信息技术对档案监管的意义

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正确处理传统档案馆与数字档案馆之间的关系

传统档案馆要重新确立其社会地位，使之具有竞争力、生命力，就必须赋予档案馆以新的内容，即在建设传统档案馆的基础上，加紧数字档案馆的建设，把数字档案馆合并在传统档案馆的服务系统之中，使之成为档案馆的有机组成部分。一方面，档案馆要结合本馆的资源特色，有计划地开展数字化制作工作，提供网上服务。另一方面，要加强本馆的现代化建设，运用信息技术和服务手段，大力开发网上信息资源，使用户能够在本馆浏览到更多、更全面的信息资源，从而打破时空界限，用户可以随时随地得到档案馆最优秀的服务。

重组档案馆的信息资源

首先，档案馆必须更新观念。传统观念一直把收藏量作为评价档案馆的重要标志，现代信息技术的发展与应用，使一些大型档案馆的馆藏优势不再明显。一张光盘能够容纳上千信息资源，充分利用网上信息资源可超越时空界限，建立全球性的虚拟馆藏。其次，要重新修订资源收集策略，确定传统档案与电子档案的收藏比例。通过逐年增加电子档案的专项经费，使馆藏电子档案比例逐步增加。再次，要加强网络化、自动化建设，掌握信息技术，挖掘网络信息资源。

提高档案馆管理水平

要提高整体管理水平可采用局域网技术，在馆内建起局域网，及时获得馆内各部门和用户的各种反馈信息，由馆长及时决策、处理和解决各种问题，提高工作效率。在采编部门，可利用网络技术，通过网络及时与其他档案馆联系，不仅可以了解更多信息，还可以进行交流，根据自身需要提出要求。

革新档案馆服务模式

现代信息技术的发展使档案馆传统的用户服务面临危机。首先，在广度和深度上，档案馆在为用户提供信息服务方面无法与各种信息咨询服务机构相媲美。其次，档案馆具有的资源优势受到网络资源的挑战。要改变这种状况，档案馆必须改革用户服务模式。1）开展用户自助式服务。数字档案馆，需要像Google一样，后台技术精妙无比，前台却简明易用。档案馆可以像超市、自助银行一样，开展方便读者的自助服务项目。用户可以像是在超市自由地选择自己所需产品一样地享受在档案馆检索信息、预约、复制等的服务。2）改组档案馆的机构。传统档案馆的部门是按照文件类型或文件整序流程来设置机构。信息技术的广泛运用使基础技术服务部门更多的工作可由辅助人员担任，专业人员可转而从事或兼任用者服务工作，这样有益于建设数字化的馆藏资源，有益于开展全方位的信息服务。

配置档案馆复合型人才

目前，为顺应时代潮流，档案馆需要复合型人才。一方面，引进大批既能充分掌握和熟练运用计算机技术、通信技术、网络技术，同时又具备档案馆学知识和专业学科知识的复合型人才。另一方面，对在职馆员进行继续教育是档案馆发展的一项重要任务，在职馆员可通过进修、报读学位、学术研讨会议、讲座、短期培训等形式提高自身的业务水平，努力使自己成为复合型的档案馆管理人才。

本文作者：王兵作者单位：山东济宁市人场市场