审计软件运用评价
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本文作者：王颖作者单位：中国疾病预防控制中心
一、现场审计软件概述
现场审计软件是审计软件的一种类型，主要是指审计人员在审计一线进行审计作业时应用的软件。它包括项目管理、数据准备、审计向导、审计实施、审计终结和系统管理等方面的内容。现场审计软件规避了传统审计手段的不足之处，使审计工作更加科学、客观，避免了完全依靠审计人员的专业判断和审计经验等主观因素带来的影响，它在数据管理方面具有以下两个特点：
1.自动从财务软件获取财务数据。由于审计软件是依托在财务电算化的基础上应运而生的，因此使用审计软件的前提条件是被审计单位必须使用财务电算化进行财务核算。在应用审计软件进行审计之前，审计人员要将财务账簿数据拷到审计软件里，审计软件自带一套数据采集工具，审计人员将采集数据的软件拷入存有财务软件的计算机后，审计软件自动提示审计人员可采用自动或手动方式从财务软件中提取财务备份的数据，并自动将财务软件中的账簿数据、记账凭证等财务资料转换为审计资料并储存到数据采集软件中。审计人员可将该资料储存到拷有审计软件的电脑中应用并生成审计工作底稿。
2.数据自动即时保存，永不丢失。审计软件在操作过程中，会自动即时保存，因此不必担心因操作不当而造成信息的丢失。
二、现场审计软件应用——以A国际基金组织捐款为例
（一）项目情况背景
A国际基金组织是一家全球公共（私人）合作组织，它是通过吸纳和拨付各种额外的资源，来帮助发展中国家抗击特定疾病的组织。中国通过申请取得了一定金额的捐赠经费，用于全国31个省、自治区、直辖市抗击本国的三大疾病。在A国际基金组织与中国签订的拨款协议里要求中国成立中央执行机构来管理项目活动。为加强项目管理，中央执行机构设置了办公室、财务部、审计部、采购部、数据核查部、人事部以及三个国家项目办（按照三个病种设置）。每个项目省按照三个病种分别设置省级项目办和县市级项目办。A国际基金组织资金及物资运作流程是由上至下拨款，资金用途分为两种，分别是采购经费和活动经费，每一笔资金都是按照预算进行下拨和管理。采购计划由国家项目办按照采购预算逐级报批后，由采购部统一进行采购，然后再按照采购计划下拨给省项目办及市县级项目办。活动经费由A国际基金组织分季度拨付给中央执行机构财务部，财务部将活动经费按照项目预算分别拨给省项目办，省项目办再按照工作计划将资金拨给辖区内的市县级项目办。管理职责采取分级管理，即省级对辖区内的市县级督导和管理、国家项目办对省级进行管理。由于A国际基金组织认为资金的审计工作比较重要，因此在与中国签订协议之前就将中央执行机构审计部（以下简称审计部）的工作列为拨款的前提条件之一，即要求审计部每年必须完成31个项目省中的三大病种审计工作，否则将停止对中国的拨款。
（二）现场审计软件应用
按照项目协议要求，审计部每年要审计31个项目省，每个项目省要审计三大病种，除了审计省本级外，还要再抽查审计2个市县级项目办，而全国2800多个项目县基本上都涵盖了三个病种，这就意味着每个省需要审计的账套有9套，每年至少要审计270余套账簿。而目前审计部只有5名人员可以从事项目审计工作，这5名审计人员除了完成项目审计工作外，平时还要对合同、报表进行审计。按照这样的工作量和任务，审计部一个月至少要完成审计2～3个项目省，按照审计工作计划，每个项目省的现场审计时间仅为5天。用这么短的时间完成9套账簿的审计工作，如果没有一套高效的审计工具，审计人员根本无法完成协议要求的内容。鉴于此，审计部申请购买了现场审计软件并将项目预算、财务管理制度、审计工作指南、物资采购手册等制度拷到审计软件里，并制定了一套审计工作程序。
下面，以对省项目办的审计为例，浅析现场审计软件的应用流程：
1.下发审计通知并要财务账套。审计人员草拟审计通知，经领导批准后，在现场审计前的3～5天内下发给省项目办，并要求省项目办填写审计部制定的工作底稿，包括物品材料及固定资产明细表、预算执行表、核心指标完成情况表等内容。同时，要求财务人员准备审计需要的资料，并将审计期间的财务账套数据备份后通过审计部的公共邮箱上传到审计部。
