财务软件会计科目操作及引申探索

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［摘要］掌握财务软件中账套信息的复制功能将大大提高会计人员的工作效率，也是会计电算化实验的重要内容。本文以实验过程中的实际问题为切入点，介绍了用友UFERP-M8.11教学演示版“科目导入”的操作方法，并将此方法进一步推广应用到修改用友财务软件的其他信息。此过程对于了解财务软件后台实质、深化对会计电算化系统的认识起到了重要作用。

［关键词］用友；会计科目导入；数据字典

1引言

我校使用用友UFERP－M8．11教学演示版进行会计电算化课程实验教学。运用用友财务软件不但可以快速、方便地处理编制会计凭证、记账、结账等日常工作，而且运用其设置的“总账工具”可以快捷地进行凭证引入、科目复制等工作。“总账工具”中各项的操作均能大大减少会计人员在进行账套初始化时的工作量，是非常重要的功能，本文以在实验过程中出现的问题为例，介绍了会计科目导入的两种方法。

2会计科目导入的两种方法

实验过程中，有的同学在进行账套初始化时错误地选择了“应收子系统”和“应付子系统”进行“客户往来款项”和“供应商往来款项”的核算（此选择为系统预设，如图1所示），而在发现错误时已经进行了大量如科目录入、余额录入等初始化工作。但直接在“选项”对话框中修正这个错误，将“应收系统”和“应付系统”核算改为“总账系统核算”时，系统会提示“实时错误‘48’：文件未找到：sgv．dll”（如图2所示）。

在这种情况下，只有重建账套、重新初始化后才能开展正常的实验活动。但重新进行账套初始化是一个手工输入量非常大的工作，为了提高效率节省时间，可以考虑进行会计科目导入操作。具体来说可以有以下两种方法（为了说明问题方便，将已有科目文件的源数据库称为A，重建的目标数据库称为B）。

2．1“总账工具”方法

“总账工具”方法即按照实验用书（何日胜编著，清华大学出版社出版的《会计电算化系统应用操作（第三版）》）介绍的方法进行会计科目导入。在建立账套B后，进入“总账工具”，即进入“开始”、“程序”、“用友财务及企管软件UFERP－M8．11”、“系统服务”、“总账工具”。按照要求选择“数据源”（即A账套所在的Access数据库）并确定“目的数据”（即账套B），之后双击“会计科目复制”图标（如图3所示），弹出操作成功提示。

2．2“后台更改”方法

除了使用“总账工具”外，直接进入后台数据库将数据表中的记录进行复制粘贴，也可以达到同样的目的。具体过程如下：

（1）将A、B数据库导入到同一台计算机中，打开“用友UFERP－M8．11”＼“系统控制台”＼“账套”＼“引入”，选中相应账套，单击确定。

（2）分别找到A、B的Access数据库（如默认路径c：＼windows＼system32＼UFSYSTEM＼zt001（账套文件夹）＼2007（年份）），打开数据库UFDATA．MDB，分别找到其中的数据表code与code1（如图4所示）。

（3）将A的code表中所有记录复制并粘贴到B的code表中，复制前后的code表如图5所示。

（4）同理，将A的code1表中所有记录复制并粘贴到B的code1表中。

3两种方法的比较与启示

使用“总账工具”导入是教程所提供的常规方法，它易于掌握和理解，并能够确保信息安全。但由于其是软件开发时已经设定的功能，对于用户的某些特殊需求可能无法满足。而使用“后台操作”方法则具有更大的灵活性，更能满足用户的一些特殊需求，并且更有利于学生掌握用友财务软件的后台实质及认识会计信息系统的开发过程。

由于所有账套信息都是基于数据表进行存储和输出的，因此修改数据表即可修改账套信息。查阅数据字典中的数据库字段表（如图6所示），从中我们可以清楚地了解字段的意义、字段所处的表名、表所处的模块名，即可了解每一个工作表和其中字段的功能，进而可通过与上文“后台操作”相似的方法达到更改几乎所有账套信息的目的，甚至包括用户名及其口令、凭证的制单人签名、会计主管签名等。

以上后台操作均是在用友UFERP－M8．11教学演示版中进行的，正因为其版本较早且为教学演示版，所以在数据安全性方面不尽完善，从而才会有在后台数据库中进行修改的可能性。但也正是因为用友U8．11教学演示版存在这样的安全“漏洞”，同学们才得以深入了解数据库组成和运行，也能方便地将大量手工输入数据直接进行复制粘贴。但应看到，在企业实际应用的过程中，通过后台批量修改数据，对会计人员带来的不是便利而是灾难。如果可以随意更改出纳签字、凭证内容，其后果是不堪设想的。但对于一个会计专业的学生来说，存在这样的“漏洞”也确实具有极高的警示价值，提醒他们在工作过程中严加保管自己的操作口令，以免给自己和企业带来不必要的麻烦。

用友UFERP－M8．11教学演示版，不但能提供很好的实际操作平台，而且还引导我们深化了对会计电算化系统的认识。可以使同学们以账套导入操作为契机，以用友配套数据字典为工具，深入认知用友数据库的数据结构、原理和数据关系，将所学会的计信息系统理论与真实的会计信息系统联系起来，从而在对实际操作过程中出现的问题进行剖析和解决的过程中，加深了对理论的理解，提高了同学们的实践能力。

主要参考文献

［1］何日胜．会计电算化系统应用操作［M］．第3版．北京：清华大学出版社，2008：61－62．

［2］亓文会．用友财务软件预置新会计科目的解决方法［J］．中国会计电算化，2003（10）：44－45．

［3］王玮，韩富有．Access数据库技术教程［M］．北京：北京邮电大学出版社，2010：56－78．