电子信息技术在企业档案管理中运用

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【摘要】随着我国社会经济的快速发展，互联网信息时代已经到来。电子信息技术在各个行业、各个领域得到了广泛应用，潜移默化地改变着人们传统的工作方式，无论是工作流程、工作策略，还是工作效率、工作模式，与之前相比都发生了显著的变化。档案管理的发展趋势是在电子信息技术的基础上实现档案的个性化、标准化管理。论文以电力企业为例，对电子信息技术在档案管理中应用的价值、影响和问题进行了探讨，并提出了具体的应用对策，以供参考。

【关键词】电子信息技术；电力企业；档案管理；实践运用

1引言

档案管理是指档案管理部门对档案或档案信息进行管理，为档案使用者提供服务的一项工作。随着电子信息技术的发展，电力企业档案信息呈几何级增长，电力企业中传统的档案管理很难有效提升工作质量与工作效率。电力企业若想提升自身的社会影响力和市场竞争力，必须重视电子信息技术，借助更加先进的科学技术手段来提升档案管理工作的质量与效率，使得原本复杂烦琐的工作流程逐渐简单化且井然有序。本文对此开展了讨论，以期进一步发挥电子信息技术在档案管理中应用的作用，推动档案管理水平的提升。

2电子信息技术在档案管理中应用的价值

2.1降低管理成本

电子信息技术为社会生产和人民群众日常生活的各个方面都带来了极大的优势与便利。在信息高度集中的今天，随着现代化经济建设的不断推进，各行各业的档案数量快速增长，档案管理的工作量日趋庞大。如果电力企业仍沿用传统工作模式即整理归档纸质档案，令其完好保存所需的空间、纸张成本以及档案管理人员的人力、物力、精力等消耗较高，在工作压力和工作强度的双重影响下工作人员的人因失误难以避免，最终影响档案的妥善保存和有效利用。随着电子信息技术的发展，电力企业可以利用电子信息技术对纸质档案进行电子化处理，将纸质、胶片等材料转变为更为简单直观的电子信息化档案，在以往设置档案室存储纸质档案的基础上增加了移动硬盘、网络存储、光盘等多种移动存储方式，为电力企业开展档案管理工作提供了极大的便利，有利于管理人员从庞大的档案数据信息中快速完成信息查找与分类，有效提取关键和有价值信息，为档案利用率的提升提供保证。利用电子信息技术进行档案管理，有利于减轻工作量和精简工作流程，在提高管理效率和工作准确度的同时，有效降低了档案储存、管理和利用等各环节的成本。

2.2提高档案完整性

在传统模式下，电力企业档案的载体通常为纸质、胶片等材料，在整理、保存和运输过程中，极易受到外界各类不可控的环境因素的影响，或者由于其他意外情况出现而导致资料缺失甚至损毁。想要完整且高质量地保存与利用全部的档案资源难度极高，同时，对档案室的环境与管理人员的素质能力都提出了较高要求。为更好地实现对档案资源的有效管理，明确档案资源的实际价值，电力企业管理人员需将纸质、胶片等档案资源转变为更加方便快捷的电子档案，通过对电子数据进行实时采集、归纳与整理分类，借助多样化的电子信息技术手段，实现短时间内高效率、高质量的电力企业档案数据管理分析。借助电子信息技术，电力企业的档案资源存储与以往相比所占据的空间缩小，大大节省了档案占用的空间，且无时间年限限制，避免了长时间存储纸质、胶片等档案资料出现纸质老化、字迹模糊等档案的脆弱性问题，杜绝电力企业档案资源难以长期保存的情况。电子档案资料保存方式方便快捷且具有多样化的特征，通过互联网、大数据等技术自行采集资料，既丰富了档案管理工作中的信息收集方式，又保障了档案管理工作的完整性与安全性，有效提高了电力企业档案管理工作的质量与效率。

3电子信息技术对档案管理的影响

3.1对工作理念的影响

随着社会经济的不断发展，档案的信息与类别也愈发多样，部分档案资料极易发生交叉性问题，重复率较高且价值较低，为传统模式下的电力企业档案管理工作带来了更大的复杂性与工作量。受传统模式影响，电力企业的档案管理工作人员存在工作理念滞后的问题，无法保证电力企业档案管理工作的效率与最终质量，未能对电子信息技术进行有效应用。现阶段，基于电子信息技术的档案管理工作对档案管理人员的工作理念提出了新的要求，其需要利用电子信息技术对各类档案信息进行实时分类、整理与归纳，避免出现档案资源的缺失与遗漏。

