物资采购业务会计核算论文
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一、基本概述
ERP不能等同企业信息化，ERP只是企业信息化的一个重要组成部分。其并不是简单的一套IT系统，它需要切合企业的发展规划，对企业的现状进行全面评估、分析后制定出科学、完备、有效的实施方案来监管项目的实施。而且大多数著名的ERP系统均由欧美国家软件公司开发，设计思路与国内企业的实际运营模式存在差异。不同国情下，不同行业的生产过程和类型以及制造方式不同，产品种类、计划模式差异较大，业务流程不断变化，国内企业的行业特点往往在套装ERP软件中得不到体现。国外ERP软件商往往认为自己的产品“面向各种行业”“适合各种企业”，反而使用户不得要领，无法选择。即使国际知名厂商的ERP针对一些重点行业开发不同的版本，设计最佳的业务流程，但是也往往存在着不符合“中国国情”的弊病。因此，国内外各大企业在运用ERP套装软件的基础上，根据各自企业运行现状，信息化建设目标与进程，不约而同进行量身定制，将ERP成熟套装软件分解后重新组合，使其涵盖更多自身专业的要求。浙江省电力公司基于原有SAP系统，顺应国网物资集约化管理需要，对原有ERP系统进行量身定制与开发。物料管理模块MM是Materialmanagement（物料管理模块）的简称，是SAP中实现物资资源管理（物流）功能的模块。依据国家电网公司两级物资管理体系，MM主要通过系统软件实现的是“计划管理”“采购管理”和“库存管理”三大核心模块功能，通过供应商管理、计划管理、采购订单管理、库存管理等辅助管理功能为实现这三大功能需要而服务。财务管理会计模块FI/CO是Finance(财务会计模块）和Controlling（管理会计）的简称，是SAP最核心的组件。SAP中的财务模块，一块是FI(Finance)模块，另一块是CO（Controlling）模块。FI模块，重点关注财务会计，即外部会计，关注的是按照一定的会计准则组织账务，并出具满足财税等外部实体及人员要求的法定财务报表，通常比较标准。CO模块，重点关注管理会计，即内部会计，通常比较灵活，出具的报表是为了满足内部管理机构及相关人员的需要。
与前端业务的深度集成物资管理部门通过MM模块进行物料入库、出库、移库等物资管理行为，系统就会自动产生会计凭证。物资管理人员依据采购申请、招投标信息生成的采购订单，采购订单中包括物料的单价、数量、供应商等大量的数据信息。物资管理人员根据采购订单进行收发货操作，通过系统同步生成会计凭证，使物资收发货操作直接在财务账面得以体现，缩短了跨部门之间的信息传递，简化了财务人员的核算工作量，避免了人为操作误差风险。同时各种管理数据都可以在系统中随时查阅，并且可以随时提供相关的数据和资料，实现了业务管理与财务管理的同步，也为企业决策提供了参考信息。传统核算方式的根本性改变财务部门传统的核算方式发生了改变。从记账方式上，使用ERP后，最显著的影响就是以前由会计人员手工录入的财务凭证，现在可以在交易完成后通过ERP系统自动生成。原本很多必须由财务人员来完成的日常工作如今已被系统所取代，财务人员的工作质量和效率因此得到大幅度的提升。例如：财务人员通过发票校验（事务码MIRO）输入采购订单号、发票的含税金额、税额及相关的文本信息，即可生成发票校验凭证。从财务人员角色定位上，不再是传统意义上的“账房先生”，而逐渐转变为对企业信息进行再加工和深加工的企业管理者。ERP系统通过定义事务处理相关的会计核算科目与核算方式，在事务处理发生的同时自动生成会计核算分录，保证了资金流与物流的同步记录和数据的一致性，从而有助于根据财务资金现状追溯资金的来龙去脉，并进一步追溯所发生的业务活动，改善了资金信息滞后于物料信息的状况，便于实现事中控制并实时做出决策。从与前端业务部门联系上，与前端业务的紧密程度进一步加强，使物资管理部门与财务部门融入整个供应链的业务处理，无形中促使各部门之间的横向联系更加紧密，继而进一步提升了企业的管理水平。
