人力资源制度审计风险识别探析

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摘要：包括企业等组织在内的各类社会组织机构在进行人力资源管理时，为充分提升管理效能，需要加强对相关人力资源制度的审计，以及时发现并修正人力资源制度中的违法违规内容。本文分析了人力资源制度审计对于提升组织管理效能、实现组织活动有序开展、助推组织文化健康发展的重要意义，从内容违法、程序违规、公示或告知程序缺失、重要的制度条款描述不明确这四个方面对人力资源制度审计进行了风险识别，最后提出了人力资源制度审计的内控措施：保障内容合法，强化合法性审计；重视程序合法，加强民主程序审计；关注告知流程，严格公示方式审计；实现条文审计，保证规章制度严谨性。

关键词：人力资源制度审计；人力资源管理；风险识别；内控

人力资源制度审计是人力资源管理审计的一项重要组成部分。人力资源管理审计最早由上世纪60年代从管理审计概念中剥离出来，成为一个针对性更强，外延更为明确的专有概念，它特指的是对包括企业在内的各类用人单位、社会组织的人事管理领域的审计[1]。作为一个西方概念，它在经济管理中的重要价值与意义不断受到关注与重视。人力资源制度审计指的是审计人员依托各种审计手段而对用人单位的人力资源规章制度开展系统性的审计工作，以有效降低用人单位用工风险，保障用人单位的有序运作。规章制度是包括企业在内的各类社会机构组织文化的重要构成，是社会组织对劳动者进行管理的工具，人力资源制度的制定在很大程度上决定着社会组织机构的人力资源管理效率，因此加强对其内容与制定程序等审计具有重要的意义与价值，通过系统的审计可有效管控用人单位的用工风险，从而避免其在劳资双方博弈中处于不利地位，为组织机构的良性运行提供有力的保障。

一、人力资源制度审计对组织发展的重要意义

（一）人力资源制度审计是提升组织管理效能的重要保障

人力资源制度是组织文化体系的组成部分，也是其对劳动者进行管理的重要工具与手段，人力资源制度的制定与实施对于组织和劳动者合法权益的保障都发挥着重要的作用。组织招聘大量职工而形成自身的人力资源，对人力资源的有效配置与管理在很大程度上影响着自身的健康运营。组织对员工的管理并非随性而为，而是要秉持相关的原则，在国家法律框架内制度化实施，由此即形成了组织内部具有系统性、规范性、操作性的人力资源制度[2]。我国《劳动法》要求各类用人单位对劳动者的管理应保持足够的谦抑性，人力资源管理须在法律规定范围内进行，因此，规章制度在本性上即是法律条文在组织内部的细则化体现。人力资源制度具有法律效力，员工违反相应的规章制度，用人单位即有权对其作出相应的惩处，而当用人单位与员工产生争议而诉诸法律时，用人单位的规章制度也将成为法院对责任认定的重要依据。实现对人力资源制度审计是提升组织管理效能的重要保证，有助于及时发现组织人力资源制度中的漏洞与问题，并及时弥补和规避，从而使得人力资源制度更加健全，所具备的法律约束力得到尊重与认可。

（二）人力资源制度审计是组织活动有序开展的关键

组织要想实现持续健康运行，需要对劳动者进行系统有效的管理，以形成良性的用工秩序，而这则需要以健全的人资源制度为前提。人力资源制度建设使组织人力资源管理实现了规范化、系统化、有序化，为其可持续发展提供了重要保障。一个缺乏规章制度的组织机构其用工管理必然是不规范的，由此也会对组织的发展带来诸多限制，形成各种掣肘，用工管理的无序化将极大地挫伤劳动者的积极性与主动性，损耗组织的发展动力，制约其生产效率，由于混乱而缺乏体系的用工管理状态还会造成管理成本的陡增，以“人治”而代替“法治”的后果即是各种内耗的形成。而通过有效的人力资源制度审计，能够对不适应组织发展的人力资源制度细则进行改革，这是推进组织良性、有序运作的基础性保障。总之，积极推进组织人力资源制度审计，能够依法建立用工管理制度，确保组织运营必须在国家相关的法律框架下进行，这对组织管理活动有序开展奠定了基础。

（三）人力资源制度审计助推组织组织文化健康发展

人力资源制度是组织文化建设的重要组成部分，它的制定与完善体现着组织文化建设的效度。文化是组织的软实力所在，它影响着组织的综合竞争力，体现着组织的核心价值观，一个优秀的组织机构必然是一个具有文化优势的机构，也只有这样的组织机构才具有高度的向心力，能吸引并留住各领域的优秀人才[3]。人力资源制度作为组织文化建设的有机组成部分，其建立与完善有助于组织内部形成规范有序、生机勃勃、积极进取的文化氛围。实现有效的组织人力资源制度审计，有助于充分提升组织向心力，不断提升人力资源制度的长远战略性，以此来调动激发员工的生产积极性，助推组织整体目标的实现。总之，人力资源制度审计有助于不断完善人力资源制度体系，直接影响着组织凝聚力的生成，制约着组织文化体系的构建，进而对组织的长久发展产生深远影响。

