高校档案管理中电子教学文档的重要性

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摘要：随着信息时代的到来，目前许多学校都已经建设了局域网，IT技术等到了一定程度的运用，电子教学文件的形成数量也日渐增长。如果不重视电子文件的管理，就会使有关学校的教学档案的完成性收到损害，为此加强电子教学文件归档尤为重要。

关键词：教学档案；电子文件；归档工作

一、教学档案是档案的一种，是学校档案的一个组成部分。它与党群类、行政类档案一样，都是历史的真实记录，具有查阅利用价值和凭证作用，对于一个学校的教学质量、评估、经验、理念都起到了支撑作用，完善教学档案工作才能保证教学管理工作的正常进行。由于教学档案有着时间划分特殊、文件来源分散、形成材料多样化、形成复杂内容丰富等特点，纸质教学文档向电子文档转换有利于延长档案寿命实现价值最大化。

二、信息化下高校教学活动模式也发生着很大的变化，选课、排课、成绩、学籍、教材管理等教务管理系统软件已经普及，电子文档、光盘、多媒体等形式成为储存教务信息的重要渠道。高校在教学管理、教学实践、和教学研究中所取得的成果都能够客观的体现在档案中，其中凝结着广大教育工作者的辛劳和智慧。在网络普及的时代背景下，教学档案管理需要顺应时展。如果不重视电子文件的管理就会使有关教学档案的完整性收到损害[1]。为此应当适时的开展电子教学档案的归档工作，并通过制定相应的归档管理细则，明确提出电子教学文件的归档范围、方式、时间、手续等方面的要求，以保证教学档案的完整性和教学“记忆”的清晰性。首先要对教学档案要进行数字化加工与处理，教学档案数字化、电子化处理要有规划、有目的的进行。转换前要对全部教学档案认真分析，根据教学档案的具体价值，制定出计划确定那些档案应该优先那些逐步进行[2]。一般而言，教学档案中招生管理、学籍管理学位工作和毕业生工作等永久和长期保存的档案应该优先电子化，比如，学生录取名册、成绩表、毕业资格审核表、学位档案等，是教学档案电子化加工的重点；利用率高的教学档案则采用边用边电子化的方式，边用边扫描对档案而言是比较有效的处理方式；破损或者老化的档案也要列入电子化处理范围，在修复的同时进行电子化加工，以保护档案信息资源的留存。其次要制定教学档案电子化的标准和制度，统一标准和规范，特别是要规范电子化加工的工程，在扫描、图像处理、数据录入、图文编辑和存储格式等工作流程上严格按照标准进行。例如，电子教学文件的各种支持文档，以及表达其格式和相关元数据的文档。在信息化建设中，不同于介质数字档案的存储、参数指标和载体形式必须遵照国家规定的统一标准格式，形成的电子化教学档案要注意保持其元数据和背景信息的完整性[2]。纸质档案电子化的基本流程主要包括案卷整理、目录建库、批量扫描、数据处理、信息存储、检索利用等工序[3]。文件资料按照要求先立卷后扫描，扫描的内容包括案卷封面、卷内目录、卷内文件材料、备考表；一般选用jpg或者gif等通用图片格式，分辨率一般大于等于200dpi，彩色深度24位以上。选择电子转化的方法针对不用档案内容分别采用计算机键盘手工录入、机器扫描输入、计算机多媒体输入三种方法[4]。建立基础目录数据库、学籍数据、成绩数据等索引部分的文件采用手工方式输入。对于原文件和全文，如教学综合文件、学籍档案中录取表、成绩单毕业生照片等采用扫描或者数码相机以图形方式存入相应数据库中；多媒体教学录像等采用计算机多媒体处理方式转换，在选择电子化数据库格式标准方面，尽量采用统一、常用的文件格式。电子文件归档也有很多需要注意的情况，如利用计算机终端直接访问和利用归档的电子教学文档，当载体处于联机状态时也许不会出问题，这种方式可以分为网络传输方式归档和以介质传递方式归档两种具体形式[5]。前者是指把符合归档条件的电子教学文档，经由网络传输到档案管理机构指定的节点，并存储在学校档案机构的载体上的过程。介质归档就是把电子教学文档先按档案管理机构的要求，存储在一定的物理介质上，再向档案管理机构移交的过程。由于目前电子文件的安全问题尚未得到较好解决，所以各学校可以考虑采用物理归档方式，并注意备份。

三、电子教学文档的归档，应当首先做好必要的前端控制工作，保证电子教学文档的齐全完整、格式规范、备份充足。第一，归档的电子文档一般经过著录和鉴定，这是保证归档后的电子教学文档的历史真实性及其质量的必要手段。第二，归档的电子教学文档必须填写《归档电子教学文档移交检验表》和《归档教学文档教学接收检验登记表》[6]。第三，归档的电子教学文档应搜集齐全，即列入归档范围的电子教学文档都要及时地向学校的档案管理机构移交。由于电子教学文档的存取具有较强的系统依赖性，所以在归档过程中，必须十分注意将有关的支持软件和数据文档收集齐全，否则归档的文字教学文档就可能成为死文档。第四，归档的电子教学文档必须真实有效。目前除了实行“双套归档制”即同时归档纸质文件外，有条件的教学单位还可以采用电子数字签名技术、水印技术、加密技术等，确认电子教学文档的有效性。第五，归档的电子教学文档应有学校的档案管理机构统一的协调，规范电子教学文档的格式，以保证其可读性的实现。第六，为了保证归档电子教学文档的安全性和可据性，凡是采用物理归档方式的学校，均应对电子教学文档实行多套制保存。一般情况下，可以将教学档案归档两份一份使用一份备案。凡是逻辑归档的电子教学文档，应由形成单位赋予文件以归档标记，然后计算机网络系统将自动把归档信息提示给学校的档案管理机构，学校档案管理机构应当给归档的电子教学文档配以分类号、档案号，之后归档的电子教学文档及相关的管理信息可以进入数据库，电子教学文档便进入了档案管理状态。采用网络归档方式的电子教学归档，其具体的归档手续与逻辑归档相似。在完成上述手续后，计算机系统应自动按程序设计要求生成并打印出《归档电子教学文档登记表》，该表格经过交接双方核准认定后，作为电子教学文档归档凭证。

参考文献：

[1]冯博.浅谈电子文件档案管理[J].黑龙江史志，2013(9).

[2]王茹熠.加强高校教学档案数字化建设的思考[J].云南档案，2009(8).

[3]吴向东.论纪念馆纸质档案数字化工作流程的规范性[J].黑龙江史志，2008(9).

[4]温艳成.实现高校教学档案数字化目标的具体途径[J].黑龙江史志，2010(9).

[5]史红梅.浅述电子文件的归档[J].兰台世界，2010(2).

[6]任红彬.推动电子档案的管理[J].城建档案，2007(1).

作者:刘芳 单位:山东工商学院