存货计价方式优化电力企业对同一供应商提供的同一物料进行移动平均法的存货计价。根据我国企业会计准则规定，存货取得时可以按计划成本核算也可以按实际成本核算。在实际业务中，根据采购需求和招标结果生成了采购订单，物资管理部门的收货是在采购订单的基础上完成，由此表明ERP系统的收货时按物料的实际成本入账。产品按当时采购的实际成本入账后，ERP系统依据移动平均法进行存货成本流转核算。移动平均法是将本次收货的成本加原有库存的成本，除以本次收货数量加原有收货数量，计算加权单价，核算发出存货的方法。这种方法的优点是可以随时反映存货的结存情况，而且计算的平均单位成本较为准确客观。集约化管理持续深入随着电力企业物资集约化管理持续深入，公司集中采购规模效益日益体现。物资集约化管理建设统一完善的物资管理体系，实施总部和网省公司的两级管理体制，实行从采购到结算，对物资管理实现专业化。从业务层面看，通过ERP系统实施对供应商主数据和物料主数据的统一管理，实现了业务单据的数据结构化，主要包括采购合同、配送单、到货验收单、入库单、出库单等业务单据。从人员配置上看，利用了ERP系统的特性，使工作效率有了大幅度的提升。在过去需要多个人员的数据信息传递，在传递数据准确性的核对上耗费大量的人力，现通过ERP系统实现了业务数据结构化的管理，大大提高了数据传递的安全性和准确性，优化人员配置。前端业务实现集约化管理，通过ERP系统，从物流和资金流两条线出发，“采购申请-采购订单-入库单-发票校验”各业务环节相互对应和相互协调，使得数据在各流程单据中关联，增强可跟踪性和可追溯性，最终使物资部门与财务部门信息资源共享。电力企业物资集约化管理实施后，财务人员角色定位的改变最为显著，可实现对资金使用流程全面监控，实行预算过程全控制，根据全年指标制定月度综合计划和预算控制，物资部门提出月度支付需求，财务部门负责审批落实物资支付资金需求，并反馈预算执行情况。电力企业物资集中采购业务提高了会计信息质量和会计核算效率，使企业能更好地加强资金集中管理，降低企业的资金运作成本。
三、物资采购业务会计核算中ERP应用的关键点
前端业务信息的准确性ERP系统要求所有的经济业务数据都要产生在业务前端，由物资部门经办人录入初始数据，其他人员无权限在其他环节对原始数据再进行修改。这些原始数据存储在统一的数据库中，财务部门对业务事项的后续处理都需基于原始数据，基于前端业务人员的数据输入。正是由于ERP系统这种高度集成特性，其原始数据的准确与否，对会计核算的准确性带来巨大挑战。因此，物资部门经办人能否充分了解系统中的数据格式和数据库表并进行正确的操作，对ERP系统数据的正确起到关键作用。例如：物资管理人员在创建采购订单时没有正确维护物料单价，而在收发货阶段物资管理人员只需根据收发货的数量进行确认，ERP系统自动通过物料的移动平均价与收发货数量产生会计出入库凭证。只有在财务人员事后审核出入库凭证或是进行发票校验时才能发现。此时只有冲销出入库凭证，修改采购订单才能修正原有的错误。业务流程的动态优化在数据库中存在大量数据与大量关系，随着电力企业物资集中采购业务的不断发展，经济业务流程也在不断更新，财务人员与物资管理人员不断沟通，不断修正，积极规范、优化内部业务流程，标准化业务数据，实现物资集中采购管理的信息化。通过ERP系统的深化应用，充分发挥系统数据共享的优势，简化业务流程中的重复审核点，在达到内控要求的情况下，尽可能缩短操作流程，实现业务流程的动态优化。现有的ERP系统通常都是标准化模式，而这套标准模式有适用电力企业物资集中采购业务的地方也有不适用的地方。电力企业物资集中采购业务在不断的发展中，总有部分环节有ERP系统不适用的地方，是业务流程去适用ERP系统，还是ERP系统为业务流程做个性化的开发配置，则是一个需要谨慎对待的问题。业务流程的动态优化和核心思想是减少非增值活动，减少等待时间、重复工作、协调工作量，从而提高增值活动效率。需依据的原则：强调业务流程中每一个业务环节尽可能实现最大化增值，尽可能减少无效的或不增值的活动，例如通过系统审批流程设置，实现电子化审批取代纸质审批，减少单据传递时间等。并从整体流程全局最优（而不是局部最优）的目标，设计和优化流程中的各节点；要求业务流程之间尽量实现单点接触。ERP系统在电力系统数年的应用实践已充分证明，它能够满足于电力企业物资集约化管理的需要，为物资采购业务会计核算、整体财务管控、决策支持等提供有利依据，从而加速了现代化电力企业物资管理标准化、规范化、有序化的发展进程。
作者：李皓单位：国网浙江省电力公司综合服务中心
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