2.核对项目办的账套数据。审计人员收到省项目办上传的财务账套数据后，通过现场审计软件取数后，生成一套省项目办的审计数据。通过这套审计数据生成的财务报表以及账簿数据，审计人员在北京就可以进行以下内容的核对：一是账表核对，每季度各省都要将财务报表上报给A国际基金组织和国家项目办，审计部可以将省级上报的本级报表数据与审计软件生成的省项目办财务账簿数据进行核对。二是拨款数据的核对，根据财务部提供的下拨数据与财务账套中的“合同预收款”科目进行核对。三是调拨物资的核对，根据采购部提供的下拨物资清单与财务账套中的“物品材料”“、固定资产”科目进行核对。以上的核对内容如果存在异议则需要重点标识出来，作为现场审计的重点内容。
3.进行现场审计。审计人员到达省项目办后，通过现场审计软件的审计程序、分析程序、抽样程序等功能，分别对省项目办的内控制度、项目办的经费支出数据、抽查的凭证号、预算的核对等内容逐项进行审计。对于审计发现的问题，生成审计工作底稿，形成初步的审计结论。对于实物资产的核实，需要审计人员在现场进行实地盘点，特别是固定资产，如发现未使用或使用不当造成的毁损、报废资产，可以通过拍照形成照片文档，并与形成的审计结论一一对应进行归档保存。
4.草拟审计报告。完成现场审计工作后，审计人员回京草拟审计报告，对于形成的审计结论需要经二级和三级复核人员进行复核，如果有异议，可以通过审计软件里储存的财务账簿数据及审计工作底稿来核实，以保证审计结论的正确性。审计人员将经三级复核人员确认无误的审计报告征求意见稿发给省项目办，要求省项目办在收到审计报告后10个工作日内给予反馈，如果省项目办对审计报告提出了不同的意见，审计人员将通过审计软件的查询功能确认反馈事项是否存在问题。
5.出具正式的审计报告并将审计工作底稿归档。对于确认无误的审计报告，审计人员按照报批程序履行审计报告的发文程序，将正式的审计报告下发省项目办，并要求其在收到文件后的30个工作日内上报书面的纠正或整改报告。审计人员将前期核对资料以及现场审计资料进行整理并归档，完成该项审计工作。每年年底，审计部指定专人对所有审计人员形成的审计数据电子版统一拷到光盘里进行保存。该光盘与纸质档案保存期限一致。
三、现场审计软件应用评价
1．提高了审计工作效率和工作质量。（1）审计软件减轻了审计人员账账、账表的核对工作。审计软件可自动生成被审计单位的财务报表，审计人员可将软件生成的报表与被审计单位提供的纸质报表逐项核对，就可完成账账、账表的核对工作。如果核对无误，说明账账、账表相符。如出现差异，则需进一步查证并分析不符的原因，还可帮助审计人员确定审计重点，提高审计效率。（2）审计软件使审计分析更具客观性、专业性和准确性。审计软件提供了大量的专业分析工具和方法，比如趋势分析法、比率分析法、对方科目分析法、结构分析法等，一方面可以使审计人员很清楚地看到某个会计科目的结构形态、所占的比重等，提高审计效率；另一方面也可避免因审计人员经验不足或判断失误造成的审计风险，提高审计质量。
2.使审计程序更加系统化、合理化。审计软件自带有一套完整的审计程序，它具备的符合性测试程序涵盖了几乎所有的内部控制体系的审计流程，它按业务类型设定了筹资与投资循环、购货与付款循环、存货与仓储循环、销售与收款循环的内部控制测试系统，细化了每个循环的内部控制流程和重点关注点，既规范又完整。按照审计软件的提示进行内部控制的符合性测试，可以帮助审计人员更快的了解被审计单位的内部控制制度及流程，还可以避免在审计时出现漏项。对于实质性测试程序，审计软件设定了报表分析、账表检查、辅助账审计等程序。同时，审计软件针对每个会计科目制定了一套完整的审计流程，包括账龄分析法、科目结构分析法、科目对比分析法等方法，一方面可以使审计程序更加系统化、规范化，另一方面还可以帮助审计人员更快地确定重点审计领域。
3．使抽样方法更加科学、客观。审计软件系统自带了一套抽样方法解决了这一难题，它包括PPS抽样、固定样本量抽样、停走抽样和发现抽样等方法，审计人员可选定一种审计抽样方法，在确定了审计风险水平和预计的误差率后，审计软件会自动生成抽样结果。审计人员可根据软件提示的样本量及具体的记账凭证号开展审计抽样工作，并根据实际审计情况调整样本量。如果在抽样过程中发现问题比较多，则应加大样本量，以使审计风险控制在可接受的水平。由此可见，审计软件使抽样方法更加科学、客观。
