岗位责任制会计电算化论文

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一、会计电算化概述

(一)会计电算化的内涵广义上的会计电算化是针对所有与会计工作相关的电算化业务，包括会计电算化软件系统的开发设计、企事业会计电算化人员的相关培训、运用会计电算化的相关规划及原则系统，以及会计电算化软件市场的开发等。狭义上的会计电算化就是在会计工作中运用电子计算机技术进行会计业务处理，也就是说企事业单位等在会计业务工作上运用计算机技术进行业务操作，提升业务系统管理效果的会计信息系统。本文研究主要针对狭义的会计电算化进行，后文不再进行重复说明。

(二)会计电算化对企业的影响会计电算化的应用打破了传统手工记账中会计核算的低效率，在会计电算化中，会计人员可以随时对账目进行核对，并且自动生成对账单，大大提升会计对账的效率。会计电算化系统能够促使企业财务部门级企业管理者在会计系统中利用公式进行财务数据分析，对企业的综合财务能力形成全面的认识。在企业的投融资决策、生产计划等方面运用财务分析结果，能够促使企业决策更加科学，企业生产经营等符合企业自身财务能力，促使企业逐渐实现生产经营中的资金优化运用并促进企业实现更好发展等。本文研究以会计电算化的岗位责任制度为研究对象，结合A企业的真实案例，分析该企业会计电算化岗位责任制的现实情况及存在的问题，设计解决方案，希望可以推进该企业在会计电算化岗位责任制优化的前提下，更好的借助会计电算化实现财务工作的优化发展。

二、A企业会计电算化岗位责任制现状

(一)A企业介绍A企业是一家集研发、生产于一体的专业冰箱、冷柜、家用电器及厨房冷冻设备厂家、并设有模具开发、五金加工、塑料生产等配套企业。A企业设备厂秉承一贯“百炼精品，杰出科技”的企业理念，在积极引进国外先进制冷保鲜技术和生产工艺及检测设备的同时，加大新品研发力度，在制冷技术上独树一帜。

(二)A企业会计电算化的岗位职责及业务流程

1.会计电算化岗位职责A企业的会计电算化管理机构与人员设置主要包括如下内容：(1)电算主管的岗位与职责：财务主管担任电算化主管，负责系统软件环境的确立和操作人员权限的设定；对日工作及岗位协调进行处理；定期检查电算化系统运行日记；(2)软件操作的岗位及职责：该岗位主要负责分管业务数据输入、自检核对工作；打印输出记账凭证、账簿、报表、数据备份；(3)审核、记账的岗位及职责：该岗位主要针对记账凭证与原始凭证进行审核；操作软件登录机内账簿；(4)电算维护的岗位及职责：主要负责定期检查系统运行并排除故障；定期查杀病毒；负责系统升级调试与人员变动维护故障；对操作人员进行系统运作指导培训；(5)数据管理的岗位及职责：对数据进行分析；定期检查数据安全性和保密性；(6)出纳的岗位及职责：出纳人员根据对应权限，及时确认收付款行政；登录软件进行银行和现金日记账；及时对数据进行备份，输出相关日记账并与生成的银行对账单核对。通过会计电算化的应用，A企业能够通过计算机系统迅速实现会计的录入、审核、修订及归档分析等，促使会计工作中数据的处理效率得到改善。会计电算化系统软件能够通过编辑公式等自行检测数据准确性，对于明显存在录入错误或者与历史数据等存在较大出入的数据会及时提醒，进而促使会计数据的处理准确性改善。

