办公设备绩效审计论文

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一、案例审计范围的界定

目前办公设备并没有准确的定义。广义地说，所有与办公有关的设备都可以称为办公设备，审计人员对此进行了广泛的了解和深入的分析研究，按照设备使用的广泛性和通用性并结合审计的成本效益原则，认为将工作中使用的电子设备、机械器具等设备作为审计的对象更具有合理性和可行性。在此基础上，为了增强可比性，对每类办公设备的内容进行了详细界定，其中，电子设备主要包括微型计算机、笔记本电脑、打印机、照(摄)像机及配件、复印机、传真机、碎纸机、通讯设备等;机械器具主要包括电视机、空调等;其他办公设备主要包括办公家具、保险柜等。

二、案例审计内容的分析

开展办公设备配置与管理绩效审计的前提是确定审计内容，并设计科学合理的评价指标体系，为此审计部门围绕办公设备配置与管理的经济性、效率性和效果性共设计了21个指标，根据评价指标明确了相应的计算方法(或获取方法)及评价方法，具体审计内容和指标分别为:

1.经济性评价指标。经济性主要体现在以较少资源配置所必需的办公设备。按此思路，审计认为应按照办公设备采购或取得的节约情况、办公设备配置数量和标准合理情况、办公设备使用成本等三个方面进行评价。

2.效率性评价指标。效率性主要体现在办公设备集中采购管理及日常管理过程中是否及时高效率地完成相关工作，围绕两个方面共设置了6个评价指标。

3.效果性评价指标。办公设备管理效果主要体现在设备使用者满意度和办公设备运行状态两个方面，因此从员工满意度、办公设备配置满足率、设备完好程度、非正常损失等方面设置5个指标进行评价。

4.非正常损失率非正常损失率=非正常损失的办公设备数量/办公设备总量×100%评价办公设备非正常原因造成的丢失、人为损坏和非正常报废等情况。可结合问卷调查了解是否有设备丢失的现象。

三、案例的启示

1.审计指标的确立是开展好绩效评价的前提。审计指标是对审计重点内容进行绩效评价的切入点和重要载体，反映了审计内容绩效管理情况的主要特征。确立好的审计指标，并使各类指标形成有机的体系，以系统的对审计对象进行评价，是绩效审计成功的一半。审计在确立办公设备配置与管理绩效审计指标时，下大力气从经济性、效率性和效果型三个方面，对审计指标进行了全面细致考量，分别运用金额、占有数、满意度、完成率、消耗量、差异度等不同维度对审计指标进行考虑，力求能够全面、准确地对三性进行评价。同时在对指标进行评价时，尽量避免对单个指标进行片面的评价，力求通过对多个指标的组合分析，客观地对审计对象进行评价。

2.审计标准的选择是开展好绩效评价的关键。审计标准是审计指标好与不好，能否更好的标尺，是做出审计评价的关键，关系到绩效审计能否取得良好的效果。在设计办公设备配置与管理绩效审计方案时，审计一并将审计评价标准的确立作为一项重要内容。一是必须做好审计前的充分沟通。就办公设备购置与使用经济性、配置合理性等审计评价标准的确立，审计部门先后征求了会计、后勤等部门对有关评价标准的意见，事前与办公设备主管部门达成一致意见，为日后进行审计评价打下了良好的基础。二是必须根据实际适当选择评价标准，突出审计评价标准的灵活性。如对笔记本电脑配置合理性的评价标准，审计不是一刀切，而是根据出差次数区别了不同的科室，出差多的科室如内审、外汇检查等部门，将评价标准设计为人均一部较为合理，对其他出差次数较少的科室，另行设计评价标准。三是必须全方位打造审计数据库，完善审计评价标准体系。对不同审计对象绩效管理情况的横向比较也是确立审计评价标准的重要方法，为此需要构建该类审计的历史数据库。在制定方案时便统一制定了基础数据填报格式，为日后数据库的形成，进行横向比较打好了基础。

3.审计方法的恰当是开展好绩效评价的保证。在该项目开展过程中，一是注重进点前的数据分析。如在现场审计进点前，审计部门收集了被审计对象的固定资产登记簿电子版，利用excel分析工具，按照不同标准如购置时间、购置金额、购置品牌等对数据进行分类筛选和分析，初步掌握办公设备配置的基本情况，进点后对有关分析疑点进行重点核实，大大提高了工作效率。二是注重多渠道获取审计所需数据。如在对集中采购节约情况进行审计时，需获取当期的市场历史价格。为此，审计人员充分发挥网络作用，利用京东商城、淘宝网和政府采购网等多种网络渠道对历史报价进行分析，以此为依据进行集中采购成本差异度分析，具有较好的说服力。三是注重采取调研分析的方法进行审计。审计中重视采取因果分析法，剖析各项管理措施与管理效果之间关系，厘清审计发现问题产生的原因，适时就审计情况与被审计对象进行交流磋商，共同研究改进办公设备管理的措施。由于分析准确、沟通充分，审计得到被审计单位的认可，对于审计组提出的改进措施立即予以落实，有效提升了审计效果。

作者：朱剑飞单位：中国人民银行济南分行