内部会计控制
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【摘要】文章从高校内部会计控制的目标、原则和内容出发,提出了完善高校内部控制的八大措施。
【关键词】高校;内部会计;控制;问题
高校内部会计控制是指学校为了保证会计信息质量,保护资产的安全与完整,确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行,应用会计的方法,对高校财务、会计工作和经济业务而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。高校负责人是本校内部会计控制的建立、健全及有效实施的主要责任人,各环节、各部门是高校内部会计控制的重要枢纽,经济行为当事人是高校内部会计控制的对象,业务经办部门是高校内部会计控制的被监督控制对象,财务、审计、纪检、监察等是实施高校内部会计控制的主要部门。在高校内部会计控制体系中,所有教职工既是监督控制者,同时又是监督控制的对象。
一、高校内部会计控制的目标和原则
(一)高校内部会计控制的目标
1.规范单位会计行为,保证会计资料真实、完整。
2.堵塞漏洞、消除隐患,防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为,保护学校资产的安全、完整。
3.确保国家有关法律法规和学校内部规章制度的贯彻执行。
(二)高校内部会计控制遵循的原则
1.合规性原则,指符合国家有关法律法规、有关会计规范及实施办法的要求,符合本单位的实际情况。
2.广泛约束性原则,指约束学校内部涉及会计工作的所有人员,任何个人都不得拥有超越内部会计控制的权力。
3.全面性和系统性原则,指涵盖学校内部涉及会计工作的各项经济业务及相关岗位,并针对业务处理过程中的关键控制点,落实到决策、执行、监督、反馈等各个环节。
4.内部牵制原则,指保证学校内部涉及会计工作的机构、岗位的合理设置及其职责权限的合理划分,坚持不相容职务相互分离,确保不同机构和岗位之间权责分明、相互制约、相互监督。
5.遵循成本效益原则,指以合理的控制成本达到最佳控制效果。
6.不断完善原则,指随着外部环境的变化、学校业务职能的调整和管理要求的提高,不断修订和完善。
二、高校内部会计控制的内容
高校内部会计控制的主要内容包括:货币资金、实物资产、工程项目、对外投资、筹资、采购与付款、收入与支出、学生收费等经济业务的会计控制。
(一)建立严格的货币资金收支和保管业务授权批准制度
对办理货币资金业务的岗位,建立明确的职责权限,确保办理货币资金业务的不相容岗位相互分离、相互制约、相互监督。
(二)采取有效措施监督学校货币资金业务处理过程中的关键控制点
应指定会计人员定期核对银行账户,每月至少核对一次,并编制银行存款余额调节表,对未达账款,应查明原因,及时处理。每月的银行对账单和银行存款余额调节表经会计主管或主办会计审核签字后,与当月的会计凭证一同保存。会计主管或主办会计还应定期对现金进行盘点,如发现现金账面余额与实际库存不符,须及时查明原因,按规定作出处理。
(三)加强与货币资金相关的票据和印鉴章的内部控制
要明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、核销等环节的职责权限和程序。
(四)制定严格的借出款项审批制度,严禁擅自挪用、出借货币资金
应加强对债权债务的管理,明确相关部门的管理责任,建立债权债务的日常清理制度、定期分析制度、定期报告制度和问责追究制度等。
(五)加强银行账户的集中管理
校属各单位新开、增设或撤销银行账号,必须经学校财务部门审查同意。
(六)建立实物资产管理的岗位责任制度
要加强对实物资产的验收入库、保管、领用、发出、盘点、处置等环节的控制。授权批准、会计记录与实物保管之间须相互分离和制约,非实物保管人员不得领发实物资产,防止各种实物资产被盗、毁损和流失,做到账账相符、账实相符,确保各种财产的安全完整。
(七)建立规范的工程项目决策程序,明确相关机构和人员的职责权限
应建立工程项目投资决策的责任制度,加强工程项目的预算、招投标、质量管理等环节的会计控制,防范决策失误及工程发包、承包、施工、验收等过程中的舞弊行为。对于重大的基本建设项目,从立项到竣工,要实施全过程项目管理控制和业务跟踪审计。
(八)建立规范的对外投资决策机制和程序