2.会计电算化的业务流程A企业的会计电算化采取用友软件，在用友软件中企业的账户设置主要利用ADMIN注册系统管理功能下的权限设置，根据公司财务、套账要求，设置各部门及相关人员权限。A企业的会计电算化凭证传递流程是在传统的原始凭证传递基础上，结合电算化业务操作和形成流程进行整合，形成的新的凭证传递流程：(1)企业生产、销售等基础部门在实践活动中出现财务相关活动，形成包括发票、原始出入库单据、购销凭证等在内的原始凭证；(2)基础部门登录电算化系统，在权限范围内，对原始凭证进行初步登记。并将凭证传送给企业财务部门；(3)企业出纳对原始凭证进行核对，核对无误后将其在电算化软件中进行登记，并将凭证整理归档；(4)月底由财务主管对相关信息进行审核，审核无误的原始凭证作为初始资料保存，有误的，核对原始凭证及相关信息并进行处理。A企业财务活动中涉及到多个资产使用、管理的相关部门，只有在较好的信息与沟通基础上，才能够促进企业的内部控制更好的得到落实。在信息技术基础上，企业内部控制的信息与沟通机制逐渐完善，建立数据中心，则可以形成数字化系统，实现了内部控制中管理层、中间管理部门、票据中心及资产等全面业务及向各部门与一体的信息网络，促使相关信息的传播速度更快，极大的提升了内部控制监管效率。促使信息流通效率提升，为企业的进一步发展创造了更好的客户基础和市场基础。

(三)A企业会计电算化岗位责任落实的配套管理制度

1.会计电算化操作与协调管理制度A企业会计电算化操作与协调管理主要是针对电算化岗位设置与日常工作设置的协调进行。其中，财务部门的内部工作完全按照电算化权责设置进行。基础部门则由部门主管负责对应的凭证和信息传递与对应权限的录入工作。

2.会计电算化计算机硬件管理制度A企业为确保会计电算化系统的正常应用，确定了如下三个计算机硬件管理制度：(1)注重计算机硬件设备的维护、保养，定期整理硬盘，确保系统运行政策；(2)在获得电算化主管同意后，对硬件进行升级或更新。

3.会计电算化计算机软件管理制度A企业会计电算化系统的软件管理制度主要包括：(1)对电算化数据库进行严格保密，操作人员不得打开数据库直接操作，未经电算化主管同意不得修改相关程序与设置；(2)做好系统备份工作，确保电算化信息安全；(3)定期查杀病毒，读取外来磁盘数据前进行病毒扫描和查杀，电算化工作站不得安装游戏软件；(4)利用装有电算化软件的电脑进行软件下载，必须经过电算化主管审核同意。

4.会计信息数据录入与修改管理制度A企业的电算化数据的录入与修改，主要是电算化档案管理的相关工作，包括：(1)按照《会计档案管理办法》对会计凭证、账簿、报表等进行处理；(2)对数据档案进行双份保存；(3)信息数据录入与修改依据岗位权限进行，根据各部门及人员账号处理相关工作，不得越权或者代替处理。

三、制约A企业会计电算化岗位责任制落实的问题分析

(一)会计电算化制度还不健全在目前A企业有限公司实践会计电算化系统的过程中，并没有建立完善的配套机制，电算化运作缺乏严格流畅的机制。虽然在会计电算化系统过程中大多数企业增加了操作人员、系统维护人员等岗位，在一定程度上视线里与会计电算化系统发展相配套的包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等各种管理及控制制度。目前，大部分企业对会计电算化系统的内部管理仍是模仿手工记账的管理办法，结果导致了会计电算化系统的基础管理混乱，影响了会计电算化系统工作的健康发展。

(二)会计人员的计算机操作素质低下A企业有限公司中的会计人员是介于40岁到50岁之间的，他们接触电脑的时间可以说比较晚的，虽然他们利用会计电算化系统软件处理业务那是驾轻就熟，但是一遇到计算机基础操作问题的时候就会变得无能为力了。首先，经常强行关机对计算机系统本身来说损伤比较大；其次，相对于知道如何处理的情况来说是在浪费时间；最后是最不愿意看到的一种情况，不正确的操作可能会导致系统数据丢失，严重的会导致系统崩溃后需要重新安装系统。会计人员熟悉会计电算化系统软件操作，缺乏对计算机知识的了解存在局限性，这种情况是会计电算化系统发展的是阻力。

(三)电算化基础管理工作十分薄弱在日常的业务操作过程中，会计人员在使用用友做账的时候，偶然会遇到计算机死机的问题。每个会计人员登帐的内容有所不同，相对的业务量繁简程度不同，每个月的业务量也会有差别，业务量决定其做账的繁简程度。计算机死机现象还是会在会计人员操作过程中发生，运气不好就是当业务量很大，录入数据未保存计算机就突然死机，那对会计电算化系统人员来说是比较折腾的事了，相当于前面的工作都是无用功。这是因为，A企业对会计电算化的内部管理仍是模仿手工记账的管理办法，结果导致了会计电算化的基础管理混乱，影响了会计电算化工作的健康发展。

