谈会计信息处理方式在电子商务环境下的变革
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一、电子商务环境下的时代特性
进入20世纪九十年代以来,随着计算机网络、通信技术的迅速发展和日益融会,互联网的应用得到了空前的发展。基于互联网的电子数据交换开始出现,利用互联网进行商务活动已逐渐成为世界潮流。现在人们所说的电子商务,一般是指基于互联网的商务活动,它是运用现代通信技术、计算机和网络技术进行的一种社会经济形态,用信息化推动社会发展的经济形态。由于互联网是一个全球性的开放网络,因此电子商务是不受时空限制的,给企业间合作也营造了全新的商业环境。传统商业模式不再适应这种新的商业环境,促成了新的组织形式——虚拟企业的产生。虚拟企业的实质是借助电子商务手段,突破企业间的界限,在全球范围内对企业资源进行动态配置和优化组合,创造企业本身的竞争优势,进而带动世界经济朝着更加开放、竞争的方向发展。
回顾人类会计发展史,尤其是企业会计的发展史,似乎可以看出一条前后存在必然联系的线索:社会经济形态——生产方式——管理模式——会计方法。也就是说,不同的社会经济形态具有不同的生产方式,不同的生产方式也具有不同的管理模式。会计是企业管理方法体系中的有机组成部分。因此,在电子商务环境情况下会计信息处理方式必然发生变革,传统会计面临着新挑战。
(一)无纸化会计。电子商务环境是以社会信息化和电子商务法律环境为背景的,这也是会计无纸化的客观环境。信息载体磁介质化和交易的无纸化把传统会计带入了无纸化的电子数据时代。无纸化会计的本质不是指表面上的无纸化环境,而是指无纸介质原件资料的会计处理。电子商务时代会计信息的处理全部通过现代化网络手段来完成。计算机信息载体技术是带动无纸化会计出现的重要条件。
(二)会计数据处理和传递模式变化。传统的会计数据处理模式是一种视图(报表)驱动式会计处理模式,即以报表编制为目的,对每一项经济业务都按照“凭证——账簿——报表”这种顺序化处理程序进行会计数据加工,所以会计信息的时效性差。而在电子商务时代,通过商务流程的再造,把企业各个部分的分支系统通过计算机网络而集成为一个有机系统,从而变分力为合力。通过这种系统整合以后,一个相对独立的、封闭的会计电算化系统也就融合于企业的整个自动化管理系统的无形之中,彻底实现会计工作由核算型向管理型转变。而就广域化环境而言,通过互联网会计报告将逐渐成为主要渠道,国际互联网使企业在全球范围内实现信息交流和信息共享;由静态模式转变为动态模式。
(三)会计信息的使用更具针对性。传统的会计提供的只是统一的财务信息,它无法考虑不同信息使用者的不同需求。进入到电子商务时代,随着社会经济的日益复杂,企业组织形式及其在社会和市场竞争中的地位不断发生变换,企业内外出现大量不同的会计信息使用者,不同使用者的信息需求存在较大差异,为了满足他们特殊的信息需求,不得不求助于其他信息来源,或对已有信息进行重复加工,会计信息由单一的数据类型发展到多维的数据立方体。
三、电子商务环境下会计信息处理方式变革的优势及其存在的问题
(一)电子商务环境下会计信息处理方式变革的优势。电子商务环境下的会计信息处理方式是利用采用现代信息技术,对传统的会计模式进行重整,并在重整的基础上,建立信息技术与会计学科高度融合的、充分开放的现代信息系统。
1、会计信息处理效率提高。替代手工记账、算账、报账,完成日常的会计事务处理,减轻了会计人员手工记账的工作量,大大提高了工作效率,同时也提高了会计信息质量,减少了人为误差,为会计工作带来了令人瞩目的变化。更重要的是利用计算机数据的存取、分类灵活、高速处理等功能,对会计数据进行深加工,生成一系列重要的经济信息,满足主管机关、财政、银行、税务、审计、投资者等单位和个人对会计信息的需要。
2、会计信息共享化。传统会计是一个封闭的系统,与经营组织其他部门的信息交流闭塞。信息化会计可以做到信息共享,在企业内部,经营组织其他部门的信息可以顺利地流向会计部门,会计部门的信息也可以通畅地传向其他部门;在企业外部,利用网络环境,可以将单位与其在异地的分支机构实现及时的资源、数据信息的传递,从而实现及时从单位内部与外部广泛地搜集、传递有关信息,以达到计划、预测、决策的及时性、准确性,实现单位的经营管理目标。
3、会计信息更加准确可靠。手工条件下,会计信息由凭证传递给账簿,再根据账簿编制报表,难免出现漏算、错算甚至篡改账目的现象。但在电子商务时代,由于网络的运用,编制会计报表的会计信息直接来源于会计凭证,只要把住数据入口关,对凭证严加审核,保证输入无误,即可确保报表的准确可靠,在程序上抑制做假账假报表现象,从而有效防范会计信息的失真。