二、人力资源制度审计的风险识别

（一）人力资源制度中的某些条款违反法律规定

人力资源制度的制定必须在法律的框架内进行，任何违反相关法律规定的条款都是具有法律风险的条款，在审计过程中应对此予以分析识别。当前我国与此相关的法律主要有劳动法、企业职工奖惩条例、社会保险条例、最高法院相关司法解释、劳动部相关政策，地方人大及政府制定出台的法律法规等。审计用工管理制度是否违法就是要分析审查制度中是否存在与上述法律规定相违背的条款，如有的企业为了约束员工的离职行为，最大化地避免自身的利益受到损失，即“蛮横”地规定员工离职必须提前三个月进行申请，而对于主动离职者，企业皆可不向其支付经济补偿，更有甚者，规定员工主动离职需向企业支付违约金，即便在此过程中企业存在过失，也会认定是员工主动解除劳动合同，这些规定严重伤害到了劳动者的合法权益，且完全背离了相关法律规定，因此这些条款事实上根本不具备法律效力，如果劳资双方发生争议诉诸法律时，企业将不具备任何“博弈”优势。上述条款即属于因内容违法而具有法律风险的条款，审计人员应对此加以识别，并提出修订意见且向企业管理层进行反馈，以加强企业在人力资源制度层面的风险控制。

（二）人力资源制度的制定程序违法

规章制度不仅要保障内容的合法性，还应重视制定程序是否合规，这也是审计人员需要关注的另一项重要审计要务。比如我国《劳动法》规定，对于一些与劳动者切身利益密切相关的重要规章制度制定，劳动者必须参与其中[4]。然而在实践中一些用人单位或是由于对相关法律规定的不了解或是有意地规避责任，强化自身利益而忽视了劳动者的参与，则这些制度条款则会被视为无效。在此需要注意的是，如果用人单位重视并保障了劳动者的合法参与权，则一定要注意对相关证据进行保留，倘若发生法律诉讼时用人单位无法举证劳动者的参与，法院也同样会认定相关制度无效，而用人单位据此作出的对劳动者的处罚也会被不予支持。现实中由此而导致败诉的情况时有发生，在进行制度审计时，审计人员即需要对这些条款进行有效的风险识别，以使用人单位能提前规避相应的风险发生。

（三）人力资源制度在制定过程中未履行公示或告知程序

按照相关法律规定用人单位在制定规章制度时对于直接涉及劳动者切身利益的制度应向劳动者进行公示或告知，缺少该程序的制度条款将会被视为无效。审计人员在对用工管理制度进行审计时，应对此给予高度关注，要审查管理制度是否履行了公示或告知程序且保留了充分的证据。在实践中一些企业由于对相关法律规定不甚了解抑或是法律观念淡薄，经常会出现制度制定后未公示告知即实施的情况，或者是已告知却并未保留相关证据，这对于企业在一些案件诉讼中是非常不利的，甚至极有可能造成败诉的结果。作为审计人员有义务、有责任及时识别类似的风险存在，并反馈提醒企业进行修正，以有效规避与管控运营风险。

（四）重要的制度条款描述不明确、可执行性差

人力资源制度的制定重点在于可以操作和执行，因此在表述时即要重视用语的明确与规范，尤其是一些重要的制度条款，如果描述不确切则很容易造成理解的模糊性，如果在一些案件中涉及到这些制度条款，用人单位胜诉的可能性是微乎其微的。比如有的企业规定员工严重违反规章制度并对企业造成重大损失时，企业有权开除该员工，该项制度作为一项定性制度在表述上语言模棱两可，容易产生歧义，不同的人对于“严重违反”和“重大损失”都会自己的评判标准，到底达到何种程度才是“严重违反”和“重大损失”，才符合该制度条款的规定事实上是莫衷一是的，如果在一些司法案件中涉及到类似的制度条款，企业将很难进行自我维权，败诉的可能性将会很大。此外还有一些制度彼此存在冲突或矛盾，也属于类似的问题，如有的企业既规定职工要定期参与培训学习，但同时又在考勤制度中将职工参加培训学习的时间视作事假而扣工资，这样存在一致性冲突的制度规定也会为案件诉讼埋下风险隐患，审计人员应及时识别这样的风险，以避免组织走进风险困境。