四、提升A企业会计电算化岗位责任制执行的建议

(一)建立完备的会计电算化管理制度注重构建企业运用会计电算化系统的规范性。首先，从操作开始加强控制。这是基于上文中所述操作人员存在的人为风险而必须进行的内部控制的基础。其次，提高人员专业性和加强内部审计。实际上这和操作管理师相互配合的，内部控制制度的实现必须有专业人才进行，适应会计电算化系统的具体要求，保证会计的专业性的同时还需符合信息技术的使用要求。第三，充分考虑网络系统的特殊性进行内部控制。正是由于信息网络技术的发达使得整个经济社会信息得以共享，同时不可避免的网络病毒等对信息的安全也带来很大威胁。对于会计电算化系统的内部控制必须考虑这一重要因素，随时关心情况调节不对应控制点以保证网络的整体性和功能的顺利实现。

(二)强化各级人员对会计电算化的认识与操作能力针对前文分析，A企业有限公司的会计电算化系统发展中，管理者对电算化的重视程度并不高，财务人员对电算化的操作与维护能力有限，这是A企业会计电算化系统发展中必须注重解决的问题。因此，A企业在会计电算化系统的应用过程中，应该提升对会计电算化系统的正确认识，并提升企业内部会计电算化系统的规范程度。注重提升企业管理者对于会计电算化系统的正确认识，明确会计电算化系统应用对于企业综合管理决策的重要性。提升财务部门对会计电算化系统的正确认识，并在企业财务管理等相关活动中更多的运用会计电算化系统，更好的发挥会计电算化系统对企业的正面影响，才能够促进企业综合管理的更好发展。会计电算化系统虽然要用电脑来操作，但是规范的操作能更好的让工作继续下去。要先设计好方法，然后按要求输入，在指定的位置完成输入，业务以及相关的制度都必须规范，这样才能使工作更顺利的进行。计算机设备陈旧，导致计算机运行速度的缓慢，增加会计人员处理业务的时间，时间的增加还是其次，最大的问题是计算机由于硬件陈旧，带来操作失误和不便是常有的事了。并且强化实施ERP战略，不仅要求财务人员要具有较高的会计专业知识，而且对财务人员的计算机应用能力也有较高的要求，因此必须对财务人员进行培训，A企业应该开展ERP的专门培训，请专业人员依靠多媒体进行讲授，系统全面的将ERP里面的各个模块进行详细的介绍，再分点对模块里面的各个小模块进行详细的阐述，在讲课过程中解决我们提出的问题，进行详细的解答，才能有利于提高财务人员的整体素质。

(三)加大电算化基础管理工作力度对于A企业而言，要有针对性的加强财务系统的安全防范措施，并注重改善会计电算化系统的信息保密工作。其一，会计电算化系统软件的应用A企业有限公司需要注重对会计电算化系统建立高效严谨的内部控制机制，注重明确会计电算化系统运用流程及相关部门工作人员的权责，对会计电算化系统信息的录入、核对、审批及修改等权限进行明确划分，并由此建立用户名和密码的登陆机制，避免越权使用电算化软件造成会计电算化系统系统运作中出现不良行为；其二，A企业需要加强会计电算化系统系统的整体安全性。一方面，公司需要完善对会计电算化系统系统信息的备份工作，注重及时对会计信息进行备份，避免出现不可克服的故障时造成会计信息丢失等问题。另一方面，A企业应该加强会计电算化系统软件的病毒防范工作，注重安全防火墙技术，避免外部威胁对会计电算化系统内部信息系统产生较大入侵等影响A企业有限公司财务信息安全。其三，A企业应该注重定期对会计电算化系统软件进行维护和升级，注重及时清查电算化软件运行环境，对存在的威胁及时聘请专业技术人员进行处理。并及时对重要财务信息等进行保密和备份处理，避免重要财务信息损失。

作者：朱碧影单位：辽宁师范大学海华学院管理系