中小企业会计电算化对策探究

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一、某矿产销售有限公司会计电算化的背景及运用状况

(一)会计电算化的背景

某矿产销售有限公司以往在做会计工作时，是运用人工会计记账的方式，这种方式存在很多问题。（1）人工会计记账需要财务人员根据公司销售情况计算大量的数据，并把原始凭证归类，再进行人工记账、登账，并做报表，加大工作的难度与强度，而且工作效率不高；（2）财务手工记账并没有统一的操作规范，因此导致工作上容易出错；（3）公司记账的内容比较繁多，工作任务重，而且公司的管理人员并不能及时的了解公司的财务状况，严重影响了公司的管理。公司针对以上三种情况，为了提高会计工作效率，减轻会计人员的工作负担，使企业的会计工作适应社会的发展，开始决定实行会计电算化。

（二）会计电算化的运用状况

该公司在开展会计电算化工作时，首先要考虑会计电算化是否可行，是否符合企业的实际情况，然后根据企业的经济环境与内部条件做具体的分析。公司领导对会计电算化非常重视，因此该公司开始发展电子计算机技术的应用，并培养本公司的会计电算化人才。（2）根据会计电算化的工作特点，财务部门为会计电算化做了系统的设置，具体为：系统管理员1人；系统操作员2人；系统维护员1人；系统审核员1人；会计档案管理员1人。

二、某矿产销售有限公司运用会计电算化存在的问题及原因

（一）常见的技术性问题

公司财务人员用会计电算化做业务工作时，常常出现计算机运行速度慢、系统登录不顺畅等现象，导致会计工作不能按计划进行。比如说在录入数据时，财务人员还没有保存录入的数据，计算机就出现死机的状态，导致之前录入的数据全部丢失，还需要重新开机重新录入，大大降低了工作效率，影响会计工作的正常开展。

（二）会计电算化的内部控制问题

系统管理员职责缺陷。公司在推广会计电算化时，出现一系列问题，比较突出的是系统管理员由会计主管来担任，而会计主管又不熟悉计算机的相关技术，假如计算机软件出现问题，会计主管不能独立解决，只能找专业的电脑技术人员来解决。但是在岗位设置上分工不是很明确，造成了系统内部混乱的局面。（2）系统操作员权限不全面。公司中一些普通的财务工作应该由系统操作员来完成，但系统操作员又没有财务工作方面的权限，因此不能独立完成一项工作，比如，公司的系统操作人员在结账后，发现存在差错但自己又没有权限更改，还需要系统管理员进行操作并更正。（3）系统维护员的设立。在中小企业中，有很多公司并没有设立系统维护员这个岗位，如果公司的财务系统出现问题，都需要计算机技术人员来解决，如果电脑出现问题，也必须请专业的电脑维修人员来解决。（4）会计电算化存在安全隐患。财务人员在会计电算化过程中，如果操作不正确导致会计材料丢失，或者电脑遭受病毒的侵害，给会计资料带来安全风险。

三、针对技术性问题采取的对策

会计电算化在使用过程中，财务人员要全面了解财务软件的实际应用，购买软件时，要选择符合公司财务部门工作需要的软件，要从公司信息管理的角度考虑，让其他部门都能通过共享了解到公司财务部门的状况，使会计电算化更好的为公司会计工作服务。除此之外，公司管理财务的工作人员，要定期为计算机做维护与保养，充分解决计算机运行速度慢及死机等问题。

四、对会计电算化内部控制的建议

（一）系统管理员岗位的设置

中小企业在运用会计电算化时，要培养一批既能掌握计算机知识又有会计基础的相关人员，这样既能保证计算机系统的正常运行，又能及时处理财务软件所出现的问题，使会计工作顺利进行。

（二）系统维护员岗位的设置

在使用会计电算化过程中，系统维护员是很重要的，它既要保证会计电算化系统能够正常运行，也要保证会计数据的安全性能以及对软件的维护。

（三）会计电算化的专业人才培养

会计电算化并不仅仅是一项系统工程，它涉及到很多部门，因此需要培养具有知识结构的人才，完成会计电算化的系统工作。首先要培训会计电算化的管理人员、操作人员以及技术人员。财务人员担任会计工作的主要职责，所以要对财务人员进行培训，从而提高会计电算化人员的素养。

（四）会计电算化中安全隐患的应对

会计电算化在运行过程中是存在风险的，公司要根据相关财务规定，定期检测会计软件的运行环境，避免计算机的账表出现错误，给公司带来不必要的损失。公司当天的经济业务内容，通过会计电算化做财务处理后，要备份当天的财务数据，并且要做双重备份，妥善保管，在对计算机磁盘的资料做备份时，需要定期翻录，给公司的会计信息带来安全性与完整性。会计资料生成后，不仅可以用激光打印机打印，还可以用电子账簿来进行管理，提高会计资料保管的安全性。另外，公司的财务人员还需要定期为计算机做保养与维护，防止病毒入侵，影响会计电算化软件的正常使用，公司还需要建立统一的内部控制制度，并严格执行，保证会计电算化工作的安全性与稳定性。

五、结语

随着科学技术不断发展，计算机的信息技术也在不断创新与完善，企业会计电算化的应用也逐渐在各行各业中普及，但是会计电算化如果完全替代手工记账也是一项艰巨的任务。本文主要分析某矿产销售有限公司，会计电算化运用状况存在的问题，并对其问题进行研究，充分了解到会计电算化给企业带来的优势，要求企业必须及时对会计电算化软件进行更新，并不断克服工作中所面临的各种问题，使会计电算化的技术得到不断的发展。

作者：逄慧 单位：山西工商学院