高校要建立对外投资的归口管理部门,各项对外投资必须经过科学论证,应加强对外投资的立项、认证、审批、效益跟踪及责任追究等环节的会计控制。建立对外投资决策集体审议联签责任制度,防止对外投资决策失误和个人专断,避免重大投资损失无人负责的现象,严格控制投资风险。利用实物资产、无形资产等对外投资,应按规定进行资产评估,并按财政部《事业单位国有资产管理办法》的规定办理相关手续。
(九)加强对筹资活动的会计控制
要合理确定筹资规模和筹资结构、选择筹资方式,降低资金成本,防范和控制财务风险,确保筹措资金的合理、有效使用。凡是以学校名义向金融机构贷款的,必须报教育主管部门审批,并由学校财务部门按相关规定办理。学校的发展和建设要建立在学校财力许可的范围之内,切实防范和控制财务风险。单位负责人对本单位的债务风险负全部责任。
(十)合理设置采购与付款业务的机构和岗位
应建立和完善采购与付款的会计控制程序,加强请购、审批、合同订立、采购、验收、付款等环节的会计控制,堵塞采购环节的漏洞,控制采购风险。(十一)实施预算控制,收支全部纳入预算管理
收入预算的编制应遵循合法性、完整性、准确性和真实性的原则,收入预算的执行应做到应收尽收,并及时入账,不得公款私存,私设“小金库”,不得账外设账,严禁收款不入账。学校应明确预算支出项目,建立预算标准,规范预算的编制、审定、下达和执行程序,及时分析和控制预算差异,采取改进措施,确保预算的执行。学校应制定严格的支出审批制度,审批权限应当根据费用的数额大小和重要性程度合理确定。
(十二)财务部门参与学校重大经济活动的全过程,加强对学校重大经济事项的内部会计控制
(十三)加强对各种行政事业性收费票据的管理、建立、健全票据管理制度
应有专人办理购销、登记、领用等手续,不相容职责的岗位应分设,票据管理人员不得办理收费业务。
(十四)加强对学生收费的管理,收费项目和标准必须经主管部门批准,不得乱收费
学校应加强对应收款、开票、收款等环节的会计控制,及时提供准确的学生欠费信息,确保学费全额、按时收缴。
三、完善高校内部会计控制制度的对策
(一)加强控制环境建设,提高内部控制建设效率
控制环境是推动控制工作的发动机,是所有其他内控组成部分的基础。鉴于以上分析,笔者认为高校内部控制环境建设的关键在于以下几点:
1.树立正确观念,提高管理层对内控重要性的认识。《会计法》明确规定,单位负责人应对会计信息的真实、完整负责,建立、实施并完善内控制度是会计信息真实的制度保障,因而建立并实施和完善内部控制制度是高校管理层的主要职责之一。高校内部控制制度建设和执行的关键在于领导层,只有领导层高度重视,才能结合本单位的实际情况,制定出一套行之有效的内部控制制度,并认真贯彻执行。同时加强对高校管理层的内部控制宣传,提高他们自觉执行内部控制的意识。最终通过健全、有效的内控制度,加强对高校管理者的内部控制监督,建立重大决策集体审批制度,以杜绝个别领导权力过大或集体循私舞弊行为。承担内部控制职责的高校财会人员,要加强职业道德修养,增强工作责任心和使命感,使内控制度能够更好、更全面地贯彻落实。
2.合理组织机构控制制度,提高内控制度的效益性。组织结构是学校计划、协调和控制教育事业活动的整体框架。高校应建立组织机构控制制度,这是对学校内部组织机构设置、职务分工的合理性和有效性进行控制的制度。学校组织机构的设置和职责分工应当相互控制,明确职责和权限。应设置专门的稽核岗位,实行会计与稽核等不相容职务的分离和相互牵制;独立设置内部审计机构,只有组织独立才能保证工作独立,才能确保内部审计功能的真正发挥。
3.建立良好的信息与沟通系统,掌握电子网络技术发展的规律,适应电子网络环境发展的要求。随着电子网络技术的逐渐成熟与完善,高校会计信息系统的内部控制体系将发生深刻的变化,专业人员(会计师、会计人员、稽核人员等)应及时洞察环境变化及发展趋势,培养相应的技术能力。应通过设立专门的审核人员对系统每笔业务进行合法性和准确性的审核,从源头上防止错误和舞弊行为的发生,同时要加强对财务会计电子信息系统的开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制,探讨网络技术对高校业务流程及内部控制制度的影响,建立安全、完备、崭新的会计控制体系。
(二)完善内部控制内容,创建综合性内部控制体系
就制度层面而言,高校可适当借鉴其他行业内控制度建设及规范,丰富和发展除财务会计内控制度以外的管理控制制度,实现由单一内部会计控制向综合性内部控制体系的转变。就内容层面而言,高校内部控制制度的内容,应涉及到管理的方方面面,包括:财务预算、货币资金、固定资产、对外投资、资金筹集、工程建设招投标、设备采购招投标、采购(包括教材采购)与付款、产业实体的销售与收款、费用控制等。就操作层面而言,对于高校这样一个复杂系统工程的控制,不能靠人治,也不能简单地靠出纳控制、财务管理来实现目的,而是要靠一套科学规范的内部控制制度,用制度来规范管理的行为。这就要求高校要根据具体的管理活动,结合高校的实际情况,制定出具体的标准,建立起涉及高校经营所有方面和所有环节的内部控制制度。
