电力企业合同档案管理创新浅析

前言：本站为你精心整理了电力企业合同档案管理创新浅析范文，希望能为你的创作提供参考价值，我们的客服老师可以帮助你提供个性化的参考范文，欢迎咨询。

电是国民经济社会发展的重要能源之一。随着经济社会发展，大都市建设转型升级，电网在经济社会和人民生活中的地位和作用更加凸显。电力企业合同档案是电网建设、运营与发展过程的真实记录，是企业资产运营、管理的重要凭证与依据，是企业不可或缺的信息资源和重要资产，加强电力企业合同档案管理工作是确保电力企业在改革浪潮中安全稳定的必由之路。从舆论环境看，社会监管部门监督、媒体聚焦、百姓关注的重点越来越多地集中在石油、电力等大型国有企业，对国有企业规范化管理要求越来越高，加强合同档案管理工作是保障企业和员工和谐稳定发展的必然选择。从能源属性看，电网企业是国有企业，一切资产归国家所有，管理不容一丝疏漏。加强合同档案管理既是为社会提供优质服务，也是保障国有资产的必然要求。

一、电力企业合同档案管理现状

近年来，由于国家对民生的重视，电网投资建设项目逐渐增多、业务部门间的分工越来越细，自上而下要求的归档文件材料也越来越多，由于受到档案数量大、管理环节多、档案管理模式落后等因素影响，在电力企业档案管理中由于业务范围广、业务链条长、监督检查指导力度不够引发的问题日益凸显。1.随着电网建设管理水平的提升，各职能部门往往对生产、营销等能直接为企业带来效益的工作比较重视，而档案这样为企业间接创造价值的工作不被重视，造成工作中各类合同档案未能得到很好的保管，或者合同档案归档不完整。2.合同管理人员与档案管理人员未能建立良好的沟通机制，对彼此的专业不够了解，造成归档脱节。3.兼职档案员更换频繁，对标准制度不够熟悉，能力与责任心参差不齐，专业性不足，对于合同档案管理工作的认知存在偏差，导致归档不全面、分类不准确[1]1。4.合同档案管理工作存在管理界面不够清晰、监督考核不够严格、合同档案工作难以服务于企业业务发展的情况。由此，以合同档案日常管理为基础，建立与之相适应的合同档案管理体系，充分发挥合同档案的作用，成为电网企业合同档案工作发展的迫切需要。

二、电力企业合同档案管理的创新实践

1.健全合同档案管理组织体系。实施网络分级管控，电力企业合同档案管理工作实行“统一领导，分级管理”的原则，即由分管领导负总责、办公室履行管理职能、档案管理部门履行具体职责的组织体系。档案部门在专职档案管理人员层级基础上，完善档案管理二级网络，要求每个专业部门、单位至少设置一名兼职档案员，负责本单位的合同档案形成、积累、审核、监督、整理、归档工作，档案管理人员负责接收、归档、管理及提供利用等工作，这样形成多层次档案管理网络体系，明确各层级人员的工作职责，为加强档案管理工作提供了坚强的组织支撑。

2.完善合同档案制度建设。提升电力企业合同档案管理工作水平，首先需要完善合同档案管理制度。在认真贯彻执行国家和行业标准规范的同时，总结电力企业以往合同档案管理工作经验，结合电力企业实际情况，制定、细化和补充合同档案管理制度，使其在执行的过程中更具针对性和可操作性，使合同档案管理工作做到有章可循、有据可依。合同管理制度主要包括：合同档案收集制度、合同档案保管制度、合同档案查阅制度、合同档案保密制度、合同档案鉴定制度等。