3.2对人员能力的影响

现阶段，数据信息的种类愈发多样，如何正确且有效快速地处理这些信息成为电力企业档案管理人员应当关注的问题。与以往传统档案管理模式相比，电子数据时代下的管理方式虽是以各种现代技术设备为核心，但也时刻需要人员的配合操作，其管理人员必须具备熟练掌握多种信息技术手段的技能，具有较高的专业能力与综合素质，只有这样才可促进电力企业档案管理工作效率的逐步提升。

4电子信息技术在档案管理中应用的问题

4.1缺乏管理制度

完善电力企业的档案管理制度对其自身进一步发展具有深刻影响，是电力企业实现长远发展的关键工作。目前，部分电力企业仍沿用传统的档案管理工作体系，缺乏科学合理的管理制度，无法跟随时展的步伐，从而落后于社会经济的发展。同时，部分电力企业的档案管理工作甚至处于无工作人员、无管理制度、无管理设备的“三无状态”，无法实现档案管理信息在电力企业内部的及时共享，严重阻碍了电力企业的可持续发展。除此之外，电力企业的档案管理工作还包括收集、整理、保管、检索、统计等多种流程，因电力企业档案管理工作缺乏科学有效的管理制度，相关管理人员在实际工作中，极易出现因管理工作的不到位所导致的管理问题，如材料收集不完整、材料保管失误等。这意味着电力企业管理人员需要花费大量的时间以及人力、物力资源来改善解决以上问题，在无形中增加了工作量，导致电力企业的档案管理工作效率低下。

4.2人员素质较低

现阶段，档案管理工作在部分电力企业中受重视程度偏低，对其相关管理人员的要求不高，管理者错误认为档案管理工作的重要性不足，电力企业的发展重点不在于此，从而导致电力企业档案管理工作浮于表面、流于形式，相关管理人员也缺乏较高的专业能力与综合素质。此外，部分电力企业在档案管理过程中存在一定的错误管理观念，过于追求经济利益，在人员选择方面缺乏重视，导致管理人员欠缺个人能力，无法完成规定的任务量，并为档案管理工作本身埋下隐患。电力企业档案管理人员的个人专业能力以及综合素质不合格，极易造成档案资源、数据信息的缺失与遗漏，从而影响电力企业的进一步发展。

5电子信息技术在档案管理中应用的策略

5.1完善管理制度

电力企业为促进档案管理模式的与时俱进，应制定适合的档案管理目标，同时，将先进的电子信息技术手段有效融入档案管理工作中，加强数字化管理。在互联网时代，传统工作模式中的档案资料由纸质、胶片等材料转变为更加简单直观的电子化档案，在以往储存方式的基础上创新应用了光盘技术、磁存储技术以及缩微技术等多种技术手段，使电力企业的档案管理工作向信息化方向发展。鉴于此，电力企业应结合档案管理工作的实际要求、发展方向对制度体系进行完善与创新，优化和调整电力企业档案管理工作的流程框架与任务目标，提高电力企业档案管理的工作质量与工作效率，继而提升电力企业档案数据资源的实际利用价值和综合效益。

5.2改变管理方式

现阶段，电力企业的档案管理人员应顺应时展趋势，创新改变以往的档案管理方式，健全传统模式下的档案管理体系。例如，建立归档电子信息的数据收集模块，通过扫描仪扫描文件并将资料保存在计算机当中，使收集文件的工作更加方便，同时，电子信息技术解决了纸质文件的空间占用问题，延长了文件存储时间。管理方式应与时代契合，努力抓住现阶段机遇，将更多先进的电子信息技术手段应用到电力企业的档案数据资源采集、管理、归纳与存储中，增强档案数据管理的安全性与可靠性，同时，要在实践应用的过程中发现问题解决问题，从而有效调整管理方式，继而真正提高电力企业档案管理工作的效率与质量。

5.3加大监督力度

为使电子信息技术在电力企业中得到更好的应用，需加大档案管理工作中的监督力度。电子信息技术与档案管理的结合具有显著优势，但其危害也较为明显。一方面，电力企业应制定严格的档案管理制度与监督制度。存档服务器容易受到病毒攻击，并可能出现无法挽回的数据丢失问题。为确保档案管理工作有序开展，使整个管理工作有章可循，电力企业的相关部门领导要建立严格的档案管理监督方式，对于故意损毁等不法行为要追究其责任，避免因档案资源外泄对电力企业造成极大损失。另一方面，电力企业要加强对监督手段的实施，采取科学合理的监督手段来加强对档案管理工作的监督，如在档案管理工作中增加“借阅记录”，在适当的位置安装监控设备等方法，避免档案管理工作中存在不规范、不合法行为，使用相关软件定期扫描所有终端和服务器，检查是否存在病毒，在上网终端安装防火墙，降低病毒入侵概率，进一步完善电力企业对档案管理工作的监督管理方式。