(三)构建高校内部控制评价指标体系,突出内控制度的合理性和有效性
高校内部控制评价主要是对其设计的合理性与运行的有效性进行的评价。内控制度设计是构建内部控制的前导性工作,其合理性直接决定着内部控制的构建效果和运行效果,是构建内部控制的基础。设计合理性评价就是要从整体上分析其构成以及各部分之间的有机联系是否合理,主要从内部控制的系统性、内部控制的充分性、内部控制的经济性几个方面进行评价。实施有效性评价就是对内部控制在特定的时点或时间内,在实际运用中是否发挥了应有的作用,是否达到了设计的意图而进行的评价。内部控制实施的有效性评价主要从时点有效性评价和时期有效性两方面评价,对所设计的内部控制既要评价在某一时点能否与高校的经营管理紧密结合起来,达到协调一致,发挥作用,又要评价内部控制在一定时期内能否持续发挥作用,从而评价高校内控制度动态适应性。
(四)全面进行风险评估,强化风险控制与财务预警机制
当前,高校的风险主要体现在学校优势学科的丧失、生源质量的问题、知名专家学者的流失、内部管理机制的僵化以及财务风险等。其中从财务角度对风险进行评估,就是要建立一整套财务预警系统。风险控制就是尽可能地防范和避免出现不利的结果。高校处在快速发展的市场经济环境中,客观上提供了广阔的发展空间和前所未有的发展机遇,同时不可避免地会遇到各种风险。高校应针对风险控制点,建立有效的风险控制系统,通过风险预警、风险识别、风险评估、风险分析、风险报告等措施,对风险进行全面防范和规避。(五)加强预算管理科学性,提高预算管理执行力
预算编制是一项政策性、业务性很强的工作,在高等教育改革不断深化的今天,要做到合理组织收入,科学安排支出,加强预算管理科学性。科学的预算管理一要在充分细致的调查研究基础上保证预算编制的时间;二要制定收支预测模型,合理预测收支;三要科学制定定额标准,使预算落实到具体项目上;四要结合决算编好预算,提高编制质量。这样的预算才能实现学校整体的综合收支平衡与宏观控制,才具有一定的严肃性和良好的执行力。
(六)注重人员素质控制与提高,增强内控执行的自觉性
内部控制制度能否有效实施,关键取决于人员的综合素质。高校成员尤其是学校核心人员的个人素质、个人诚信和道德价值观,以及领导的风范等在学校内部控制建设中有着极其重要的作用与影响力。高校财务人员要遵守会计职业道德,包括爱岗敬业、诚实守信、廉洁自律、坚持准则、客观公正等。高校管理者应创造适宜的工作环境,调节调动职工工作的积极性和创造性,确保内控制度有效的执行。
(七)构建以内部审计为切入点的内部控制体系,发挥内部审计作用
内部审计是高校强化内部控制制度的最重要环节。为确保内部控制制度的有效执行和适应新情况,需要对内部控制建立和实施进行恰当的监督。监督的内容主要是检查评价内部控制制度的有效性,评价内部控制系统的运行效果和质量,监督学校内部经济活动是否符合内部控制制度的要求,确定内控制度或行为是否符合国家法律、法规的规定,并及时反馈有关执行结果的信息,帮助各部门有效地实现预期控制目标,是对其他内部控制的再控制。高校通过构建以内部审计为切入点的内部控制体系,依靠独立设置的审计机构和素质不断提高的审计人员,凭借其熟悉本单位情况、发现问题能够及时提出建议、采取措施的优势,可以减少管理成本,符合成本效益原则。
(八)强化外部监督,督促企业不断完善内部控制制度
强化外部监督与约束机制,充分发挥政府在建立内部控制方面的作用。在高校管理者内部控制观念普遍淡薄的情况下,依靠政府的权威性,加强对高校内部控制的检查与监督,加大执法力度,增强威慑力,按照有关法律法规来规范高校内部控制制度并使之有效实施。财政、税务、审计等部门要合理分工,建立岗位责任制,并注意加强彼此间的信息交流,定期互通情报,形成有效的监督合力;有关部门必须切实抓好对注册会计师职业质量的监管,使注册会计师的社会监督职责到位;鼓励与支持广播电视、报刊等新闻媒体对违法违纪行为曝光,以充分发挥舆论监督的作用。●
【参考文献】
[1]王志亮.高校内部控制制度体系初探.事业财会,2006.1(总299).
[2]邹国香.高校内部控制制度的实施.烟台师范学院学报,2005.12.
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