三、人力资源制度审计的风险控制策略

（一）保障内容合法，强化合法性审计

首先，应明确设计范围，根据相关法律的规定，企业等各类社会组织机构的人力资源规章制度主要涵盖了劳动报酬、工作实践、休息休假、卫生安全、保险福利、职工培训、劳动纪律、定额管理等层面，对人力资源制度进行审计，即需要从上述不同层面出发开展审计工作。审计的重点则在于各项制度条款的内容是否合法，制度制定程序是否合规，以及制度制定过程中是否尊重了劳动者的参与权，即是否在有劳动者参与的情况下制定规范。我国《劳动法》规定，企业的规章制度只有内容合法、程序民主且进行了公示告知才具备相应的法律效力[5]。其次，具体而言，审计中要注意只有符合法律规定的制度才能成为劳动争议案件的审理依据。在制度制定程序方面，要关注制度制定是否召开了职工大会或职工代表大会，是否履行了公示或告知程序。企业等各类社会组织机构在开展人力资源制度审计时可通过外聘审计专家或由自身相关部门自行组织等方式来进行，此外审计人员有义务有责任将审计结果向组织机构进行反馈，并督促其对审计出来的问题及时进行整改，如违法的条款要进行修改，没有劳动者参与的条款通过修改制度规范并将草案进行公示，以征求劳动者意见的方式来加以补救等。

（二）重视程序合法，加强民主程序审计

我国《劳动法》规定，与劳动者自身利益密切相关的规章制度的制定应该经职工代表大会或全体职工讨论而确定，且用人单位对于这些制度有公示或告知的义务，审计人员开展制度审计工作需要建立在对上述法律条款有充分认知的基础之上。此外，企业等社会组织机构制定规章制度有如下既定的程序，即发布规章制度的草案文件——职工代表大会针对草案文件而展开讨论——指出并修正草案中的不当之处——确定规章制度的正式文件——面向全体职工进行公示或告知。由于司法机关对于程序的关注点在于履行证据而并非真实性，因此审计的重点即在于是否保留了充分的证据，如果没有真正召开职工大会，可以通过事先制作表格，推举职工代表签字方式来加以补救。

（三）关注告知流程，严格公示方式审计

在对企业等各类社会组织机构进行人力资源制度审计时，相关制度是否履行了公示或告知流程也是审计的重点所在，组织机构对制度的公示可以采取不同的方式进行，诸如通过OA办公系统进行公示、以邮件群发的方式向劳动者进行告知、在单位的公告栏中进行规章制度的张贴悬挂、以劳动者签署的方式加以公示、规章制度的集中培训与考核、入职登记声明、在劳动合同中约定等等，不同的方式利弊不一，组织机构应结合自身实践情况选择最适宜的方式进行规章制度的公示告知，以避免出现相关的管理风险，保障自身的有序运营。

（四）实现条文审计，保证规章制度严谨性

审计人员在进行人力资源制度审计过程中，要注重对条文本身的严谨性、逻辑性进行审计，确保人力资源制度术语准确、符合逻辑、重点突出、没有歧义，只有如此才能够真正达到审计效果。比如应厘清“损失”和“损害”的区别，对于“徇私舞弊”“严重失职”等词语的逻辑关系要精准剖析，从而维护用人单位及员工双方的利益[6]。此外，人力资源制度应尽量规避法律规定中不清晰的内容，从而减少出现风险的可能性。比如对于违反计划生育是否要与单位解除合同这一问题，由于目前法律尚未对此有明确的规定，因此企业则要尽量对此问题进行回避，以避免纠纷的出现。总而言之，审计人员在进行人力资源制度审计过程中，应重点关注人力资源制度中条文不清晰、不明确、有歧义、与法律相悖等情况，理性地对此进行风险识别，从而更好地维护企业利益，推动企业可持续发展。

四、结语

审计是企业等各类社会组织机构进行内部控制的一种有效手段与方式，在企业等组织机构的人力资源管理中，对人力资源制度进行审计具有着重要的意义与价值。通过严格的审计有助于组织机构明晰管理制度中存在的违法违规问题，从而及时进行修订改进，以有效规避潜在的法律风险，提高组织机构对人力资源的管理效能。

参考文献：

[1]徐京平，程书杰.人力资源绩效审计的功能分化、理论解构与博弈分析[J].财会通讯，2021（11）：115-120.

[2]陈万思，姚武同.企业人力资源管理制度审计研究——以路桥公司为例[J].中国人力资源开发，2010（11）：48-52.

[3]杨丽丽，刘国城.基于大数据的人力资源审计管理平台构建研究[J].经济问题，2019（03）：114-121.

[4]喻采平，黄岩渠，柳宇燕.人力资源绩效审计模型构建[J].财会月刊，2017（28）：121-128.

[5]仲杨梅，张龙平.职业化视角下的国家审计人力资源管理框架研究[J].审计研究，2017（05）：3-9.

[6]王士红，苏倩倩.公共部门人力资源审计评价指标体系构建研究[J].审计研究，2017（05）：30-38.

作者:陈科 单位:重庆工商职业学院