5.4提升人员素质

电力企业应定期安排针对在职档案管理人员的专业技能培训，增强档案管理人员的专业能力与综合素质，提高档案管理人员的信息化素养和电子设备操作水平。通过加强对档案管理人员的培训，提高档案管理人员的电子信息素养，掌握扎实的电子技术，更好地利用电子信息技术进行档案管理，实现对电子信息技术的高效运用。同时，电力企业要引进专业型、高质量的管理人才，注重培养新老员工的专业能力与综合素养，让二者互相交流、配合，达到更高的信息技术掌握水平，从而打造高质量、高效率的专业档案管理工作团队，以此保证电力企业档案管理工作的顺利开展，优化档案管理工作理念和工作方法。

5.5开展档案宣传

档案资料是电力企业各项工作、各岗位人员的重要参考。随着电力企业的深入发展，档案管理工作逐渐凸显出其地位与重要性。为提高档案管理工作的质量与效率，应从上至下全面宣传档案管理工作的重要性，不断创新档案管理理念，利用电子信息技术动态管理静态档案。相关管理部门需立足长远发展，将宣传档案管理工作的重要性作为一项长期任务坚持开展下去，充分利用现阶段先进的互联网信息技术手段对其进行宣传，让电力企业的领导者与全体职工充分认识到档案管理的重要性，以及档案管理工作对电力企业在未来社会经济中的进一步发展所发挥的重大作用。电力企业要加强对档案利用方面的宣传，使员工充分依靠档案资料中的数据信息来维护自身权益，处理各类合同纠纷问题，有效依靠档案数据信息来进行电力企业的生产、经营与管理工作，只有这样才能实现对电力企业档案管理工作的优化与完善，使全体员工真正意识到档案管理工作的重要性与关键地位，重视档案管理工作的顺利开展，从而改变以往传统落后的档案管理工作模式，继而认真做好各项基础工作，把握每个细节，为电力企业档案管理工作的有效开展夯实基础。

5.6加强多元化管理

在实际的电力企业档案管理工作过程中，相关管理人员需加强多元化管理，以便提高电子信息技术在档案管理过程中的应用水平。首先，管理人员可借助多媒体技术手段开展档案管理工作，完成档案资源的数据信息检索工作，同时，最大限度地发挥多媒体技术的作用与效益；其次，管理人员可以充分利用条码技术，通过扫描器扫描与之相对应的档案条码，完成对档案数据信息的全面读取；最后，电子信息技术支持下的电力企业档案管理工作，在文件的审阅过程中可较以往充分简化工作流程，省去原本需要相关工作人员逐级审批以及重复盖章审阅的环节，极大程度上节省了工作人员的时间以及减少了工作量。基于电子信息技术的档案管理工作，只需通过邮件将相应的档案资源传输到对应负责人的邮箱当中，就可代替传统模式下复杂且烦琐的文件审批盖章环节，有效提升电力企业档案管理工作的便捷。

6结语

总而言之，在信息时代电子信息技术的优势不言而喻。电子信息技术与电力企业的档案管理工作融会贯通，简化了档案管理流程，提高了档案管理效率，是当前时代的必然要求，也是电力企业获取可持续发展的必要前提条件。与以往相比，电子信息技术的融入让电力企业的档案管理工作改变了原本单一固化的管理方式，同时，延长了档案资源的使用寿命与保存时间，能够充分利用档案资源背后的实际价值，从而真正提高了电力企业档案管理的工作效率与工作质量。在未来，电子信息技术将得到进一步发展，并在档案管理中发挥重要作用，促进档案管理工作的健康发展。

【参考文献】

【1】姜云翔.信息时代计算机技术在档案管理工作中的应用浅谈[J].现代商业,6():-75.

【2】邓工科.试论电子信息技术在企业安全管理中的应用[J].现代信息科技,8,2():-1.

【3】郭瑞苗.电子信息技术在档案管理中的有效应用[J].电子技术与软件工程,8(18):2.

作者:任国珍 单位:国网青海省电力公司海南供电公司