高中电子教学档案管理分析
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着普通高中入学人数的不断增加，大量纸质档案也呈现逐年递增态势，尤其产生了大量的电子文档。运用计算机信息技术对电子档案进行管理，是高中档案管理的发展趋势。
1.信息可读间接性。档案的纸质记录可以直接读取相关信息，但实行档案电子管理之后，电子档案采用的是人工不可识读的数字式代码，需要借助计算机和解码技术，转换成可识读的记录。因此，在档案信息读取上具有间接性。专业档案管理软件的应用，提高了档案查询、阅读、重复使用的便捷性，检索迅速，存储量大。2.管理设备依赖性。档案电子管理离不开计算机等硬件，以及各种档案软件，其中会涉及硬件因素、软件因素、数字编码、设备更新以及加密等因素，具有较强的设备依赖性。因此，传统的文字档案、照片档案、录音录像档案等，通过多媒体设备处理后转换成各种信号图像，再现原始活动情形，增加档案利用效果。3.信息与载体可分离性。传统档案管理，信息资源被固定在一定的载体上，信息与该载体是无法分离的一个“整体”，文件最初形成的标记也会被固定在这一载体上，具有明显的原始性特点。实现电子档案管理后，档案信息与载体物理位置并非固定、不可分离，而是可以实现以非实体形态形式进行管理。根据学校的教学情况，时时更新或者增添子目录，并将原有档案进行备份，不会损坏档案原件。
二、高中电子教学档案管理现状
1.电子教学档案管理意识不强。电子档案管理需要广大从事档案管理工作的人员正确认识和有效实施。但是，长期以来高中阶段无论是教育管理者还是一线教职员工，面临高考的升学压力，对档案尤其是电子档案管理重要性认识不足，单纯地和分类保存联系起来，学校电子档案管理缺少短、中、长期发展规划。2.电子教学档案管理标准不统一。目前，高中档案管理依据的主要是教育部《关于高中建立学生档案的暂行规定》《教育法》以及各地教育主管部门陆续出台的地方性管理规定，没有出台专门的电子档案管理办法或制度，使得档案信息管理缺乏通用性、标准性。高中档案的技术标准、组织工作程序没有从计算机处理技术特点和发展实际考虑，归档“文件”仅依托光盘、磁盘，没有一套完整的高中档案分类方法、著录标准等。例如，高中阶段的学籍档案管理与教师的教学档案管理，由于部门间使用的计算机型号不一、标准不一，没有一套既适用于文件检索又可用于电子档案管理的计算机管理软件，制约了档案信息编辑管理和电子档案管理进程。3.电子档案管理保障不力。高中电子档案管理对计算机设备具有极强的依赖性，无论是硬件设施，还是软件人才队伍，都难以保障当前高中电子档案管理的现实需要。软件方面，缺少一支既熟悉高中档案业务的专业队伍，又熟练掌握计算机软件应用的复合型人才队伍。硬件方面，缺少单机版的档案管理计算机，网络版的档案管理缺少相应的服务器、交换机等配套设备，无法实现电子档案录入、生成、上传、查阅、销毁的规范化和标准化。
三、加强高中电子教学档案管理对策
1.提高档案管理者信息素养。目前，国家已在大力发展档案信息化建设，逐步完善以各级各类档案室为基础，各级国家档案为主体，其他档案所有者为相应补充的发展格局和体系。高中档案管理作为学校发展的重要内容，要抓住档案信息化建设契机，重视电子档案管理建设，提高电子档案管理的重要性认识，把学校的档案信息化工作作为一项常规工作抓紧抓实，并落到实处。拟定学校的电子档案管理发展规划，设置专门机构和专业人员负责电子档案管理，提高档案信息在学校发展和师生管理中的服务功能和利用效率。2.统一电子档案管理标准。目前，高中电子教学档案管理现状是标准化、规范化滞后，应用软件不统一，影响了电子档案管理整体水平的提高。为此，教育主管部门应及时出台《高中电子档案管理应用标准》，实现档案管理与教学和日常管理的无缝对接。例如，建立高中行政信息管理系统，下设教务、科研等子系统，并对数据信息进行集中处理，汇总后按照统一标准进行鉴定、编目、定期归档，提高电子档案管理水平。3.加大电子档案管理保障力度。学校不是专门的档案管理部门，其主要职责是教书育人，但学校的电子档案管理也是教学和管理的重要组成部分。针对电子档案管理较为滞后的现状，应加大学校电子档案管理必要的投入力度，把档案管理经费纳入学校的年初预算计划中，给予电子档案管理经费保障。
作者:崔希君 单位:山东省德州市德州二中
