港口存货监管及新途径开辟

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本文作者：吴志花作者单位：莆田港务集团有限公司

港口的存货成本是港口企业营业成本的重要组成部分，在实现“控成本、争效益”的企业目标过程中，严控港口存货成本也是一个不可小觑的环节所在。面对竞争激烈的港航市场，为降低经营成本，提高企业的竞争力，尽快建立与完善适应新经济形势下港口存货管理体制已是迫在眉睫。

一、港口存货管理的现状及存在问题

1.港口企业存货的定义及特点

港口企业的行业特殊性决定了港口存货内容的独特性。港口的存货是指港口企业在生产运行过程中所需的各类材料、燃料、备品备件等。与其它企业存货不同的是港口企业持有存货的目的在于满足港口生产、装卸设备维修、技术改造的需要，而不用于对外销售。其具有批量密、价格高、流动性大等行业特点。

2.港口存货管理的现状

(1)存货总量增长迅速，企业资金占用比重加大

随着港口吞吐量迅速增长，港口机械的更新改造速度加快。大量专用装卸机械的配置，提高了机械化作业程度，存货总量也在水涨船高，使存货成本占营业成本的比重逐年上升。据统计，某港口近3年存货采购总量平均增幅在10%以上，存货耗用资金量年平均数均为百万元以上，存货成本占营业成本的比例平均增幅在5%左右（见原材料存货总量明细表）。

(2)采购计划变更频繁，成本控制难度大

一般情况下，集团公司下属的各生产单位于每年年末编制下一年度的存货采购预算，每月的25日左右编制下月的材料及备品备件的采购计划（若因港口机械设备的临时维修需调整采购计划，可于当月编制临时采购计划加以补充）。由于港口生产经营过程中的不可预见的因素太多，月度的采购计划变更频繁，导致了采购计划的无序性，造成生产成本无法准确控制。

(3)仓库数量过多，存货重复储备现象严重，占用了大量的流动资金

在集团公司中，因各分公司或子公司有着各自独立的生产经营场所，为方便港口生产及装卸机械的维修均设置了各自的仓库，储备各自生产及维修所需的存货。虽说各公司装卸设备各异，但诸如五金配件、一般耗材等普通配件各仓库也是重复购置，造成很大的浪费。这样无形中造成集团的储备资金总额上升，影响了资金的流动性。

(4)管理体制不完善，造成已购置的材料或配件过期报废

港口对于存货的管理属于粗放的管理模式，没有一套规范的存货管理办法，对存货不进行定期的清仓利库工作，各类材物料的库存情况不能及时掌握，个别配件甚至会置放长达数年未用，最终因机械设备的更新而用不上导致报废，既占用了企业资金又造成了浪费。

3.港口存货管理存在问题

(1)虽有制度却未认真执行。(2)内部控制薄弱，存货的内部控制是企业内控的重要环节，完善的内控制度可以及时发现记账错误，有利于防止舞弊。再加上各岗位分工不明确，无法互相牵制。(3)存货管理未能实现全面的电算化管理，未实行有效的监督机制。在部分集团化港口企业中，基层公司存货的出入库仍以手工记录为主，由于存货的种类繁多，核算的工作量大，大大降低了工作效率。既影响存货核算的及时性和准确性，又使财务报表不能真实反映企业的财务状况，存货成本占用的资金量不能有效的控制与监督。(4)没有规范的材料借用手续，往往是口头借物或白条充库，在碰上实物盘点时只见数字不见物品，容易造成账面数据与实际库存不符，产生大量潜在损失。(5)存货积压后形成的直接损失。企业在发出存货时未能统一存货出库的核算口径，随意性大，造成先购入的材料库存积压过大，发生贬值、毁损、失窃，从而直接形成损失。

三、开辟港口存货管理的新途径

针对部分港口企业存货管理的现状，要想解决目前港口存货管理存在的问题，就必须改变现有存货管理的模式，利用先进的企业管理理论和方法，对港口存货管理的全过程进行优化组合和合理配置，建立一套有利于港口生产与减少资金占用，既统筹兼顾又行之有效的存货管理制度。

1.建立适合自身发展需要的存货管理电算化系统

企业要根据港口生产的实际情况，加强网络技术建设，充分发挥信息技术在存货管理中的运用，建立适合自身发展需要的存货电算化系统，实时动态了解存货计划、存货数量、存货结构等信息。具体做法是：由（集团）公司财务部门牵头，开发存货管理专用系统，在各分公司仓库设置分机，核算存货物品的出入库及库存数量，指定专人负责材料出入库数量的录入工作，并将物料的收发凭证直接传递给财务部门，按统一的会计制度进行存货金额的核算，做到财务、业务一体化，使存货核算做到及时、准确和完整。

2.建立科学高效的存货管理制度，确保存货管理有章可循

(1)存货的规划

注重存货的规划管理是控制存货水平，降低资金占用，使存货效益和成本达到最优化的存货事前控制方法。落实存货的归口分级管理责任制，由各有关职能部门根据港口生产需要，于年末时，将下年度存货物资配置预算上报（集团）公司财务部汇总，编制统一的资产配置计划，做到合理订货，及时补货，避免缺货，确定合理的存货资金占用额。将资产配置计划与优化存货储备结构结合起来后，可减少存货储备资金的占有量近二成，减少企业资金成本支出（利息支出），提高资金的利用率，降低企业的经营成本。

(2)完善内控制度，确保存货管理有条不紊

首先，要做好存货业务的岗位分工控制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保不相容岗位相互分离、相互制约和监督，如：采购、验收与付款、保管与清查、存货的处置与审批、审批与执行等不相容岗位的设置。其次，制定存货管理业务流程，严格存货的验收、仓储与日常管理控制。对于存货的取得、验收与入库、仓储与保管、领用发出与处置等环节要明确控制要求，做好相应的记录与凭证保管。建立存货分类管理制度，按存货的重要程度、价值高低、专用机械备品备件等类别进行分别管理。规范并统一存货的领用发出的顺序及签字审批手续、存货的借用及其审批手续、存货的处置报批及审批手续。再次，监督与检查。定期检查存货业务的相关岗位和人员的设置情况，定期进行存货的库存数量的实地盘点，核对账实是否相符，定期检查存货会计核算的及时性与准确性。

(3)整合内部资源，盘活现有资产，实现集团化企业内部资源共享

一是存货信息整合。根据港口生产经营的特点，充分利用计算机网络的优势，实现存货库存信息的共享，既可以盘活和利用现有资产，避免重复储备带来的存货储备资金的占用[以上述集团公司为例，存货信息实现共享后每年可减少10%（10余万元）的因存货重复储备的资金占用，节约资金成本近万元]，又可以针对装卸生产单位所需类别相同存货制定合理的采购订货计划，进行集中采购，体现买方地位，享受到价格优惠，降低了存货成本及运输费用。二是仓储场所整合。不必将仓库按装卸生产单位细分，可以将作业性质相同，机械类型趋同的装卸单位划分为同一个供应区域，设置仓库，统一采购及配送存货材料。这样不仅可减少存货仓储设施的投资费用，还可减少配备存货管理人员的费用，降低不必要的人工成本支出近50%。

总之，港口存货管理要实现有轨运行，只有通过各职能部门协调配合、共同努力，增强“适时采购、适量供应、适地库存”的现代存货管理的意识，建立科学有效的存货管理体系。才能提高企业的核心竞争力，确保港口企业生产运行、开拓市场等经营活动的持续、稳定、健康地发展。