作为开发工具,SQLsever数据库具有稳定性但缺少灵活性和针对性,不能直接生成高校决策群需要的财务信息数据,需要对财务软件导出的数据进行加工才能完成财务信息的分析和预测,降低了信息反馈的时效性,离高校财务信息化的实际需要相差甚远。

现行的高校财务信息系统共享程度不高,高校各职能部门之间信息不能相互连通,难以协调同步,不能够向决策者提供及时的综合信息,以辅助决策者作出正确的决策,从而不利于实现资金的有效管理和配置,同时也增加了财务部门的管理成本。随着网络环境下高校市场竞争的日趋激烈,财务软件功能不足给财务信息化建设带来挑战。

四、完善高校财务信息化建设的对策

(一)组建财务决策支持系统

以校园网为依托,组建财务决策支持系统,不断完善财务专网,结合财务系统的通用功能与现代信息化财务需求,不断开发新软件,实现财务系统整体信息化,推动现代网络环境下高校财务工作的制度、理念、技术和管理的全面创新。

1.财务和业务的一体化。通过数字化校园及校园“一卡通”系统的建设,实现校园信息的标准化和高校管理信息系统的整合,同时为网络财务系统的实施提供技术支撑。此外,财务会计流程与高校经济业务的有机融合,可实现财务与业务的协同运作,做到信息共享、数出一门。

2.绩效评价和决策支持。一个决策支持系统仅有指标评价体系和决策模型是远远不够的,数据的分析和挖掘工具是支撑这一系统的有力武器,数字化校园的实施为高校财务的绩效评价和决策支持提供了一个坚实可靠的信息平台。运用科学的决策模型对高校的财务指标评价体系进行综合评价,可以全面反映高校的财务状况和发展趋势,为高校决策群提供高效优质的理财服务。

3.财务信息的共享服务。除了财务信息系统服务器外,再配置一个独立的查询服务器,将查询服务器接入校园网,通过查询服务器向校园网需要公开的财务信息,校园网内的授权用户可以动态查询所需的财务信息,避免财务部门以外的用户直接读取系统服务器,保证系统数据的安全性。

(二)创新财务系统内部控制体系

在财务信息系统的内部管理上应严格按照会计内部控制制度,实行“不相容职务相互分离控制”的原则,结合财务信息系统的特点,建立一系列新的管理制度,同时对人员进行诚信素质培训。1.加强财务管理岗位相互监督,堵塞漏洞。在系统的操作权限上,按照不同的岗位严格区分,不同的岗位履行不同的职责,做到不相容职务相分离和不同科室之间相互监督和牵制。岗位设置分为系统管理、监控、操作三个部分,三者之间互不兼容、相互制约,防止利用网络和计算机进行舞弊,以提高系统的安全可靠性。

2.加强内控制度管理。高校财务信息化后,要结合财务信息系统的特点制定一系列的内部控制制度,主要包括网络维护与管理制度、设备管理制度、上机管理制度、业务处理流程、操作权限控制、信息管理制度、内部审计制度等,科学规范的内部控制制度是财务信息化安全之本。

3.人员诚信素质培训。需要强调的是,高校财务内部控制制度和计算机内部控制程序都是由人设计的。为了防止舞弊,除了对财务人员进行技术培训外还应加强对人员诚信素质的教育和培养,同时加强监督和考核,制定严格的处罚规定。

(三)加强对财务管理的信息审计

内部审计是高校财务管理工作的重要组成部分,财务信息化对审计工作提出更高的要求,高校要建立审计规章制度,审计的范围、对象、目标都要有明确的规定,对财务信息化、网络技术进行定期或不定期的审计。

财务部门与审计部门要成立专门的财务信息系统运行审计组,定期对会计信息系统内部控制进行审计,通过调查内部控制是否健全并对实际执行情况进行测试,找出控制薄弱环节,提出强化内部控制的措施,督促完善内部控制系统,并对输出会计信息的真实性进行审查,及时发现错误和防止会计信息失真。

(四)培养高校高素质的复合型人才

当今高校的竞争,归根到底是管理素质和人才的竞争。管理是基础,人才是关键,有效的人力资源开发是高校财务文化的重心。财务信息化建设包括硬件和软件两部分,硬件和软件的维护都需要具有专业技术的人员,高校要选拔复合型的专业人才充实到财务部门,引进或培养兼具会计专业知识和网络专业知识的多样化人才,只有既精通会计又精通计算机的复合型人才,才能把财务信息化的工作做好。高校应时刻关注财务信息化的发展,培训财务信息化骨干力量,加强财会队伍的建设,提高财会人员的战斗力,加速财务信息化进程。

(五)实施网络财务信息安全策略

要对网络信息安全的重要地位进行战略性部署:

1.工作人员运行安全策略。运用操作系统的本身安全策略、数据库管理系统软件的安全策略、财务会计软件的安全策略,制定合理的用户账号、权限和密码,保证数据的安全。提醒用户按照自己的身份和密码进入系统,避免使用易破译的密码并定期更改密码。系统维护人员要及时安装系统补丁程序,对杀毒软件进行升级,提高整个系统的安全性,更好地保证数据的安全。

2.实施安全技术控制。在网络上加设防火墙(Firewall),这是建立在财务处内网和校园网接口处的访问控制系统。它对跨越网络边界的信息进行过滤,目的在于防止外部非法用户访问,为数据传输、转换,设置了一道电子屏障,可有效防止外部入侵,保障财务数据安全和准确。

财务信息化是提高高校现代化管理水平的重要手段,只有不断解决信息化建设中的问题,积极维护和建设财务信息的新平台,才能充分发挥财务信息网络的优势和作用,更好地促进高校教育事业健康、有序发展。●

【参考文献】

[1]劳富顺.新形势下高校财务信息化改造的探讨.中国管理信息化,2007,(6).

[2]果永锋.基于校园网的高校财务信息公开化研究.财会通讯,2004,(6).

[3]张海兰.网络信息时代高校财务管理目标及其实现.北京航空航天大学学报,2005,(9).