提升铁道单位物资监管措施

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本文作者：张仁轶作者单位：中铁十六局集团第一工程有限公司

一、铁路建设单位物资管理工作的现状

1．项目物资成本管理意识落后。目前大多数铁路部门的财务仅关注简单的成本核算，对项目整体地物资成本（材料、物流、人工成本、库存滞留、施工时间成本）产生的超支或者结余原因方面没有具体的分析，成本管理没有针对性的依据及意见。同时，整体项目没有细致的成本预算及科学的成本费用分析，在管理上奖惩措施不到位，缺乏各部门之间有效的配合和监督的规章制度及执行能力。

2．建设单位物资采购现状。物资采购在企业的商业活动中占有重要的地位，目前，建设单位虽然已经意识到其重要性，但很大程度上，也只是“老套”执行。采购环节控制不当，管理职责、管理权限划分不明确，物资流通无规范秩序，采购成本过高，采购物资质量无统一标准，质量无法保证。

3．物资管理机构、制度不规范。没有专门的物资管理部门，物资管理工作无专人负责，物资管理工作不能独立执行。且没有明确的制度规范物资管理行为，未明确规定的个人工作职责要求，物资管理不规范，无章可循，无法可依。只能简单地完成供应和服务的任务，无法实现用最低的成本，创造最佳的效益。

4．物资管理业务人员素质下降。在紧张的工程项目进行过程中或繁忙的准备工作阶段，物资管理在施工生产中的作用往往被忽视，能够切实为铁路物资管理部门提供有效方案的高级物流专业人才紧缺，整体层次低，人员配备随意性大，严重影响铁路物资质量管理水平的提高。人员业务的不专业，也是严重制约着建设单位经济效益提高的原因之一。5．工程质量意识不强，影响企业整体质量形象，对物资成本造成浪费。在整个工程建设发展史上，有很多因为工程质量导致的事故案例，工程质量事故是影响经济损失最直接的表达方式，也是成本浪费最直接的表现之一。而工程质量意识因多方面因素造成的下降，同时也是造成工程质量多数返工维修成本价值增高的原因之一。

6．信息繁琐无序，信息管理薄弱。随着铁路设施品类繁多技术更新快，物资采购、物流、储存、发放、物资回收再利用等一系列活动过程中产生海量的单据、合同、报表、文件等资料，数据的收集、处理及分析都处于薄弱的环节。员工对每个环节的信息不了解，管理人员不能够通过有效的物资管理信息掌握工作进展情况，不能从大量繁琐、无序的工作中解脱出来，多数企业还存在使用人海战术去解决各个环节的信息控制和统计，人工成本较大，综合工作效率不高。

二、提高铁路建设单位物资管理工作的措施

1．提高科学成本管控及根据现状制定实际有效的成本管理体制。总结历年来财务成本信息，对所有的预算、结算产生的超支及结余分析具体原因，制作相应的案例分析。吸取经验教训，制定其中出现问题环节所对应的规范规章制度，对部门人员工作实行绩效考评同经济利益紧密挂钩，调动各部门在成本控制方面的主动性，完善管理体制。预算的每个部分环节都要有详细的说明及用途，制定严格的审批执行程序及预算执行制度。

2．提高物资采购计划性及采购管理制度性。采购环节控制的首要任务就是执行采购计划，计划内容包括物资采购的种类、规格、数量、标准、价格、供货时间、供应商。并且保证每个物品的采购都要有明确的说明且能按照计划执行，能够执行严格的审批流程。询价过程及结果核算有详细的记录，最终审批要做严格的对比方案后实施。另外加强与供应商之间合同管理，降低采购风险，加强增加对供应商的审计工作，来提高供应商供货的质量水平，共同降低成本和共享利润，形成良好的长期合作关系，形成平稳供货和持续改善物料质量及服务，提高市场的竞争力。实行各部门与采购部门协同及信息互馈等内容，以消除原采购流程中存在弊端，解决公司采购活动中现存问题。

3．提高物资管理系统功能设计。创建单独的物资管理部门，对整个物资运转流程进行监督审计。基层站段通过之前提到的流程系统及时上报预算，采购按需询价对比拿出可行方案及成本核算，物资处严格审批后，转入采购流程，以保证及时招标采购。创建完整、准确的物资目录信息，物资仓储管理中涉及的操作信息要有记录，如：收料、发料要记录日期、物资名称规格型号、数量、金额、目录价、经办人等信息，库管员、材料员、车间使用人三者之间责任清楚，收料、发料后动态更新库存量。根据需要应及时更新物资目录，物资目录要便于维护、查询，更方便地查询收料、发料、库存情况，使物资采购、分发工作更加合理、便捷。物资管理部门对一个时期消耗的各类物资进行统计，为成本分析、预结算分析和节支决策等工作提供快捷的信息支持，可方便地统计分析库存情况，生成各种统计报表。

4．提高物资人员业务水平，减少人为控制因素，实行制度约束。加强人力资源管理水平，不断提高从业人员的素质，引入现代化管理手段，提高成本控制意识及工作水平考核，适应现代化大生产的要求，增强奖惩机制。物资管理人员自身要明确职责和任务，无论从工程的现代项目管理理论还是物资管理的现代物流理论来看都需要提高计算机信息技术的系统管理理论，需要涉及面广、专业性强，而且发展迅速，更新快，必须自觉不间断地学习，提高自身素质，在物资采购、运输、仓储过程中遇到的问题能化繁为简、迎刃而解、保证质量。同时，企业必须创造条件尽快培养和造就一批高素质的物资管理专业人才，在打造精品工程的同时打造一支过硬的物资管理队伍。严格控制人员编制，不准随意超定编配备管理人员。本着“精干高效，结构合理，一岗多责，一专多能”的原则组建。只有这样，才能做到减员提效，提高全员劳动生产率，达到降低管理费支出的目的。压缩管理人员编制，在精干管理人员队伍上下工夫，提高企业管理水平和整体经济效益。

5．提高质量意识，增大质量成本。工程建筑要保证质量，避免不必要维修费用的支出，工程的质量与企业的信誉和知名度也是密不可分的。建筑单位应树立强烈的质量意识，做好工程防护和交付工作。施工物资成本控制得当，工程建设过程严格执行，严格按照质量标准验收，保证工程完成的质量，使用户满意，这样才能减少后期的服务及维修费用。否则，质量一旦发生问题，维修费用势必加大，企业的经济损失和管理费用势必增加，企业的整体利益和外部形象也会大打折扣。切实抓好成本管理、质量管理，努力探索和促进施工企业生产力发展的创新。调动广大职工关心生产经营，努力降低成本，挖潜提效，提高企业在市场的竞争能力，以最少的资金投入换取最大的经济效益。并针对已经完成的建筑工程，要定期进行质量回访，收集留档相关资料。创造品质工程才能在激烈的市场竞争中立于不败之地。

6．信息化管理。利用现代计算机网络、数据库等技术实现铁路物资管理信息化势在必行。信息化工作要考虑铁路物资权限管理各部门各环节多级结构这一特点，综合规划，统一软件。信息系统的用户，在采购部门、招标部门、管理监督部门、设备管理部门、信息统计部门、人力资源部门及供应段、基层站段，例如材料计划员、仓库管理员，相关领导等，都要设立并实时更新业务上的交互需求信息，建立监督信息平台，每个部门信息监管的负责人各自担负不同的物资信息管理职能，相互联系相互制约。另外，这一信息手段最重要的是要利用在采购平台中，形成电子商务系统，除积累供应商基本信息和采购需求外，还要定期对供应商在一个时期的信誉度进行评价考核，在一定程度上起到自我监督作用。