4、会计信息处理实时化。在网络环境下,会计信息系统一改传统会计事后的静态核算。企业的生产、销售、人事、仓储等各个业务部门,借助于网络将各种信息实时传输到会计部门,形成了企业各部门的无缝链接。企业发生交易的数据通过网络传递直接下载到会计应用程序中去,会计部门及时处理后并将相关信息反馈回去,从而使各个部门信息处于随时沟通之中,所需的会计信息随时都可获得,会计信息的搜集、输入、处理和提供实现了实时化。
5、会计信息针对性提高。满足了会计信息需求多样性的要求,反映了使用者在会计法规、会计政策、会计制度许可的范围内对会计确认与计量规则的多种选择性的应用,以满足他们个性化的决策有用性的信息需求。这种应用带有很强的职业判断能力,传统的数据库技术和结构化程序设计技术已不能满足这类信息处理的要求,而人工智能技术提供了有效的解决途径。不同的决策者在使用系统时,输入不同的资料(如信息、个人偏好、价值取向等),将会产生不同的方案。
6、会计信息处理趋向智能化。在电子商务时期,随着对会计信息进行处理方式的变革,对会计核算的要求更高,使会计的具体任务和工作重点发生了明显的转变:由原来的主要编报财务会计报表,转向同时对内加强管理;由原来的主要进行事后核算,转向事前预测、事中控制和事后核算并行;由原来主要反映情况、提供信息,转向综合反映情况,并运用信息干预生产、参与决策,彻底实现会计工作由核算型向管理型的转变。而利用会计信息系统的网络互联系统,将大量企业内外部的相关会计信息传入到智能决策支持系统的数据库中并进行相关决策,通过运行就会产生大量的模型和决策知识。
(二)电子商务环境下会计信息处理方式变革中的不足。电子商务环境下新的会计信息处理方式与传统会计信息处理方式相比,也存在着不足之处。
1、信息在传递过程中的完整性和真实性。在完全实现无纸化办公的将来,会计人员面临的将是大量的无书面记载的经济记录,这种信息载体的无形化给会计信息的管理带来了新问题,因为存贮在磁性介质上的会计信息,在遭到非法修改时往往是不留痕迹的,所以很难保证信息的完整与真实。财务信息被截取、篡改、泄露财务机密等成为亟待解决的问题。
2、网络系统的安全性。由于网络上任意一台计算机都可获得其他计算机的信息资源,所以企业在网上进行贸易时,也易处于风险之中。主要是一些非法操作,如网上黑客的恶意攻击、网络病毒等,要采取适当的防病毒措施。
3、会计信息的决策支持功能不强。会计需要解决许多复杂的经营、管理和决策问题,但由于财务会计职能的复杂性,其中一部分可以依据会计的历史和现实数据,经过数学模型计算得以解决,而更多的问题是要依赖财务专家和财会工作人员丰富的实践经验、宝贵的智慧和思维才能圆满地解决。其主观因素就会加大,因此人工智能技术的发展为管理会计和决策会计提供会计信息变得尤为重要。但我国将计算机运用于会计领域较晚,会计信息的决策支持作用十分薄弱,决策仅依靠决策者个人的经验和判断,没有充分发挥现代信息技术的优势,为企业管理决策者提供数据支持。
四、电子商务环境下对会计信息处理方式前瞻性的考虑
随着社会经济的高速发展,会计信息使用者对会计信息的广度、深度、相关性、可靠性和及时性等方面提出了更高的要求。而当前会计信息处理方式仍然存在很多不足,这就要求我们一方面去改善这种方式,把不足缩小在最小的范围内;另一方面又要求我们面向未来。这必然要求重新审视会计信息系统的功能和作用,探索建立适应网络和信息技术的新的会计信息处理模式。
(一)实时控制。跨地域的实时会计信息处理将成为网络时代会计信息生产的最基本要求,也将使得会计真正成为一项管理活动,其中颇具生命力的是网上ASP的发展。将自己的业务数据直接在网上交由ASP处理即可。在ASP模式下,由ASP服务商负责对运行平台进行日常维护和升级,并根据客户所需提供各种应用增值服务。若全社会通过ASP生产会计信息,企业的会计信息自然而然就会解决“虚假”这一长期以来困扰各界的弊病,其业务数据必然是真实的。
(二)加强对数据输入的管理,提高网络系统的真实性、安全性和保密性。网络环境下,大量不相同的会计业务交叉在一起,再加上多用户共享数据库的出现,如果内部控制制度不严密,一旦有缺乏严格控制检验的凭证录入到整个网络系统中,就很难查明原因,会直接影响到会计信息的准确。因而把好数据录入关,在输入系统前数据都要经过检验,并且输入工作应由多人多组分担;对输入的数据、代码等进行必要的校检,以保证其合法性和真实性。在采取以上措施后,企业计算机网络系统实现物理意义开放的同时,挺高了安全防范能力,增强网络的“免疫”能力。
(三)国家立法。有关计算机舞弊的法制建设,主要应从两方面进行。一是建立针对与利用计算机舞弊活动有关的法律,明确哪些行为属于舞弊和违法行为,以及对这些行为的处置办法;二是建立计算机系统本身的保护法律,明确计算机系统中哪些方面受到法律保护。只有建立相应的法律,才能保护计算机系统,惩治违法者。