3.强化合同档案基础管理。强化企业档案资源的整合与管理，调整和扩大档案收集范围，做到应建尽建、应收尽收、应存尽存，重点采取几个方面措施：一是细化档案归档范围。根据国家和行业标准，结合公司实际工作，制定完善合同档案归档范围及归档要求。二是从源头上加强档案资源的监督指导。打破项目结束后集中整理归档的传统模式，实行与项目建设同步进行的过程归档制，即从合同起草、流转、审批、签订等各环节进行管控。对于公司重点工作、重大活动、重大建设的合同档案，要全过程监督指导，及时做好相关合同档案的收集归档工作，及时规范档案流向，妥善处置档案资料，严防档案资源流失。三是科学整合档案信息资源。打破部门和条块的分割，建立以档案部门为主导，各专业主管部门密切配合，档案部门集中统一管理的档案资源架构。四是实现合同档案收集标准、材料内容、装订归档“三个统一”。统一收集标准，保证材料真实性。由于合同业务档案数量大、内容多、时间性强、更新较快，需要兼职档案员及时收集、审核、整理各类合同档案材料，保证合同档案的真实、准确。统一内容标准。每一份合同包括合同流转单、合同正本、副本、附件及合同变更、解除合同的协议等，确保材料齐全、页面整洁、整齐规范。统一归档标准，保证档案完整性。合同档案统一归档标准，目录、档案材料的顺序、装订格式、立卷归档等整齐划一，做到分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐，保证合同档案的规范性。

4.明确合同管理保障措施。为保证合同档案管理工作有序、健康开展，还需要加强合同档案宣传指导与监督检查。一是业务宣传。采取多种途径和手段加大档案的宣传力量，设计宣传主题，创新宣传形式，不断提高档案部门的影响力。利用企业内网，介绍档案部门室藏概况及员工查阅档案的流程和方法，构筑以档案借阅学习室为主的宣传园地，通过荣誉墙展示、制作悬挂宣传牌板等方式，使员工抬头能见、侧耳能闻；定期开展主题鲜明、内容丰富、形式灵活的教育活动，通过答题、竞赛、培训、经验交流、专题讲座等方式，丰富档案宣传教育内涵，让公司各部门及广大员工了解档案的相关知识，实现人人心中有档案。二是培训指导。针对兼职档案员档案专业知识相对薄弱、人员更换比较频繁这一问题，采取集中指导和分散指导相结合的指导方式，即每年可以针对二级档案室的兼职档案员开展定制化业务培训，着力提升兼职档案员的专业素质和业务能力。三是量化考核指标。为保证合同档案管理制度的贯彻和落实，可以借助量化考核指标，规范合同档案管理各环节流程，结合合同管理办法，明确合同档案收集、整理、保管、利用、统计等各环节业务规范与标准流程，开展合同档案工作综合检查、考核评价，加强合同档案的过程管理和质量管控，提高档案归档率、准确率，实现合同档案管理工作基本达到规范化、制度化、标准化、科学化的要求。

5.加快数字化建设步伐。做好公司合同档案数字化应用工作，加强合同管理信息化建设，推动管理理念、管理方式、管理手段的转变，不局限于早期合同档案进行数字化，要将合同系统与档案系统进行链接，将合同系统中产生的电子文件数据迁移到档案管理系统，并对迁移后的数据进行确认，保证数据迁移的完整性、元数据的完整性和样式的完整性。实现合同档案电子文件“生成一体化、管理一体化、利用一体化和规范一体化”的档案全链条式合同档案信息体系。另外，通过实行合同档案电子文件痕迹化管理，查证系统保留下来的文字、图片、电子档案等，追溯发生的生产经营活动，保证公司电子档案不流失，同时也可以明确责任。通过“全痕迹”建立“大数据”，定期在海量数据中实现档案信息的挖掘分析，便于电力企业各项管理工作及领导决策。综上所述，采用科学有效的管理方式，使电力企业合同档案管理方式从“青涩”走向“成熟”，从覆盖专业到深入人心，不仅能提高电力企业合同管理的质量，同时对电力企业基建、安全生产、营销服务等主营业务有很大帮助，为电力企业和员工搭建了坚实的平台。

参考文献

[1]任丽.浅谈企业经营管理中合同档案工作的现有问题与改进措施[J].卷宗，2019（20）.

作者:金梅 单位:国网沈阳供电公司