档案管理中IT技术运用浅探

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高校档案信息化管理模式问题

传统的高校档案管理，主要是将计算机运用于手工操作，它是以档案信息载体为核心，以纸张、塑胶和线等为材料，以计算机为辅助工具，服务于档案部门，适用于档案编目，帮助档案人员实现内部管理档案的实体，应用于检索的地方不多，更不是针对具体的档案信息，计算机所具备的资源共享与信息交流作用得不到开发，高校内部与高校之间的档案资源共享网络不畅通，更难以实现档案信息资源的交流与共享。更为突出的是，由于各级各类高校的主管部门不同、隶属关系各异，其档案建设及其管理也就自行其是、各搞一套，带有很大的随意性和盲目性。各高校多根据自身条件与喜好选购设备，所购置的机型各不相同。其数据库管理系统也多用Dbase、Fox-BASE、FoxPro等编写，难以建立覆盖全校各类信息集成的MIS系统。目前，各高校普遍缺少全文数据库和多媒体数据库，而条目数据库已无法满足用户日益增长的各类需求，所研制的应用软件功能单一、数据不完整、大多无主题标引、共享性差，与国际通用的统一规范与标准相距太远。同时，高校档案工作标准中采用国际标准的还不多，仍以传统档案管理为主要内容。而且目前高校档案整理中相近文件的重复与立卷组合的情况很多。高校应该注重校园网的建设，使高校档案馆信息数据库与各学院及各系、部、处、中心数据库实现资源共享，使计算机从辅助性的工具很快发展成为信息传播的主体。档案部门可以及时地对档案的数量需求做出统计、分析，便于准确掌握档案信息的利用规律，及时了解用户对档案信息的需求，满足用户需要。各系、部、处也可以在网上查询自己所需要的材料，同时可以打印，以方便广大师生。校园网络能够使位于不同地点的师生自由地交流、传递有关档案的信息并协同工作，从而实现资源共享，为学校档案工作再上台阶创造良好的环境。在建设好校园网的基础上，可以考虑建立与其他高校和政府部门的档案信息资源共享平台，立足于档案局域网建设，以馆内、馆际之间互联互通的档案网络为基础，满足档案信息化管理需要和服务需求，更广泛地发挥信息技术在高校档案管理中的作用，提升高校档案的地位。软件的质量和数据库的建设也是影响高校档案信息化的重要因素。各高校购置软件时，应按照国家档案局编制的《计算机档案管理软件测评标准》，着重测查和检核其功能度、兼容性、速度、易用性、容错性等8个方面的质量。应选择适用于多种操作系统、多种硬件平台的具有多用户、多任务和能在网络环境下运行，具有客户机、服务器结构的数据库管理系统。比如，选择ORA-CLE新版本数据库，不仅可以降低应用成本，提供实时应用集群(RAC)技术，还能实现数据的完全备份、增量备份、数据恢复和容灾等功能，从而有效地保障档案信息的安全、数据的高可用性及系统的稳定性。各高校档案部门应结合自身实际，加强相关规范、制度和标准的研制。首先，应参照国际标准;其次，应考虑采用国家、行业及地方标准;再次，应结合高校档案信息化过程中积累的宝贵经验，制定切合实际的规范标准。标准一经制定，档案部门和各学院、部门都应遵照执行。只有以档案标准化建设为依托，档案信息化建设才有保障。应按照“整体规划、统一管理”的要求，建立高校范围内统一的档案管理体系(包括管理架构、管理流程和标准规范)和统一的档案管理平台，实现各学院、部门的统一档案管理，构建起二级和三级单位的档案信息化管理网络，达到馆、学院、部门之间的无缝连接。

高校档案信息化服务水平问题

高校档案信息化的建设不是一项局域性的技术工程，而是涉及所有环节的系统工程。档案工作人员既要敬业爱岗，更要精通业务，掌握充分足够的档案信息化管理相关知识，这样才能做好档案的服务工作，发挥档案信息化功能。然而，目前很多高校人事部门为了引进人才，把一些根本不具备档案管理素质的家属分配到档案部门工作，把一些无法安排的快要退休的非档案专业的干部分配到档案部门工作，作为其退休前的中转站。而高校各学院和部门安排的绝大多数是兼职档案员，这些档案工作人员身兼数职，难以全身心投入到档案管理工作中。在这种缺乏有效建设机制的情况下，高校档案工作队伍的整体素质薄弱。信息化进程之所以缓慢，在很大程度上归结于目前高校档案人员的整体素质不高，人才因素已严重影响了高校档案信息化工作的发展。因此，高校人事部门要重视档案工作队伍的专业建设，可以采用档案工作人员职业准入考试制度，对想进入档案部门工作的人员进行岗前培训和上岗资格考试。特别应参照律师、教师、医生等行业、专业所采取的资格准入办法，由国家制定统一考试标准，各省市自治区统一组织本省各高校档案人员的专业考试，既作为从事档案工作的入门条件，又作为职称、职务晋升的必要条件和资格。一考多用，促进档案人员的专业发展，加速高校档案工作队伍的专业化建设。对既精通计算机，同时又非常了解档案专业的人才要加大引进力度，实施优惠政策，加强对其的吸引力。高校应加强档案工作人员的培训交流，将培训情况列入考绩、评审的范围，积极探索推行并不断完善档案信息化知识的考核制度。同时，部门应该为档案工作人员积极搭建各种工作交流平台，特别要与档案信息化建设较好的高校多联系。开展形式多样、生动活泼、效果显著的交流、合作与研讨，资源共享、信息共享，共同进步、共同提高。高校档案工作人员也应自我加压、努力进取，提升自身高校档案工作的信息化素质，提高信息化背景下的档案服务工作质量，从而为高校的教育教学、科学研究、人才培养、社会服务等工作提供良好的安全信息系统保障。上述四个方面是当前我国信息技术应用于高校档案管理过程中亟需解决的问题。信息技术为高校的档案管理带来了生机和活力，也带来了一系列的困惑和问题。让信息技术在高校档案管理中发挥更大的作用，提高高校档案的管理效率，这是我们每一位档案管理工作人员应有的责任和义务。

本文作者：黄宝春作者单位：浙江师范大学