高校电子教学档案的重要性
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【文章摘要】本篇文章主要对高校档案管理的工作进行探讨，就如何加强教学工作中档案管理工作进行了深入的研究，明确了归档的范围，提出了可行的措施，以此来加强档案的管理及利用，更好的利用教学档案的信息资源，为教育教学服务提供帮助。
高校教学档案是指在教学过程中为改善教学目的所收集的与教学有关档案资料。通过这些素材,可以展示教学进展和教学成果。电子教学档案就是数字化的教学档案,大多以网页形式出现，运用计算机网络技术与现代信息技术，将教学档案以电子档形式存储在磁盘或硬盘里。相对传统纸质教学档案，电子教学档案的管理具有大容量信息储存、信息转换快速等特点。
1电子教学档案在当前工作的重要性
1.1电子教学档案超强的信息处理能
力和信息共享能力因高校招生的规模不断扩大，造成教学档案管理的工作量和难度都大大地提高，传统的纸质教学档案逐渐显现其弊端，费时费力且容易出现纰漏，无法满足当前的档案管理需求。而电子教学档案具有大容量存储和快速的信息转换功能，可以在很大程度上提高工作效率，且电子教学档案能将声音、影像及文字等信息集成储存，增加档案的可视性和可读性，充实了档案内容。传统的纸质档案不适合远距离传阅，容易造成传阅的途中破损甚至遗失，而电子教学档案可以非常便利的远程交流和共享，同时也节省了档案人员对档案进行分类排序及搜索等工作，只需简单的文字搜索便可快捷地找到想要的资料。
1.2存储便利，节约档案管理成本
传统纸质档案对存储环境条件也是有要求的，需存储在适合的温度、适合的湿度及适宜的微生物环境中，而电子教学档案可以大容量的存储在磁盘、硬盘及网络虚拟硬盘等，具有安全度高、易保存的特点。纸质档案花费大量的纸张，存储过程中的防潮防虫，电子档案则省去了这一过程的花费，节约了档案管理的成本。
1.3电子教学档案为提高高校教学质量出参考
电子教学档案中涵盖了历任教师在教学内容上的研究和教学方法上的探讨以及教学经验的总结和教学成果的积累；反映本校的重大科技研究成果及创新成果的影像资料；中外一些影响的教授、专家、知名人士来我校讲学及开展与学术相关的活动过程中所形成的档案资料，这些都可以作为电子教学档案的宝贵财富，并在日常教学工作中得以借鉴。
2规范和完善电子教学档案的归档范围，充实高校档案馆藏
明确电子教学档案归档范畴，加强电子档案收录力度，充实电子档案库的信息资源。各种有归档价值的资料须认真仔细地收集整理进行归档，结合本校教学的情况，将电子教学档案系统汇总如下若干部分：
2.1综合系统
含上级教育主管部门下达的指令指导文件；高校改革、教学目标、学制、培养规格等各方面的指示办法；学校规划部署、教学规章制度；教学质量检查、评估和本校一些优秀教学质量的评奖材料等以电子档形式储存。
2.2学科同实验室配置建设系统
含上级相关学科、专业的设置以及实验室的建设相关材料文件；学科实验室的论证和评估、申报及审批材料；本校重点学科同重点实验室的建设材料；学科专业同实验室建设的计划及总结的相关材料报表。
3高校电子教学档案存在的问题及管理措施
3.1高校电子教学档案存在的问题
3.1.1缺乏相关规范的管理规章制度
多数电子教学档案管理人员不熟悉《档案法》和《档案管理条例》等相关法律法规，造成相关工作人员在工作中没有严格按照相关法律法规去开展档案管理工作。相关规章制度的缺失，导致一些电子教学档案处于被忽略的状态，多数电子教学档案被忽略在了管理范围之外。
3.1.2对电子教学档案管理的意识不强
缺乏与之相关规章制度，导致档案管理人员对其管理意识不强，高校每年有数以万计的档案有变动，维护、迁动等相关流程工作量也较庞大而将传统的纸质转变为电子档案也加重了档案员工的工作负担。
3.1.3档案管理人员的现代化管理技术有待提高
时代科技进步迅速，电子教学档案管理离不开电脑以及与档案管理有关的软件的使用。无论是计算机的硬件还是软件的使用，对管理人员都是有一定的专业化要求。目前在电子教学档案管理方面缺乏专业化队伍和现代化管理技术，这两方面都有待提高。
3.2对存在的问题提出相关管理措施
3.2.1完善电子教学档案管理制度，健全管理机制
完善的管理制度是电子教学档案管理工作的前提条件，需从收集、归档两方面入手制定相应的档案管理制度，电子档案管理工作主要在高校和院系进行，所以须设立两级管理结构,即校档案管理室和各院系档案管理室，而校档案室主要以指导工作为主，院系档案室则以实施各项事务为主，各行其责。
3.2.2充实电子档案管理队伍，提高业务能力
高校领导要意识到现代化管理工作的重要性，加大经费投入，为电子教学档案管理工作的顺利开展配备计算机和相应的信息化设备，并鼓励档案管理人员定期参加档案业务业培训，使其适应现代化社会发展的要求，与时俱进，实现教学档案管理人员的专业化。
3.2.3提高电子档案管理意识，确保电子档案的准确性和安全性
建立一套安全防范机制，确保其准确性和安全性，比如防火墙的安装、定期杀毒、病毒库的定期更新等可以有效防止病毒的入侵。组织相关人员学习安全保密制度并严格遵守，电子档案管理工作人员须对所有文档进行备份，同时数据管理部门也做好数据库的备份工作，防止意外事故造成电子教学档案损坏和丢失。
4总结
教学档案的“电子化”是提高高校档案管理水平的必然趋势“，电子档案”也将逐渐成为高校教学档案的主体，档案管理人员在日常的档案管理中要有意识地注重“电子教学档案”资料的收集、积累、整理和保存，只有搞好了电子教学档案管理工作，才能更好的为教学工作服务，才能真正体现档案工作的价值所在，高校应在电子教学档案信息资源的管理和利用上加大力度，让电子教学档案在教学管理中发挥其独特作用，以适应现代化教学管理的需要。
【参考文献】
[1]赵曼丽.高校电子教学档案管理与利用问题研究[J].办公室业务,2013,01:60+64.
[2]贾素梅.试论高校教学档案的管理与利用[J].河北工程大学学报(社会科学版),2010,02:124-125.
作者：吴炜 单位：娄底职业技术学院
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