4.使用审计软件提取财务账簿数据，可实现多人同时审计一套账目，实现远程审计。使用审计软件就可以将被审计单位的账套同时拷在不同的审计人员电脑上，可实现多人同时查看一套账目。另外，审计取数不受地域、时间等限制，便于审计人员随时随地查看被审计单位的财务账簿数据，特别适用于对外地单位的远程审计，既可实现预审功能，又可实现二级、三级复核人员随时调阅账簿。
5.可以实现审计底稿无纸化。使用审计软件，审计人员可将被审计单位的内部控制制度拷入审计软件中，并根据审计结果将相应的法律法规、内部控制制度引入软件自带的审计底稿中，还可将原始资料拍照后生成照片档案并通过审计软件转换成工作底稿保存。另外，审计人员可将生成的各种形式的审计底稿归类后形成成果记录保存在审计软件里，既节约了现场审计时间，又满足了无纸化办公的需要。
6.具有强大的查询功能。审计软件可以通过凭证日期、凭证编号、凭证名称、摘要、科目名称、科目编号、借方金额、贷方金额等方式从账套里查询想要找的数据，既可实现从账簿的某一行记录查找该笔记账凭证的内容，也可以从某张记账凭证中查看其入账情况，使审计查询快捷、方便。
7.对被审计单位起到威慑作用。任何一款财务软件都具备反记账和反结账功能，财务人员可轻易地对原来的账簿数据进行修改。在传统审计时，就遇到过这样的情况，财务人员在现场审计结束后自行将财务账簿数据进行修改，推翻了审计人员在现场审计得出的结论，而审计人员很难再证实原来的账簿数据记录，加大了审计风险。使用审计软件后，在审计现场时将被审计单位的财务账簿拷回来，可杜绝财务人员随意修改财务账簿的事项发生，既保护了审计人员，又可对被审计单位起到威慑作用。
四、完善现场审计软件建议
上述现场审计软件的局限性有些是审计软件本身所固有的，比如审计软件无法替代审计人员的专业判断及审计经验，不能取代重要的审计程序，这些都是软件开发公司所无法改变的。有些则可能通过与软件开发公司以及单位领导的沟通进行改变，具体建议如下：
（一）加强审计人员专业知识的学习
审计人员应该清晰地看到，现场审计软件只是一个先进的审计工具，就像计算机不能替代人脑一样，审计软件也不能替代所有的审计工作。审计人员应该看到，应用现场审计软件对审计人员提出了更高的要求，因为现场审计软件都是基于财务软件和审计专业知识的运用得以实现的，所以要求审计人员不仅要学好用好审计软件，更要注重财务软件和专业知识的学习。
（二）通过实践提高审计人员的专业经验
审计人员应该明白，单纯的学习是无法提高审计经验的，只有通过完成更多的审计任务，才能积累更多的审计经验。因此，审计人员应该认真对待每次现场审计任务，以学习的态度将自己的专业知识与现场审计软件结合应用到工作中，养成良好的工作习惯，形成自己的专业判断，提高审计工作经验。
（三）加强与软件开发公司的沟通
1.建议软件开发公司加强特殊行业的软件开发。建议工作在特殊行业的审计人员，在购买现场审计软件时一定要与软件开发公司进行沟通，购买或要求软件公司单独开发适合本单位业务需要的审计软件，提前规避这种购买不适用软件的风险。特别是对于一些行业来讲，可以委托行业管理部门统一与软件开发公司进行商讨，使软件开发公司有针对性地研发适合行业使用的审计软件。
2.建议软件开发公司提高审计取数的功能。由于现场审计软件不能对所有财务电算化系统进行取数，建议软件开发公司能研发出一款可以适用所有财务电算化系统的审计软件，特别是针对行政事业单位，因为行政事业单位的会计科目相对较少，核算的内容比较简单，无论财务电算化系统如何不一样，会计核算的原理是相同的。如果软件公司无法做到这一点，建议审计人员在购买审计软件时，一定要向软件公司问清楚软件可适用的财务电算化品牌，在下现场审计之前，还要向被审计单位了解其使用的何种财务电算化系统，以便在制订审计计划时合理地安排审计时间。
3.建议软件开发公司降低销售价格。目前市场上销售的现场审计软件成本普遍过高，将很多有购买欲望的审计单位拒之门外，建议软件开发公司可以本着薄利多销的原则减少一定的费用，特别是减免升级费用和系统维护费用，因为审计单位购买了产品，销售方就应该对该产品负有保证质量的责任，如果财务电算化系统升级审计软件肯定也要升级，因此每年收取升级费用的确很不合理。
（四）加强与单位领导的沟通
审计人员应与单位的主管领导进行沟通，使领导认识到审计软件的强大功能，虽然购买现场审计软件加大了审计成本，但它节约了审计工作时间、提高了审计工作效率，让单位的领导充分认识到使用现场审计软件的发展趋势，支持审计人员购买现场审计软件。
